办公自动化论文的范文篇

1、办公自动化论文的范文3篇 办公自动化论文范文篇一:论办公自动化在生活中的应用随着信息科学技术的飞速发展,办公自动化系统在技术和应用上都得到了更高层次的发展,人们逐渐意识到对办公管理系统的运用可以使日常办公工作更加方便、快捷和高效。而办公活动重要性的日渐突出,也引起了企业管理者的普遍重视,他们越来越感觉到没有信息技术支持的企业管理是力不从心的,因而办公自动化系统应运而生。长期以来,人们对以纸质文件为中心的传统办公方式习以为常。这不仅耗费了大量的人力、物力、财力,而且效率低、时效性差、容易出错,不利于企业长期稳定、高效的发展。然而应用新型的办公自动化系统能够将人从繁琐、无序、低序、低端的工作中解放

2、出来从事核心事务,整体提高了企业办事的工作效率和对信息的可控性,很好地规范并改进了现有的企业管理,降低了办公成本,提高了执行力,使管理趋于完善,企业更具有竞争力。关键词:科学 办公自动化 工作效率前言办公自动化是信息社会的一种新型办公方式,它将现代化办公和计算机网络功能结合。随着信息技术的发展,办公自动化在行政企事业单位的管理、经营活动中发挥着日益重要的作用。通过网络,组织机构内部的员工可跨越时间、地点协同工作。通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用,使信息的传递更加快捷和方便,从而极大地扩展了管理手段,实现了运营的高效。办公自动化是信息化社会最重要的标志之一,它将人、计算机和信息三者合为一

3、个办公体系,构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。通过使用先进的机器设备和技术,办公人员可以充分利用各种办公信息资源,从而提高办公效率,使办公业务从事务级进入管理级,甚至辅助决策,将办公和管理提高到一个崭新的水平。1、办公自动化的介绍1.1、办公自动化的基本概念办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。在行政机关中,大都把办公自动化叫做电子政务,企事业单位就大都叫OA,即办公自动化。通过实现办公自动化,

4、或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣,作为信息科学的载体和核心,计算机科学在知识时代扮了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中,是采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。一个

5、企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为:利用先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。1.2、办公自动化的三大特性OA的核心即为ezOFFICE(easy office),强调的就是办公的便捷方便,提高效率,所以,作为办公软件,就应具备三大特性:易用性、健壮性、开放性。(1).易用性没有全面的应用做基础,一切都是空谈。(2).健壮性必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。(3).开放性能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用

6、。1.3、办公自动化的发展现状我国办公自动化自70年代开始发展,到90年代末期大致经历了六个发展阶段:(1).硬件配置阶段70年代末,企业办公过程中普遍使用的办公设备如传真机、打字机、复印机等,标志办公自动化系统开始兴起。(2).数据处理自动化80年代中期开始,MIS(管理信息系统)的发展标志OA进入数据处理自动化的第2代OA阶段。(3).C/S架构下工作流程自动化阶段伴随着企业内部局域网的兴起,第3代OA开始关注并实施企业不同部门间工作流程的自动化。(4).B/S无障碍工作流程自动化阶段90年代中期开始,随着Internet技术的兴起,第4代OA实现了移动办公,企业资源不再受到通讯技术的限制

7、。(5).协同工作型办公自动化90年代末期开始,旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程协同与办公流程协同、跨越时空协同的第5代OA兴起,其核心即为KM(知识管理)。(6).协同发展型办公自动化是一种领先的企业管理思想,在实现方式上仍以工作流自动化Workfiow及KM为核心。1.4、办公自动化的主要内容办公自动化中软件主要包括:word、excel、PowerPoint等办公软件的操作和使用1.4.1、Word的概念简介Word是由Microsoft公司出版的一个文字处理器应用程序。它最初是由Richard Brodie为了 运行DOS的IBM计算机而在1983年编写的。随后的版本可运行

8、于Apple Macintosh (1984年),SCO UNIX,和Microsoft Windows (1989年),并成为了Microsoft Office的一部分。1.4.2、Word的功能介绍(1).所见即所得用户用Word软件编排文档,使得打印效果在屏幕上一目了然(2).直观的操作界面Word软件界面友好,提供了丰富多彩的工具,利用鼠标就可以完成选择,排版等操作。(3).多媒体混排用Word软件可以编辑文字图形、图像、声音、动画,还可以插入其它软件制作的信息,也可以用Word软件提供的绘图工具进行图形制作,编辑艺术字,数学公式,能够满足用户的各种文档处理要求。(4).强大的制表功能

9、Word软件提供了强大的制表功能,不仅可以自动制表,也可以手动制表。Word的表格线自动保护,表格中的数据可以自动计算,表格还可以进行各种修饰。在Word软件中,还可以直接插入电子表格。用Word软件制作表格,既轻松又美观,既快捷又方便。(5).自动功能Word软件提供了拼写和语法检查功能,提高了英文文章编辑的正确性,如果发现语法错误或拼写错误,Word软件还提供修正的建议。当用Word软件编辑好文档后,Word可以帮助用户自动编写摘要,为用户节省了大量的时间。自动更正功能为用户输入同样的字符,提供了很好的帮助,用户可以自己定义字符的输入,当用户要输入同样的若干字符时,可以定义一个字母来代替,

10、尤其在汉字输入时,该功能使用户的输入速度大大提高。(6).模板与向导功能Word软件提供了大量且丰富的模板,使用户在编辑某一类文档时,能很快建立相应的格式,而且,Word软件允许用户自己定义模板,为用户建立特殊需要的文档提供了高效而快捷的方法。(7).丰富的帮助功能Word软件的帮助功能详细而丰富,Word软件提供的形象而方便的帮助,使得用户遇到问题时,能够找到解决问题的方法。为用户自学提供了方便。(8).Web工具支持因特网(internet)是当今计算机应用最广泛、最普及的一个方面,Word软件提供了Web的支持,用户根据Web页向导,可以快捷而方便地制作出Web页(通常称为网页),还可以

11、用Word软件的Web工具栏,迅速地打开,查找或浏览包括Web页和Web文档在内的各种文档。(9).超强兼容性Word软件可以支持许多种格式的文档,也可以将Word编辑的文档以其它格式的文件存盘,这为Word软件和其它软件的信息交换提供了极大的方便。用Word可以编辑邮件、信封、备忘录、报告、网页等。(10).强大的打印功能Word软件提供了打印预览功能,具有对打印机参数的强大的支持性和配置性。1.4.3、Excel的概念简介Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一,是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系

12、统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。Excel 是微软办公套装软件的一个重要的组成部分,它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作,广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。1.4.4、Excel的作用和意义使用Microsoft Excel可以执行计算,分析信息并管理电子表格或网页中的数据信息列表。1.4.5、PowerPoint的概念简介Powerpoint简称PPT。用户不仅在投影仪或者计算机上进行演示,也可以将演示文稿打印出来,制作成胶片,以便应用到更广泛的领域中。利用Powerpoint不仅可以创建演示文稿,还可以在互联网上召开面对面会议,远程会议或在网上给观众展示演示文稿

13、。 Powerpoint的功能利用Powerpoint做出来的东西叫演示文稿,它是一个文件,其格式也叫.ppt格式。演示文稿中的每一页就叫幻灯片,每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。1.4.6、PowerPoint的作用和优势(1).使用 Microsoft Office Fluent 用户界面更快地获得更好的结果(2).创建功能强大的动态 SmartArt 图示(3).通过 Office PowerPoint幻灯片库轻松重用内容(4).与使用不同平台和设备的用户进行交流(5).使用自定义版式更快地创建演示文稿(6).使用 Office PowerPoint和 Office S

14、harePoint Server 加速审阅过程(7).使用文档主题统一设置演示文稿格式(8).使用新的 SmartArt 图形工具和效果显着修改形状、文本和图形(9).进一步提高 PowerPoint 演示文稿的安全性(10).同时减小文档大小和提高文件恢复能力2、办公自动化在生活中的应用2.1、办公自动化在企业中的应用(1)传统办公模式大部分中小企业自成立至今,办公模式为传统的办公模式并主要以纸介质为主,在信息革命的浪潮中,显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。(2)网络办公模式现有网络办公自动化系统和大型信息管理系统中,企业业务流程重组或者是文件流转功能都是核心功能。同

15、时企业办公主要是一个文件流转的过程,所有的办公事务都可以抽象成一个数据库对象。(3)中小企业办公模式的现状如今普遍使用计算机来提高员工的工作效率,但是在需要许多员工一起协同工作环境中,公司更需要提高整体的工作效率,利用网络通讯基础及先进的网络应用平台,建立一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统,为管理公司提供现代化的日常办公条件及丰富的 综合信息,实现档案管理自动化和办公事务处理自动化,以提高办公效率和管理水平,实现公司各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化,实现信息的在线查询、借阅。最终实现“无纸”办公。在传统的办公模式中,由于缺少重要的信息传递和工作流程环

16、节,办公的各个部门之间无法实现信息共享和信息集成,从而难以实现各个部门之间的高效协作。在日常的办公过程中,比较容易出现以下的差错:部门的信息传递和事务交接仍然由人工完成,容易出现差错;上下级和部门之间无法实现协同工作,难以及时沟通;信息和工作流程相互分离,缺少至关重要的随时记录,使工作监控和评估困难重重。随着信息技术的发展和国内信息技术应用水平的提高,在办公过程中,传统的工作方式和审批模式己经难以满足新的需求,实现办公自动化已经是提高政府机关和企事业单位办公效率,规范化管理的必然趋势。办公自动化系统的带来的好处有:信息传递与沟通交流顺畅排除因职能、职位、距离等原因造成的信息联络不畅而带来的企业

17、发展羁绊,通过构建内部通讯、信息发布与交流平台,实现多途径的联络与沟通,减少信息在途时间,提高信息的时效性,与此同时,缩短领导与职员之间,各部门之间的距离。规范工作管理,提高整体效率解决了跨地域跨部门多岗位间的业务处理诸多问题,有效避免工作中出现的脱节、延误、错办等情况,杜绝职责不清、工作推脱等怠工现象,实现网上协同办公,增强组织协调能力,提高团队协作能力。同时,加强了领导实时了解事务状态,实时掌控工作进度,强化了过程控制与监督,加强了工作管理。整合信息资源,实现知识管理打破“信息孤岛”,彻底改变文件丢失遗漏、管理分散、查找不方便等现象,解决因人事变动导致经验流失等问题,通过知识管理,有效整合

18、并积累各类资源,实现再利用。增强凝聚力,提高响应能力在降低管理成本,促进管理进步的同时,能够培养全员信息化关注与参与意识,激发掌握和利用先进信息技术的热情,提高专业素质,形成全新的企业文化。2.2、办公自动化在校园中的应用高校办公自动化是指利用先进的科学技术,尽可能充分地利用信息资源,提高工作效。其基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档,使用复印机、传真机或网络等其他先进设备复制、传递文档。高校办公自动化系统的建设应着眼于顺应现代行政办公的需要,总体上要体现出操作方便、信息共享、切合实际、功能完整、安全高效、设置灵活、智能决策等特点。高校办公自动化系统主要功能为:事务型、管理型、决

19、策型。事务型为基础层,包括公文管理、督查管理、电子公文审批、公共信息查阅及收集,内部请示报告管理、会议管理、领导活动管理、个人待办事宜、日程安排、通讯录、快递办理、资源管理,以及其他有关机关行政事务处理等;管理型为中间层,它包含事务型,管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统、支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统;决策型为最高层,它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础,通过建立校内的邮件系统和信息发布平台,使办公文档、规章制度、新闻简报、技术交流等能够在高校机关内部得到及时的传播或传送。高校办公自动化不仅能为高校管理和决策提供大量的信息服务,而且还能实现教育管理信息资源的交

20、流与共享、提高高校的行政管理水平和工作效率及增强高校的节能意识。2.2.1、学校OA须具备以下功能教工管理:包括教工基本信息、教师入校、教籍变动、部门管理、培训管理、奖惩管理、教研管理、考勤学生管理:包括学生基本信息、学籍管理、入学管理、奖惩管理、成绩管理 公文管理:公文流程的定义、公文模板的生成、公文流向等流程的处理 工作管理:工作计划、课程管理、教案管理、责任管理、绩效考核档案管理:记录学校各种规章制度,办公指南、工作指导等图书管理:包含新书入库、分类管理、图书检索、借阅管理会议管理:会议的申请、会议准备、会议通知、会议安排、会议纪要的生成等在线讨论(BBS):公众及小组就主题进行讨论公共

21、信息:包括常用电话、火车时刻表、飞机时刻表及全国各大、中、小学校及其他的一些热门站点等,通过INTERNET可以迅速、快捷的查询到所需信息 公告拦:网上信息发布、公告发布办公指南:规章制度、工作指导意见箱:员工可以畅所欲言,发表个人意见建议,群策群力为学校服务 内部邮件:实现学校内部邮件系统,方便信息交流,并可以和Internet互通电子邮件个人助理:包括日程安排、待办事宜自动提醒、个人通讯录等2.2.2、办公自动化在教学管理中的运用(1)办公自动化是高校教学管理发展的必然要求现代意义上的办公自动化不仅包括公文流转、查询检索、实时办公、信息处理等部分,还包括决策支持系统,使办公自动化理论和实践

22、在智能化方面取得更大发展,办公自动化的内涵又被进一步扩充。信息时代的到来,信息技术的发展,将使办公自动化建设理论和实现手段继续发展。高校的教学管理部门是学校各项政策的推行者,也是学校师生的服务者。其办公自动化程度的高低,不仅关系到自身的管理水平,也关系到学校数字化建设的进程,乃至学校的形象和声誉。笔者作为工作在教学管理部门第一线的工作人员,对此深有体会。因此,我们必须加大力度,积极进行高校办公自动化的建设。一个学校实现办公自动化的程度是衡量其实教学现代化管理程度的重要标准之一,也是促进学校科学发展的方式之一。(2)教学管理的工作特点需要办公自动化日常事务繁琐,工作任务量大。教学管理工作涉及到高

23、校教学工作的方方面面。既有日常的教学管理工作,又要处理一些突发性的教学异常情况。既面向全体教学和学生,又要面向职能部门和上级领导。每一项工作都涉及到学校、教师和学生的切身利益。很多时候事情需要反复地监督和催办,工作任务量大,且繁杂而琐碎,非常有必要借助办公自动化来更好地完成工作。工作时限紧,需要科学的管理和规划。高校教学工作主要围绕着学校的教学计划和教学大纲进行,程序化的管理工作有着严格的时间限制,任务集中,责任重大,容不得半点的疏忽和失误。为学校教学秩序的正常运行提供有利的保障,需要教学管理工作实时地发布和反馈各种信息,检验工作的正确性,合理地规划工作,并对工作进行科学的管理和监督,需要办公

24、自动化来进行科学有效的辅助。2.3办公自动化在现代秘书工作中的应用领域(1)发文处理公文的制发,主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。现在,公文的撰写主要是用word软件在电脑上完成。这样的好处主要体现在通过电脑排版的文档,可以很方便地对文档进行修改,且不会留下任何痕迹。文档的字体、字号和格式等均可以根据需要进行设置,使得公文的格式更加规范,也体现出了公文的严肃性和权威性。而且,再加上打印机的复印机等辅助设备,使公文的印制也更加的方便。避免了以往公文排版印刷的麻烦。(2)收文处理以往传送一份文件,多是通过邮政系统靠人工投送,速度相对来说比较慢,而且还不排除在投送过程中会出现丢

25、失、损毁、投送错误等情况。如果是普发性文件,还需要一笔不小的开支。而现在,通过传真机或者网络传输文件,是一种“点对点”的传输方式。一般情况下,只有收发双方知道文件的内容,避免了在文件传送过程中机密的泄露。不仅速度快,而且成本相对低廉。正是因为如此,“无纸化办公”现在越来越受到人们的重视。(3)文书的整理和归档文件办理完毕之后,就需要把其中有保存价值的那些文件材料作为档案资料分门别类地整理、保存起来,作为以后工作的参考。在过去,这些档案资料常常需要专门的库房和设备来保存。而库房的容量总是有限的,若干年以后,总会饱和。只能再选址建造新的库房, 添置新的设备,这无疑需要大笔的资金投入。文件的整理和归

26、档包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等环节,是一系列纷繁复杂的工作,处理起来十分麻烦。任何一个环节上出了问题,都会直接影响到后面工作的进行。尤其是在大型的档案室和档案馆,档案整理工作更加要做到细致、准确。况且,由于档案材料多为纸质的文件,在保管过程中要求比较高。比如,不能有日光直射,还要防火防盗,防止档案的损坏和霉烂等等。而现在,有了现代化的科学技术,这些问题都可以得到解决。我们我们可以把文件资料制作成电子文档,保存在容量巨大的硬盘中或者刻录成光盘,库房和档案柜自然就不需要了。什么时候需要,直接从电脑中调出来就行了。这样算起来,日常的保管成本还是相对低廉的。另外,对于重要的或者

27、珍贵的档案资料,如果需要,还可以采取复制、影印等方式提供复制件,从而更好地保存原件不被损坏。文件的检索工作也可以交给计算机去做。文件标注主题词,就为文件档案实行信息化管理和利用提供了方便。(4)办公自动化技术在组织会议中的应用。无论是党政机关还是公司企业,在日常的管理活动中,大大小小的会议总是必不可少的。而每开一次会议,总是要衍生出一大笔这样那样的费用。比如食宿交通、会议的场地设备、招待费用,文件材料等等。一年下来就是一笔相当大的开支,再加上有的领导,无论大小事情,都把大家召集起来开会。这就使得会议更多,花费更大。以致有外电说中国是“文山会海”,会议泛滥成灾。从某种意义上来说倒也是事实。其实,

28、随着现代科技的发展,我们应该对会议方式进行改革,除了重要的大型会议以外,其他会议可以根据实际情况灵活采用电视、电话、网络会议等新的会议方式。这些方式和传统的会议方式相比,其突出的特点就是方便快捷,不受时间空间的限制。更重要的是其运行成本相对低廉,节约了开支。开会还有一项重要的工作,就是对领导讲话和会议情况的记录和整理。有人认为,最好的记录方式还是手写速记。它方便、不受场地和设备的限制。只要一支笔、几张纸就可以了。我不否认速记是秘书人员应该掌握的一项基本技能,它具有其他方式不可替代的优越性。但是,在有条件的情况下,把速记和录音、录像、电子速录机等现代化的手段和方式结合起来,效果可能会更好。因为速

29、记的效果和速记人员的能力和水平有很大的关系。而现代科学技术可以弥补人在这方面的不足,把二者结合起来,效果会更好。3、办公自动化的建设3.1、办公自动化存在的问题(1)安全问题OA在计算机网络的基础上才得以实现,因而企业必然面临着OA系统的安全与保密问题。办公自动化系统所处理的信息除了企业日常工作之外,一般也会涉及单位机密和内部敏感的商业、政治、军事信息等,一旦泄漏后果不 堪设想,因此安全控制和保密功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。在此,企业可以对OA系统设置具有防止非法用户侵入、权限控制存储和传输加密以及电子签名等保障性措施。(2)技术问题中小企业技术条件的制约,使得办公自动化建设

30、难以达到预期目的,因而选择与世界发展潮流吻合的技术,实现标准化和开放性程度的提高,积极实现C/S结构向B/S结构的转变是企业必行之事。(3)管理问题传统的企业管理模式与管理理念已经逐渐满足不了现代企业的管理要求,为了实现企业办公自动化的高效管理和运行,知识管理应运而生。目前,办公自动化已经发展到了以知识管理为核心的体系,如何在工作流技术与工作流管理系统的支撑下实现OA系统的知识管理便成了企业达到快速有效接收、发送各种上下级信息,组织、协调办公系统内各种信息,为企业日常工作提供必要决策服务的关键。所以企业应重视在市场全球化、经济一体化的浪潮中知识管理的效用和积极作用。3.2、可以提高工作人员办公

31、自动化的操作水平提高办公自动化的水平离不开人的因素,首先是领导的重视,实现办公自动化涉及到一个单位各个办公室和每个工作人员,在具备一定的硬件及技术条件后需要各级领导的高度重视和工作人员的密切配合。3.3、计算机的重要应用是对信息的管理在我国普遍缺乏适用的信息管理软件,这就需要进行开发自己的单用户信息管理系统以提高办公自动化水平,在校园里,办公自动化系统有着先进和成熟的网络环境和技术支持,校长、教务长给于极大的关注和支持,学校和办公室领导十分重视办公自动化系统的建设,将全校独立单元、教职员工及学生的编码进行统一规划。另外,统一了办公室日常使用的文字处理软件及其他的应用软件,规范各种文字的标准和文

32、件编号,对校内外文件用数据库进行管理,外来部分文件的索引及校内部分文件,有专人负责上传的校园网上,用户可很方便的从网上查询和下载所需信息,不必再把大量的时间花在信息的查找和重复的操作上。结论企业、高校中的办公人员对办公自动化系统的应用从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务,使现代秘书工作和过去传统的工作方式相比发生了重大变化,整体提高了办事效率和对信息的可控性,使管理趋于完善,提高执行力,努力提高现代秘书工作中的科技含量,推动和促进办公自动化技术的进步和发展,使其在现代秘书工作中发挥出更大的作用。最终实现办公室市场竞争力全面提升的目标。通过办公自动化的实施,能全面贯通企业

33、、学校中办公室内部经脉,通过对各办公要素的整合,实现了工作流、信息流和知识流的整合管理,加快信息流通,规范办公流程,提高办公效率,降低办公成本,为医工作人员提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台,轻松实现了办公自动化。更重要是,给我们带来了全新的办公理念,使我们的办公方式发生了重大改变,提高了工作效率。致谢词毕业论文暂告收尾,这也意味着我大学三年的学习生活即将结束。回首既往,在这三年的时间里我在学习上和思想上都受益匪浅。这除了自身努力外,与各位老师,同学和朋友的关心支持和鼓励是分不开的。论文的写作是枯燥艰辛而又富有挑战的。在此,我特别要感谢我的指导老师郝瑞娥老师,从论文的选题,资料的收集,

34、框架的设计到最终的论文定稿她都费劲心血。没有老师的辛勤指导,就没有我论文的顺利完成。时间的仓促及自身专业水平的不足,整篇论文肯定会存在尚未发现的缺点和错误。恳请阅读此篇论文的老师多予指正,不胜感激。办公自动化论文范文篇二:摘要办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。企业办公自动化系统在此基础上实现企业的快速运转和交流,进而有效提高企业办公效率。在市场竞争过程中,对于一个企业而言,对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确,也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。办公自动化实现团队的通信、共享、管理和制订各种项目文档

35、或日程安排,使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。今天,在现代企业推行办公自动化更有其重要性。关键词:办公自动化 企业管理 重要性办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进的科学技术,不断使人们的部分业务借助各种办公设备,并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。即通过局域网或广域网,采用各种媒体形式,管理和传输信息,改变传统办公的面貌,实现无纸化办公,从而最大限度地提高办公效率和改进办公质量及办公环境和条件,实现办公活动的自动化与科学化。在市场竞争过程中,对于一个企业而言,对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用

36、、对信息的反应是否敏感准确,也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。1 办公自动化的发展史及现状1.1 办公自动化发展史办公自动化的发展其实是一个不断求新求变的过程,纵观办公自动化的发展历程,是伴随着企业信息化发展的浪潮起伏。不同的信息化发展阶段也对应不同的办公自动化发展阶段:1.1.1 文件型办公自动化我们对办公自动化的初步认识实际上从上个世纪80年代开始。1985年全国召开了第一次办公自动化规划会议。那时计算机还是一个稀罕物,初步的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始,例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等软件,当时许多人把办公自动化称为“无纸化办公”。该阶段

37、主要关注个体的工作行为,主要提供文档电子化等服务,所以我们可以将该阶段称之为“文件型办公自动化”。1.1.2 流程性办公自动化该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型办公自动化, 到目前正在成为应用主流的流程性办公自动化,它以工作流为中心,实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。1.1.3 知识型办公自动化随着办公自动化系统应用的逐步深入,企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆办公自动化系统,收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。办公自动化俨然成为一个日常工作的基础平台,企业已经不可离开它了。但

38、是新的挑战又产生了:如何借助这个平台能够让员工合适的场景下,合适的时间里获取合适的知识?如何借助该平台来沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织?这样可以大大节省员工查找知识的时间、减少不必要的重复劳动、提高工作的效率、沉淀组织的知识、提高组织的应变速度,并最终最大化提升组织 及个体的产能,全面提升企业的管理。其作用这里有: 协同工作平台:通过实时通信、在线感知、团队协同等。 知识管理平台:实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新,整个组织能够积累基于战略的核心知识资产,为高层管理提供决策支持和信息情报。 项目协作平台:通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台,提高多项目组的工作效率和质量,使项目

39、成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出即时的响应。 激情管理平台:从企业文化建设着手,提高员工工作激情,营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围,从而稳定工作情绪,激发工作热情,形成一个共同的工作价值观,进而产生合力,实现共同目标。 企业通信平台:建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统,包括Web Mail、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP和传真自动收发,使企业内部通信与信息交流快捷流畅,并且与Internet邮件互通。 信息发布平台:为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所,使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播,使企业员工能及时感知企业发展

40、动态。 行政办公平台:实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,真正实现无纸化办公。 信息集成平台:办公自动化系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中,使得系统界面统一、帐户统一,业务间通过流程进行紧密集成。1.1.4 智能型办公自动化随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升,最终办公自动化系统将会脱胎换骨,全新的“智能型办公自动化”成为未来的发展方向,该阶段办公自动化更关注组织的决策效率,提供决策支持、知识挖掘、商业

41、智能等服务。1.2 办公自动化的忧患1.2.1 互联网协议是开放的、面向大众的,安全性能差其网络协议(TCP/IP、HTTP等)由于便于连接、方便使用,已成为开放的、面向大众的网络协议,协议在安全方面考虑的很少,而且创建的比较早,被“黑客”发现的漏洞愈来愈多,安全性能愈来愈差。1.2.2 操作系统、网络硬件、应用程序漏洞多现在看操作系统漏洞已经无法避免,尤其是微软开发的windows系列。早已被世界公认为漏洞最多的操作系统,所以银行等一些特殊的部门,他们大多数采用的据说是一种叫做UNIX的数据库系统,安全系数相对高很多。1.2.3 网上鱼龙混杂,网络攻击者猖獗现在由于黑客工具的大量开发,很多稍

42、懂点微机的人都可能成为黑客,有的是为了好玩,试试身手,烦人的是那些恶意破坏,盗取数据的。1.3 办公自动化发展的整体现状我国办公自动化发展已经历三个发展阶段,各单位办公自动化程度有所不同,大致可以分为四种情况:(1) 起步较慢,还停留在使用没有互联网的计算机,使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。(2) 已经建立了自己的Intranet网络,但没有好的应用系统支持协同工作,仍然是个人办公。网络处在闲置状态,单位的投资没有产生应有的效应。(3) 已经建立了自己的Intranet网络,单位内部员工通过电子邮件交流信息,实现了有限的协同工作,但产生的效益不明显。(4) 已

43、经建立了自己的Intranet网络,使用经二次开文秘站中国最强免费文秘网！发的通用办公自动化系统;能较好的支持信息共享和协同工作,与外界联系的信息渠道畅通;通过Internet发布、宣传单位的有关情况;Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益,现在正着手开放或已经存在使用针对业务制定的综合办公自动化系统,实现科学管理和决策,增强单位的竞争力,使企业不断发展壮大。1.4 当前实现办公自动化的解决方案一个单位要实现办公自动化,其解决方案应遵循以下步骤:(1) 搭建单位的Intranet网络,这是办公自动化的应用网络平台。(2) 对于应经拥有Intranet网络的单位,需要一套通用办公自动

44、化系统。(3) 对于那些已经存在使用通用办公自动化系统的单位或者只有Intranet网络并打算一次到位实施办公自动化的单位,进一步的工作将是开发针对其具体业务的一套综合办公自动化应用系统。2 现代企业办公自动化的功能需求 随着经济环境的改变,社会进步正在不断加速,越来越多的企业迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的办公自动化信息系统,从而提升其管理水平。2.1 信息发布功能? 发布信息本功能供具有发布权限的用户发布信息,部门信息管理员或以上级别的用户有发布信息的权限,部门用户和访客没有发布信息的权限。可以使用的信息格式有“附图片信息”和“文档信息”两种。两种信息都具有信息标题,所不同的是,发

45、布者可以在“附图片信息”的信息正文后加入图片,而“文档信息”没有信息正文,发布者须指定“文档信息”中的文档(可以是任何格式的文件,但推荐使用Word文档、excel文档和文本文件)。用户发布信息时须指定: 信息类型(如果该类型的信息全部用户可读,则不用指定下面三项) 可以阅读该信息的最低权限 读限制标志(所有部门皆可阅读,还是将阅读范围限制为某些部门)(若读限制为某些部门)可以阅读该信息的部门(一个或多个)? 阅读信息用户登录系统后,都可以查看信息,但他(她)所能阅读的信息根据其读权限的级别而有所差别。访客只能阅读所有用户均可阅读的信息,如公告、合理化建议等;其他用户除了可以阅读所有用户均可阅

46、读的信息外,还可以阅读以下信息:所有部门皆可阅读的,而且最低读权限小于或等于当前用户的读权限的信息;当前用户所属部门可读的,而且最低读权限小于或等于当前用户的读权限的信息。2.2 公文流转功能? 登陆公文流转子系统用户进入公文流转子系统后的操作如下: 能够看到系统给的公文审批通知信息。形式以滚动条或其他消息框方式给出。初始登录用户为集团所有人员并拥有自己的登录名和登录密码。 登录公文子系统就要同时打开本登录用户的待审文件列表。促使用户进入系统就进行审批文件。? 公布公文文件集团所有人员都可以发布公文。用户按照公文的要求发布自己的公文(公文号、标题、内容、发布时间、发布人、附带文档及文档类型)。

47、每人发布的公文除了管理员有所有管理权限之外只能由自己或已审批过的人查看。? 选择审批流程用户自己填写的公文成功提交后,进入到选择审批流程。流程分为两种:固定流程和定制流程。 固定流程由发起人在固定流程表中选择一个审 批流程。分为:(a) 发起人选择固定流程表中一个审批流程。(b) 若需要对固定流程进行维护(增加、修改),提供选择固定流程前到固定流程维护界面的入口,并能够返回。也就是说用户在选择固定流程时,可以先进入到固定流程维护界面进行维护,然后返回选择界面选择一条固定流程。 定制流程发起人发起公文后或上一个审批人审批完后,按照先部门后人员选择下一步的审批人,完成后提交。? 查看审批文件状态发

48、起人可以对自己发起的公文进行维护,维护类型如下: 查看:查看本人发起的公文的审批情况。 前置:本功能提供查看的公文是正在审批过程中的文件。 删除:在还没最终审批完成之前,对本人发起的公文,进行作废处理。审批人可以对自己审批的文件进行查看。? 审批文件并选择下一个审批人用户进入到公文子系统就直接审批文件,若本公文审批流程为固定流程,则审批后提交完成,若审批流程为定制流程,则如同上面选择审批流程功能模块中的“定制流程”。? 查询历史文件历史文件为已经完成最后审批的文件。所有人都只能查看自己发起或者审批过的历史公文信息,但不能进行修改。其他人发布的文件自己又没进行审批则没有权限查看。历史文件的删除操

49、作由管理员进行。作废处理的文件只能由管理员才能够查看。? 管理员查询浏览文件查找文件描述 按照一定关键字进行文件查找,提供按公文名称,发起人,发起时间,审批人以及人员编号等查询。 查看分列表和详细两种方式。 管理员可以查看历史文件,也可以查看在审的文件。管理员可以查看作废处理的文件。? 管理员管理文件管理员对所有公文有删除、查看的权限。 查看:文件及其审批情况或历史公文。可以对所有公文起到监查的作用。 删除:文件及其审批情况或历史公文。管理员对正在审批或已经审批完成的公文认为该作废的可以作废处理,作废处理的文件并没从数据库中彻底删除。例如内容不是健康的,则要即时作相关处理,并且作废处理的文件只

50、能由管理员查看处理。? 用户管理主要是对用户的权限管理:目前暂设所有人都有发布公文的权限。其他用户权限例如用户对固定流程的维护权限等在程序中控制,对管理员不作管理要求之外,用户管理暂没有特殊要求。2.3 考勤管理功能? 考勤登记该部分的功能如下:考勤登记在用户登陆办公自动化系统网站时即开始;当用户登陆时,系统获取当前工作时间,根据系统设置的考勤时间判断该用户是否是正常上班,还是迟到或旷工等性质。同时记录到考勤登记表中。? 加班登记加班登记有如下功能: 加班登记由加班人员自己操作。为防止弄虚作假,每次加班需提供一个审核人。 加班人员只有登记权限,没有修改和删除权限。若需要修改等操作可以请系统管理

51、人操作。? 查询本人考勤信息查询本人考勤信息部分提供本人查询自己的考勤信息,提供两种方式的查询: 时间:可以查上两个月的考勤。 考勤类型:可以查正常考勤记录、加班记录或出差等。? 非正常考勤登记非正常考勤登记只能由管理员操作,专门对出差、请假休假和旷工等考勤进行登记。一般用户没有此项操作权限。? 考勤统计考勤统计也是由系统管理员操作,一般用户无该操作权限。考勤统计有两个功能: 统计某个员工当月、上月或一年的考勤情况。 打印考勤报表功能。? 系统时间管理该部分也是系统管理人员操作,每个月对应一条记录系统时间管理部分专门设置下月的工作天数,每天的小时数,旷工时限以及上班起始时间设置等。当月每天的考

52、勤计时就根据系统时间管理表中的设置进行计算。? 考勤信息维护该部分也是由系统管理员操作 由系统管理人员对某个员工一年之内的所有考勤进行维护,包括增加、删除、修改和查看等。 可以对个人的考勤信息打印报表。? 加班信息维护该部分也是由系统管理员操作 由系统管理人员对某个员工一年之内的所有加班信息进行维护,包括增加、删除、修改和查看等。 可以对个人的加班信息打印报表。2.4 办公室管理功能? 公共场地与公共财物使用管理提供对公司的公共场地(如会议室、卡拉OK厅)、公共财物(如公车、照相机、摄影机)的使用记录。包括以下几个子功能: 公共场地和公共财物使用管理提供对公司公共场地和公共财物使用情况的维护功

53、能,包括使用、归还、预订、取消预订等。 公共场地和公共财物管理提供对公司公共场地和公共财物记录的维护功能,包括对公共场地和公共财物记录的增加、删除和修改。 查询功能查询某时间点公共场地与公共财物的使用情况。查询某公共场地与公共财物在一段时间内的使用记录。? 公司设备管理对公司设备的进行管理,并提供一般的查询功能。包括以下几个子功能: 设备管理提供对公司设备记录的维护功能,包括对设备记录的增加、删除和修改。 设备类别代码表管理提供对公司设备类别记录的维护功能,包括对设备类别记录的增加、删除和修改和作废。 查询功能按照部门、物品种类、供货人(单位)进行查询,列出公司设备的统一清单。 ? 日常活动安

54、排管理主要是公司集体的日常活动安排,例如公司未来两日的旅游安排,工会活动安排等。包括公司领导可以公开的活动情况,例如领导接待客人,有贵宾来访等。 日常活动安排管理提供对公司日常活动记录的维护功能,包括对日常活动记录的增加、删除和修改。 查询功能以周为单位浏览,列表显示日常活动,可定制时间段进行查询。? 办公用(消耗)品管理提供对公司所有办公用品进行统一记载的功能。办公用品是指纸张、打印墨盒、文具等消耗品。包括以下几个子功能: 办公用品使用情况登记提供对办公用品使用情况的登记功能,包括办公用品的领用和办公用品的归还。对办公用品的领用/归还,应在现有办公用品数量中应减去/加上所领用/归还的数量。出

55、于实用性和复杂性的考虑,归还功能可暂缓实现。 办公用品管理提供对公司办公用品的维护功能,包括对办公用品的增加、删除和修改。 查询功能按物品、时间、部门、人员、总计等进行查询,并列表显示办公用品的使用情况。2.5 系统管理功能 ? 部门管理部门管理模块供系统管理员管理部门的信息,包括新增部门和删除部门两个功能。? 信息类型管理信息类型管理模块供系统管理员增加和删除信息类型。系统管理员增加信息类型时,应指明该类型信息是否网站的所有用户均可阅读。网站的所有用户均可阅读的信息有公告、合理化建议等。3 办公自动化在现代企业管理的重要性传统的办公方式使人们耗费大量的时间和精力,用手工处理那些繁杂、重复的工作。用先进的现代化工具代替手工作业,