ERP核心业务单据流程及相关制度

1、ERP 核心业务单据流程及相关制度动力事业部第一章总则一、目的为明确相关岗位操作职责，保障各业务单据能有序及时流动，特制订此单据管理流程及管理办法。二、范围各 ERP 核心业务涉及的所有人员三、管理依据参照 ERP 岗位标准操作手册、ERP 项目管理制度四、流程图符号说明系统作业待判定外部输入打印单据单据分发转入流程普通传递可编辑范本第二章流程图一、流程目录1、销售管理模块1.1销售订单流程1.2销售配件订单、发货流程1.3 销售整机发货流程1.4 销售退货流程2、采购管理模块2.1 请购作业流程2.2 采购下单流程2.3 采购入库流程2.4 采购退货流程3、仓库管理模块3.1 仓库调拨流程3

2、.2 生产领料流程3.3 委外加工出库流程3.4 委外加工入库流程3.5 生产退换料、补料流程3.6仓库盘点流程4、生产计划模块4.1 生产计划流程4.2 物料需求计划流程4.3 生产报缺流程5、应收应付管理模块5.1 预收款流程5.2 应收账款流程5.3 收款流程5.4 预付款流程5.5 应付款流程5.6 付款流程可编辑范本1、销售管理模块附表 1.1：销售订单流程业务编号JNDL1-1业务名称销售订单流程流程适用范围成品发动机销售下单岗位系统操作权限相关岗位及权限作业说明销售部接客户 订单依据现有执行状 态判断是否可接单条件如；状态、单价、交期、数量、特殊需求等等，如无可执行状态填写新品开

3、发试制单经开发部、质量协调完成 评审更新机型状态表 BOM表后，由销售内勤编制订单流程卡交技术部生成生产执行状态表经技术部长确认后下发，并在系统中创建销售订单 ；有库存可调货 的在备注栏注明“库存” 。销售内勤新增订单新增、关闭销售经理销售订单审核新增、审核BOM管理员BOM创建审核、新增 BOM生产计划员生产计划排程查看客户销售部生产部技术开发部机型状态表开发进度追踪客户订单新产品N回复接单否机型状态表Y生产执行状态表库存YY销售订单资料输入销售订单建立技术部创建 订单执行状态表并维护客户 BOM后通知生产部排产。1. 成品 组织清 查库 存订单执行状态表反馈是否有可 替换库存发货；订单凭证

4、2. 生产 部核对 交货 日期排产；3. 采购部组织备货。生产通知流程销货流程可编辑范本附表 1.2 ：配件销售订单流程业务编号JNDL1-2流程适用范围岗位业务名称配件销售订单、发货流程发动机零配件销售订货发货系统操作权限相关岗位及权限作业说明销售部内勤接 客户配件订单 将配件翻译成我司标准叫法的配件经技术确认后 ，在系统内创建销售订单 ，并根据客户要求的发货时间生成发货通知单。要求每单在半小时内完成，如物料过多可适当放宽时间限制。全套散件订单 按整机订单下达由技 术部创建客户 BOM走生产投料入库流程。打印发货通知 单交成品仓跟催。销售内勤销售经理BOM管理员配件仓库管理员成品库管理员客户

5、客户订单回复新增订单新增、关闭销售订单审核新增、审核BOM创建审核、新增 BOM新增销售出库单新增审核销售出库单新增、审核销售部仓库财务部图册及发料明细（ BOM ）国内配件订单销售订单建立配件仓库按发货通知单要求进行包装，完成后移交成品仓库，并下推打印销售出库单 ；缺少物料由仓库负责报缺；订单配件齐备后由成品管理员审核销售出库单并组织发运。发运完成后及 时将单据分发至相关部门。销售出库单一式四联第一联 : 存根（白色）第二联：财务（红色）第三联：客户（黄色）第四联：备查（蓝色）客户联应随车 发出由客户签字确认 后回传我司作为对账凭证。订单凭证发货通知单建立发货通知单销售出库单建立订单凭证订单

6、凭证应收账款流程附表 1.3：销售发货流程可编辑范本业务编号流程适用范围相关岗位及权限作业说明销售内勤依据交货期编制预发货表确认需发货订单下推发货通知单传递到： 1. 成品仓库打印销售出库单组织发货； 2. 生产部进度跟踪； 3.财务部查看到款情况确定可出货产品。销售内勤跟踪订单生产发货。JNDL1-3业务名称销售发货流程整机销售发货岗位系统操作权限销售内勤新增发货通知新增、关闭销售经理发货通知审核审核财务部查收货款查看成品仓库新增销售出库单新增销售经理审核销售出库单新增、审核销售部成品仓库生产部财务部客户预发货表N进度追踪可出货Y发货通知建立N查收货款成品仓管员依据发货通知下推销售出库单交销

7、售经理审核后清点发货产品发货；发货完成后单据需在半个工作日内传递到销售出库建立核准欠 款 程Y序各相关部门发货时销售内勤需再次确认发货信息销售出库单一式四联第一联 : 存根（白色）第二联：财务（红色）第三联：客户（黄色）第四联：备查（蓝色）内销产品客户联应随车发出由客户签字确认后回传我司作为对账凭证。Y销售出库单出货销售出库单销售出库单销售出库单销售出库单应收账款流程附表 1.4：销售退货流程业务编号JNDL1-4流程适用范围业务名称销售退货流程发动机整机、零配件销售退货可编辑范本相关岗位及权限作业说明销售部接到客户 FAX退货通知后填写销售通知单交对应负责人签字确认：1. 整机退回由总经理审

8、批 a 质量原因：技术开发部分析退货原因并书面上报 ; 其它原因：由销售经理书面上报。2. 零配件退回部门经理批准。销退单即红字销售出库单由销售部创建退货通知单 ，接受销退品的仓库管理员下推销退单并打印。岗位系统操作销售内勤填写退货评审表销售经理 / 总经理判定退货原因可接受性销售内勤新增退货通知单成品仓库新增消退单废品库新增消退单销售部技术、质量部仓库退货通知单建立整机QC配件Y权限新增、审核新增、审核新增、审核生产部 / 财务部整机退货处理意见表质检部针对销退品检验,区分良品及不良品，仓库分库接收并打印销退单，退库的产品技术质量部门需要进行分析实验的必须从仓库办理领用手续。整机退回必须填写

9、退货评审表，可返工的由生产部按返工入库流程办理相关手续。整机判断为“拆解报废”的由废品库管理员办理报废机后续退库手续。业务完成后单据需在半个工作日内传递到各相关部门销退单销售出库单一式四联第一联 : 存根（仓库）第二联：财务（财务部）第三联：销售（销售部）销退单建立销退单确定入库销退单报废拆解流程采购退货流程销退单应收账款流程2、采购管理模块附表 2.1：请购作业流程业务编号业务名称采购请购流程流程适用范围发动机零配件请购可编辑范本相关岗位及权限作业说明请购来源：整车销售订单/ 全套散件订单：1. 仓库按生产计划排程及时查询库存不能满足生产需求， 或因批量退货等原因导致库存不足，填写报缺单由部

10、门主管签字后交采购部汇总；采购部汇总所有请购数据参考安全库存下达采购订单采购部依配套体系明细表供货比例表，确定配套厂家。下接采购流程岗位系统操作销售内勤下推请购单销售经理审核请购单PMC计划管理员执行物料需求计划PMC经理审核物料需求计划采购内勤下推采购订单请购单位PMC报缺单修改核准NY退回审查Y报缺单签核权限新增审核新增、维护审核新增采购配套体系审查采购订单建立采购流程附表 2.2：采购下单流程业务编号业务名称采购订单流程流程适用范围整车零配件采购订货岗位系统操作权限相关岗位及权限采购内勤新增采购订单新增采购部长审核采购订单审核成本主管新增采购单价新增作业说明供货商采购仓库 / 成本中心可

11、编辑范本采购订单来源有以下几种：1.请购单2.报缺单3.销售订单下达4.安全库存预警。采购内勤输入采购订单资料： 1. 交货日期、 生产计划号、产品代码、 名称、规格、数量。订单建立时发现无单价数据及时联系成本中心签订供货合同 并维护系统内采购价格资料，每月 25 日前必须完成所有价格资料维护，未能签订合同的厂家不予挂账。采购订单由采购部长审核签字确认后生效。采购单 FAX 厂商采购订单一式四联第一联 :存根（白色）第二联：成本（红色）第三联：仓库（黄色）第四联：备查（蓝色）采购追踪表有：1. 采购订单执行情况明细FAX表2.采购订单执行情况汇总表采购单3.采购价格分析表4.采购订单全程跟踪表

12、附表 2.3：采购进货收料流程业务编号流程适用范围岗位采购内勤相关岗位及权限质检员仓库账务员仓库主管作业说明供货商采购来源检视采购联络作业采购订单建立修改采购单核准NY采购订单采购订单审核采购单采购单进入采购预交追踪管理业务名称外购入库流程各整车零配件外购入库系统操作权限检视送货单下推并打印送检通知单新增审核送检通知单、退料通知单审核下推外购入库单新增审核外购入库单新增、审核采购部质检部仓库会计可编辑范本整车已办理完外购入库手续的零配件发生的退货业务系统操作厂商交货时在 送货单 上注明采购订单号及品号、规厂商到货送货单送货单格、数量；采购部检视无误后下推送检通知单, 签字确认后交配套厂商，配套

13、厂商凭单送检；退回核对资料质检部检视送检通知单N上料品规格 , 交货种类、零Y部件状态是否正确后按质量检验方案 对来料进行检收料通知单建立测，判定来料是否合格并签字确认后挂上标识牌：1.合格品在系统内审核 送检通知单； 2. 不合格品录入验退单； 3. 生产急用件让步接收QC 技术验收并可挑选使用的全检挑出满足生产需求的数量后修改送检通知单 合格数量N并备注退货原因。仓库管理员依据 送检通知退料通知单退料通知单单清点实物数量无误后下推外购入库单 签字确认完成入库手续；特别说明： 1、为减少供应商供货时等待时间过长的抱让步接收配件由采购部填怨，供应商在送货到厂后在外协部打印送检单后，经检写让步接

14、收单 经事业部验员确定到货种类无误并签字确认后，可凭送检单供应总经理、技术部签字确认，商联（蓝色） ，在下次供货时换取外购入库单，但由于质检部做好记录， 降价接收自身原因遗失送检单，我司有权利扣除部分或罚没货的仓库账务员需在 外购入款； 2、让步接收产品必须严格执行让步接收流程，库单做备注。不得以任何借口或理由绕过，对于未按流程操作而导致注意事项：产品多入库的由相应责任人承担此单物料全部金额罚1. 外购入库单必须经款，部门领导负连带责任；仓库主管、 仓库管理员签字3、入库类关联单据不得随意撕毁，必须注明作废字样，确认后并附上有效的 送检并存档 3 个月，并保证单据号码的连续性，每跳号一张单才能

15、作为供应商结算的考核相应责任人5 元，撕毁考核10 元。有效凭证；2. 当日接收单据必须在次日下午 11：00 前交财务部。外购入库单外购入库单一式四联第一联 : 存根（白色）第二联：财务（红色）第三联：供应商（黄色）第四联：备查（蓝色）附表 2.4：采购退货流程业务编号业务名称流程适用范围Y外购入库单建立N核对资料Y外购入库单审核外购入库单外购入库单应付款流程采购退货流程岗位权限相关岗位及权限仓库账务员新增外购入库单新增次品库管理员新增外购入库单新增仓库主管审核外购入库单审核作业说明供货商配套部仓库会计可编辑范本此业务包含以下两种情况：1. 质量控制部门在接到市场质量反馈或车间生产过程中反映

16、的批量质量问题， 经判定为供应商的产品质量未按我司要求供货的， 填写退货通知，通知采购部联络厂家退回不良品并及时补充正品， 仓库在接到退货通知及时将需退货产品清理出正品仓库并清点数量通知仓库帐务员打印红字外购入库单 经质检员签字确认后， 将退货产品放置在次品退货区， 供应商接收退货时当面清点数量， 签字后给予开具 出门证 完成退货交接。2. 生产制造过程中， 生产换料的小批量次品， 退货时由废品库管理员建立 红字外购入库单经供应商签字确认后， 给予开具出门证 完成退货交接。退货单 即红字外购入库单注意事项：1供应商每月挂账前必须退完次品库库存， 并需凭仓库主管开具的 退货证明 前往财务办理挂账

17、手续。2. 各正品库区管理员在接到退货通知后必须在半个工作日内将退货产品请退出正品库并通知帐务员打印 红字外购入库单3. 外地供应商由采购部代为办理退货手续， 并及时清退次品。退货单一式四联第一联 :存根（仓库）第二联：财务（财务）第三联：供应商（采购）第四联：备查（库管）质量控制部门退生产换料流程货通知厂商退货通知退货事宜联络退货单建立退货单良品仓库备货品管确认不良退货单确认不良品货物点交退货单退货单退货单退货单应付款流程3.仓库管理模块附表 3.1：调拨流程业务编号业务名称仓库调拨流程流程适用范围事业部内部仓库内物资调拨岗位系统操作权限相关岗位及权限仓库帐务员调拨单新增仓库主管调拨单审核作

18、业说明转入仓库转出仓库会计可编辑范本在系统类创建调拨单确定转出库及转入库区、库存量打印调拨单转出库区凭单备料，确认无误后签字并交转入库区负责人核对数量、状态等信息是否与接收物资相符；核对无误后签字确认。注意事项：1. 本业务主要仓库内物资管理权限转移或管理调整；如：原 A 库物资调拨给 B 库管理；展车室需调入成品库整车等非消耗性领用业务。调拨单核对签收Y调拨单调拨单审核调拨单建立调拨单仓库备料作业N修改资料调拨单调拨单附表 3.2：生产物料投料流程业务编号业务名称生产投料流程岗位系统操作权限流程适用范围生产部长确认生产排程确认、下达生产统计新增生产任务单新增生产统计维护投料单修改、审核仓库账

19、务员下推生产领料单新增、审核作业说明生产部仓库车间财务车间统计员按生产计划至少生产计划提前 1 日，参照生产执行状态可编辑范本按需求生成投料单表维护投料单 ，核对领用物资状态、用量、批次（供应商）等是否有错漏，如有及时通知系统数据管理员修改并做好记录，无则打印投料单并通知仓库管理员按单备料；仓库管理员接单后进行再次核对，确认无误后按领料需求备料，备齐后将物料转存与仓库备料区，由投料拆件人员按要求拆分并放入指定周转车。车间指定人员与仓库管理员进行数量交接，无误后签字确认投料完成后由车间负责人签字、仓库主管签字确认后仓库账务员按确认后的 投料单 下推成领料单下账，审核完成后将投料单交财务部成本会计

20、。注意事项：1. 领料单至少提前 1 日创建并打印；2. 仓库管理员至少提前 1 天准备物料。领料单一式三联第一联 :存根（仓库）第二联：财务（财务）第三联：备查（库管）附表 3.3：生产补领 / 退换料流程业务编号流程适用范围作业说明业务名称生产补领 / 退换料流程车间零配件补领/ 退换料岗位系统操作权限新增审核车间仓管财务可编辑范本车间生产过程中发生工、料废件手工填写补领由班组长填写换料单车间巡需求检判定工料费并签字确认后，在废品库办理退库手续仓库凭此单补发对应物料，录入红字外购入库单 并按供应商分区域放置。判定工料废退料单红字外购入库单建立退料单仓库发料废品退回废品库退料单退料单附表 3

21、.3：盘点流程业务编号业务名称生产领料流程动力各区域库存盘点岗位系统操作权限流程适用范围成本会计新增盘点方案新增仓库账务员新增盘点单新增仓库主管审核盘点单审核作业说明资材仓库会计可编辑范本完成当月所有出入库业务单据审核盘点方案信息产生按库区进行盘点计划拟定盘点清单打印盘点数据清单N核对盘点品号资料核对Y盘点资料建立打印盘点表系统关帐通知盘点期间内出入库业务全部暂停或开具手工单据各库区管理员 / 车间统计登记实盘数量，相关人员按盘点计划复盘盘点表冻结库存进出实盘与复盘入出库解冻复盘后恢复库存进出将实盘数据输入计算机实盘资料输入审核盘点单数据是否正确并确认账面量重计打印盘盈、亏报表盘盈亏报表审查及核对盘盈亏信息的正确性及合理性， 并注明差异原因，经财务部、总经理签字确认后更新盘点数据。核对Y执行盘点资料更新盘点更新盘点单确认盘点调整单审核原因追踪与调整N盘点单盘