档案管理功能操作说明

1、同济大学档案管理系统操作手册同济大学档案馆二OO八年五月-3-/31第一章系统简介 1第二章档案管理31. 档案信息录入32. 档案查询及打印3. 文件调整 114. 档案实体销毁 125. 辅助立卷及批量修改 126. 文件识别7. 邮件系统管理15第三章名词解释16第一章系统简介本系统采用浏览器/服务器结构，具有维护方便，不需要安装客户端软件, 客户端只需要一台联网（局域网、校园网、互联网）的计算机就可以应用， 具有操作简单、维护方便、安全可靠、功能齐全等特点。该系统包括档案管理（科技档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物 档案管理等）、收发文管理、全文自动著录及标引等子系统，其主要功能

2、特点如下:一、系统构架及运行平台浏览器/服务器()结构作为客户机/服务器()的替代技术已经成为目前各 类网络管理系统的主流技术。本系统正是基于浏览器/服务器()结构，具有易 安装、易维护、易操作，及操作系统，后台数据库无关等特点。二、系统主要功能1. 全文自动著录及标引系统设计了面向21世纪的办公自动化过程中形成电子文件全文自动采 集，自动著录(即自动从电子文件全文提取各个著录项)，自动标引分类号、 档号、主题词、保管期限及全文任意关键词自动检索。实现了档案文件的采 集、著录及标引自动化和人工智能化，对办公自动化过程中形成的电子文件 的利用十分方便，大大提高了档案工作效率和自动化程度。2. 全

3、文管理及全文检索本系统的全文管理通过高效的全文检索算法，实现了全文的高速检索。 系统还支持用户远程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像，从 而实现了对档全文检索、打印、下载、上传、备份等的全方位管理。3. 图像、录像、录音等多媒体档案管理系统对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理，用户可以远 程上载图像、多媒体文件到系统中，对于录音录像档案还可以进行在线点播。4. 档案信息统计系统可以对各类档案资料进行灵活的统计，并且可以绘出个直方图、统计 表等各种统计图表。5. 档案借阅利用系统实现了档案管理借阅利用的网络化，用户只需要通过身边的计算机 远程登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息

4、，确定所要借阅的档案实体，系 统即可纪录完整的借阅利用信息，并可以进行借出档案实体的催还，借阅利 用信息的统计等操作。6. 公文图像的识别本系统可以自动识别扫描的文件图像，客户端通过系统的上传模块将文 件扫描图像上传到服务器上，服务器端白动利用系统H带的识别模块将该图 像识别成文本，存入系统数据库，这样用户就可以实现对文件扫描图像的内 容的查询，经过我们的大量测试，该模块具有识别率高，识别速度快等特点。三、系统主要特点1. 档案信息远程录入、各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像文件的 上传。由于该系统是基于（网络互联协议）协议的，所以系统用户不受地域限 制，只要有一台接入互联网的计算机就可

5、以登录到该系统中，使用系统的各 种功能。-5-/312. 系统功能齐全不仅可以管理文件级、案卷级、全宗级的档案，还可以进行收发文管理 及多媒体档案管理。3. 信息录入及信息输出格式标准规范档案著录项目、著录项目标识符、著录格式、著录用文字、载体类型标 识等方面完全依照国家档案著录规则。同时也遵循新的档案管理细则，可以 进行文件级管理也可以进行案卷级管理。4. 信息安全可靠该系统的安全机制主要包括三个方面：一利用5算法对数据库中用户密 码等数据进行加密；二用户身份认证；三 数据授权等，同时实现了数据的 自动定时备份，确保了网上录入档案数据的安全性及可靠性。5. 文档一体化及办公自动化系统的接口目

6、前很多单位都已经或正在实行办公自动化，一般的办公自动化软件都 忽视了档案管理这块功能，大部分办公动化软件的档案管理都做的非常简 单，不能满足档案管理部门的要求。档案管理网络管理系统充分考虑到这一现状，为各种办公自动化软件预 留了标准的数据交换接口，可以非常容易地和各种办公自动化系统进行连接。第二章档案管理由于该系统是浏览器、服务器结构的系统，客户端的计算机只要通过浏 览器就可以登录档案管理系统。在同济大学校园网计算机的浏览器的地址栏 中输入或者，即可打开档案管理系统登录页面,输入用户名和密码即可进入 档案管理系统的应用。第一节档案信息录入用户成功登陆“档案网络管理系 统6.0”后，系统自 动进

7、入“档案信息（吏集糸仪（档案网络管理系统档案信息管理（G合询二（晶At町苔主名希文件曲曲门 洌左人 创跑旧C?甩屁引伯宦鉉窓233馆1528方林暮拓阳匙画土力同200-11曲口!4：CTT 13图错误!未指定颇序.管理”的功能页面（如错误味指定书签。所示）。在此页面下用户可以实现创建、 删除、编辑新的档案数据等一系列针对档案信息的操作。档案数据的操作我们可以对所列出的档案表进行一系列的操作：1.以错误!未指定书签。为例，在教学”档案表中，我们可以看到“档案名称”、“文件数”、“创建人”、“创建时间”、“权限”和“操作”等栏目。栏中的“打开”对应于一个超链接，即：此时，如果用户将鼠标悬停在这个超

8、链接上，鼠标将变成手的形状，原本黑色的链接将变成蓝色，这表示该链接可以点击。 7-/312.鼠标左键点档案网络管理系统Powered by Nanjing University Archives信息主页面”。如错误!未指定书签。所示:该页面显示当前打开档案表中的所有案卷或文件记录，并以类目结构 显示，左边显示的是类目结构，右边是相应类目下的案卷、文件记录。错 误!未指定书签。中存在一个档案表“档案馆（教学）”，它的下面有个教学 综合11”的类目。3. 用户可根据自己的需要向该档案表中添加案卷或文件记录信息。鼠标左键 点击页面左栏上方的“添加案卷”或“添加文件”按钮，系统进入案卷或 文件信息输入

9、窗体，如错误!未指定书签。所示。该窗体分为三部分，即：“文件、案卷所属类别”（红框）“文件、案卷 输入项”（蓝框）和最下方的按钮组。（黄框）-#-/31图 错误!未指定顺序。4. 在“文件、案卷所属类别”中,请迭择一级娄目V请选择二级尖目V请选择三级尖目7我们可以看到当前档案表的名图错误!未指定顺序。-15-/31称、当前所在类目、以及系统中已经存在的类目。若要新建一个类别，可 以点击“选择类目”按钮。系统进入选择类目窗口。女口错误!未指定书签。所 示。分别选择一级类目、二级类目和三级类目，毕意：、二级洪目的雄强 一定要根据档案馆规定的类目表进行选择，不能自行任意输入。5. 在“文件、案卷输入

10、项”中，我们可以按照档案录入要求，逐项输入各类信息。案卷必输项目:项目名称输入格式示例全宗号2-代表同济大学2实体分类号年代号+实体分类号案卷盒号及件号案卷号18保管期短期、长期、永久下拉选择密级公开、内部、秘密、机密、绝 密下拉选择正题名输入完整卷名XXXX的通知页数输入案卷总页数58起止时间用8位码表小个时间2004. 04. 05归档单位输入归档的单位（全称）X X X X学院其它项目的内容可以根据案卷的要求和需要输入。保管期的选择：短期为保管15年以下；长期为需保存1650年。按同 济大学档案立卷部门、归档范围和保管期限表执行。密级的选择：“公开”指可以向所有人公开的文件；“内部”指在

11、同济大学内部可以查阅的文件；“秘密”、“机密”、“绝密”按文件密级决定。文件必输项目：项目名称输入格式示例全宗号2-代表同济大学2实体分类号年代号+实体分类号案卷/盒号及件号案卷号（文件流水号自动生成）1.0001保管期短期、长期、永久下拉选择密级公开、内部、秘密、机密、绝 密下拉选择正题名输入完整卷名或文件名X X X X的通知第一责任者输入成文单位（全称）校长办公室页数输入文件的起止页数1-5时间用10位码表示一个时间2003. 11. 30归档单位输入归档的单位（全称）X X X X学院文号、图号输入文件号或图号同档20031003号其它项目的内容可以根据文件的要求和需要输入。正题名（案

12、卷名、文件 名）中如有表示时间的字、词，一律使用阿拉伯数字表示（如：2005年3 月4日12:45）。如有括号、书名号、单双引号等标点符号，前后一定要一 致。6.用户设定好档案类目和输入完档案信息后，用鼠标 左键点击最下方“添加”按钮，系统弹出“添加案 卷、文件档完成！ ”对话框，如错误!未指定书签。所示。 点击“确定”按钮关闭对话框。系统回到“添加案Microsoft Internet Explww淆如秦巷、文件完成!鱷二|图错误!未指定顺序。卷”或“添加文件”页面，可以继续添加操作。7. 添加完毕后关闭“添加案卷”或“添加文件”页面。此时如错误味指定书签。 所示的“编辑档案信息主页面”右栏

13、就显示出了所创建的档案表的“档案 馆（教学）”的三级类目结构。8. 鼠标左键点击类目名称，则主页面的左栏的就显示出这一级类目下所有的案卷或文件的记录信息，并可以对其进行操作。（如错误!未指定书签。所示）9. 错误!未指定书签。中序号为 T,档号为“220011312. 24”是一个案卷， 序号为 “2、3”，档号为“2.20011312.24.0001”、“2. 20011312. 24. 0002” 是该案卷下的两个文件。用户可根据使用需要添加案卷或文件记录。鼠标 左键点击错误!未指定书签。右上方“添加案卷”或添加文件”按钮，进入 错误!未指定书签。所示的案卷信息输入窗体。10案卷或文件添加

14、成功后，用户可对其进行一系列操作，如删除、编辑等。档案网络管理系统惫内查丙或档星tS侗济丈学w?人隹舸 的_j出低（魔）曲_j瞬（JJ）a j?r（ ji）Powered by Nanjing University Archives统炫台貞甸信曲统门糸统檢買 总出档案文件信息管理2)験5】3()13( JI1315) () 硼低片5】3心 合 531L) ()删除如果用户需要删除某一案卷或文件，当at类目 数学（n八寒专科潮5（ nia賤等（际文件总惡:至眾:e艾件 数：10看加罠总禺加文侔打印当前芙目打印所有尖目fg各适甲V-頁席上一页 r-Skdft S=CS8jJ7： 1/33=图 错误

15、!未指定顺序.图错误!未指定颇序。只需将鼠标悬停于该 案卷或文件“操作栏”的“X”上，“箭头”状的鼠标图标变成“手”的 形状，并出现“删除该记录”的标识，左键点击，系统弹出对话框询问是 否放到回收站里，点击“确定”按钮，则该案卷或文件则被放入回收站。此时在页面左侧的三级目录下方，将出现一个“回收站”的图标。点击回 收站”的图标，在页面右侧就会出现刚才被放入的案卷或文件，点击“还 原”按钮，可以将该案卷或文件还原到原来的位置；再次进行删除操作， 则完成彻底删除，删除后不可恢复。苓進强爭条甲汞夙“也華缈除”。処为水冬性删除，垛作时二定要注意。 编辑在该页面下系统实现的最重要功能就是对案卷或文件的编

16、辑功能。 用户如果需要对案卷或文件进行编辑，只需鼠标左击所要编辑案卷或文件“编辑”栏的“宵”图标，系统即可进入“编辑案卷”或“编辑文件”页 面（错误!未指定书签。）更改案卷的排列顺序有时为了查找、组卷的需要，要使案卷的排列按照 一定的顺序。可以用鼠标悬停在“档号”、“密级”、“题名”或“责任者” 上，鼠标将变成手的形状，原本蓝色的字体将变成红色，点击后案卷将按 该列内容顺序排列。错误!未指定书签。左面第一列中的箭头是用来改变卷内文件的次序。点 击向上的箭头可使该文件移动到上面文件的前面；点击向下的箭头可使该 文件移动到下面文件的后面。文件、案卷所Ji类目（档宴表名務:同济大学04年入库若宴）

17、【当前目录：教（n V研穽生教育（JI12、综合（JI12119】选择类目一级目录教学5）二级目录硏究生教育t J三级目录综合（JH211保存 刷新 重置 关讯 第一份上一份下一份 量后-17-/31廉存i玉写i迴出图错误!未指定顺序.图错误!未指定顺序.11. 用户在编辑页面下，可以对所选的案卷或文件的基本信息进行修改，修改完成后需用鼠标左键点击页面最下方的“保存”按钮，系统弹出“修改案卷、文件完成”对话框，点击“确定”按钮，关闭对话框，修改完成。12. “档案网络管理系统6.0”除了可以支持用户实现对案卷、文件的基本信 息的录入、编辑、修改外，还支持用户远程上传各种格式的电子文件全文, 纸

18、质文件扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件，从而实现了 对档案的全方位、现代化管理。1序I档弓 号|厚卷号）sa鬆名去任老删啊除怡闻厂12.160-JX1313.1冋济龙学工学院土木系年孚生 極吉C个人窸）iX八厂Z2.1t50-JX13L3.2同济丈常工孚院亦年各矣 各汰 学生够志HX4n锻5顾n展人r |更一匸全立（T）人局首先需要指出，如果 用户需要对案卷或文件进 行全文、图像或多媒体的 操作，可以有两条途径进入操作页面： 用户可以在档案文件信息管理”页面（错误!未指定书签。）下，通过点击对应案卷或文件操作栏右侧的三个超链接。（即右图中红线所框出的部分） 用户也可以在“编辑案卷、

19、文件”页面（错误!未指定书签。）下，点击“输入员”右侧的三个按钮。（即图中红线所框出的部分）a）全文序号?T上传者粹1顾州險I WK鵲I【 r ypl/Q电子文件上冷侍门子工笑彼理佯】 千文朴上苻鬲寿I 来忌I 叭 I 谊出用户要对案卷或文 件进行全文操作，可点击 “全文”超链接或是“全 文”按钮，系统进入“案 卷、文件提要”页面（错误!未指定书签。）该页面分为两部分，分别支持用户实现案卷或文件全文提要信息的录入和附件包括 电子文件全文的上传。全文姓名： 孕閱性 別： 男图错误!未指定顾序.全文提要信息录入用户可以在错误!未指定书签。所示的“文件、案卷提要”页面上部的文本框中录入案卷或文件全文

20、的提要信息。如：在错误!未指定书签。中我们录入了案卷或文件责任者的个人信息作为其提要内容。Mkrcnuft Internet Explorer文件、杀卷握要添加修改完成!用鼠标左键点击下方弹出如右图所示的对定”，完成录入。录入完成后，用户切记的“保存”按钮，系统自动话框，鼠标左键点击“确图错附件上传诧未指定颇用户在错误!未指定书签。所示的“文件、序。案卷提要”页面上可以实现电子文件全文的上传操作，可利用两种方法进行上传:方式上传若您是初次使用“电子文件上传”功能，则需要安装上传程序。如图10中所示“电子文件上传插件手工安装程序”，点击此链接，下进行解压、安装。捺取全文 e不提职金丈选择上传文件

21、I Sc：2占电子立m瓦程上傅noct dud s t t 壽M鶯 3.273 2fttHLIrlHrla0000. txt2, 20O4-JML212, 1.0001,讥uh 200510251132599733.txt 360:qq. txt360cafd2. tx tBookl. xlsDi sblcIz&Tiacinc. txt ok. txtoi-t txtStudcnnScore 13. txt systQmpdf pdf xyxt mvor A. doc txt txtdoc上传安装成功后，点击“电子 文件上传”,则弹出对话框 如图12. 1,可对硬盘中文 件进行上传（支持键和键

22、, 批量上传）：序号上传君说圮 格式|1爰 背棗悟且更9fPfl件:选15丈件乔语宴页文?甲码矣B耳询55 |改件？&式uord yl ppt, vp pdf, St, btnl哮） 文勰S ：上伎方式：，上住逵个文件 厂只上传文件信5齐加全文：不励理文将附伴内咨坦加到主文用附件内昶社艾（和口全文适用于。丫心%acvl Mrd祖丈不即件）J:ff | 驸 fiEJ浏览上传：鼠标左键点击“选择文件”右侧的“浏览”按钮，用户可以查找本地计算机以及局域网上所要上传的电子文件。用户还可根据自己的使用需 要，重新命名上传文件以及设置文件上传的方式。图 12.2图12.2中选择了本地计算机E盘“档案馆文件

23、”下的“档案管理系 统操作手册”作为上传文件，并设置其“文件题名”为“操作手册”，“上 传方式”为“上传整个文件”。选择好上传文件并完成设置后，用户可点击下方“上传”按钮，系统完成附 件的上传。错误!未指定书签。中红线所框出的部分表示已上传到服务器中的附 件。*如果用户需要删除所上传的电子文件，则需点击“删除”超链接，系统弹出对话框询问用户是否真的要删除？点击“确定”按钮完成删除。*如果用户需要更新所上传的电子文件，则需点击“更新”超链接，系统图13进入更新页面（右图）点击“浏览”按钮选定更新的电子文件，点击“更新”按钮完成操作。图像用户要对案卷或文件进行图像操作，可点击“图像”超链接或是“图

24、图14像”按钮，系统进入“案卷、文件相关图像”页面（错误!未指定书签。）该页面分为两部分，分别实现“图像预览”和“图像文件的上传”。图15及上面所述的“浏览上传电子文件”的方法一样，用户鼠标左键点击“选择文件”右侧的“浏览”按钮，可以查找本地计算机以及局域网上所要上 传的图像文件。注意上传的图像文件最大不要超过5,建议使用格式， 若是扫描图像分辨率请用100o错误!未指定书签。中选择上传的图像文件 是本地计算机E盘“新建活页夹”下的，并重命名为“图像01”。选择 好要上传的图像文件后，用户可用鼠标左键点击“上传”按钮，系统 完成图像的上传。在（错误!未指定书签。）中，用户可以用鼠标左健点击 “

25、预览图像”浏览已上传到服务器上的图像文件。*如果用户需要删除所上传的图像，可点击对应图片删除栏下的“删 除”超链接，系统弹出对话框询问用户是否真的要删除？点击“确定” 按钮完成删除。*如果用户需要浏览某张上传图像原貌，可点击对应图片的预览图像,用户可在系统打开的页面下浏览到的上传图像，还可以放大、缩小该 图像进行观看。*如果用户需要浏览所上传的一系列图像原貌，可鼠标左击错误!未指定 书签。中的“浏览所有”按钮，则该案卷下所有图像在系统打开的页面 下依次排列，供用户浏览。b）媒体用户要对案卷或文件进行媒体操作，可点击“媒体”超链接或是“视频、怒务的上丈件解在屋徑：d心仏八Z約5川仏外趾八序号_咚

26、 亦脸 3 |E桂曲|啟 旻阴文洋名卿IE出駅莎乳上立帯佑feiS ： 4 。次“川匕約巧坏“刊&闷八序号 _ 珈 |匸 滾S件名说 |:件茗式|疫放H阳】；文洋名多醍体文件上後筑茅龙件： X迩文#期讲谀心 酬比二|卅謫：“ r上咨方式：少告滋个丈件JR上传立件沱念I上用I 咖| Igtfl :图16音频”按钮，系统进入“案卷相关视频音频”页面（错误!未指定书签）。及上文所述的电子文件全文上传的操作方法一样，用户鼠标左键点击“选择文件”右侧的“浏览”按钮，查找本地计算机以及局域网上所要上传的音频视频档。注意本系统目前支持上传的音视频档类型仅限于档扩展名为：3 四种。图14中选择上传的音频文件是

27、本地计算机E盘“新建文件夹”下的“讲话3”，并重命名为“音频01”，设定的 上传方式为“上传整个档”。选择好要上传的音频或视频文件后，用户可用鼠标左键点击“上 传”按钮，系统将完成文件的上传。错误!未指定书签。中用户可以看到 已经上传到服务器中的音频档题名、长度、格式等基本信息。注意由 于媒体文件一般较大，上传整个文件时，系统会有一定的时延，用户请耐心等候。*如果用户需要删除序号KCt文杵恪式文件名1评话.眈33328 56XBnp3退出詁文冷朋劣8上文件所在腐笹 !*f 31XixctUxj图17所上传的音频或视频档，可点击相应档删除栏下的“删除”超链接, 系统弹出对话框询问用户是否真的要删

28、除？点击“确定”按钮完成删 除。*如果用户需要播放所上传的音频或视频档，可点击相应档播放栏下 的“聊”图标，系统将启动相应的媒体播放器，如：，进行播放。第二节档案信息查询及打印一.査询系统为用户提供两种查询接口。一、综合查询；二、针对具体档案的查询 （表内查询）。1. 综合查询综合查询可以提供给所有用户使用，包括没有账号的访问者。该查询接 口的查询范围比较宽，对于没有登录的用户，可以查询所有密级为公开的案 卷和文件；对于已经登录系统的用户而言，用户可以查询所有登录者本人创 建的档案表以及所有被授予访问权限的档案表。2. 针对具体档案的查询（表内查询）该查询只有登录系统的用户才可以使用，在用户打

29、开某一个档案表后， 利用该查询接口，用户可以对该档案表中的案卷和文件进行查询。-23-/31该查询有多种方式：任意关键词查询、实体分类号+案卷号的组合查询、 题名、密级、保管期、实体分类号、案卷号、全文等查询方式。用户完全可 以根据H己的需要选择不同的查询方式进行查询。任意关键词查询这种查询方式是目前最流行的查询方式，各大网上的搜索引擎都是利用 该搜索方式为用户提供查询服务。用户只要输入所要查询的关键词，点击查 询按钮，系统就自动开始搜索包含该关键词的案卷和文件。任意关键词查询 对所有字段进行匹配，包括题名、责任者、密级、时间、实体分类号、全文、 附注、主题词等，只要其中含有用户所输入的关键词

30、，系统就会自动将其归 入查询结果中。另外用户还可以用多个关键词，以提高搜索精度。如用户要 查询一个关于校庆的通知，只要输入关键词：“校庆”和“通知”即可，不同 的关键词用空格隔开。单项、组合查询如果用户明确地要在哪个字段中进行查询，如要查询题名中包含“通知” 的所有案卷和文件，用户可以在“选择查询方式”中选择题名，然后输入关 键词。如要查询某个类目内，题名中包含“通知”的所有案卷和文件，用户 可以在“选择查询范围”中选中该类目；在“选择查询方式”中选择题名， 然后输入关键词。组合查询不能输入两个以上的关键词。二打印目录系统参照国家档案局2002年最新颁布的有关标准，系统为用户预制好了各种常用的

31、目录格式，如案卷目录、卷内文件目录、全引目录、案卷封面（如错误!未指定书签。）等。IZ区I分 打印日录-Microsoft Interact Explorer目录打印自定文打印目录家尝目录r夹总目录购広菇刊）聂巻目录娱题）卷內立怦目录実总移交目录Q兴世穆交目录他文.书刊）捋!交蛊為单次认打印目录全引目录要卷封面1葩）宀棗齡面辽4）C 定卷青骨（竝）默认克哎:】36像来y O X选奔打印麵国文件真总Q港內文件所育文件赛总 包含序号栏是Q否 目录外椎：r r广无榷 厂花页面显示内夸：顏SixS:左边；v 显示标签：1厂在贝面呻显示文扒2，灵示内夸：曹亘SSE:左边I厲显示标签：,在贝面曉部显不丈字

32、 昊示内容：晰尢学 显示5：左边7划面、备考參、羞卷侍骨打03 : 厂目动汁复贝觀显荊面边眶 厂打印所有苑岂金範打印馳宛卷 案龄画5題同裕竝打印设鱼选顶厂转筮页数为贡衣尊瞬：|2-2C03T!-/ K/LO UuZj yXWCT：2004-3-23 8:19:36)图22第五节辅助立卷及批量修改辅助立卷如下错误!未指定书签。，用户可以将需要归入一卷（盒）的文件选中，然后 在操作界面内的实体分类号输入框中输入相应的实体分类号，在盒/案卷 号输入框中输入相应的案卷（盒）号，点击提交按钮，则系统会自动将所 选中的文件归入指定的案卷（盒）中批量修改批量修改是针对具体的档案著录项目而言的，如实体分类号、

33、题名、密级、 保管期等进行批量修改。首先选中需要进行修改的文件案卷，然后在批量 修改界面中选择修改项目，并且输入修改值，点击“修改”按钮，则系统 会自动将所选文件中的指定的著录项修改为指定的值。该功能为批量数据 修改提供了一个便捷的途径。辅助组卷啟星数据修改辅购组卷卖体分类号盒/案卷号（谙输入整数）1提交1批量数据修改修改项目修改为：实体分类号-1修改1图23第六节公文识别公文识别是档案网络管理系统6.0 （版）的一个功能。我们知道，目前档 案的介质主要以纸为主，对于这些纸质档案的数字化的最有效途径，就是将 他们扫描成数字图像文件，然后通过档案软件对之同一管理利用。标准版中 仅仅提供了对纸质档

34、案的扫描图像的管理，但是如果要对这些数字图像文件 档案进行全文检索，显然就有些力不从心了。为此，我们对标准版进行了改 进，增加了（图像识别）功能，这样通过图像识别模块，就可以将数字图像档案识别成可以进行全文检索的文本文件。您只要输入一个关键词，系统就可 以在全文中搜索您的关键词，并将搜索结果返回给您。图24关于数字图像档案管理可以参照前面档案信息录入，这里重点放在图像档 案的识别上。用户首先将一个扫描的数字图像文件通过系统的上传功能上传到系统中， 然后进入识别模块，如下错误!未指定书签。图像文件识别图25识别控制项中主要是针对识别字体和版面的一些参数。这里特别对版面的 选择参数作些说明。/倾斜

35、校正：对一些扫描时没有放正的数字图象文件，需要将这个选上, 这样识别模块在做识别时会自动校正。“版面分析：对于一些如报纸、双栏排版图书等这种版面比较复杂的数 字图象，需要将这个参数选上，这样系统会自动分析版面，从而识别 出准确的内容“旋转180度识别：对于颠倒的数字图象，用这个参数可以自动翻转图 象，然后再进行识别通常如果没有上述情况，请不要选择这些参数，因为这会给系统以错误的 判断，从而造成识别错误以及系统资源的浪费，因为额外的处理是要消耗系 统的资源的。-29-/31点击识别按钮系统即可对图象进行识别，识别时间视图象文件大小，一般 在10秒之内。可以识别的图象格式为：、，一般而言，用于识别的扫描图像 不需要太大（扫描分辨率最好为150）, 一般在100左右的图像文件就能够做 到很高的识别率。图像文件识别.曆称：文件第二页因像大小:1465. 52KB识别出的扫描圉像的全文学校党