成都万科地产物品采购流程及管理规定

1、成都万科地产物品采购流程及管理规定 .言 编制本规定的目的在于为公司的部品采购提供简明实用、可备查、可 供参考的操作程序资料。 本规定的主要内容：总包合同中甲供材料、三方供货材料、甲限（乙 供）材料的划分；甲供材料与三方供货合同的管理规定及操作程序；甲限 材料的管理规定及操作程序；三方施工合同确定的部品的管理规定与操作 程序；其中涉及部品的定板定样、供货商（材料施工单位）的选择、部品 的招标程序、定标程序、部品合同的管理、部品到现场后的管理规定、结 算依据等相关内容。 本规定的撰写为部品小组根据实际操作近一年来的工作总结与归纳， 其中结合了城花项目经理部与公司成本管理部及设计部的良好建议，但因

2、 撰写人员水平有限，请各位领导及同事批评指正，以使本手册不断的得已 完善，更好地为公司科学化、规范化管理服务。 成都万科房地产有限公司城花项 目经理部 2001年 10 月 9 日 甲供、乙供与三方供货材料的划分 一：属甲供范围的材料 ：门碰、门锁、橱柜、热水器等； 甲供材料及设备应提前 24 小时通知乙方，货物到工地现场后，乙方应 安排卸货地点并在 2 小时内组织验收 , 逾期未验收，视为验收合格，相应 的保管责任由乙方承担；甲供材料与设备在结算时直接扣除其材料设备费 用，不计其管理费和利润等其他费用；其中橱柜与热水器属甲方指定分包 工程相关的材料部品； 关于甲供材料及三方供货合同的采购规定

3、见附件1。 二：属三方供货合同范围的材料： 洁具及其五金配件、 水龙头、 配电箱柜、 给水管材及管件、开关插座、墙地砖、电缆、母线槽等； 三方供货合同中的材料采购保管费的规定比例为：一般材料3，三 材 %,安装材料 %的 70支付给总包方； 另支付与总包方 %作为质量验收、 保 修总协调费用。 三：属乙供范围的材料： 水泥、钢材、原木、石材、屋面彩瓦、杜拉纤维、 聚苯板、内墙涂料、防水粉、室内灯具、水泵、风机、水箱、线槽、电线 管、排水管、消防材料及设备、轻质隔板、各类阀门、厨卫吊板、钢管、 钢筋砼管、成品烟道、屋顶天窗、防水材料、阳台雨棚等； 关于限价材料的管理见附件 2限价材料管理规定 。

4、 四：属三方施工合同范围的材料： 铁花栏杆、户内门、进户门、雨水天沟、外墙涂料、铝合金门窗、单元门 等；关于三方施工合同材料管理规定见附件 3。 附件 1 甲供材料及三方供货材料管理规定 甲供材料及三方供货材料指为缓冲总包单位资金压力，保证总包方承 包范围内的材料及设备及时到及所采购部品的质量，解决甲乙双方对限价 材料价格的争议，由甲方直接支付货款，由总包方负责工程量的统计、提 交订货数量并督促供货商按时到货、验收、保管的材料。 1、部品小组在成本管理部给定的成本控制价范围内寻找可提供相应 产品的供货商（包 括生产厂家、代理商、分销商） ； 2、根据收集到的供应商所提供的产品资料提交设计部，

5、以初选符合设 计要求的产品； 3、在设计部初选产品的基础上对可提供该产品的供应商组织考察，考 察成员由部品小组成员、 成本管理部、 设计部共同组成， 并由该项 部品负责人填写供货商考察报告见附表一，考察人员会签；以 上程序见附件确定可采用供货商程序 4、由该部品负责人在上撰写招标书， 标书送与已考察过的供货商及与 集团各地产公司有过良好合作关系的供货商。 标书中的产品数量由 成本管理部提供， 产品性能描述由设计部提供。 以上程序见附件 招 标书审批程序 5、填写部品定标履行表 见附表二， 由部品小组负责人召集相关的 部品定标会， 招投标领导小组形成会签意见。 部品招投标小组的成 员包括： 公司

6、总经理、 公司副总经理、 公司总经理助理、 项目总监、 财务总监、项目部总经理、项目部副总经理、成本管理部经理、设 计部经理、 部品小组负责人、 部品小组专业工程师； 招投标小组的 领导人为公司总经理。所采购部品金额在_万元以下时由项目经 理部确定定标意见， 其招投领导小组成员包括： 项目总经理、 项目 副总经理、项目总经理助理、设计主管、成本主管、专业工程师、 部品小组工程师；招投标小组的领导人为项目总经理。 6、标书撰写人拟定合同， 并负责报审批程序 合同审批表 见附表三。 若是三方供货合同在交与总包单位及供货商签字盖章前应交与 合 同审批表中确定的相关领导审批。 7、审批过的合同交总办文

7、档管理员， 我司留贰份原件， 总办与财务各 一份；总办文档管理员编号并复印与成本及项目经理部各一份。 第 57 条参见附件部品定标及合同管理程序 。 8、甲供与三方合同确定的部品由项目经理部工区负责人在所需部品 进场 20 天前要求总包单位报送，并经成本管理部审核后交与该项 部品专项负责人 9、甲供与三方供货合同确定的部品在施工过程中该项部品专项负责 人建立三方供货及甲供材料的领用记录（见附表四） ，施工完毕后 需填写三方合同及甲供材料领用量表 见附表五。甲供与三方供 货合同的部品的施工过程的管理与施工后的结算参见附件 甲供与 三方施工合同部品管理程序。 附件 确定可采用供货商程序 附件 招标

8、书审批程序 通过公司内部网站用 Word文档 附件 部品定标及合同管理程序 根据网上招投标情 部品小组专项负责人撰 部品小组负责人通过总办 发送邮件召集招投标领导 定标并会签，确定部品供 附件 部品专项负责人撰写合同，交供 甲供与三方供货合同部品管理程序 供货商在部品进场提前1天 V 1 1 r 部品专项负责人会同总包单位 对于甲供材料由部品专项 一起验收货物并埴写二方供 负责人填写部品验收报 供货完毕后部品专项负责人填 写二方供货及甲供材料超领 将上述表格交总包单位与供货商 确认后返成本管理部，以做结算。 附表一 供货商（厂）家考察表 部E品名称 商家名 称 材料名 称 办公地 址 单位性

9、质及资 质 办公室 概况 产 品 性 匕匕 厶冃 工 程 概 况 厂房及 设备概 况 考察人 员 该供应 商评估 是留作备用、可采用、淘汰 招投标 领导小 组会签 日期：年月日 附表二 部品定标履行表 制表单位:工程管理部 供货商 供货商名称 供货商名称 供货商名称 报价 付款方 式 生产周 期 质量保 证 产品特 占 八、 售后承 诺 企业 简介 样板工 程 定标意 见 定标意 见 确认 经办人（签字）项目经理部（签字）成本管理部（签字） 财务部（签字） 设计部（签字）副总经理（签字）总经理（签字） 间：年月日 附表三 合冋（协议）审批表 材料及设备米购类 申报时间： 申报部门：公司编 号:

10、 工程项目名 称 签 约 单 位 甲方 乙方 丙方 工 程 内 容 概 要 承包 范围 工期 约定 质 量 要 求 合同 总额 付 款 条 件 奖罚 措施 保修 约定 经 办 部 门 意 见 施工 队选 择理 由 招 投 标 否，说 明： 是，资料编 号 经办人： 成目标 本总额 预测/包干总差异总 额额 分 析 目标 单价 预测/包干单单价差 价异 差异 分析 及其 他 签名： 经 理 签名： 相 关 部 门 成 本 管 理 部 签名： 财 务 管 理 部 签名： 副 总 经 理 签名： 总 经 理 签名： 备 注 附表四 三方供货及甲供材料进场一览表 总包单 位 部品名 称 供货商 名称

11、所属合 同 预进数 量 实进数 量 预进时 间 实进时 间 付款情 况 总包单 位名称 总包单 位名称 总包单 位名称 总包单 位名称 附表五 二方供货及甲供材料超领用量表 序 号 部品名 称 单 位 领用数 量 结算数 量 超用数 量 订货单 价 超用总 价 时间 附表六 验收报告 物品名称：存放地点：合冋编号： 供货单位： 合 同 要 求 数量：单价：总金额： 元 规格及品牌： 质量等级： 其它（交货时间等）： 验 收 情 况 数量： 规格及品牌： 质量等级： 其它（交货时间等）： 验收结果 验收人： 验收日期： 年 月 日 附表七： 部品进场通知单 公司： 为确保工程进度，请依据合同名称

12、约定，于 年月日 前，将以下部品送到我司工地现场，为配合贵司货品验收，我司已做好货 品验收准备及货品堆场。 特此通知，请支持为感！ 总包单位名称： 签字： 万科项目经理部成本审批意见： 部品清单: 货品名称 型号（规格） 数量 备注 附件2限价材料管理规定 限价材料指由甲方根据选定的样板、品牌及市场情况在施工过程中根 据实际需要进行实时限价的材料，限价中应包含：产品、指定供货商、价 格、限价范围、限价适用时间等（三大材可不指定供货商） 。 第一条：限价的依据来源于四个方面： 1、网上招投标：其结果是限价的主要依据，参照招投标的有关规定执 行； 2、公司价格信息库； 3、建材信息价下浮一定比例；

13、 4、询价。 第二条：选择四种限价方式的规定： 1、在条件充许且没有重复劳动的情况下应尽量采取网上招投标方式, 其中应注明该材料的采购方式为乙供； 2、在市场价格相对稳定的情况下，若公司价格信息库中有最近的限价 数据，则可直接参照使用； 3、若无法参照上述两种方式确定限价，可参照本地最近时期的的信息 价下浮一定比例后执行； 4、总价低于 1 万元人发币的零星材料或属独家经营的材料由于工期 短、用量少可采取询价的方式确定限价。 第三条：限价管理规定： 1、项目经理部在工程项目开工 30 天前编制材料采购计划及 限价计划 提交 与部品小组 , 并报送成本管理部、 设计部 。其中 要求明确定板定样时

14、间、 标书发布时间 、合同签定时间 （或给出限 价通知时间）； 2、成本管理部 是限价的责任部门， 应按计划在接到通知 20 天内完成限 价； 3、在招投标方式下应保证至少有三家及以上的供货商参与招投标； 4、在询价方式下， 经办人员需填制 材料询价情况比较表 （附表七）， 并报成本管理部经理审批； 5、限价确定后，经办人员应在第一时间填写材料限价表 （附表八） 发送与总包单位，并由总包单位内业管理人员签收确认。 6、甲方完成限价， 乙方在收到通知 20 天内末订货， 此后因材料价格的 涨落责任由乙方承担； 7、对于限价材料的价格，乙方若认为限价无法接受，应在接到材料 限价表5日内书面通知甲方

15、，否则甲方按此价格进入结算，乙方 不得提出价格差异。如经甲方证实在市场上能够按甲方限价购买某 种材料，并将此信息反馈与乙方后，乙方仍拒绝购买，该种材料可 改为甲供或三方供货合同， 甲方向乙方收取该材料总价款的 20 %作 为违约金，由此造成的工期损失由乙方承担； 附表七 材料询价情况比较表 工程名称：填写时间: 部品名 称 规格 单位 报价单位名称 最终报 价 最终报 价 最终报 价 最终报 价 经办意 见 审核意 见 1、审核意见由成本管理部经理、项目总经理审批 2、5万元以上应报公司管理层审批 附表八 材料限价单 致施工单位： 以下材料价格将作为双方结算时的依据，请贵公司尽快按要求联系 米

16、购。 产品名称 规格型号 产地 指定单位 单价 备注 其它说明 使用范围 执行时间 执行标准 供货说明 1、 2、 3、 项目经理部：项目总经理部签字 日期:年 月 日 附件 3三方施工合同材料管理规定 三方施工合同确定的部品是为了保证工程进度及工程质量由我方与 总包方共同推荐施工单位进行招投标而确定的部品施工单位，合同签定后 由我司统一支付总包管理配合费与总包单位，总包单位对分包单位的施工 进度、施工质量、售后服务进行监督。 1、部品小组在成本管理部给定的成本控制价范围内寻找可提供相应 产品并可以施工的部品施工单位； 2、部品小组对可提供该产品的供应商组织考察， 考察成员由部品小组 成员、成

17、本管理部、 设计部共同组成， 并由该项部品负责人填写 供 货商考察报告见附表一，考察人员会签；以上程序见附件确定 可采用供货商程序 ； 3、由该部品负责人在上撰写招标书， 标书送与已考察过的供货商及总 包单位推荐的部品施工单位 （在同等条件下总包单位推荐的部品施 工单位在定标时优先考虑） 。标书中的产品数量由成本管理部提供， 产品性能描述由设计部提供。以上程序见附件招标书审批程序 4、填写部品定标履行表 见附表二， 由部品小组负责人召集相关的 部品定标会， 招投标领导小组形成会签意见。 部品招投标小组的成 员包括： 公司总经理、 公司副总经理、 公司总经理助理、 项目总监、 财务总监、项目部总

18、经理、项目部副总经理、成本管理部经理、设 计部经理、 部品小组负责人、 部品小组专业工程师； 招投标小组的 领导人为公司总经理。所分包的部品金额在万元以下时由项目 经理部确定定标意见， 其招投领导小组成员包括： 项目总经理、 项 目副总经理、 项目总经理助理、 设计主管、 成本主管、 专业工程师、 部品小组工程师；招投标小组的领导人为项目总经理。 5、标书撰写人拟定合同， 并负责报审批程序 合同审批表 见附表三。 在交与总包单位及部品施工单位签字盖章前应交与合同审批表 中确定的相关领导审批。 6、审批过的合同交总办文档管理员， 我司留贰份原件， 总办与财务各 一份；总办文档管理员编号并复印与成本及项目经理部各一份。 第 57 条参见附件部品定标及合同管理程序 。 7、三方施工合同确定的部品施工单位在进场前由部品专项负责人牵 头组织工区负责人与相应的总包单位召开进场协调会。 8、三方施工合同确定的部品施工单位进场后由工区负责人管理， 部品 专项负责人协调配合， 该施工单位请款时必须请工区负责人、 总包 单位项目经理（技术负责人） 、监理公司签字认可后，部品专项负 责人方对进入付款审批程序。 9、总包单位为甲方，部品施工单位为乙方，我司为丙方； 10、三方施工合同中应参照总包合同明确规定：总包管理配合费、 总包管理配合的内容、 总包的权利与义务、 分包单位的权利与义务