科技档案整理方法

1、第一节 科技档案一、科技档案的定义科学技术档案案卷构成的一般要求规定：科技档案是企事业单位和国 家机构、 社会组织及个人从事生产、 科研、 基建及管理活动中形成的对国家和社 会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。二、科技档案的特点1、专业性2、多样性3、成套性三、科技档案与科技资料的区别1、反映对象不同（1）科技档案：本单位科技活动的直接记录（2）科技资料：外单位科技活动的记录2、来源不同（1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录（2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的3、作用不同（1）科技档案：依据与凭证作用（2）科技资料：参考与借鉴作用第二节 科技档案的收集归档一、收

2、集方法一列入、一同步、一参加、一把关1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技 档案的收集、 积累、移交归档工作列入该科室的职责范围， 并责任到人。2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步 进行。（1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出 明确要求，作为科技档案接收时的依据。（2）事中监督。 本单位要负责组织、 监督和检查有关单位 （如勘察、设计、 施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收 集边整理。3、一参加：档案人员参

3、加基建项目竣工验收会和设备开箱， 覆行签字手续， 并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及 时向本单位档案室移交。 并由档案部门签字后， 才能报销差旅等有关费用 （此项 规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关） 。二、归档范围三、归档要求1、归档的文件材料应为原件。2、归档的文件材料内容必须齐全、 完整、准确、系统。3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写， 不得使用易褪色的书写材料， 否则必须复印。4、文件材料应字迹清楚， 图样清晰， 图表整洁， 签字盖章手续

4、完备。5、图纸应折叠或 A4（ 297210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底） 、卷盒一律采用档案行政部门 监制的产品。四、归档时间（一）基建档案1、工程前期文件（依据性、基础性文件） ：工作完成后，一次性归档。2、施工、监理、竣工文件：（1）规模小：竣工验收后三个月内一次性立即归档。（2）规模大、周期长：可按单位、分部工程，通过单项验收后归档。（二）设备、仪器：大型设备应在设备、仪器安装、调试成功，交付使用 时归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。（三）科研课题1、一般情况下：在研

5、究结束并完成成果鉴定后归档。2、研究周期长的：可按阶段归档或按年度归档。（四）产品、工艺：应在产品定型验收、正式投产时归档，也可视周期长 短分阶段归档。五、归档份数1、基建档案一般不少于 2 套，一套（原件） 由建设单位保管， 一套（原件）移交当地城建档案馆。2、其他档案一般归档 1 套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。六、归档手续档案交接时，应编制移交清单，一式两份，交接双方签字、盖章后方可交 接。第三节 科技档案的整理整理程序1、分类2、组卷3、卷内文件排列 4、拟写案卷标题 5、复查定卷 6、 编页号7、填写卷内文件目录 8、填写卷内备考表 9、填写案卷封面 10

6、、案 卷装订11、案卷排列与档号编制 12、填写卷盒、装盒排架 13、编制检索工具一、科技档案的分类（一）基建档案分类1、“使用性质单项工程”分类法2、“专业使用性质单项工程”分类法3、“使用性质”分类法4、不分类直接组卷5、综合类的设置（二）设备档案分类1、“使用性质型号”分类法2、“工序型号”分类法3、“车间使用性质”分类法4、“使用性质”分类法5、不分类直接组卷（三）科研档案分类法1、“性质课题”分类法2、“专业课题”分类法（四）产品档案分类法1、“系列型号”分类法2、“品种问题”分类法二、组卷（一）组卷的含义：组卷，就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起， 使它能够表

7、达一个相对独立的概念， 以便于保管、保密和利用（二）组卷的要求1、一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。2、每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。3、卷厚适度。一般不超过 40mm 。4、案卷内不应有重份文件。5、价值（保管期限）大体相同。（1）基建档案：依据性文件（前期立项及审批文件） 、基础性文件、土地证 红线图、竣工材料及涉外文件等作永久保存外，其余文件可划分为长期或短期， 原则不短于建筑物的使用寿命。参见 P22 页。（2）设备档案： 一般为长期或定期。 要根据设备仪器的使用寿命来定。（3）科研档案：

8、要视其重要程序和价值大小来定期限。（4）产品档案：一般定期，若反映出了该企业的发展史，则可永久存放。（三）组卷方法1、基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷（1）大中型建设项目 a、文字表格类：按问题（专业）组卷。如：立项审批、征地拆迁、勘察设 计、招投标、原材料试验、 化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。b、竣工图类：按专业组卷。 即建筑、结构、水、电、气、暖等专业。（2）小型建设项目a、按阶段组卷：即按准备（开工前阶段） 、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。b、直接按单项工程组卷：即 1 个工程（建筑物） 1 卷，文字材料在前，图纸在后。2、设备档案（1）大型设备按结构组卷：即按设备的

9、组件、部件、零件等不同可分拆的 组成部分组卷。（2）普通设备仪器按单台组卷：即 1 台 1 卷。（3）小型设备仪器可酌情合并组卷： 即23台组 1卷。3、科研档案（1）科研成果档案 a、大型：按课题的阶段问题组卷：准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶 段、成果申报奖励和推广应用阶段。b、小型：按单独课题项目直接组卷。（2）科研论文：按年度或部门组卷，即 1 个年度的论文组 1 卷或 1 年中 1 个部门的论文组 1 卷。4、产品档案（1）大型产品：按结构组卷，即组件、部件、零件或按立项、设计、试制、 生产、销售、创优等工作程序。（2）小型产品：按系列或单个产品组卷，即 1 个系列产品或 1 个产

10、品组 1 卷。三、卷内文件排列：（一）概念：卷内文件排列， 就是按照文件的形成规律和必然联系， 系统的、 有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。（二）方法：1、按阶段排列适合只组 1 个卷的情况。（1）基建档案：按前期文件、工程设计（初设、扩初设计、技设、施工图 设计）、工程施工、 监理、竣工验收的顺序排列。（竣工图按建筑、结构、 水、电、 气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列）（2）设备档案：按依据性文件、开箱验收、随机文件图纸、安装测试、运行维修的顺序排列。（3）科研档案：按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖 励和推广应用阶段顺序排列。（4）产品档案：按立项、研究设计

11、、试制、生产、销售、创优等工作程序 排列。2、卷内即有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。3、卷内纯属文字材料时，可参考文书档案排列：（1）整体上按时间（工作程序进度） 。（2）正文在前、底稿在后。（3）正文在前、附件在后。（4）批复在前、请示在后。（5）原件在前、复印件在后。4、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。四、拟写案卷标题（一）基建档案标题拟写方法：1、文字材料类：前期文件“三段式：”责任者 关于 问题 的 名称 例：郑州市政府关于市电业局 110 千伏碧沙变电站征地的 责任者 问题批复、会议纪要名称2、表格、图纸材料类：10（ 1）项目名称 +专业（子项或分部） +

12、表格、图纸名称（ 2）项目名称 +表格、图纸名称例 1 ：教学楼 给排水、电气、门窗、装饰分部 工程质量评定表项目名称 子项分部 表格名称例 2 ：教学楼（电气）竣工图项目名称 专业 图纸名称例 3 ：教学楼隐蔽工程记录项目名称 表格名称（二）设备档案标题拟写方法：型号 +设备仪器名称 +文件名称例：XX 型 B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单型号 名称 文件名称（三）科研档案标题拟写方法（略）（四）产品档案标题拟写方法（略）五、复查定卷 复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处 立即纠正，以确保案卷质量。复查内容： （ 1）案卷组成是否合理（ 2）卷内文件 是否齐

13、全完整（ 3）卷内文件排列是否系统科学（ 4）案卷题名是否恰当。六、编制卷内文件页号1、编号范围：（1）除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一11号。2）印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号2、位置：正面右下角、 背面左下角， 同文档相反3、编号工具：用铅笔编写阿拉伯数字七、填写卷内文件目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1、序号：即顺序号。序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位（1）其中打印件与底稿，主件与附件，原件与复印件均为一份文件，给 一个顺序号。（2）请示与批复视为 2 份文件，各编各的号（若批复不另行文，只在原 请示件上批示意见的， 仍做为一

14、份文件， 编一个号， 但需要在题名填写时体现出 批示）。2、文件编号（1）文件：如：请示、批复，文件编号就是文号。（2）图纸：填图号，例“建施 -1，”“结施01“”水施 03”。（3）许可证：填证号。3、责任者：（1）以落款盖章或签名为准， 填写文件的直接形成单位和个人；12（2）有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者， 其余用“等”代替。（3）竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。（4）责任者可填写规范通用的简称。4、文件材料题名。 即文件标题或图纸的全称。5、日期：文件或图纸的形成日期。格式为 20020612 （ 8 位数）。6、页号：填每份文件的首尾号。说明：（

15、 1）图纸有图样目录时，仍要编制卷内文件目录 ，原图纸目录 要作为卷内一份文件编页号登入目录； 若该套图纸需要组成几卷， 图纸目录放在 第一卷内。（2）卷内文件目录排在卷内文件首页之前。八、填写卷内备考表 （一）说明：包括以下内容： 1、标明卷内文件的件数与页数； 2、说明卷内文件残缺破损情况（无者不写） ；3、填写立卷人、检查人姓名及日期， 日期为立卷的完成时间。（二）互见后：填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号，该 档号后应注明载体形式，并用括号括起。九、填写案卷封面1、档号：后面讲。132、档案馆号：不填。3、案卷题名：填写已拟写好的案卷题名即可。4、立卷单位：哪个单位组卷就填哪个单位5、起止日期： 填写卷内文件形成的起止日期， 只填年、月。6、保管期限：填写划定的永久、长期、短期 卷内档案材料有两种以上保管期限时从长划定。7、密级：根据已划定的密级填、若没有则不填，特殊情况请示有关领导 再填。十、案卷装订（一）拆掉金属物。（二）科技档案可采用装订和不装订两种形式。1、装订方法：（1）用棉线三孔一线（ 8 字装订法） （2）图纸折叠。a、要按 A4 图纸大小折叠成手风琴式；b、卷内的图纸左侧要留出装订边 30mm ；c、折叠图纸时注意正面朝内，图签外露，以保护图纸受磨损并便于查看 利用。（3）图纸装订要加垫纸板并包脊背。2、不装订：（1）