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文档简介
1、科技档案整理方法第一节 科技档案一、科技档案的定义科学技术档案案卷构成的一般要求规定:科 技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从 事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社 会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。二、科技档案的特点1、专业性2、多样性3、成套性三、科技档案与科技资料的区别1、反映对象不同(1)科技档案:本单位科技活动的直接记录(2)科技资料:外单位科技活动的记录2、来源不同(1)科技档案:是由本单位的技术部门形成的原 始记录(2)科技资料:从本单位以外收集、交换、购买 来的3、作用不同(1)科技档案:依据与凭证作用2)科技资料:参考与借鉴作用第二节 科技档案的
2、收集归档一、收集方法一列入、一同步、一参加、一把关1、一列入:明确基建、设备、科研等业务管理部 门的岗位职责,即把科技档案的收集、积累、移交归 档工作列入该科室的职责范围, 并责任到人。2、一同步:科技档案的收集工作与基建、生产、 科研、设备管理活动同步进行。(1)事前介入。在与有关单位签订协议合同时 (如 勘察、设计、施工、监理等单位),应对科技档案的 套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明 确要求,作为科技档案接收时的依据(2)事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位(如勘察、设计、施工、监理等单位)科技 档案的形成、积累、整理、移交工作,做到边施工边 收集边整理。3、一参加
3、:档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱,覆行签字手续,并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。4、一把关:把好外出人员带回材料的收集关围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习 培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并 由档案部门签字后,才能报销差旅等有关费用(此项 规定可纳入本单位的规章制度,以把好文件材料的收 集关)。二、归档范围三、归档要求1、归档的文件材料应为原件。2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、 系统。3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写,不 得使用易褪色的书写材料, 否则必须复印。4、文件材料应字迹清楚,图样清晰,图表整洁, 签字盖章手续
4、完备。5、图纸应折叠或 A4( 297210mm)幅面,所有竣 工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章,图标栏 露在外面,竣工图章应使用不易褪色的红印泥。6、组卷所用的各种目录、表格、封面(底)、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。四、归档时间(一)基建档案1、工程前期文件(依据性、基础性文件):工作完成后,一次性归档。2、施工、监理、竣工文件:(1)规模小:竣工验收后三个月内一次性立即归档。(2)规模大、周期长:可按单位、分部工程,通过单项验收后归档。(二)设备、仪器:大型设备应在设备、仪器安 装、调试成功,交付使用时归档,小型设备仪器开箱 验收时即可归档。(三)科研课题1、一般情况下:在研
5、究结束并完成成果鉴定后归 档。2、研究周期长的:可按阶段归档或按年度归档。(四)产品、工艺:应在产品定型验收、正式投 产时归档,也可视周期长短分阶段归档。五、归档份数1、基建档案一般不少于 2 套,一套(原件)由建 设单位保管, 一套(原件) 移交当地城建档案馆。2、其他档案一般归档 1 套,较重要的和利用频繁 的文件材料可根据实际情况增加归档份数。六、归档手续档案交接时,应编制移交清单,一式两份,交接双方签字、盖章后方可交接。第三节 科技档案的整理整理程序1、分类2、组卷3、卷内文件排列 4、拟写案 卷标题5、复查定卷 6、编页号7、填写卷内文件 目录8、填写卷内备考表 9、填写案卷封面 1
6、0、案 卷装订11、案卷排列与档号编制 12、填写卷盒、 装 盒排架13、编制检索工具一、科技档案的分类(一)基建档案分类1、“使用性质单项工程”分类法2、“专业使用性质单项工程”分类法3、“使用性质”分类法4、不分类直接组卷5、综合类的设置(二)设备档案分类1、“使用性质型号”分类法2、“工序型号”分类法3、“车间使用性质”分类法4、“使用性质”分类法5、不分类直接组卷(三)科研档案分类法1、“性质课题”分类法2、“专业课题”分类法四)产品档案分类法1、“系列型号”分类法2、“品种问题”分类法二、组卷(一)组卷的含义:组卷,就是把一组有联系的 文件,以卷、册、袋、盒等形式组合在一起,使它能
7、够表达一个相对独立的概念,以便于保管、保密和利 用。(二)组卷的要求1、一卷就是一组有密切联系的文件, 而不是杂乱无章地随意堆积。2、每一卷都表达一个相对独立的概念, 不要一个概念(案卷标题)多个卷,卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。3、卷厚适度。一般不超过 40mm 。4、案卷内不应有重份文件5、价值(保管期限)大体相同。(1)基建档案:依据性文件 (前期立项及审批文 件)、基础性文件、土地证红线图、竣工材料及涉外 文件等作永久保存外, 其余文件可划分为长期或短期, 原则不短于建筑物的使用寿命。 参见 P22 页。(2)设备档案: 一般为长期或定期。 要根据设备 仪器的使用寿命来定。
8、( 3)科研档案:要视其重要程序和价值大小来定 期限。(4)产品档案:一般定期, 若反映出了该企业的 发展史,则可永久存放。(三)组卷方法1、基建档案:以单项工程即某一建筑物为单位组卷(1)大中型建设项目a、文字表格类:按问题(专业)组卷。如:立项 审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、 化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。b、竣工图类:按专业组卷。即建筑、结构、水、电、气、暖等专业。(2)小型建设项目a、按阶段组卷: 即按准备(开工前阶段) 、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。b、直接按单项工程组卷:即 1 个工程(建筑物)1 卷,文字材料在前,图纸在后。2、设备档案(1)大型设备按
9、结构组卷: 即按设备的组件、 部件、零件等不同可分拆的组成部分组卷。(2)普通设备仪器按单台组卷:即 1 台 1 卷。( 3)小型设备仪器可酌情合并组卷:即 2 3 台组 1 卷。3、科研档案(1)科研成果档案a、大型:按课题的阶段问题组卷: 准备阶段、 研 究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应 用阶段。b、小型:按单独课题项目直接组卷。(2)科研论文:按年度或部门组卷,即 1 个年 度的论文组 1 卷或 1 年中 1 个部门的论文组 1 卷。4、产品档案(1)大型产品:按结构组卷,即组件、部件、零 件或按立项、设计、试制、生产、销售、创优等工作 程序。(2)小型产品:按系列或单个产
10、品组卷,即 1 个系列产品或 1 个产品组 1 卷。三、卷内文件排列:一)概念:卷内文件排列,就是按照文件的形成规律和必然联系,系统的、有规则的进行排放,固 定每份文件在卷内的恰当位置。(二)方法:1、按阶段排列适合只组 1 个卷的情况。(1)基建档案:按前期文件、工程设计(初设、扩初设计、技设、施工图设计)、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列。(竣工图按建筑、结构、水、 电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列)(2)设备档案:按依据性文件、 开箱验收、随机 文件图纸、安装测试、运行维修的顺序排列。(3)科研档案:按准备阶段、研究实验阶段、 总 结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段顺序排列。
11、(4)产品档案:按立项、研究设计、试制、生产、 销售、创优等工作程序排列。2、卷内即有文字材料又有图纸时, 文字材料在前、 图纸在后。3、卷内纯属文字材料时,可参考文书档案排列:(1)整体上按时间(工作程序进度) 。(2)正文在前、底稿在后。(3)正文在前、附件在后。( 4)批复在前、请示在后。(5)原件在前、复印件在后。4、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。四、拟写案卷标题(一)基建档案标题拟写方法:1、文字材料类:前期文件三段式”责:任者 关于 问题 的 名称例:郑州市政府关于市电业局 110 千伏碧沙变电站 征地的责任者 问题批复、会议纪要名称2、表格、图纸材料类:(1)项目名
12、称 +专业(子项或分部) +表格、图纸名称(2)项目名称 +表格、图纸名称例 1 :教学楼 给排水、电气、门窗、装饰分部 工程质量评定表项目名称 子项分部 表格名称 例 2 :教学楼(电气)竣工图项目名称 专业 图纸名称例 3 :教学楼隐蔽工程记录项目名称 表格名称(二)设备档案标题拟写方法:型号 +设备仪器名称 +文件名称例:XX型 B超仪订货合同、合格证、说明书、 开箱单型号 名称 文件名称三)科研档案标题拟写方法 (略) 四)产品档案标题拟写方法 (略)五、复查定卷 复查定卷就是对所组成的案卷,进行一次全面的 审查,对不符合要求之处立即纠正, 以确保案卷质量。 复查内容:( 1)案卷组成
13、是否合理( 2)卷内文件是 否齐全完整( 3)卷内文件排列是否系统科学( 4)案 卷题名是否恰当。六、编制卷内文件页号1、编号范围:(1)除空白页(卷内文件目录、 案卷封面、 封底) 外,文字与图纸逐一编号。(2)印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不 重新编号。2、位置:正面右下角、背面左下角,同 文档相反。3、编号工具:用铅笔编写阿拉伯数字。七、填写卷内文件目录序 号文 件 编责任 者文件材料题名日期页号备注号1、序号:即顺序号。序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。(1)其中打印件与底稿,主件与附件,原件与复 印件均为一份文件,给一个顺序号。( 2)请示与批复视为 2 份文件,各编各的
14、号(若 批复不另行文,只在原请示件上批示意见的,仍做为 一份文件,编一个号,但需要在题名填写时体现出批 示)。2、文件编号(1)文件:如:请示、批复,文件编号就是文号。(2)图纸:填图号,例“建施-1”,“结施01”“水施 03”。(3)许可证:填证号。3、责任者:(1)以落款盖章或签名为准, 填写文件的直接形 成单位和个人;(2)有两个以上责任者时, 尽量都填上, 太多时, 选择两个主要责任者, 其余用“等”代替。(3)竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单 位。(4)责任者可填写规范通用的简称。4、文件材料题名。 即文件标题或图纸的全称。5、日期:文件或图纸的形成日期。格式为 2002061
15、2 (8 位数)。6、页号:填每份文件的首尾号说明:(1)图纸有图样目录时,仍要编制卷内 文件目录,原图纸目录要作为卷内一份文件编页号 登入目录;若该套图纸需要组成几卷,图纸目录放在 第一卷内。(2)卷内文件目录排在卷内文件首页之前。八、填写卷内备考表(一)说明:包括以下内容:1、标明卷内文件的件数与页数;2、说明卷内文件残缺破损情况(无者不写);3、填写立卷人、检查人姓名及日期,日期为立卷 的完成时间。(二)互见后:填写反映同一内容而载体不同另 行保管的档案的档号,该档号后应注明载体形式,并用括号括起九、填写案卷封面1、档号:后面讲。2、档案馆号:不填。3、案卷题名:填写已拟写好的案卷题名即
16、可。4、立卷单位:哪个单位组卷就填哪个单位5、起止日期:填写卷内文件形成的起止日期,只 填年、月。6、保管期限:填写划定的永久、长期、短期卷内档案材料有两种以上保管期限时从长划7、密级:根据已划定的密级填、若没有则不填,特殊情况请示有关领导再填。十、案卷装订一)拆掉金属物(二)科技档案可采用装订和不装订两种形式。1、装订方法:(1)用棉线三孔一线 (8 字装订法)(2)图纸折叠。a、要按 A4 图纸大小折叠成手风琴式;b、卷内的图纸左侧要留出装订边 30mm ;c、折叠图纸时注意正面朝内,图签外露,以保护图纸受磨损并便于查看利用。(3)图纸装订要加垫纸板并包脊背。2、不装订:1)卷内文字材料,要以份(件)为单位,用线装订(
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