超市库存管理数据流程调查分析报告

1、7 / 6超市库存管理数据流程调查分析报告1. 初步调查及可行性分析1.1组织概况某零售业连锁机构刚在某地新开一家超市，占地约600平方米，该超市员工(超市经理、营销策划人员、营业员、收银员、会计、出纳、仓库管理员、人力资源管理人员)约80人,主要提供日用百货、食品、饮料、肉蛋奶、蔬菜、水果、烟酒等各类商品。1.2现有信息系统概况超市新开张，建有超市POS( Point of Sale )收银系统，但库存管理系统尚不完善。1.3建设新信息系统的必要性超市各类工作人员都需要及时了解、掌握各种商品的入库量、出库量、库存量，超市商品 的库存管理是一项非常重要的日常性基础工作，因此该超市有必要建设新库

2、存管理系统。1.4新信息系统目标对原有库存管理系统进行改进，使之能提供更强大的库存管理支持，提高商品库存效率, 易于查询。入库管理 出库管理 库存查询 库存修改具体完成以下功能：1)2)3)4) 1.5可行性分析1) 管理可行性超市经理重视信息技术的应用，对信息系统建设大力支持，超市各类基层业务人员对信息 化也持积极态度。该超市各类人员大多需要继续充实相关知识，这可以通过系列培训解决。在信息化过程中，组织的现行管理方式、组织结构、业务流程往往需要改变，但由于该超 市规模不是太大，实行相应变革简单易行。2) 经济可行性由于超市的计算机、终端 POS机、网络设备、打印机的数量和质量都能满足新系统需

3、求， 因此硬件上不需要投资。超市的库存管理系统比较简单，开发和维护费用都不高，对这家超市而言，完全可以承受。系统投入运行后，将更方便进行库存管理，更易于查询，能够减轻超市员工的负荷，提高 效率，直接和间接带来一定的经济效益。3) 技术可行性超市规模不大，库存管理系统比较简单，开发技术上不存在难题。超市相关部门的员工具备一定计算机应用能力，将来经过培训，会操作使用。4) 结论根据以上可行性分析，超市可以立即开始库存管理系统开发。在整个系统开发过程中，需要针对不同人员有的放矢地进行培训。在系统分析过程中，需要进行管理方式变革、组织结构调整、业务流程重组。2. 现行系统的管理业务2.1现行系统的组织

4、结构零售业连锁机构的最高管理和决策机构是董事会。董事会分管各超市和配送中心。 该超市的组织机构如下图所示。超市经理库存管理部销售部财务部人力资源部图1该超市的组织结构图超市经理：直接对零售业连锁机构董事会负责；全权总管超市各项事务。库存管理部：根据销售部提供的需求信息，与配送中心及时联系，保证库房货源充足；负 责商品接收，安排商品存放；对进出库房的商品进行详细登记；保证库存数据完备。销售部：营销策划、市场宣传、导购咨询、促销活动、物品摆放、货架整理、收银结账； 及时将销售信息反馈给各部门，保证商品的及时供应更新；处理消费者的各类疑问、投诉；为 超市的运作提供实际销售的基础数据。财务部：统计超市

5、所有收支资金流动，包括各种收入、支出、税务、财务结算等；对进出 货款实行控制，分析资金走向，为超市发展计划做好准备。人力资源部：超市员工招聘、分配、培训、激励、考勤、业绩考核、薪酬管理。2.2现行系统的业务流程货品需求计划检查库存量进货计划审批库存管理部销售部提款1j接货存储1r销售开发该超市库存管理系统，因此业务流程调查的重点是库存管理部的具体业务，现行系统 的库存管理业务流程如下图所示：图2现行的库存管理业务流程图销售部在销售商品时发现某种商品不足，根据这种商品的销售量及时制定货品需求计划， 提交至库存管理部。库存管理部检查这种商品的存货量，如果存储不足则制定进货计划，提交 至超市经理审批

6、。超市经理审批后，通知财务部提款。库存管理部与配送中心联系，然后接收 存储商品，并送至销售部进行销售。2.3现行系统的数据流程对库存管理过程进行数据流程分析，画出库存管理的顶层数据流程图如下:商品数据、销售清单P1订单 j配送中心库存信息库存管理r送货单销售部库存数据图3库存管理的顶层数据流程图销售部将每日的商品销售量传至库存管理部进行库存管理。库存管理部综合商品需求信 息，初步确定需要补充的商品在对现有库存量进行检查后再确定是否进货。若库存充足，则无 需进货；若库存不足，则通过一定程序批准补充商品，将订单传送至配送中心。库存管理部接 收配送中心送来的货物，进行库存管理，生成库存数据并存储，将

7、现有库存商品信息反馈至销 售部。3中库存管理的顶层数据流程图进一步细化后得到如下所示的库存管理第二层数据流商品数据将图 程图：销售部库存充足、发货通知发货通知P 1.1订货细则1P1.2订货单补充商品检查库存商品编号、名称、数量销售清单*补充库存计划配送中心批准的补货数据新库存数据送货单销售数据P1.3商品信息P1.4库存信息库存处理货物清单提供现有库存数据商品信息I商品条码数据图4库存管理的第二层数据流程图销售部提交每日的销售清单，以商品的编号、商品名称、数量核对现有库存（商品数据），根据”订货细则”检查是否需要补充库存。如果库存充足，则可以发出”发货通知”；否则，则需要补充库存商品。根据”

8、库存数据”发出”补充库存计划”将其数据写入”批准的补货数据”存档； 同时向”配送中心”发出”订货单”。配送中心将货物和”送货单”送达后进行”库存处理”，修改”库 存数据”更新库存数据，发出”发货通知”并将当前的”现有商品数据”告知销售部。3. 新系统的逻辑方案3.1新系统的管理方式及组织结构原系统中销售部人员根据货架上商品数量的检查，人工地向库存管理部提供需求计划。库 存管理部人员也是通过对存货量人工检查，发现缺货后，再与配送中心联系，这样可能导致顾 客等待较长的时间。新系统中处理商品需求信息时，设立库存量底限，商品库存若低于底限值由系统自动提示。系统中新增信息部，信息部除了进行超市商业信息系统的建设、管理、维护，分析商品销 售情况，还将就供货商提供的新商品进行市场预测及需求分析，以便合理引进新商品。这样，新系统的组织结构调整如下：超市经理库存管理部销售部财务部人力资源部新系统的组织结构图图5信息部3.2新系统的业务流程新系统的库存管理业务流程也相应增加了信息部的业务环节，如下图所示:货品需求计划_Z_3_检查库存量进货计划审批新产品市场预测及需求分析信息部库存管理部销售部提款1接货存储k销售图6新系统的库存管理业务流程图3.3新系统的数据流程新系统中增加了信息部，信息部向库存管理部