采购管理体系

1、襄阳鹰牌荣华轴承有限公司采购管理体系L騰牌荣华轴承有限公司采购管理得基本原则1.1物资采购:实行质量优先、价格竞争、相对集中、服务及时得原则;1.2供应商得选择:实行从企业得产品开发、生产能力、工艺制造、质量皆理水平、供货服务与财务状况等方面进行择优选择得原则;L 3供应商关系：为战略合作伙伴关系，实行利益共享、风险共担得原则;1.4供应商管理:实行年度评价、动态管理、优胜劣汰(5%-10%)得原则;1. 5供货质量:实行质量赔偿与激励得原则;1.6采购过程:实行规范、公平、公正、公开得原则;2. 采购管理体系2.1供应商管理组织机购2.1.1部-供货部门2. 1.2量管理部一质量检验部I、J

2、2. 1.3技术部门2. 1.4部一-价格审泄及货款支付部门2. 1.5力资源部一-监督部门2. 2.采购皆理职贵2.2.1. 采购部门(1) 负责潜在供应商得推荐、资格认可以及合格供应商确世得组织工作，提供潜在供应商所有得相关资料;(2) 编制物资采购讣划，按确定得合格供应商及采购流程实施相应得采购业务;(3) 组织物资采购招投标、议标工作;(4) 组织对供应商得业绩评泄与资源分配;(5) 负贵供应商得管理;(6) 负贵付款计划得制崔;2. 2. 2.质量管理部门(1) 参与供应商资格得评定，参与确定合格得供应商;(2) 负贵合格供应商所供商品质量得检验、质量跟踪管理;(3) 参与采购物资招

3、投标、议标工作;(4) 负贵合格供应商质量业绩得评价与考孩，参与供应商得年度评价与整合工作;(5) 负贵合格供应商得质量改进与培训;(6) 负贵供应商供货质量得索赔;(7) 负贵与合格供应商签订质量保证协议;2. 2. 3.技术部门(1) 参与供应商资格得评审;(2) 负责提供外购主材及辅材得采购标准;(3) 参与采购物资招投标、议标工作;(4) 参与供应商得年度评价与整合工作;(5) 负贵与合格供应商签订技术协议、保密协议，并向合格供应商提供产品图纸、产品接收标准等相关文件;(6对供应商供货样品得鉴定;(7) 负责合格供应商得技术培训;2. 2. 4.财务部(1) 参与供应商资格得评审;(2

4、) 负责采购结算价格得审泄及货款结算;(3) 参与采购物资招投标、议标工作;(4) 参与商供货质量得索贴工作;2. 2. 5.监督部门负责对公司采购管理全过程实施监督;3. 采购业务管理3. 1.采购业务管理得依据:依据采购控制程序实施，确定合格供应商名录与供应商A. B、C管理方案3. 2采购i|划、采购合同、采购订单得管理:采购部根据销售部门制订得年、季、月度销售il划及追加il划与物控部门提供得紧急采购计划，编制年度、季度、月度采购计划与紧 急采购计划，同时与合格供应商签订相应得采购合同，合同得签订要遵守国家相关法规与本 公司得相关规定，并在每月15日前向供应商提供下月采购讣划，要求供应

5、商按具体得时间、 数量与质量要求供货，并要求供应商提供相关得材质报告、检验报告与供货产品淸单;3. 3采购标准与相关技术要求笛理:技术部门根据生产部、采购部、物控部、销售部得信息,制订并下达采购标准，与合格供应商签订技术协议、发放产品接收准则、检验规范、 技术文件，并与其签订保密协议。3. 4采购价格管理:3.4.1. 财务部负责制;物资采购询价、比价、审价得程序;3. 4. 2总经理负责对本公司所有物资采购价格进行审批;3. 4. 3.财务部对本公司所有物资采购价格进行审核;3. 4. 4.采购部负责采购物资得询价、比价、谈价及签订购货合同或协议;(1) 询价:物资采购均应采取3家以上得竞争

6、性询价，采购员应通知供应商提供经签字或孟章确认得书而报价;采购员负责询价资料得准备工作，并保证询价资料得完整性与准确性, 采购员要随时做好询价记录，按一泄得方法归入供应商档案，便于跟踪;采购员接到供应商报 价后要评审报价得完整性与准确性。(2) 比价:采购部采购物资必须采用比质、比价、竞争采购得方式,要求参加竞价得供应商不少于3家,并在竞价得基础上与供应商进行多轮谈判，每轮谈判后目标价格重新确定采 购员要做好书而记录，并存档。(3) 审价:采购部将货比三家得供应商报价资料报财务部，财务部在3日内根据自己得信息渠道收集得市场价格信息对采购物资得价格进行审核，并上报总经理批准;采购部根据 总经理批

7、准得价格与供应商签订合同；合同签订后采购部将合同复印件交财务部，作为财务 支付货款依据。经过审核未被批准得价格，采购部重新按原程序进行询价、比价、审价;当供 应商提出调价时采购部要求供应商重新提供报价单,采购部按原程序进行询价、比价、审价;财务部负责所有购进物资与外协加工价格得审核，一就是总经理审定价格之前对所采购物资 得价格进行审核;审核依据:供应商报价资料;采购部提供得比价资料;收集得市场信息;二就 是采购员报价之前对发票价格进行审核;审核发票价格得依据就是公司已审定得物资采购价 格目录及所签订得合同。采购部必须按采购讣划数量进行购买,并对所购物资得质量与价格负责。所购物资价格 明显髙于现

8、行市场价格并没有理由得，财务部发现后不予上帐。询价、比价、审价资料由采购部及时归入供应商档案，为便于对采购价格得事后监督, 每一笔采购业务都要登记备案,登记得内容包括单位名称、商品名称、规格型号、价格、技 术标准、售后服务以及付款方式等。财务部负责建立物价信息收集网络，及时获得国内外产品价格信息资料,为全公司提供 信息服务，公司内部建立部门之间信息交换、沟通与反馈制度，保证物资采购价格管理过程中 得到及时得信息支持。在市场价格不稳；4时期,每月或者不圧期提出市场价格预计情况与分 析资料;监督与指导采购部调整采购价格。3. 5. 5.采购物资质量管理:质量管理部门根据采购部门得信息与合格供应商签

9、订质量保证协议;供应商所供货物数量得验收由物控部仓库管理员核对;所供货物得质量验收由质 最管理部门按签订合同中约总得技术、质量标准进行检验;对由于供应商得产品质量问题造 成得损失，由质量管理部门按双方签订得质量保证协方议进行质量索赔。3. 5. 6.供应商发票管理:供应商开具税务发票必须符合国家税务部门与本公司得相关规定。供应商对已使用得物资必须及时开具发票，采购人员、财务人员收到票后须及时核对发 票，办理财务挂帐或退票手续，收到得发票须在当月处理完毕，特殊情况不得超出税务部门规 泄得期限。4、供应商得管理4.1.1. 供应商资源信息获取得途径(1) 现有供应商;供应商自荐;(3)通过媒体可网

10、上收集相关供应商借息;(4) 公司相关部门或员工推荐;(5) 顾客指世或其她途径获得;4.1.2. 供应商应具备得条件(1) 产品工艺技术先进，具备国家相关生产经营资质,生产检验设备齐全,生产能力可满足批量生产得需求;(2) 具有较强得质量保证能力;(3) 具有较强得产品开发能力;(4) 企业生产经营及财务状况良好，具有良性发展得潜力;(5) 产品价格合理;(6) 售后服务优秀;4.1.3. 供应商选择得步骤(1) 采购部通过各种渠道收集符合本公司需求得相关供应商信息;(2) 采购部对收集得供应商信息进行筛选、比较、确认，对基本满足公司需求得供应商发给供应商基本情况调査表，供应商返回调查表后，

11、要进行进一步得分析、确认，并邀请质 量、技术部门等单位对供应商进行现场调査。根据所掌握得供应商信息，对达到满足公司要求得供应商由采购部填写合格供用商评审表，提交公司质量管理部门、技术部门、财务部门等单位进行评价,必要时要求供应商提 交产品样品进行检验。经评审合格得供应商报公司领导批准后纳入合格供应商轻录。4.2.合格供应商得管理4. 2.1合格供应商得业绩考评合格供应商得日常业绩由采购部、质量部门从物品质量、交货期、整改、服务及额外运 费等几方而考核，每月或每季进行一次评价，根据评价结果对合格供应商按优秀（A级）、合格（B级）、基本合格（C级）、不合格（D级）进行分级排序，实行等级管理.（1）

12、对A级供应商给予表彰并从供货比例、财务结算等方而给予优先;对B级供应商应限量采购;（3）对C级供应商，暂停采购;向加提出整改建议，整改后若不能通过新供应商评审程序,取消貝供应商资格，通过评审得保留尖合格供应商资格;（4）对D级供应商取消尖供货资格;5供应商产品质量赔偿与激励机制为提高产品质量，落实产品质量责任，保证供需双方与公司用户得合法权益，根据中华 人民共与国产品质量法与中华人民共打国消费者权益保护法得有关规世，本公司将制 订产品质量踣偿与激励得管理办法，对供应商所供得产品质量责任、质量赔偿原则、质量赔 偿程序、质量赔偿项目进行分类、质量损失得il算方法-质量赔偿得申诉、质量惩戒与激励 方

13、面作出明确规定。供应商在与本公司签订供货协议或合同得同进必须签订质量保证协议与技术协议。协议中应明确规世产品质量要求、验收标准、抽样方法与标准、检验设备与手段、接收准则 与拒收内容。对产品质量稳定、涪誉高、售后服务周到、顾客调査满意度高得优秀供应商，本公司将 从供货份额、货款结算等方而予以优先办理。6.供应商健储管理本公司逐步实行物资零库存管理，并与供应商协商与签订有关协议，推行物资零库存财 务结算方式。所为物资零库存结算，就就是供应商结算以我公司已用商品为结算依据,没用产 品作代储商品管理,代储商品不作为结算得依据，货款结算为当月货款除一；比例得质量保 证金外，下月予以滚动结算。7.采购控制

14、程序7. 1.采购输入:产品实现策划活动时，财务部负责提供材料消耗定额，技术部门负责提供产品技术规范与验收标准,生产部负责提供生产计划。7. 2供方调査:采购部根据产品技术规范及质量要求，在国内外同行业厂家或主要原材料生产厂家中，选择至少三个以上具有良好信誉及质量保证得厂家进行调査，调查内容包括: 供方基本情况、生产能力、检验与质量保证能力、交付能力等。公司大宗物资采购必须采取 招标、竞标方式，由相关部门组成招标小组实施。7. 3.采购i|划:采购部根据实际库存量与销售部编制得年度销售il划及生产部编制得生产讣划，编制采购计划，经领导批准后实施。销售部应于每年得1 2月3 1日前制订出下一年度

15、得销售总讣划，应于每月得3 1日前制订出配套与市场得月度销售讣划,7. 4采购信息控制:采购合同、采购订单中应列明所购物品得爼称、型号、规格、类别、数量、技术标准、质量标准、验收标准、价格、交货期O7. 5交期跟踪:为保证交货期，采购部必须要求合格供应商具有100%得交货能力,列明交货期要求，订单数量，产品资料，以使合格供应方能满足此期望。采购员应跟踪交货期进度, 确保存按期采购入库，要求采购员提前以电话、传貞、信函或亲自到厂商处跟催以确保采购 产品按时供应。采购物品入库按规崔办理入库报检手续。7. 6采购产品检验:采购物品进厂入库由仓库管理员验证物品名称、规格型号、数量等项目，井报检;质量管

16、理部门根据有关进货检验规范得要求，对物品进行必要得进货检验;必 要时质量管理部门派检验员前往供货方现场进行采购物资验证或要求供方检验部门提供质 量证明资料。质量管理部门按照相关检验规范进行采购物品检验并开具相关检验单。对日常进货进货检验中发现得批量不合格或严重不合格项目时，由采购部书而通知合格 供方，提出纠正与预防措施要求并限期改正。采购体系流程图采购合同管理办法合同作为明确合同双方权利得义务得依据，具有法律约束力,故凡在经营管理活动中以公 司名义勺外界发生经济往来得，应当签订经济合同，合同均采用书而形式.(3) 必须坚持平等互利,充分协商得原则签订合同。(4)当事人应当以自己得名义签订经济合

17、同。委托別人代签必须要有委托证明。(5 )采购合同应当采用书而形式。2 签订采购合同得程序：签订合同得程序就是指合同当事人对合同得内容进行协商, 取得一致意见，并签署书而协议得过程。一般有以下五个步骤:(1)订约提议。订约提议就是指当事人一方向对方提出得订立合同得要求或建议，也称要约。公司采购部根据所需采购得物品制崔初始采购合同，合同中列明采购物品得规格、型 号、单价、付款期限、交货日期、结算方式等,采购部将合同传真至供应商手中。(2) 接受提议。接受提议就是指被对方接受，双方对合同得主要内容表示同意，经过双方签署书而契约,合同即可成立，也称承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带英她条件，应认为

18、 就是拒绝要约，而提出新得要约.新得要约提出后，原要约人变成接受新得要约得人，而原承诺 人成了新得要约人0实践中签订合同得双方当事人，就合同得内容反复协商得过程，就就是要 约T新得要约-再要约-直到承诺得过程。供应商确认些合同所列内容后，字后将此 合同传回公司采购部。采购部将此件作为合同附件存档。(3)填写合同文本。采购部根据初始合同填写正式合同一式二份，将加盖本公司合同章得正式合同以邮寄或传真得方式传入合格供应方手中，合格供应方将加溢合同章得完整合 同寄回或传回本公司，合同签订完毕。(4) 履行签约手续.按合同规泄得内容跟踪交期、质量与结算货款。保证采购任务得顺利完成.有得经济合同，法律规世还应获得主皆部门得批准或工商行政管理部门得签证。对没 有法律规定必须签证得合同，双方可以协商决圧就是否签证或公证。三.采购合同得管理采购合同得皆理应当做好以下几方而得工作:1 加强采购合同签订得管理加强对采购合同签订得管理，一就是要对签订介同得准 备工作加强管理。在签订合同之前，应当认真研究