行政办公室管理制度

1、行政管理制度、总 则一）、为规范道馆行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，加强公司行政办公的规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确道馆内部管理职责，特制订本制度。二）、综合管理部需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。本制度对道馆内部行政管理工作进行统一规范，以加强行政管理工作的有效性。、各项细则一）、办公室档案管理1 、档案管理范围：1.1文件档案：包括资质、制度、各部门制度标准、方针政策、决定、年度计划等与道馆整体发展相关的有长期保存价值的文件及资料

2、；1.2道馆人事档案：包括应聘人员、试用人员、正式人员以及会员20 / 17等所有人员档案。1.3 行政档案：会议记录、文件签发等。2、管理部门。档案介质为纸质档案和电子档案，综合管理部负责备档存档管理。3、管理职责。保证道馆及各部门的资料齐全完整、安全保密和使用方便。二）、办公环境管理1、每个员工都有责任维护办公环境，道馆区域内禁止吸烟。2、员工应爱护公共设施，节约使用办公用品及水电资源。3、接待台面、顾客休息区、卫生间等公众区域随时保持整洁。三）、办公室安全和秩序1、每天下班最后离开人员应在离开办公室时将门窗锁好切断电源。2、原则上不允许将私人访客带入办公室。3、离开办公室前，将贵重物品、

3、文件档案柜和抽屉锁好。4、不得在道馆区域内打闹、嬉戏、大声喧哗。5、工作时间内不应无故离岗、串岗，出去办事要及时和相关领导请假，并填好单据上交综管部。6、各个部门应相互协调、配合、团结、互助，严禁互相推诿。四）、办公电话管理1、道馆座机电话主要作为方便与外界沟通、开展业务之用，员工不得使用道馆座机电话拨打私人电话。2、员工接听电话应使用普通话及礼貌用语。（五）员工礼仪管理1、员工头发要保持整洁、自然，不得涂抹带颜色的指甲油。2、教练部所有员工统一着道服，其他部门员工服装要穿戴整齐，不得穿奇装异服。3、员工应注意自己的仪容仪表、行为举止和公共礼仪，做到主动、友善、文明、礼貌；耐心应答，不厌其烦。

4、4、在任何场合应使用普通话，语气温和，音量适中。（六）例会管理制度1、目的:1.1实现有效管理，促进道馆上下的沟通与合作;1.21.3集思广益，提出改进性及开展性的工作方案;提高道馆各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度;1.4协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。2、周例会定于每周二举行，由综管部负责人主持，全体员工列席。3、教练例会可由教练部自行决定，由各分馆长主持，教练员、助教列席。4、周例会会议主要内容: 4.1传达道馆本周工作主要方向及目标;4.2听取各分馆、部门负责人对所属部门工作的汇报，做好各分馆各部门工作的周总结和计划，以及需提请总经理或其它部门协调解 决的问

5、题;4.3对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因4.4并及时改正、总结;探讨道馆经营活动的最佳方案，并对各阶段经营业绩及时总结,以达到整体经营目标的实现;4.5对上期工作总结，并部署下期工作任务;4.6周例会议题的讨论以举手表决、多数赞成为通过原则;5、例会参加者在会议上要畅所欲言各持已见，允许持有不同观点和保留意见，但会上一但形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯 彻执行;6、严守会议纪律，保持会议秘密，在会议决策未正式公布之前，不得私自泄漏会议内容，影响决议实施;7、道馆工作人员原则必须参加例会，特殊情况向分馆或部门领导请假，无故不参加者以旷工论处。8参加会议员工务必将手机

6、调为静音或震动状态，如有必须接听的重要电话离开会场接听。（七）、行政审批流程1、所有分馆、部门需提项目审批单，填写好部门、时间、需审批内容、分馆或部门负责人签字等。2、此项目审批单经由总经理签字批准后方可生效。（特殊情况通过 微信申报总经理批准）3、总经理签字或批准确认后将此项目审批单下发至相关部门执行。（八）、更衣室管理规定1、更衣室的管理 1.1道馆更衣室的使用分为男、女更衣室，不得混用。1.2员工不得在更衣室中休息、抽烟、娱乐，应爱护更衣室的设施，不允许在室内乱写乱画，张贴等。1.3员工应自觉爱护更衣室卫生，更衣时不得随意吐痰，乱丢纸屑杂物及其他物品。1.4更衣室内除清扫用具及更衣用凳外

7、。一律不准摆放其他物品、物件、工具等。1.5更衣室内要注意安全防火，后勤部将其纳入防火责任区，制定人员负责，配备消防器材。2、更衣柜的管理2.1 道服及私人物品必须放在更衣柜内，不得挂在更衣柜门上、更 衣柜顶上或地面上，否则一经发现，对相关人员处以一次 20 元罚款 并记录在员工档案内，作为员工评优和晋升的参考依据。2.2 更衣柜每人一格，一锁，注上姓名，由使用人负责使用保管， 损坏酌情赔偿，并负责柜子内外的卫生。2.3 衣柜破损需及时上报综管部，以便修理，修理费用如自然损坏 由公司负责；如是使用人自己损坏则自行承担。2.4 更衣柜必须上锁，柜内勿存放贵重物品，一旦遗失责任自负。（ 九） 、员

8、工公告栏管理制度1、员工公告栏由综管部负责管理。2、员工公告栏的内容：2.1 各种文件的公示；2.2 公司活动的宣传；2.3 激励性的名言警句；3、不允许私自涂抹乱画。十）、保密制度1、为保守商业秘密，维护道馆权益，特制定本制度。2、商业秘密是关系道馆经营中的权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。3、商业秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：3.1 重大决策中的秘密事项；3.2 尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及3.3经营决策；内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、会议记录；3.4公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料；3.5其他

9、经确定应当保密的事项。3.6般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。4、商业秘密的密级分为“绝密” 、“机密”、“秘密”三级。4.1 绝密是最重要的道馆秘密，泄露会使道馆的权益利益遭受特别 严重的损害；4.2 机密是重要的道馆秘密，泄露会使道馆权益利益遭受到严重的 损害；4.3 秘密是一般的道馆秘密，泄露会使道馆的权力利益遭受损害。5、道馆秘级的确定：5.1 道馆在经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件 资料为绝密级；5.2 道馆的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营 情况为机密级；5.3 道馆人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场

10、或尚未公开的各类信息为秘密级。6、属于道馆秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由综管部派专人执行；采用电脑技 术存取、处理、传递的道馆秘密由综管部负责保密。7、在对外交往与合作中需要提供道馆秘密事项的，应当事先经总经理批准。8、不准在私人交往和通信中泄露道馆秘密，不准在公共场所谈论道馆秘密，不准通过其他方式传递道馆秘密。9、经查实道馆工作人员如有违反上述规定恶意泄露商业机密的，绩效考核部分将一次扣除 50 分。情节特别恶劣，给道馆带来巨大损失 的，将提交相关司法部门追究其法律责任。十一）、印章管理制度1、目的：印章是经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具

11、，印章管理关系到道馆正常经营管理活动的开展，甚至影响到道馆的生存 和发展，为防止不必要事件的发生，维护道馆的利益，特制定本制 度。2、说明: 公司印章主要指公章、法人私章、财务章、发票章。3、基本印章（公章、法人私章、财务章、发票章）出纳管理法人章、发票章， 会计管理财务章4、公章由综合管理部负责保管和使用登记。印章的使用与保管：对所有印章的使用均须做好申请和使用登 记，印章只适用于与道馆相关的业务，不得从事有损公司利益的行 为。如遇需带公章、财务章、法人章外出办事的使用情况时，办事人需 在综管部做好登记，标明时间、部门、用途、使用人和保管人签字 确认等。5、印章保管人有权拒绝对损害公司利益的

12、文件上盖章。十二）、公文管理制度1、目的为加强公司文件管理，做好公文处理工作，使之规范化、制度 化，根据有关规定，结合本道馆实际，特制定本管理规定。1.1 发文的处理1.1.1 拟稿：按照各分馆或部门负责人拟办的原则。涉及两个部门 以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办，按规定要求拟稿。1.1.2 核稿：由分馆或部门负责人初核，在面页上签名并签署日期；送综管部审核，从公文规格、内容上把关。1.1.3签发：以道馆名义对外的发文，由总经理签发。1.1.4编号：由综管部统一登记、编号、计算份数等。1.1.5打印：拟办部门打印完毕，拟稿人校对并在页面上签名。1.1.6分发：由综管部统一分发，原稿

13、与正文 1 份（原件）存档。1.2 收文的处理1.1.1 拆封：当天的来文当天拆封。收文单位署名道馆的，由综管 部拆封、分类处理；署名有关部门的，由部门拆封；由政府部门所 发的文件，由综管部拆封存档并复印给相关部门。1.1.2 登记：凡明确是道馆收文的，不论以何种形式收到，都统一 由办公司登记、编号。 各分馆各部门收到的由各分馆各部门自行登 记、编号。1.1.3 拟办：综管部根据公文内容、性质提出拟办意见。1.1.4 呈阅、呈批：根据拟办意见，由综管部呈送总经理批示或分 送相关部门办理。1.1.5 交办：根据总经理的批示传递到承办部门的紧急公文，综管 部应提出办理时限，加强督促催办。1.1.6

14、 办结：经办理的文件要注明办理结果和日期，然后存档。2、行文标准2.1 文件类根据用途，道馆文件分外行文与内行文。外行文指道馆对外的各种正式公文与函件，主要包括合同、 函、意向书、协议、承诺书、问卷、公告、通知等，也包括分馆或 各部门向总馆呈报的上行文，如总结、计划、报告、请示、报总馆 审批备案等的制度等公文。内行文指仅用于道馆内部交流、会商、通报、规定、纪要、存 档、标准所用的各种正式与非正式文件。主要包括交流材料、项目 材料、报告、分析、总结、计划、会议纪要、部门申请、规章制 度、档案目录等。2.2 、行文标准2.2.1 题目般情况：黑体， 3号，3 倍行距，居中。题目较长须分行显示，标准

15、为：黑体， 3 号，1.5 倍行距，另空 一行。有副标题的，标准为：主标题为黑体， 3 号，副标题为仿 宋，小 3 号， 1.5 倍行距，另空一行。2.2.2 正文1）、字体、字号与行距全部采用仿宋字体，首行缩进两字符。外行文字号采用 4 号 字，行距固定值 28 磅。内行文非正式文件一般采用小 4 号字，1.5 倍行距。正式文件 采用外行文标准。行文一般要求：言简意赅，语言通顺流畅，用词恰当。2）、标号根据需要，预设 5 级标号：1 级标号：为“一、”，顶格，一般要求加粗。如特别需要突出 标题或美观排版，可设为 2 倍行距，或段前段后间距设为 0.5 行以下同）。2 级标号：为（一）”，左空

16、 2字，或首行缩进 2字符。3 级标号：为1、”，左空 2字，或首行缩进 2字符。4 级标号：为（1）”，左空 2字，或首行缩进 2字符。5 级标号：为“”，左空2字，或首行缩进2字符。般情况，均需按级别循序使用标号。若文章结构层次不太复杂，可将 3级标号“1、”直接用作 2级标号。一般不允许反序使用。特殊公文需要的，也可采用“第一条”格式，条下的标号要求仍须遵从 5 级标号要求。3）、段落段落正文一般左空 2字或首行缩进 2 字符。使用硬回车结束另 起一段。段前段后间距一般设为 0，有特殊需要的可设为 0.5 行。4）、标点符号标点符号应根据行文语言正确使用。必须在全角状态下输入。5）、特殊

17、格式2.2.3 表格 一般情况图标要求简洁直观。 数据表一般采用 Word、 excel 原表数据，以便改动。特殊情 况采用图片格式粘贴。 格式要求：外行文，小四号，内行文，五号，仿宋字体，背 景无填充颜色，全表格线，默认粗细。特别情况可根据需要调整。标题居上，根据章节及表格循序情况设置，格式为： “表 2- 5:XXXXXXXX表”。2.2.4 页码居中插入页码，采用普通格式。1.3 附件正文中有附件的，一般在附件位置标明“见附件”。有多个附件的，一般在其后附加该附件的顺序数，采用“见附件1”的格式。特殊情况，确有必要且附件较多时，可在正文结束后单独附加附件 列表，字体行距同正文，每行均加粗

18、显示。附件内容一般在正文结束后的下一页附加。多个附件的，在一 个附件内容结束后的下一页附加。格式为：新页首行顶格写“附件1：”，另起一行写附件题目及正文。一般情况附件行文标准依照本暂行办法标准。若附件仅为参考性或重要性较低时，可参照内行文相关标准。1.4封面写。处，1.5签章需添加封面时，题目放在封页第五行处，即首行后空 4 行后 采用黑体、 2 号字、加粗、居中。题目多行时采用 2 倍行距。封面落款一般为公司名称与成文时间，放在距封页尾行 4 行 采用仿宋体、 4 号字、加粗、居中、 2 倍行距。般签章应将道馆名称、成文时间等信息全部盖压，如不能全部盖压时，应首先盖压时间，或在时间上加盖印章

19、。骑缝章尽 量使每页均有，必须确保首页与尾页上的外弧线清晰。签章要清晰 端正居中。1.6 装订标准外行文一般比较正式，普通装订一般为左侧装订，在距离页面 上下缘约 7 厘米处分别装订，装订距离左侧页面 1 厘米。如加装简 易塑封面的，也须先装订后再加装塑封面，以免文件脱落缺页。页 面设置一般为：左侧 4 厘米，右侧 2.5 厘米。上下页边距根据情况 适当调整，以美观为准。内行文，正式公文遵从外行文装订标准。非正式公文，一般采 用简单装订，只在左上角处装订即可。页边距左右对称设置，根据 需要调整以上文字仅为“当当城”书面材料参考标准，如有改动， 另行通知。3、文件管理制度3.1 目的及范围：建立道馆文件制作、审核、批准、发放、回收及 更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效 的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。3.2 工作流程： 文件分类：3.2.1 通用文件：指道馆在生产经营活动中普遍使用的文件，分为 内部文件、外来文件和外送文件。3.2.2 内部文件：即道馆制作的只在内部使用的文件。如会签单、报告、工作联系函、会议文件等。3.2.3 外来文件：即收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政 府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等3.2.4 外送文件：即道馆制作的对外发出的文件。如对政府、顾 客、公