文秘基础之如何做好企业办公室文秘工作

1、如何做好企业办公室文秘工作【摘要】企业办公室在整个企业中占据重要地位，企业办公室 文秘则是重中之重。本文从提升自身学习、写作、协调能力，树立 创新、服务、奉献意识，注重礼仪等方面入手，探讨如何做好企业 文办公室文秘工作的问题。【关键词】企业办公室；文秘工作企业办公室是企业的核心组成部分，关乎企业工作的上传下达， 是企业运作的枢纽。企业生产经营、管理制度、战略方针制定需要 办公室起草，企业行政管理、日常事务、监督检查也需要办公室执 行，同时因为要负责对外联络和公关宣传一个企业的办公室也是企 业内外形象之所在。企业办公室职能重要，那幺办公室文秘工作就 尤为重要。上述办公室职能的具体执行者就是办公室

2、文秘。我国从 事秘书工作的人员几千万人，随着社会发展、企业转型，企业各职 位设定更为专业化，文秘工作的重要性越来越突出，不仅是企业管 理的助手也是企业形象的呈现。但目前文秘工作还没有得到较大的 重视，岗位职能并未得到充分发挥。其中有企业自身不重视原因， 也有文秘自身能力、素质、意识、形象的问题，不是应有的写作能 力缺乏就是礼仪的忽视。如何做好企业办公室文秘工作值得探讨。一、提高自身能力 做好企业办公室文秘工作最直接的就是提高自身能力，文秘工 作的性质决定了对其有较为全面的要求，其中最主要的有学习能力、 写作能力和综合协调能力。1、提升学习能力 要树立文秘良好的外在形象，讲究文秘礼仪，提升学习能

3、力是 必不可少的。社会不断变化发展，企业加快更新步伐，知识更是日 新月异。做企业文秘如果死守原有经验，就只能固步自封，逐渐被 时代所淘汰。提升学习能力，一是要更新文秘相关业务知识。业务 知识对任何职场人士来说都是基本技能，是工作的 “饭碗 ”。企业的 发展是思路的更新，大到企业制度方针改变，小到办公室档案管理 的电子化都是不断发展变化的。作为办公室文秘，只有接受新的业 务知识，不断更新才能真正做好企业的日常工作。二是学习政策理 论。可以说一个不熟悉国家方针政策，不了解时事行情，不清楚行 业动态的人是做不好企业文秘工作的。为此有些企业专门设立了理 论研究部门，针对国家大政方针、宏观调控动向，为企

4、业自身发展 寻求更好道路和方向。企业办公室文秘作为企业管理的助手，就是 要懂政治、讲经济、知法规，更要做到擅观察、常总结、勤分析。 三是学习领导管理。企业办公室文秘作为日常文件的起草者、公司 文化的宣传者、领导思想的传达者，很多时候需要 “站在领导的角度 看待问题，这时就需要学习领导艺术，当好领导 “参谋 ”。2、提升写作能力 企业办公室文秘除了当好领导 “参谋 ”，最基本的工作应该是文 案写作。文秘接触最多的应该是会议筹备也就需要做会议记录、纪 要及会后宣传，还有公司各类公文起草，涉及公司制度、公司发文 等，还有企业的宣传工作。上述各项工作，除了基本的格式要求， 最重要的是坚实的文字基础和过

5、硬的写作能力。提高写作能力是一 个不断积累的过程。这要求我们日常工作中，不放弃任何可以锻炼 自己文笔的机会，不小看任何文体，一个通知也要字句通顺、逻辑 清晰、格式准确。除日常工作以外，要多看、多读、多背、多想， 多看好文章，提升知识储备，多背好句子，做好文字储备。有时候 在写作中不知道怎幺对文章内容进行归纳提炼形成一个引人注目的 小标题，这时突然冒出的 “点子 ”就跟平时的积累不无关系，而这些 “点子”往往就是领导欣赏的。3、提升协调能力 协调能力体现企业办公室文秘的综合素质，影响文秘上传下达 的实效。提高协调能力，就要正确处理工作各项目的关系，文秘工 作事项较为繁杂，涉及有日常事务、临时任务

6、、各项活动等，需要 文秘分清主次，拿捏轻重；提高协调能力，也要正确处理组织间的 关系，对内主要是各级关系，对外为各个组织单位之间的关系；提 高协调能力，还要正确处理人际关系，正确处理上下级关系，拥有 良好的人际关系，能为秘书工作起到良好的推动作用。二、树立三个意识1、树立创新意识在国家提倡 “全民创业、万众创新 ”的时候，关键是企业要加快 实现开放式创新，具体到办公室文秘个人上也要牢固树立创新意识， 要以创新的精神去接受、思考、研究本职工作，迎接新问题、新常 态。做到不以旧思维做新工作，不以旧方法走新道路，才能不以旧 标准上新台阶，才能永葆秘书职业的生机和活力，全面发挥文秘职 能作用，实现自身

7、价值。2、树立服务意识作为企业办公室文秘，要充分意识到办公室在整个企业当中的 作用和宗旨那就是服务。可以说服务意识就是文秘的事业的生命线。 一个文秘，他可以规范地接听电话、礼貌地询问事宜、合理地回答 问题，但如果没有树立服务意识，只是机械地完成工作，那幺这样 的工作是生硬、模式化的工作。秘书职业特点决定其接近权力中心 而没有决策权，这就需要秘书真正树立服务意识，调整心态，做到 “干练而低调 ”。3、树立奉献意识作为企业办公室文秘要充分认识到办公室的职能和职业的特性。 办公室工作，可以说是默默无闻，不求回报的。比如起草的讲稿， 如能被领导一字不差地念出来，这是对文秘工作的肯定，应该为此 感到欣喜

8、。所做的后勤工作，员工们感受到了企业关怀就是自己工 作做到位的一种体现。在企业办公室文秘的位置上，就是要树立奉 献意识，坚守岗位、默默奉献；在工作中，关心集体，关注员工冷 暖，为企业运作创造有力条件；在作风上，顾大局、识大体，既要 高屋建瓴也要细致入微。三、重视文秘礼仪 礼仪是人们在社会、道德、习俗、宗教等方面所认同和遵守的 行为规范或准则，是文明程度和道德修养的一种外在表现形式。秘 书礼仪，是秘书在工作、社会活动中，为塑造个人以及组织的良好 形象，向相关交流对象表示尊重及友好的规范或程序，是秘书日常 工作的重要组成部分，涉及内容为办公、接待、外事、社交、形象 礼仪等。根据对方身份、地位不同，礼宾待遇不同；依时间、地点、 环境不同，礼仪有所差异；根据时代更迭，礼仪相应发展，因此要 不断学习，规范礼仪，避免差错。秘书人员处于企业对外交流的前沿，是企业的形象，秘书人员 礼仪是否合乎规范反映了所代表的企业的形象高低，有了良好的秘 书礼仪不仅树立形象、便于工作也有利于展示个人价值，获得认可， 因此企业办公室文秘需特别重视文秘礼仪。四、结语 企业办公室文秘在工作中往往身兼数职，需要做文秘、人事、 档案管理、公关宣传等工作，所以除了必备的专业素养外，也需要 掌握相关领域知识，不仅要做好基本的办文办事，熟练运用现代