公文写作实务

1、2021-5-121 公文写作实务公文写作实务 湖北经济学院院长办公室湖北经济学院院长办公室 张凤松张凤松 2 2021-5-12 公文的分类和种类 公文格式 公文写作要求 公文概论 3 2021-5-12 一、公文概论一、公文概论 4 2021-5-12 n 公文是机关、团体、企事业单位等在公 务活动中形成的具有法定效力和规范体式 的书面文件，是各级各类社会组织实施管 理的一种重要工具。 （一）公文的概念（一）公文的概念 5 2021-5-12 n1.实现机关职能 n2.辅助领导决策 n3.展现机关形象 n4.提高工作效率 （二）公文的写作目的（二）公文的写作目的 6 2021-5-12 n

2、1.受领导之命，代机关立言 n2.集思广益、群体行动 n3.有特定读者对象，内容针对性强 n4.事关公务活动，方针政策性强 n5.通常刻不容缓，时限性强 n6.讲究规范表达，不求标新立异 （三）公文的写作特点（三）公文的写作特点 7 2021-5-12 二、公文的分类与种类二、公文的分类与种类 8 2021-5-12 根据公务活动根据公务活动 的不同领域的不同领域 通用文件：通用文件：是指党、政、军各级 机关，各社会团体、企事业单位 在工作中普遍形成和使用的文件， 如：命令、通知、计划、请示等。 专用文件：专用文件：是指具有专门职能的 机关，在其专门的业务范围的工 作活动中，根据特殊需要专门形

3、 成和使用的文件。如：外交、司 法、统计等专业方面的文件。 科技文件：科技文件：在生产、科研、基建 等活动中形成和使用的文件，如： 工程图纸、实验报告等。 （一）总体分类（一）总体分类 9 2021-5-12 根据信息表达根据信息表达 方式的不同方式的不同 文章式文件文章式文件 表格式文件表格式文件 图形式文件图形式文件 图像式文件图像式文件 声音式文件声音式文件 10 2021-5-12 根据物质载根据物质载 体的不同体的不同 纸质文件纸质文件 磁介质文件磁介质文件，如：录音，如：录音 文件、录像文件、磁盘文件、录像文件、磁盘 文件等。文件等。 感光介质文件感光介质文件，如照片，如照片 文件

4、、影片文件、缩微文件、影片文件、缩微 文件等。文件等。 11 2021-5-12 传递传递 方向方向 通用公文的分类通用公文的分类 上行文：上行文：向所属上级领导、指导 机关报送文件； 平行文：平行文：向无隶属关系和指导关 系的其它机关送达的文件。 下行文：下行文：向所属被领导、被指导 的下级机关送达文件； 12 2021-5-12 内容内容 性质性质 领导指导性文件：领导指导性文件：指由领导指导机关制发指由领导指导机关制发 的用于颁布政策、规章，指导、指挥、布的用于颁布政策、规章，指导、指挥、布 置工作，阐明领导指导原则和具体处置意置工作，阐明领导指导原则和具体处置意 见的文件，如命令、指示

5、、通报、通知等；见的文件，如命令、指示、通报、通知等； 公布性文件：公布性文件：可直接公之于众的文件；可直接公之于众的文件； 陈述陈请性文件：陈述陈请性文件：指由被领导被指导机关指由被领导被指导机关 向所属上级机关制发的内容为陈述情况、向所属上级机关制发的内容为陈述情况、 汇报工作、提出建议、答复询问、请求指汇报工作、提出建议、答复询问、请求指 示或批准的文件，如各种报告、请示等；示或批准的文件，如各种报告、请示等； 商洽性文件：商洽性文件：各类函件；各类函件； 说明性文件：说明性文件：可作为专门凭据的文件，如可作为专门凭据的文件，如 各种证书、证明、协议等。各种证书、证明、协议等。 13 2

6、021-5-12 涉密涉密 程度程度 对外公开：对外公开：不涉及国家秘密，可直 接对国内外公开； 限国内公开：限国内公开：不涉及国家秘密，不 宜或不必向国外公开； 内部使用：内部使用：不涉及国家秘密，不宜 或不必向社会公开； 秘密：秘密：含有一般的国家秘密； 机密：机密：含有重要的国家秘密； 绝密：绝密：含有最重要的国家秘密。 指国家秘密，不是工作秘密、 商业秘密、公民隐私等。 14 2021-5-12 缓急缓急 程度程度 平件：平件：无特殊时间要求； 特急件：特急件：内容至关重要并特殊紧 急，随到随优先迅速传递处理。 急件：急件：内容重要并紧急，优先迅 速传递处理； 公务电报与文件的性质效用

7、完全相同，公务电报与文件的性质效用完全相同， 标识方法则不同，根据紧急程度分别标标识方法则不同，根据紧急程度分别标 明：特提、特急、加急、平急明：特提、特急、加急、平急。 15 2021-5-12 公文的种类是指文件各种不同的 名称，通常也称为文种。 不同的名称的通用文件能体现出文件制作与 发布者不同的目的与意图，也能体现出发文 者的权限及其与收文者之间的行文关系。 正确认识与选用文种能够准确反映发文者的 目的与意图，体现文件的作用与价值，便于 公文的处理与查找，并对于提高文件工作的 质量与机关工作效率有直接的影响。 （二）公文的种类（二）公文的种类 16 2021-5-12 相同的文种相同的

8、文种（9个） 不同的不同的 文种文种 中国共 产党机关 公文处理 条例 决定、意见、通知、通报、 报告、请示、批复、函、会 议纪要 决议、指示、 公报、条例、 规定 国 家 行 政 机 关 公 文 处 理 办 法 决定、意见、通知、通报、 报告、请示、批复、函、会 议纪要 命令（令）、 公告、通告、 议案 1.1.通用公文的通用公文的 规定文种规定文种 17 2021-5-12 权限：权限：行政机关的规定文种； 性质：性质：最高规格的领导性、指导性文件； 适用范围：适用范围： 命令命令 （令）（令） 1、公布令：公布法律，发布行政法规、 规章。 2、任免令：任免国务院组成人员。 3、行政令：戒

9、严令、动员令等。 4、嘉奖令：是用命令形式对应嘉奖的行 为提高规格，是对褒奖的行为的最高奖 励。 18 2021-5-12 决定决定 决议决议 文种文种决定决定决议决议 权限 党政机关党的机关 性质 领导、指导性文件领导、指导性文 件 适用 范围 党的机关：党的机关：1 1对重要事项作 出决策和安排。 行政机关：行政机关：1 1对重要事项作出 决策；2重大行动作出安排； 3奖惩有关单位和人员；4撤 销下级机关不适当的决定事项。 1、对重要事项作 出决策。 形成 程序 机关首长、法定会议 法定会议 内容 侧重于对事项或问题作出具 体安排和决策，从意义、原 则、做法、措施上作出具体 说明，便于受文

10、者执行。 侧重于提出贯彻 要求和号召，重 在统一思想。 19 2021-5-12 权限：权限：行政机关的规定文种； 适用范围：适用范围：适用于各级人民 政府按照法律程序向同级人 大或人大常委会提请审议事 项； 生效形式：生效形式：机关首长签署。 议案议案 20 2021-5-12 权限：权限：党的机关的规定文种； 性质：性质：领导性、指导性文件； 适用范围：适用范围：对下级机关布置工作， 提出开展工作的原则和要求； 注意事项：注意事项：业务主管机关在实施 业务指导过程中，对受文单位布 置工作、提出要求等，一般不用 指示。 指示指示 21 2021-5-12 权限：权限：党政机关的规定文种； 适

11、用范围：适用范围：对重要问题提出见解和处理 办法； 种类：种类：规划性意见、实施意见、具体工 作意见； 行文方式：行文方式：上行、下行、平行； 处理要求：处理要求： 意见意见 1.上行文，上级机关应当对下级机关 报送的意见作出处理或给予答复； 2下行文，文中对贯彻执行有明确 要求的，下级机关应遵照执行；无明 确要求的，参照执行。 3平行文，提出的意见供对方参考。 22 2021-5-12 权限：权限：党政机关的规定文种； 适用范围：适用范围： 通知通知 共有的：共有的：1任免干部；2转发上级 机关和不相隶属机关的公文；3批 转下级机关的公文；4发布要求下 级机关办理和有关单位共同执行的规 定事

12、项；5通知办理和需知事项。 党的机关独有的：党的机关独有的：1发布党内法规； 2传达上级机关的指示。 批转和转发：批转和转发：是行文形式。批转受机关等级和 组织系统的制约，只有领导机关对其所属的工作 部门或其下级机关报送的公文，才能依照法律和 上级规定的权限进行批转，具有批复和批转双重 作用；转发只要是本级机关需要，并符合文件复 制、印发规定，均可转发。 23 2021-5-12 权限：权限：党政机关的规定文种； 适用范围：适用范围：表彰先进、批评错误、 传达重要精神、交流重要情况； 类型：类型：表扬性通报、批评性通报、 情况通报； 行文方式：行文方式：属下行文； 通报通报 24 2021-5

13、-12 请示请示 报告报告 文种文种请示请示报告报告 权限 党政机关党政机关 性质 陈述呈请性陈述呈请性 适用 范围 向上级机关请求指示、批 准 1向上级机关汇报工作、 反映情况、提出建议； 2答复上级机关的询问 。 语言 特点 请求性陈述性 注意 事项 1不得随意请示；2一文一事； 3主送一个上级机关；4不要请示和 报告连在一起写；5事前请示；6未 得上级批复前，不得行事；11一般不 得越级请示。 1不得夹带请示事 项；2全面真实反 映情况； 4及时。 回复 必须回复视情况而定 其它 三种情况可以请示： 1遇到对法律、法规、法令和指示中 有不明确的问题；2工作中发生了重 大问题、无规可循的问

14、题或根据规定难 以处理的问题；3因情况特殊难以执 行统一规定而需要变通处理等超越了自 己职权范围的问题。4请求批准有关 规定、方案、规划，审批项目、指标， 批转有关办法、措施。 25 2021-5-12 权限：权限：党政机关的规定文种； 适用范围：适用范围：答复下级机关的请示； 态度：态度：必须肯定明确； 行文形式：行文形式： 批复批复 1.一般主送原报文机关； 2如批复事项需其它单位了解， 可“抄送”有关机关； 3如批复事项要求下属机关普 遍执行，可“批转”请示的形 式行文传达领导批示，主送各 个单位贯彻。 26 2021-5-12 公报公报 公告公告 通告通告 公报公报公告公告通告通告 权

15、限党的机关行政机关 性质公布性文件 适用范围公开发布重要 决定或者重大 事件。 宣布重要事项或 者法定事项。 公布有关方面 应当遵守或者 周知的事项。 公布范围国内外社会的一定范 围 共同特点1不通过例行发文渠道，用张贴或登报的办法； 2没有特指的受文对象，可从内容判断是否与己有关 。 异同点重在报道会议 或事项的结果， 内容比较具体、 详细，有时包 含国家间相互 权利义务的协 议，具有条约 的性质。 注重紧急、即时 发布消息，内容 单一、概括； 较多地用于业 务上的专门规 定或临时性的 具体规定，具 有一定约束力。 27 2021-5-12 条例条例 规定规定 条例条例规定规定 权限 党的机

16、关 性质 规范性文件 适用 范围 党的中央组织制定规 范党组织的工作、活 动和党员行为的规章 制度。 对特定范围内的工作和 事务制定具有约束力的 行为规范。 28 2021-5-12 函函 函函 权限党政机关 性质商洽性文件 适 用 范 围 条例规定：用于机关之间商洽工作、询问和 答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准 等。 办法规定：适用于不相隶属机关之间商洽工 作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 29 2021-5-12 会议会议 纪要纪要 条例条例：用于记载会议主要精：用于记载会议主要精 神和议定事项；神和议定事项； 办法办法：适用于记载、传达会：适用于记载、传达会 议情

17、况和议定事项。议情况和议定事项。 30 2021-5-12 2.2.单单 位常位常 用的用的 其它其它 文种文种 1 1、方案、方案 2 2、证明、证明 3 3、介绍信、介绍信 4 4、会议记录、会议记录 5 5、计划、计划 6 6、规划、规划 7 7、总结、总结 8 8、简报、简报 9 9、机关工作大事记、机关工作大事记 31 2021-5-12 3.3. 专专 用用 文文 件件 的的 种种 类类 1 1、经济、财务文件、经济、财务文件 2 2、人事文件、人事文件 3 3、涉外文件、涉外文件 4 4、司法文件、司法文件 5 5、教学文件、教学文件 32 2021-5-12 三、公文的格式 3

18、3 2021-5-12 1 1文件的格式是文件区别于其文件的格式是文件区别于其 它书面材料的一个显著标志。它书面材料的一个显著标志。 2 2由于公文的特殊属性与作用，由于公文的特殊属性与作用， 因而决定了文件必须有规范的因而决定了文件必须有规范的 格式。格式。 3 3公文格式关系到维护文件的公文格式关系到维护文件的 权威性、严肃性、有效性；关权威性、严肃性、有效性；关 系到档案的外在质量；关系到系到档案的外在质量；关系到 公文格式适应现代化管理工作公文格式适应现代化管理工作 需要，并有利于提高公文处理需要，并有利于提高公文处理 的效率。的效率。 文件的文件的 格式格式 34 2021-5-12

19、 &公文用纸主要技术指标：公文用纸主要技术指标： 60g80g胶版印刷纸或复印纸 纸张白度为85%90% 横向耐折度15次 不透明度85% ph值为7.59.5 国家行政机关公国家行政机关公 文格式文格式 35 2021-5-12 &公文用纸幅面及版面尺寸：公文用纸幅面及版面尺寸： a4纸（210mm297mm） 天头（上白边）37mm1mm 订口（左白边）28mm1mm 版心尺寸（不含页码）156mm225mm &排版规格排版规格 正文用3号仿宋体字 每面排22行 每行排28字 页码插在“外侧” 36 2021-5-12 公文用纸幅面及版面尺寸 37 2021-5-12 &公文中各要素标识公

20、文中各要素标识 眉首部分：眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保 密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字 号、签发人 主体部分：主体部分：公文标题、主送机关、公文正 文、附件、成文时间、公文生效标识、附注 版记部分：版记部分：主题词、抄送、印发机关和印 发时间 38 2021-5-12 00001 湖北经济学院文件湖北经济学院文件 鄂经院发2010号 湖北经济学院关于的通知湖北经济学院关于的通知 、 ： ，。 附件：1 2 二一年十月二十日二一年十月二十日 （附注） 主题词：主题词： xxxx xx 抄送：，。 湖北经济学院院长办公室 2010年10月20日印发 眉眉 首首 主主 体体 版版 记

21、记 机密一年机密一年 特特 急急 1、传达行文意图；、传达行文意图；2、表、表 明文件的生效时间和法律明文件的生效时间和法律 凭据；凭据；3、表明行文关系、表明行文关系 和主送范围等。和主送范围等。 1、提供主题检索标识；、提供主题检索标识；2、确、确 定复本送达范围；定复本送达范围；3、提供公文、提供公文 印制责任者、时间等。印制责任者、时间等。 1、表明文件的法定权威和、表明文件的法定权威和 信息源；信息源；2、确定文件的处、确定文件的处 理缓急和安全要求；理缓急和安全要求；3、为、为 文件的科学管理提供分类文件的科学管理提供分类 标识和检索途径。标识和检索途径。 39 2021-5-12

22、 00001 湖北经济学院文件湖北经济学院文件 鄂经院发20063号 眉眉 首首 机机 密一年密一年 特特 急急 目的是为了便于统计、登 记和回收；领导机关大批 下发公文时使用，绝密、 机密公文应标明。 便于公文查阅、处理、统计。 由发文机关代字、年份和序号 组成。联合发文时只标注主办 机关发文字号 传递和办理的时间限度，平件 不必标注。公文分特急、急件； 电报分特提、特急、加急、平 急,同时在信封上标明。 发文机关全称或规范化简 称加“文件”，红色标识， 居中，庄严显示文件的法 定性和权威性 文件内容涉及国家秘密的， 应表明密级和保密期限； 分秘密、机密、绝密。 反映机关本质属性，避免 与相

23、近机关混淆。通常采 用三种方法：1、机关代 字；2、机关代字加文种 代字；3、机关代字加承 办部门代字。 年份用全称， 用六角括号 不加“第” 不编虚号 40 2021-5-12 湖北经济学院文件湖北经济学院文件 鄂经院发2010xx号 平行、下行公文，平行、下行公文， 至版心上边缘至版心上边缘 25mm 眉眉 首首 41 2021-5-12 湖北经济学院文件湖北经济学院文件 鄂经院发20101号 上行文至版心上行文至版心 上边缘为上边缘为 80mm 签发人： 吕忠梅 上报的公文需标上报的公文需标 识签发人姓名识签发人姓名 眉眉 首首 42 2021-5-12 四、公文写作的要求 43 202

24、1-5-12 （一）结构层次 n第一层为“一、” n第二层为“（一）” n第三层为“1.” n第四层为“（1）” 44 2021-5-12 湖北经济学院法商学院团委关于评选2007-2008 年度“五四”先进集体和优秀个人的通知 （鄂经法团字20084号 ） 各团总支、学生社团： 。 一、评选原则 （一）坚持公平、公开、公正原则； （二）坚持标准、宁缺勿滥原则； （三） 。 三、评选条件 （一）“红旗团总支”评选条件 1. 2. 45 2021-5-12 （二）公文语言 n1.准确严密 （1）准确反映意图。 （2）严格遵循逻辑。 “只要全校上下统一认识，振奋精神，今年我 校高考重点升学率一定能

25、够突破90%的目标。” （3）恰当使用修辞。公文“重实用，少文饰”， 崇尚精粹简洁之美、庄重朴素之美。 46 2021-5-12 n2.简洁明了 “在这个问题上，无论在思想上，还是在观念上， 无论在认识上，还是在想法上，我们都取得了共 同的认识。” n3.庄重严谨 （1）使用书面语，不用口语。 “散会后一块儿吃晚饭” “会后共进晚 餐” “来信早就收到了，现答复你们” “来信收悉， 函复如下” （2）使用含义限定的词语，避免出现歧义。 “最近，有些职工表现不太好。” 47 2021-5-12 （三）几种常用公文的写法 n1. 通知 （1）标题 格式：发文单位+事由+文种 院团委关于评选2007

26、-2008年度“五四”先进集 体和优秀个人的通知 （2）收文单位 各团总支、学生社团 48 2021-5-12 （3）正文 通知的缘由（目的、意义或依据）、通知的 事项和执行通知的要求 （4）附件 （5）落款部分 标明发文机关名称和成为日期。 49 2021-5-12 关于我校门牌号变更的通知（标题） 校内各单位：（主送机关） 根据江夏区行政区划的调整及武汉市“实有人口、 实有房屋”信息采集的需要，接公安部门通知，（缘由） 我校的门牌号由原来的“武汉市江夏区藏龙岛科技园区 洋湖大道特1号”变更为“武汉市江夏区藏龙岛开发区杨 桥湖大道8号”。（事项）请各单位将相关资料予以变更。 （要求） 特此通

27、知。（结语） 院长办公室（发文机关） 二一年十月二十一日（发文日期） 50 2021-5-12 n2.请示 （1）标题 格式：发文机关名称+事由+文种 不能把“请示”写成“申请”，也不能写成 “报告”或“请示报告”。 （2）主送机关 只能选择一个主管上级机关作为主送机关。 51 2021-5-12 （3）正文 说明请示原因（依据、目的、背景）； 提出请示的事项（主体部分）； 提出行文要求。 （4）发文机关名称 （5）成文日期 52 2021-5-12 湖北经济学院关于建设普通话 水平测试计算机辅助测试系统室的请示 湖北省语言文字工作委员会:(主送单位) 我校自2004年成立普通话水平测试工作站以来，已 先后组织近3万名学生参加普通话水平等级测试。近年来， 我校要求参加普通话测试的学生越来越多，但由于我校 普通话测试员数量不足，加之学校地处远城区，从校外 聘期测试员的难度较大，（背景、原因）因此希望建设 普通话水平测试计算机辅助测试系统10台，费用由我校 承担。（请示事项） 妥否