刍议财务管理系统ERP

1、刍议财务管理系统ERP摘要：本文介绍了新兴的企业管理软件-ERP(Enterprise Resource Planning)，并着重分析了财务管理系统在其中所起的作用,从ERP的发展过程到发展方向，逐步将财务管理系统引入到ERP中，并对其在ERP中的作用进行了分析，详略得当的阐述了财务管理系统在ERP应用中的完善等问题，因而财务管理系统无论在传统的MRP或是在ERP中，始终是核心的模块和职能，是各行业实施ERP时关注的重点。关键词：ERP 财务管理 特点 作用一、ERP的含义和发展（一）ERP的含义 ERP为Enterprise Resource Planning的缩写，中文翻译为“企业资源计

2、划”。企业资源计划ERP（enterprise resources planning）一词是由Gartner Group. Inc咨询顾问与研究机构于20世纪90年代初提出来的。GGI提出了ERP概念及其内涵，面向供需链的管理。把ERP界定内容超越了MRP II“制造业资源计划”，信息集成范围更为广阔，并且支持动态监控，支持多行业、多地区、多模式或混合式。ERP具有强大的系统功能，灵活的应用环境和实时控制能力，是制造业未来信息时代的一种管理信息系统。（二）、ERP的发展过程人类社会已经进入信息时代，信息技术的迅速发展加快了制造企业的现代化与信息化的进程。以企业资源计划ERP（Enterpris

3、e Resource Planning）为代表的管理数字化是企业信息化技术特点的重要体现。ERP的管理思想与技术经历了30多年的发展变革，从物料需求计划MRP（Material Requirement Planning）到制造资源计划MRP（Manufacturing Resource Planning）,再进一步发展到企业资源计划ERP,逐渐成熟。在技术大致上经历了以下几个阶段：（1）、20世纪60年代，早期的MRP是基于物料库存计划管理的生产管理系统。其目标是：围绕所要生产的产品，应当在正确的时间、正确的地点、按照规定的数量得到真正需要的物料；通过按照各种物料真正需要的时间来确定订货与生产

4、日期，以避免造成库存积压。（2）、20世纪70年代，MRP经过发展形成了闭环的MRP生产计划与控制系统。MRP基本原理是，将企业产品中的各种物料分为独立物料和相关物料，并按时间段确定不同时期的物料需求；基于产品结构的物料需求组织生产，根据产品完工日期和产品结构规定生产计划；从而解决库存物料订货与组织生产问题。MRP以物料为中心的组织生产模式体现了为顾客服务、按需定产的宗旨，计划统一且可行，并借助计算机系统实行了对生产的闭环控制。（3）、20世纪70年代末和80年代初，物料需求MRP经过发展和扩充逐步形成了制造资源计划MRP的生产管理方式。其基本思想是：基于企业经营目标制定生产计划，围绕物料转化

5、组织制造资源，实现按需要按时进行生产。从一定意义上讲，MRP系统实现了物流、信息流与资金流在企业管理方面的集成。（4）、20世纪90年代以来，MRP经过进一步发展完善，形成了企业资源计划ERP系统，更加面向全球市场，功能更为强大，所管理的企业资源更多，支持全局角度进行经营与生产计划，是企业的综合的集成经营系统。二、对财务管理系统在ERP中作用的分析（一）、从ERP的结构上分析从ERP的构成可分为：财务核算和管理、进销存、生产管理、人事管理。从理论上来说财务管理是其中的一部分，而且在软件设计时也是独立列出的。但对于任何模块的数据从预测到统计都是要经过财务这一关，因此财务管理在整个ERP中起着统帅

6、和灵魂的作用。会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中变动过程及其结果。它有总帐、应收帐、应付帐、现金、固定资产、多币别等部分构成。因此，从物理曾面看，ERP的会计核算模块，涉及总帐模块、应收帐模块、应付帐模块、现金管理模块、固定资产核算模块、固定资产核算模块、多币制模块和工资核算模块。就以现金管理模块为例，它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括对硬币、纸币、支票、汇票、和银行存款的管理。在ERP软件中，一般都具有票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。此外，它还和应收帐、应付帐、总帐模块集成，自动产

7、生凭证，过入总帐。（二）、从实际工作中分析在日常工作中的采购单、领料单、计算成本等数据都是和财务信息息息相关的，对于其真实性和可靠性财务人员都要熟知，否则财务管理工作的意义又何在呢！财务管理在实际工作中必须和物流、生产管理等紧密联系，生产车间的制品数量是依每个工作中心的投入量和产出量为转移的。在一间没有的工厂里，在制品可以膨胀到足以占满整个车间。使用系统，可以通过每个工作中心来确定在制品水平。通过衡量在某个时区内每个工作中心上在制品数量，把高水平和低水平进行比较，从而可以确定实际需要的变化量和排队数量。然后可以形成用与闭环系统的反馈信息。如车间工作中用于成本计算的账册就是比较烦琐的，从小小一个

8、螺丝钉到每个人的出勤情况都必须详细记载，而这些都是财务管理工作所必备的。譬如传统的手工管理成本会计往往局限于事后核算,没有做到对成本的计划与控制。然而这种观念已经不再适应现代管理的需要。ERP财务管理模式则强调:事前计划-执行过程中控制-事后分析,并把三者统一起来。在ERP系统中，这些工作都是井而有序进行的。企业成功实施ERP有一个循序渐进的过程。最好的做法便是先从全面管理信息系统的核心部分-财务管理信息系统开始，获得成功经验后，再扩展到建立以财务管理为核心的全面管理信息系统。由此看来，财务管理的作用在管理软件（ERP）中的核心地位不可动摇。所以，无论在传统的MRP或是在ERP中，财务管理始终

9、是核心的模块和职能，会计和财务管理的对象是企业资金流，是企业运营效果的衡量和表现，因而财务管理信息系统一直是各种行业的企业实施ERP是关注的重点。随着企业外部经营环境和内部经营模式的不断变化，对财务管理功能提出了更高的要求。财务管理系统在整个ERP中是较早实现计算机系统处理的部分，多数企业对ERP的实施都是从财务信息的处理开始，逐步规范企业的各项业务流程，使ERP的实施从财务管理部分逐步过渡到供应链业务的管理、再造资源计划、决策支持等部分。其他几部分的管理内容都和财务管理部分有一定的数据往来，并且各个部分相互交织在一起，共同组成一个完整的系统。财务管理方面的信息数据为这些部分的协调、正常运行提

10、供有关的财务数据支持。因此，财务管理系统的应用在企业的管理信息化中有着重要作用。（三）、财务管理系统在ERP中的演进从90年代中后期开始，为了确立竞争优势，各国企业更加关注进入市场的时间、产品的质量、服务的水平的运营成本的降低，并且为适应市场全球化要求，组织结构和投资者也趋向于分布式和扁平化。企业家们意识到，企业不仅需要合理规划和运用自身各项资源，还需将经营环境的各方面，如客户、供应商、分销商和代理网络、各地制造工厂和库存等的经营资源紧密结合起来，形成供应链，并准确及时地反映各方面的动态信息，监控经营成本和资金流向，提高企业对市场反应的灵活性和财务效率。与此相对应，一方面企业开始重组组织结构和

11、管理模式，即所谓业务流程重组（BPR）；另一方面重视利用先进信息技术的促进作用，在MRP的基础上，实施ERP系统，以求更有效地支持新的供应链和战略决策。可以说，供应链和集成的财务管理是ERP对传统的MRP进行改造和超越的两个核心。这种趋势对财务管理系统的挑战则体现在：对全球市场信息的快速反馈；在降低各类经营成本和缩短产品进入市场的周期间寻求平衡；提高对企业内部其他部门和外部组织的财务管理水平；提高更丰富的战略性财务信息；更强的财务分析和决策支持能力。三、财务管理在ERP中的问题每样事物都具有两面性，存在优势就必然存在优劣，ERP在财务管理中的应用劣势主要体现在以下几个方面：(一)、人机应用欠缺

12、灵活性，由于ERP系统本身所具有的高度集成性，所以在人机应用方面表现出较多的不灵活性。比如，在各个窗口打开过程中，必须按照顺序一个一个打开，只要无意间关闭了哪一个系统，其后面的操作都无法实现，而不像我们平时使用的WORD、EXCEL等操作系统，关闭前面的操作不会影响后面的操作。(二)、系统维护成本较高，由于ERP系统一般情况下都是由上而下进行维护，而基层的维护人员有无法真正了解ERP的运作过程以及内含的关键控制点，加上系统又是本企业以外的单位开发，一旦出现问题，往往需要曾曾汇报，时间长，费用大，影响了企业的效率。(三)、查找差错比较耗时，虽然ERP具有高度集成等特点，对应关系也比较明晰，但是在

13、会计核算当中，万一哪个环节出了差错，财务人员复核时如没有及时发现，事后需要查找要复杂得多，所消耗的时间也要长得多。(四)、本土品牌与国际品牌还有差距尽管集团财务软件市场，本土软件企业的产品依然占据较高的市场覆盖优势，但通过对比产品信息，可以发现本土集团财务管理软件产品，无论是数据的统一性还是交互的及时性，与国际品牌产品都有一定的差异。产品研发能力国内的MRP产品没有实现商品化和标准化虽然从当前应用角度分析，这些差异还不影响国内企业的应用，但随着信息系统的完善，这些差距都将比较出来。虽然存在差距，但一些适应本国国情的差异还是必要的。在我国有完善的会计制度和准则，这就必将导致我国财务管理软件在某些

14、方面与国外是不同的。在这种情况下，我们一方面要开发适应本国国情的财务软件；另一方面也要缩短一些落后与国际品牌的技术上的差距，吸取精华才能有更好的发展。四、财务信息系统在ERP应用中完善新一代 ERP系统中的财务管理模块已经完成了从事后财会信息的反映，到财务管理信息处理，再到多层次、全球化财务管理支持的转变。这些转变具体体现在：（一）、吸收并内嵌了国际先进企业的财务管理实践，改善了企业会计核算和财务管理的业务流程，如支持凭证的集中式审核，加快了期末关封帐的速度，使得财务管理的效率得到提高；（二）、财务系统不仅在内部的各模块充分集成，与供应链和生产制造等系统也达到了无缝集成。使得企业各项经营业务的

15、财务信息能及时准确地得到反馈，从而加强了资金流的全局管理和控制。就以定单和项目会计为例，它是一个全面网络化的管理会计系统，带有定单成本结算的详细操作规程。该系统收集成本，并用计划与实际结果之间的对比来协助对定单与项目的监控。系统提供了备选的成本核算及成本分析方案，从而有助于优化一个企业对其业务活动的计划与执行我们再以获利能力分析为例，哪一类产品或市场会产生最好的效益？一个特定的定单利润是怎样构成的？这些都是获利能力分析必须涉及的问题。获利能力分析模块将帮助找到答案。同时，销售、市场、产品管理、战略经营计划等模块也将根据从获利能力分析所提供的第一手来自市场的信息来进行进一步的分析处理，公司因而能

16、判断它目前在现存市场中的位置，并对新市场的潜力进行评估。.；（三）、强调面向业务流程的财务信息的收集、分析和控制。使财务系统能支持重组后的业务流程，并做到对业务活动的成本控制（如基于作业的成本控制，即ABC）。ERP的集成性。在ERP状态下，各种信息的集成将为决策的科学化提供必要条件。在ERP尚未导入之前，知识库的信息资讯是属于过时的，更多的是局部的信息、片面的信息，乃至失真的信息。导致这种现象的原因，除了其它因素外，信息的集成机制不完善，无疑是一个重要因素。另一方面，以往的会计信息系统在面临组织增减变化时，需要花比较多的时间去修改与串联。在导入ERP之后，面对这样的变化，便可以很轻松地进行衔

17、接，预算规划更为精确，控制更为落实，也使得实际发生的数字与预算之间的差异分析、管理控制更为容易与快速。还有ERP的远见性。ERP系统的会计子系统与ERP系统的其他子系统融合在一起，会计子系统又集财务会计、管理会计、成本会计于一体。这种系统整合，及其系统的信息供给，有利于财务做前瞻性分析与预测；（四）、更全面地提供财务管理信息，为包括战略决策和业务操作等各层次的管理需要服务。由于ERP的一些特点取代了传统会计功能的一大部分，因此导入ERP，实施ERP系统管理，对会计人员角色的影响是显而易见的。其中，最突出的是，当企业导入ERP系统，许多资料直接由资料产生处的人员来键入，会计信息会在交易完成后自动

18、入账，同时进入相关分类账，并自动产出报表，且许多资料直接从系统中即时存取。这样，许多原本由会计人员来完成的基础工作已被取代，而且，从作业的质量到速度，都比人工作业好得多。除了提供必须的财务报表外，能提供多种管理性报表和查询功能，并提供了方便于最终用户使用的财务建模和分析模块（如Oracle公司的Financial Analyzer 和OLAP）；（五）、支持企业的全球化经营。为分布在世界各地的分支结构提供一个统一的会计核算和财务管理平台，同时也能支持各国当地的财务法规和报表要求。如提供多币种会计处理能力，支持各币种间的转换；支持多国会计实体的财务报表合并等。就以会计核算来讲它主要是记录、核算、

19、反映和分析资金在企业经济活动中变动过程及其结果。它有总帐、应收帐、应付帐、现金、固定资产、多币别等部分构成。因此，从物理曾面看，ERP的会计核算模块，涉及总帐模块、应收帐模块、应付帐模块、现金管理模块、固定资产核算模块、固定资产核算模块、多币制模块和工资核算模块。再以会计核算中的现金管理模块为例，它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括对硬币、纸币、支票、汇票、和银行存款的管理。在ERP软件中，一般都具有票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。此外，它还和应收帐、应付帐、总帐模块集成，自动产生凭证，过入总帐。；（六）支持基于Web的财务信息处理。为支持企业发展电子商务和基于Internet的应用系统（如销售订单处理等），部分财务信息可以通过Web方式收集和发展。（七）由于过去财务软件培训不需要制订详细的计划，而ERP项目的实施是很细致的工程服务，不仅体现在对产品和技术的了解上，还体现在对管理的理解，甚至于对整个行业的了解，其服务的难度比财务软件大得多。还有要注意ERP财务管理软件在销售、服务能力问题。不仅在ERP财务管理软件的产品和技术的了解上，还体现