档案管理培训PPT

1、档案管理 第一章 你知道什么是档案吗 一、从结绳记事到电子文档 （一）档案的起源： 1. “结绳记事” 刻木记事/图中表示三个人日圆会面 和三包礼品 2.文字说 持这种观点的学者认为：档案与文字是同时产 生的。当人们第一次用文字来记录和交流信 息时，档案也就出现了。 3.国家说 持这种观点的学者认为：档案起源于国家出现 之后。当国家第一次用以进行阶级统治和国 家管理的文件被有意识地保存起来时，档案 就出现了。 思考： （二）多种多样的档案形式 陶文档案 产生时间：新石器时代晚期，距今5000年左右 特点：记录在陶器上的记事符号 n甲骨档案 产生时间：商周 时期，距今 3000多年。 特点：记载

2、内容 翔实，保存完整 ，已达到一定水 平。 l原始记录性是区别档案与 图书、报刊、资料的依据 l文件是档案的基础，档案是文件的精华。文件是档案的基础，档案是文件的精华。 n文件转化为档案必须具备三个条件 1.办理完毕的文件才归入档案 文件是档案的前身，档案是文件的归宿。 2.对日后工作有参考利用价值的文件 3.按一定规律集中保存的文件最终才 能成为档案 文件是档案的因素，档案是文件的组合。 1.档案的基本作用 l凭证作用 l参考作用 明内阁大学士邱濬:今世赖之以知古，后世 赖之以知今者也（明 实录） 郭沫若题赠档案馆 前事不忘后事师，自来坟典萃先知。 犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。 国步何由

3、探轨迹，民情从以识端倪。 上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。 3.档案发挥作用的规律性 l档案对机关的作用和社会作用的双重性 l档案机密性的递减律 l档案科学文化作用的递增律 l实现档案价值的条件 a、受社会发展水平的限制 b 、受公众对档案认识水平的限制 c 、受档案管理水平的限制 四、档案工作的内容和性质 1.内容 l六环节之说：收集、整理、鉴定、 保管、统计、提供利用。 l八环节之说：收集、整理、鉴定、 保管、统计、提供利用、检索、编研 2.性质 l档案工作是一项管理性的工作 a、档案工作是专门负责管理档案 的一项业务工作 b、是某种管理工作的组成部分 c、是专门管理档案的科学性工作 l档

4、案工作是一项服务性的工作 l档案工作是一项政治性的工作 一、平日做个有心人做好 文书立卷工作 （一）立卷对文书 工作和档案工作 的意义 1.保持文件之间的 历史联系，便于 查找利用 2.保护文件的完整 与安全，便是保 管 (二）科学立卷的方法 好的立卷方法要满足两种基本要求 保持文件之间的联系 便于保管和利用 4.按作者特征立卷 l作者特征指制发文件的单位。 l所谓按作者特征立卷，就是将同一 作者的文件集中立卷。 l特点：由于作者的地位和职能不同， 按作者特征立卷也可以适当地区分 文件的重要程度和保存价值。 如：“组织部”、“工会”、“xx同 志题词” 5.按通讯者特征立卷 l通讯者特征有文书

5、往来的双方。 l所谓按通讯者特征立卷，就是将本单 位与某一单位之间，双方就某一问题 或几个问题进行工作联系而形成的来 往文书，集中进行立卷。 如“请示与批复”、“去函与复函” 二、归档档案工作的起点 1.归档文书部门或业务部门将文件 整理立卷后，按照规定的时间移交给 档案室集中保管。 (2)不需要立卷归档的文件材料 l重份文件 l无查证利用价值的事务性、临时性 文件 l仅供参考、参阅、征求意见，不需 要办理的文件 l未经领导审批或会议讨论通过的未 定稿文件、未生效文件 l一般文件的历次修改稿 3.归档时间 第二年上半年 4.案卷整理 案卷整理的具体内容 (1)调整立卷 检查卷内文件成分 检查卷

6、内文件联系 检查卷内文件保存价值 检查卷内文件数量 注意：一个案卷一般200页左右为宜。 一般不能少于40页。 (2)拟定案卷标题 a.案卷标题应具备的条件 l文字上简练通顺，概括准确。避免过 于抽象或堆砌文件标题 l基本结构力求完整，合乎语法，标点 正确。 b.案卷标题的结构 （地区）作者作者（通讯者）（时 间）（地区）问题问题名称名称 例如： 总公司 对分公司 2002年 财务决算 的批复 （作者） （问题） （时间） （名称） （组卷特征：作者、时间、问题、名称） 建筑公司的施工计划、统计与总结 （作者） （问题） （名称） （组卷特征：同类型作者、问题、名称） 本公司与公司关于投资项目的来往文书 （通讯者） （问题） （名称） （组卷特征：通讯者、问题、名称） 卷内备考表 本卷情况说明： 立卷人： 检查人： 立卷时间： (5)填写案卷封皮与装订 a.案卷封皮项目的填写 机构名称（全称） 案卷标