浅谈私营企业秘书的职业素质培养

1、目录绪论1一、私营企业秘书的现状1二、私营企业秘书的职业素质培养3（一）忠于职守、敬业、爱业、自觉履行各项职责3（二）兢兢业业，甘当无名英雄3（三）服从领导，当好参谋4（四）遵纪守法、不以权谋私4（五）树立正确的职业观4（六）恪守信用，严守机密4（七）刻苦学习，努力提高科学文化素质5三是表达能力15四是沟通协调能力16感言16参考文献：17Highway 1/2. Rail transportation and land use there . Big. Urban rail transit as a low-pollution urban public transport has becom

2、e a major positive development and construction of the citys main transport infrastructure through the construction of urban rail transit will help curb rapid growth in traffic demand and help reduce the core frequency15浅谈私营企业秘书的职业素质培养张萍【摘要】：私营企业秘书是改革开放以来迅速成长起来的一支秘书队伍。目前，私企秘书的需求量较大，但从业人员的整体的职业素质不高。所

3、以对这支队伍现状和趋向的研究，应该是秘书工作的一项迫切任务。作为私营企业秘书，除了掌握本专业知识和应用技能外，还必须具备其它的专业知识，成为一个复合型的人才，这对企业及个人都具有很好的发展前景。【关键词】：私营企业 秘书 现状 职业素质 培养【Summary 】secretary of Private enterprise is a fast-growing group under the circumstance of opening reform. Nowadays, the private is in great need of secretaries in quantity while

4、 the quality of the whole group needs to be improved. So it is an urgent task to make a research in the present status and developing trend of the group. With the knowledge and skills of own major, it is essential to have know more about other majors to be a composite secretary of Private enterprise

5、, which will bring bright future for both company and ones own.【Keyword】The private enterprise secretary ability character绪论私营企业秘书是改革开放以来迅速成长起来的一支秘书队伍。据国家工商局2006年底注册登记的资料，全国雇工7人以上的私营企业150万个。其中，50人以下的小企业约占三分之一，基本上不需要秘书；50人以上的企业大约三分之二，即100万个，估计平均每个企业有秘书1至2人，不下100多万人。这表明现在私营企业中，秘书的需求量还是相当的多。因此，深入研究私企秘书

6、的工作特点，探索私企秘书人员职业素质的培养方法，有助于提高私营企业管理水平和工作效率，具有较强的现实意义。一、私营企业秘书的现状由于私营企业的规模和经营方式不同，秘书工作体制大致有以下三种类型：1、兼职型。100人以下的私营企业，管理人员少，基本上没有专职秘书人员，一般的是兼职。做秘书工作的兼职其他事务，或由其他管理人员兼做秘书工作。2、专业型。100人至300人的私营企业，一般的设有专职秘书人员，办理文书、信函、档案、接待及相关的秘书性事务，称之谓秘书或文书。3、机构型。规模较大的私营企业或企业集团，管理人员较多，内部设有各职能部门，秘书也有单独的部门，有的叫办公室，有的叫秘书处，除负责人外

7、，其他秘书人员实行分工，如撰写文稿、处理文书、信息、档案、行政事务等，大多仿照国有企业秘书体制。私营企业的秘书人员，就现有来源分类，主要来自四个渠道：一是公开向社会招聘，经考试考核后，择优聘用。这类人员多半是其他单位的在职人员，也有机关里自愿辞职的人员，他们的素质较高，有一定的学历和工作经历。二是从人才市场上聘用的大中专毕业生，前几年以中专生为主，现在则以本科生或大专生为主。他们虽然缺少工作实践，但是年纪轻，文化层次较高，大有发展前途。三是由基层员工中选拔出来的，他们中虽大多文化程度较低，又无正规学历，但是经与经理(老板)长期共事，熟悉企业情况，有直接的经营管理知识，办事比较干练。经理(老板)

8、对他们信得过。四是经理(老板)的亲朋好友，或有某种特殊关系，安排做秘书工作的。总的来说，私营企业的秘书来自各个方面，人员复杂，水平参差，良莠皆有。基于私营企业的现状，秘书在私企中呈现以下特点：第一，工作的从属依附性。公务秘书与领导的关系是上下级的组织服从关系，具有相对的独立性，不存在人身依附关系；私营企业秘书虽然与公务秘书一样，是为领导人员配置的，但与老板的关系是一种雇用关系，本身不能独立存在，存在较大的人身依附性，个人的前途命运由老板安排。公务秘书显然在政治上和社会组织内的地位上具有更多独立性，他们毕竟是一种干部身份；而私营企业秘书则必须从属依附于所服务的企业(公司)和领导，他们受雇于企业(

9、公司)，必须凭高质量、全方位的服务工作和辛苦的劳动而安身立命。第二，人员的流动性。公务秘书的工作是组织分配所决定的，要变动工作必须经组织批准，个人不能搞自由化。而私企业秘书大多数是通过双向选择和合同形式聘用的，他们在企业里合则留，不合则走。企业经理(老板)对他们也是满意就用，不满意就辞退。一般地说，大企业秘书的流动度较慢，中小企业秘书的流动度较快。促成流动的原因：1、在企业效益差、收入低的情况下，秘书人员容易流动，投向效益好、收入高的企业；2、工作条件艰苦、环境不太宽松的企业，秘书人员容易流动，选择工作轻松、环境舒适的企业；3、能力较差、工作不适应，或者与企业关系不融洽，往往会被企业辞退：4、

10、有的是因为现在的企业不够理想，不能发挥自己的才干，想跳槽到一个好的单位，能够用其所长、有所作为。应该说，在市场经济体制下，私营企业秘书的流动是正常的，符合优胜劣汰的要求；但过于流动，流动度太快，也会影响业务水平的提高。第三，工作的实务性。秘书工作的“三服务”原则，在私营企业来说，就是为经理(老板)及其生产经营活动服务。因此，秘书的日常工作，主要是处理经营活动中的实务，比如，业务往来方面的函电、传真、起草经济合同和协议，接待客商，参与业务洽谈，商情分析，以及广告宣传等方面的事务。所以，私营企业秘书的工作实务性很强。在大的私营企业或集团，秘书机构比较健全，秘书人员各有分工，有外贸业务和海外经营的，

11、有负责企业内部有刊物、报纸、简报、信息等，还有工作计划、决策方案、市场预测、各种调查和论证等文字材料，秘书的文稿写作量要多，知识性服务的内容比重大为增加。第四，职权的差异性。党政机关的秘书机构和名称是由法律、法规确定的，其职能、任务也是明确的，各级各地大体相同；私营企业的秘书机构、人员名称、职能和任务，没有统一规定，一个企业一个模式，随意性很大。因此在私营企业中，除大的企业和集团有董事会等决策机构，实行集体决策和民主决策外，多数私营企业没有决策系统，因而对秘书职权和工作范围，由经理(老板)决定。于是形成这样一种状况：经理对秘书的信任度高，交给他的权力就大，管理的事务就多；经理对秘书的信任度低，

12、交给他的权力就小，管理的事务就少，甚至事无大小都要向经理请示，秘书只能奉命行事。同是一样的秘书，各个企业的职权和工作范围却不一样，存在很大的差异性。第五，才能的复合性。公务秘书在工作范围上分工较细、专业化强，而私营企业从提高效率、节省开支出发，往往要求秘书能一人多用，即既要能撰写文稿，又要能处理文书、档案，既要会使用电脑，又要懂得外语，既要管好内部事务，又要善于公关、业务洽谈，开展经营活动。也就是说，秘书人员要有“十八般武艺”，样样能上，成为他的智囊人物，得力助手。这实际上要求秘书是一个复合型的人才，适应领导开拓经营的需要。像这类的秘书人才，报酬再高，企业也很需求。现在，凡是在较有发展前途的私

13、营企业站稳脚跟、掌管一定权力、享受优裕待遇的秘书，一般都兼备几种才能，所以赢得经理(老板)的青睐。二、私营企业秘书的职业素质培养要成为一名优秀的私企秘书，我认为应着重训练两个方面素质，就是私企秘书的“做人”和“做事”。 “做人”，指的是秘书人员的人品（职业道德）和人样（职业形象）； “做事”，指的是私企的秘书人员必须具备的四方面能力的培养，即学习能力、职业技能、表达能力、协调沟通能力的培养。第一，做人，是私企的秘书从业的前提和基础条件做人，强调两个方面，分别是人品和人样。所谓人品，就是人的品质和道德修养。俗话说，做事先学会做人，而在职场上所强调的“做人”的关键环节是职业道德。秘书职业道德显得尤

14、其重要，秘书是为公司领导服务的办公室人员，要以公司为荣，为公司效力，要为公司尽力，做到“尽仁、尽义、尽礼、尽智、尽信”。有了这个态度，就决定了秘书在本职岗位上将会是兢兢业业，任劳任怨。秘书应具备的职业道德及具体要求：（一）忠于职守、敬业、爱业、自觉履行各项职责作为秘书人员，忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真做好各项辅导工作。要有强烈的事业心和责任感。不擅权越位，不掺杂私念。（二）兢兢业业，甘当无名英雄兢兢业业，甘当无名英雄就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨。秘书工作性质，决定其工作的实干性，要围绕领导的工作来展开活动，要求招招即来，来之能干，在具体而紧张的工

15、作中，脚踏实地，不计个人得失。（三）服从领导，当好参谋服从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋的助手，应当严格按照领导指示和意图办事。当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。（四）遵纪守法、不以权谋私遵纪守法指的是秘书人员在遵守职业纪律和与职业活动相关的法律法规。不利用个人职务之便假借领导名义以权谋私利。不搞你给我一点“好处”，我图报你的一点“实惠”的所谓“等价交换”。除了上述秘书所要遵守的职业道德外，作为私营企业的秘书，还有更应注意的一些职业道德要求：（五）树立正确的职业观私企秘书大多数是通过双向选择和合同形式聘用的，他们在企业里合则留，不合则走。秘书人员的流动性也就

16、随之增加。而面对工作条件艰苦、环境不太宽松的企业，人员流动率就更高。这就更需要一个正确的职业观，作为私企秘书，本身的工作环境不能和大公司相提并论，需要秘书人员尽快地适应这样的工作环境，融入正常的工作中，这样才能更快提高自己的办公效率。在平凡的岗位认真地工作，通过自己的努力，取得一定的成绩和进步，才可以慢慢获得认可和相应的回报，只有不断克服前进中的困难，获得良好的人际关系，职位才能一步步提升，工作才会有更大的发展空间，在未来的职业道路上越走越宽。（六）恪守信用，严守机密由于前面所提的私企秘书具有工作的从属依附性，这就使得秘书必须从属依附于所服务的企业(公司)和领导，秘书人员恪守信用就是要遵守时间

17、、遵守诺言、言必行、行必果。秘书人员一个显著特点是掌握的机密较多，平日与经理接触最多的就是秘书，秘书所得到的信息也就最多。但作为一个有素质的秘书，不得泄露公司领导尚未决定的事项，也不得议论别人的隐私，以免造成矛盾，破坏团结。因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。（七）刻苦学习，努力提高科学文化素质各种不同的工作岗位，对其工作人员都应有相应的素质要求，作为新时期的中小型私营企业秘书人员，这种素质要求显得更加严格，更加全面，甚至苛刻一些。由于私营企业秘书工作的实务性很强，所以在平时的日常工作生活中，要求秘书人员更多地去学习，扩大自己的知识面，交际圈。是否具有良好素质对于能

18、否做好领导秘书工作是一个非常重要的问题，也是衡量一位秘书人员是否称职的基本依据。所谓人样，就是职场形象。职场形象主要强调仪容、仪表、仪态。仪容，强调职场的化妆和配饰。在职场的人际交往中，每个人的仪容都会引起交往对象的特别关注，并将影响到对方对自己的甚至是公司的整体评价。仪表，强调职场的着装。秘书往往是以上司代表和企业发言人的身份外界接触，秘书的整体形象也就象征了企业的形象，因此塑造一个良好的职业形象，不仅能给人以好感，也有助于你的工作。仪态，强调坐姿、站姿和走姿的习惯。要做到站有站相，坐有坐相，行有风度，姿态是一个人下意识的显露，也是一个与众不同的风情，美丽的姿态能增加一个人的魅力。第二，做事

19、。私营企业的秘书要着力培养四个方面的能力，即学习能力、职业技能、表达能力、沟通协调能力，并且能恰当地运用到实践工作中。1是学习能力秘书人员必须认识到学习能力培养的重要性，一方面要学习掌握扎实的专业知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也要注意收集有关社会科学方面的信息，关注相关领域新的发展动态。私营企业的秘书分工不明显，可能在现实工作中要身兼数职，所以在工作中更要学习积累多方面的知识，尤其是实务方面的知识。如秘书要懂得相关的会计实务的知识，承担会计的职责，在工作中负责管理公司的账务等一些会计的基础工作。同时，又要学习人力资源管理方面的知识，在工作中有时要进行招聘管理

20、以及工作福利等事务的办理，这都需要秘书一人独立完成。不具备相关的知识是不能妥善地将工作完成的。这就需要我们在工作和生活中要注意不断持续地积累；同时，在涉及不同行业的业务时，要主动从中学一学相关的知识，丰富自己的知识库。2是职业技能俗话说，“艺不压身”，如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。私企秘书正如前面所说，是才能的复合型人才。日常工作的繁杂、琐碎，要求秘书人员必须具备较高的办事能力，无论是办事，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的实务工作的办事能力，提高办事效率并掌握一定的办事方法与技巧。 1秘书

21、必须具备一定的文化基础知识（包括外语，计算机,人文知识等）；相关专业知识（政治、经济、法律、财会管理等知识）；专业知识（文书、档案、会议、信访、公文写作、机关事务工作等知识）。一个完整的知识结构应有三方面的内容：基础知识，专业知识，相关知识广博，扎实的基础知识是是秘中的根基。精深的专业知识指秘书工作范围，工作职责，和工作内容一个掌握的知识多种的辅助知识2秘书主要应具备以下方面的能力：表达能力（包括口头、文字等表达能力）；调研能力（包括调查能力和研究能力）；办事能力（包括熟悉职权范围、知晓办事渠道、熟悉办事程序、了解有关业务、能区分轻重缓急）；交际能力（包括善于跟不同年龄、文化程度、个性、爱好的

22、人交往，注重礼节、礼仪、能妥善处理交际中的矛盾冲突，能控制自己的情绪）；管理能力（包括辅助决策、调查、督查）；应变能力（能适应不同环境，岗位和工作条件的变化，适应突发事件）；操作能力（包括办公设备，通讯工具的使用和保管）；学习能力（包括阅读力、鉴赏力、记忆力、分析力、综合概括力等）。 （一）信息的收集在私营企业，秘书要随时利用各种途径，注意对各种渠道信息的收集，如报刊、书籍及网络信息，通过对信息的处理，分析企业经营管理和决策中的具体问题，为领导在决策中提供有效信息。1秘书信息管理工作的基本要求准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠 真实处理信息要坚持主观倾向性与客观

23、真实性相统一。如实反映情况，才能保证各级领导机关及决策者依据真实的 准确的信息作出恰当的判断和科学决策。如果信息不准，必然会给领导工作造成失误。因此，准确应是秘书工作的灵魂。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集加工，检索，输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。只要全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。要服务于中心工作。就是说要弄清楚本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问题；要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数；要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题，同

24、时兼顾一般，以免发生不应该的有的疏漏。要根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。除一些需要共同重视的信息外，本级所需要的信息，并不一定都是上级或下级领导所需要的信息；别的部门所需要的信息，不一定为本部门领导者所需要的。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同部门领导者和服务对象的不同要求；在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适应对路。要特别注意，只要是新发生的带有重要动向性，导向性，苗头性，政策性，突发性的问题，就要及时采报。2 信息收集原则：决策方案在实施过程中，必然会出现主客体状况的变化，秘书人员应及时追踪反馈不断变化的信息，使决策机

25、构和决策者准确掌握情况，及时调整、修订、完善决策方案。秘书信息工作的超前原则是由以下两方面因素确定的：第一，任何信息总是产生、传递在事物及其状态变化之后，再快的信息，也有滞后性；第二，领导必须有所预见，走在事物运动的前面。这就要求秘书抢时间，争主动，超前收取信息，向领导提供预测性信息。如果凡事总是事后了解，提供马后炮信息，那就作用甚微。客观上说，凡是信息都是有用的。因此，对于办公自动化程度很高的单位或部门来说，信息多多益善，因为再多的信息也可存入电子计算机，查询和使用十分方便。但对于主要依靠手工方式处理信息的单位和部门来说，不宜无限制地搞过多的信息简报、快报、摘报、内参等等，而是必须针对工作需

26、要，利用信息分类标对所接触的信息，迅速加以判别，分出哪是有效信息，哪是无效信息，从而对信息选优。信息的分类和加工方法：即信息处理能力，是指秘书工作者对于信息的读取、存储、整合和生成能力。 秘书辅助决策等职能的发挥,很大程度上取决于其分析、综合处理信息的能力。在广博的信息中，充斥着大量的信息垃圾、信息干扰，如果不能对其进行筛选，去粗取精、去伪存真，准确无误地识别、理解信息的含义，将失去信息的价值和意义，甚至导致决策的失误。在第二次世界大战中，盟军为在欧洲开辟第二战场，全天候、多维度对德军散布大量虚假信息，造成德军参谋人员处理失误，为德军决策层提供了错误的战略预判，最终成就了军事史上著名的“霸王行

27、动”。因此，秘书工作者在处理信息过程中需要解放思想、开阔眼界,运用科学的方式。（二）档案的管理秘书还要做好企业的档案管理工作。相对有一定的档案管理设施的大企业，私营企业的档案管理工作比较繁琐。一些制度不规范的私营企业中，秘书甚至要从零开始，帮助企业建立一定的档案管理体系，规范档案的归档、输出工作，使档案管理更加规范，也方便以后工作中的信息查询。1文件管理目的和适用范围目的为确保与体系（包括质量管理体系和环境管理体系，以下同）相关文件的可靠性及有效性，使对体系有效运行起重要作用的各个场所，均能得到相应文件的有效版本，防止使用失效或作废的文件，以保证体系有效运行。适用范围本管理办法适用于公司各部门

28、使用的、与体系有关的文件，并包括有关的标准和需方提供的图样等外来文件。2管理职责总经理办公室负责对上级和外部一般性文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司一般性文件。体系认证办公室负责有关体系文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司的体系文件。受控文件的文件管理员负责文件更改通知单的存档，并依照文件更改通知单，对更改过的文件使用的有效性负责。采购计划、合同及合同评审等文件，由各部门归口管理。3文件的审批公司管理性文件由总经理审批。公司技术性文件由主管领导审批。采购计划、合同及合同评审等文件由公司主管领导负责审批。新编制的文件和修订/更改后的文件均应以发文

29、登记表的形式，明确文件的发放范围和数量，并交相应文件审批人审批，此书面材料一并作为有关资料与受控文件一起存档。受控文件（时效性文件及有特殊格式的除外）应以适当方式标注文件归口管理部门、文件主要起草人、文件审批人、文件发布日期、文件实施日期等。4文件发放公司下发的文件，由文件管理部门与文件起草部门协商确定发放范围，经主管领导审批后（受控文件标出受控号），由文件归口管理部门发放，文件接受人须在发文登记表中签收。其中，受控文件的发放范围不得随意更改，增发时，须按原发放程序办理。5文件的修订/更改由于实际情况发生变化或由于其他原因需要对正在执行的文件的内容做修订更改时，原则上要求由文件原起草部门负责修

30、订/更改。受控文件修订/更改前，应填写文件更改通知单，提出文件更改理由、更改内容等，经原审批人审批后，由此文件的修订更改部门实施更改，并将文件更改通知单（打印件）交文件归口管理部门存档。如文件原审批人调出或其他原因而无法审批时，由公司总经理指定的审批人审批，并提供有关资料。文件更改，若需指定其他人员会签或审批时，应提供会签或审批的有关资料。文件的更改可能对程序、体系或其他单位构成影响时，由更改单位负责采取协调措施，商定实施、更改的合适时间，并由有关部门对受影响的其他文件作相应的修改。文件有较大更改或更改超过5次以上者或视情况确定换版。6管理文件从起草、审核、浅批到印发、存档，应遵从本文件规定，

31、上级来文的转发须填写发文记录。文件管理人员负责将上级来文及时交有关领导及有关人员传阅。非受控文件的管理：由业务主管部门负责登记下发。7文件的收、转、发集团公司发布的受控文件，由体系认证办公室登记后存档或转发。公司起草发布的受控文件，由起草或修订/更改部门做好文件标示，连同批准的有关资料一同交文件发放人员；文件发放人员按发放数量复印，填写发文登记表，按文件发放范围和数量下发，并将原文原件连同相关资料存档。当受控文件需要进行转移时，应首先将文件送交发问单位，由文件归口管理部门登记后再转发，不可私自转发。8文件损坏/丢失受控文件在有效期内丢失或损坏，应由丢失或损坏文件的部门人员向文件归口管理部门提出

32、更换/补发；对于丢失文件，文件归口管理部门在原发文登记表中所丢失文件的备注栏内注明“丢失”和丢失日期，并补发该文件，登记新的受控号；对于损坏文件，在补发该文件的同时应销毁就旧文件，补发文件受控号不变，不再重新登记。9文件的作废作废的文件应及时收回并销毁，时效性受控文件不再收回和销毁，逾期自行作废。对有必要存档或为积累知识而保留的作废文件须有作废标记，以免误用。10文件的领取及保存领取时，须在发文登记表上签名，文件领取人应对所持有的文件妥善保管，不得丢失、损毁。11记录保管非时效性（非）受控文件的发文登记表，在文件作废后仍需保存3年。时效性（非）受控文件发文登记表在文件作废后仍需保存1年。（三）

33、会议活动的组织大小会议的召开，都需要秘书从策划、组织、筹备到最后的圆满结束，一步步落实到位，中间各个环节都要仔细地审度。在工作中，要和各部门紧密联系，共同合作，更好地完成工作。在会议的过程中，要做好相关的会议记录，方便日后工作的处理。同时，公司举办系列活动时，要注重公司的对外宣传，联系媒体、发布新闻，组织会场，制作宣传资料，这一系列的工作都要由秘书妥善处理，更好地为公司的宣传活动服务。会议礼仪1、与会者会议礼仪：衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，按会议安排落座，开会时认真听讲，及时记录，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意。中途退场，应轻手轻脚，不打扰其他人。注意文明

34、使用手机、呼机。2、会议主持人的礼仪：衣着整洁，大方稳重，精神饱满。如站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，身体挺直，双肩前倾，两手轻按桌沿。主持过程中切忌出现揉眼、抖腿等不雅观的动作。言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。应根据会议性质调解会议气氛，或庄重、或幽默、或沉稳、或活跃。在会场上不能与熟人打招呼，更不能寒暄交谈。3、会议发言人礼仪：正式发言者应衣冠整洁，走上主席台时步态自然，钢劲有力。发言时口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头念稿，旁若无人。发言完毕，应对听众致谢。

35、自由发言时应注意：发言要讲究顺序和秩序，不能争抢发言。发言前自我介绍。发言应简短，观点明确，有不同意见的要以理服人，态度平和。听从主持人安排。 会议筹划签到签到形式:薄式卡片式和代签。安排就座与会者座位按资历递降顺序就坐主席坐在长桌的顶端资历最浅者坐在离主席最远处，如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌?主席可坐在任何一个位置上。做好会议记录和录音会议纪要正文一般由两部分组成。 会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。 会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业

36、会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。会议纪要格式及写法 会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法： 集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集

37、中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。 分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。 发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置

38、，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。 会议记录的写作技巧 一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。 一快，即记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。 二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。 三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、

39、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如但是只记但，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。 四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。 会议记录与会议纪要的区别 会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议

40、记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。会议文档和资料的准备： 信息与档案管理信息管理运用各种信息搜集的渠道和方法，及时充分的手机领导所需要的各种信息。掌握各种信息整理和加工的方法，对所搜集到的原始信息进行处理。运用各种方式，把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用，做好信息的传递和利用工作。熟悉信息储存程序，做好已用信息的保存工作。熟悉 执行反馈信息的5个步骤，组成反馈与再反馈链条，实现反馈信息的良性循环。掌握信息开发的途径与方法，对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼。档案管理掌握档案收集的途径和方法，接收与征集应立卷归档的文件

41、材料。熟悉档案整理的程序，对需要进一步条理化的档案惊喜分类、组合和编目，使之系统化。了解影响档案价值的因素，掌握各种档案保持价值的鉴定方法，对档案进行科学的鉴定。掌握各种档案的保管措施，维护档案的完整与安全掌握常用档案检索工具的编制方法，编制多种类型的档案检索工具运用各种档案的利用方式和途径，向档案使用者的提供各种服务。 全方面的收集类别资料，为来宾接待工资做好准备。 熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。 做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。 了解来宾宴请工资的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。 送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返

42、程交通工具。做好会议的值班工作与保密工作学习目标做好会议的值班工作与保密工作。具体做法一些大中型会议，会场配有专门的服务人员，但秘书应当督导和协助服务人员做好以下工作：1.1与会人员入场时的验证与收票工作。1.2保持会场内的秩序，维护场内设备。1.3为会场内人员提供开水、饮料以及其他服务。1.4观注会场内各种设备的使用情况。1.5做好会场内安全保卫工作。会场内安全保卫工作主要包括：防止与会议无关的人，随便进入会场；观注会场内的设备运行情况，消除火灾隐患，防止意外事故的发生；保证会场内人员的安全与健康，发现与会者中身体不适或突发疾病者，要及时请保健医生或送往附近医院或联系急救中心；做好会议的保密

43、工作。协助领导做好会议总结工作及会后的反馈工作一般做法1.做好会议的总结工作会后总结工作应当做到及时、全面、客观、公正。可以采取个人总结、小组评议、领导评价相结合的方法，并在此基础上，尽可能召集全体工作人员开个总结会，交流经验、表彰先进。2.会后反馈工作是指秘书人员根据领导的交办或会议上的决定，将会议所做出的决策或决议在实际贯彻执行中的所得到的结果、引起的反应以及造成的影响等情况，回报给主办会议的领导机关的活动。会后反馈可以用口头或书面催询的方式，必要时还可以直接深入到有关单位或部门进行实地检查与催询。会后反馈工作是会议善后工作的一项重要内容，也是整个会务工作的一个重要组成部分。这项工作虽然是

44、在会议结束之后进行的一项工作，但对整个会议来说都是非常重要也是十分必要的，因为，它能够直接反映出会议效果的好坏以及会议的主旨精神是否能够落到实处。会场服务茶水，一杯香茶可赢得交易机会角色练习表演会议期间奉茶的礼仪给客人斟茶的注意事项当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。给客人斟茶的注意事项上茶时的七个程序两手端茶盘，盘子高度位于胸部敲门，并说：“对不起！”进入接待室止步立正，轻轻点头致意将茶盘的一端置于桌子侧面桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶，用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾,上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。（四）办公设备的使用秘书还要熟练地使用办公自