公司文书档案管理办法

1、公司文书档案管理办法一、总则（一） 凡反映本公司党、政、工、妇、团工作，具有保存价值的各种文件材料（包括上级党政单位颁发的文件），按照规定的制度立卷归档的，都是文书档案(大类代字4)。（二）为便于当前和长远的利用需要，本公司全部文件材料（含收文、发文、内部请示报告）必须按年及时、完整地向综合档案室移交，任何个人不得据为己有或拒绝归档。综合档案室负责依照文书归档范围进行甄别、整理、归档，实行集中统一管理。二、归档与不归档文件材料范围及处理办法（一）文件材料的归档范围1、反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、本公司工作活动中形成的在维护

2、国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本公司需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；4、其他对本公司工作具有查考价值的文件材料。（二）文件材料的不归档范围1、上级单位的文件材料（1）普发性不需本公司办理的文件材料；（2）任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料；（3）供工作参考的抄送件等；（4）上级单位征求意见的未定稿文件。2、本公司文件材料（1）本公司文件材料中的重复件；（2）无利用价值的事务性、临时性文件；（3）一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；（4）公司内部互相抄送的文件材料；（5）本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料；（6

3、）有关工作参考的文件材料；（7）部门内部事项的呈批请示，如购买办公用具的申请和会议通知等。3、同级单位和非隶属单位的文件材料（1）参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；（2）不需要贯彻执行的文件材料；（3）不需办理的抄送文件材料。（三） 本公司形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期，按国家有关规定执行。（四）对应归档电子文件的元数据、背景信息等要按国家电子文件管理规范进行相应归档。应归档纸质文件材料中，有发文稿纸、文件呈批表的，应与文件正本、定稿一并归档。（五）联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档，其他单位将相应的复制件或其他

4、形式的副本归档。（六） 应归档的文件材料，各部门应于文件阅办完毕及时交档案室归档。档案室按照归档文件整理规则对文件进行分类、保管。（七）属于归档范围的文件材料，未经综合部直接发到各部门的，接收部门应将文件交综合部办理收文手续，按规定归档。（八）经档案室鉴定不属归档范围的文件材料作为资料保管5年。销毁资料时，可采取简便方法进行登记（如在收发文登记簿上加盖“销毁”章，不需另造册），经公司领导批准后销毁。三、文件归档整理要求（一） 属归档范围的文件材料，须整理编目后集中统一保管。（二）归档文件按件方式整理。具体按年度保管期限方式分类排列。（三） 文书档案整理总的要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保

5、持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。方法如下：归档文件按年度区分开。跨年度的请示与批复，放在复文年度；没有复文的请示，放在请示年度；计划、预算、决算、总结、报告、统计报表，应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的第一年；跨年度的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，应放在结案的一年；跨年度的会议文件，应放在会议结束的年度；其他文件，应放在文件材料形成的年度。（四）文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，原件在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之

6、后；其它文件材料按文件重要程度、发文单位或形成时间先后排列。（五） 文件要按A4标准纸（297mm*210mm）折叠取齐。小于A4或装订线外侧有文字的文件及领导人和承办人注有重要意见的纸条和残破的文字均要托裱。（六） 每份公文材料需在首页右上角加盖档号章，并逐件编件号。 （七） 汇编档案目录一式两份，作为档案室基本的检索工具。档案目录应具有全宗说明、归档文件目录两部分。全宗说明的内容包括：本公司工作职能、年度工作概况、组织机构设置与变化情况；本公司党、政主要领导人任职及其变更情况；本年度文书档案整理情况（含档案数量、文件材料完整与否、有何缺陷和问题等）。四、保管期限（一）文书档案的保管期限定为

7、永久、定期两种。定期一般为30年、10年。（二）凡属反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管，主要包括：1、本公司召开党、政重要会议、举办重大活动等形成的重要文件材料；2、本公司制发的方针政策、法规性的文件；3、本公司及其内部职能部门重要活动形成的年度或年度以上的工作计划、总结、报告等；4、本公司机构演变、人事任免等文件材料；5、受县级（含）以上表彰、重大问题处分等文件材料；6、职工、党员名册；7、重大外事活动中形成的主要文件材料；8、党和国家领导人、上级单位领导视察、检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词等材料；9、本公司检查下级

8、单位的工作、调查研究形成的重要文件、统计报表、统计分析及审计等文件材料；10、本公司关于重要问题的请示与上级单位的批复；11、本公司房屋买卖、土地征用、办公用房建设、搬迁、租赁的重要合同协议，资产登记等凭证性文件材料；12、本公司编写的大事记、年鉴、组织沿革等；13、上级单位召开的需要贯彻执行的主要会议文件材料；14、上级单位制发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的重要文件；15、同级单位关于重要业务问题的来函、请示及本公司的复函、批复等文件材料。（三）凡是反映本公司一般工作活动，在一定时期内对本公司工作有查考利用价值的文件，列为定期保管，主要包括：1、本公司职能活动中形成的一般性业务文件材料；

9、2、本公司召开会议、举办活动等形成的一般性会议的主要文件材料；3、本公司人事管理工作形成的一般性文件材料；4、本公司一般事务性文件材料；5、本公司关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；6、上级单位制发的属于本公司主管业务并需要贯彻执行的一般性文件材料；7、上级单位和同级单位制发的非本公司主管业务但要贯彻执行的文件材料；8、同级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料。四、*有限公司文书档案保管期限表序号内容保管期限一党委文件1党委的请示、批复、工作报告、计划、总结、决议、决定、换届选举结果等永久2党委成员任免的文件材料永久3党委会

10、议的会议纪要、会议记录等永久4党组织介绍信、党员名册永久5批准加入党组织的党员预备期、到期转正党员等文件材料永久6党内工作年报表永久7纪检、监察工作中形成的重要的综合性报告、调查材料永久8本公司处理的有领导批示的对本公司行政行为及个人投诉的群众来信来访的文件材料永久9党委在工作活动中形成的重要文件材料30年10纪检、监察工作中形成的一般的综合性报告、调查材料 30年11党委在工作活动中形成的一般文件材料10年二工会、团组织、妇委会1工会、团组织的决定、记录、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、工作报告、总结、换届选举结果永久2团员、工会会员名册，年度报表，共青团组织介绍信，批准加入团、工会组织的

11、文件材料永久3工会、团组织、妇女工作委员会在工作活动中形成的报告、总结等重要文件材料30年4工会、团支部换届请示的批复30年5工会、团组织在工作活动中形成的报告、总结等一般文件材料10年6妇女工作活动中形成的一般文件材料10年三行政工作1本公司召开的工作会议、专题会议形成的文件材料1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等永久1.2经验材料、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道等30年2联合召开会议的文件材料2.1本公司为主办的2.1.1召开工作会议、专题会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等文件材料永久21.2召开工

12、作会议、专题会议的经验材料、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道等30年2.1.3会议的参考材料10年2.2本公司为协办的2.1.1召开工作会议、专题会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年2.1.2召开工作会议、专题会议的经验材料、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道的复制件或副本10年3上级单位、上级领导检查、视察本公司工作时形成的文件材料3.1领导题词、领导讲话、指示、声像等重要材料永久3.2接待安排、座谈会讨论记录等一般材料30年4本公司制定的普发性业务文件，中长期规划、承办大型会议等文件材料永久5本公司在工作中

13、形成的请示与上级单位的批复、批示等5.1方针政策性重要业务问题的永久5.2一般性业务问题的30年6同级单位、下级单位的业务问题来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料6.1方针政策性重要业务问题的永久6.2一般性业务问题的30年7单位联合行文的请示、批复、通知、讲话、总结、决议、决定等文件材料7.1本公司为主办的7.1.1方针政策性重要业务问题的永久7.1.2一般性业务问题的30年7.2本公司为协办的7.2.1方针政策性重要业务问题的30年7.2.2一般性业务问题的10年8本公司编辑、编写的文件材料8.1大事记、组织沿革、劳动志等 永久8.2反映主要职能活动的出版物定稿和样本永久8.3简报、情

14、况反映、工作信息等一般性文献汇编10年9本公司制定的工作制度、程序、规定等 永久10本公司重要业务或行政工作的工作总结、报告、计划、统计、调研等文件材料10.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久10.2半年的、季度的计划、总结、统计材料10年10.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久10.4一般活动的总结、 一般问题的调研材料10年11上级单位制发的文件材料111直属上级单位制发的，属于本公司主管业务并要贯彻执行的文件材料111.1重要业务文件永久1112一般文件材料10年112直属上级单位制发的，非本公司主管业务但要贯彻执行的文件材料10年12同级单位和不相隶属单位制发的非本公

15、司主管业务但要贯彻执行的文件材料10年13单位之间协商工作的往来文件材料10年14下级单位或部门报送的文件材料141重大问题的专题报告30年142年度和年度以上的计划、总结、报告、统计材料10年15本公司到外单位考察、友好往来、交流、参加会议等外事活动形成的文件材料151本公司与外单位签订的合同、协定、协议、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久152一般活动的审批手续、日程、考察报告、一般性会议记录30年16本公司房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久17本公司接待工作的计划、方案171重要的30年17.2一般的10年18本公司工作汇报材料30年19本公司财务预算30年20单位物资（办公设备用品、机动车等）采购计划、审批手续、招投标、采购等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年21