运城职业技术学院档案管理办法

1、运城职业技术学院档案管理办法第一章总则第一条为了加强对学院档案工作的领导，提高各类档案的管理水平，有效地保护和利用档案，为学院各项工作服务，根据中华人民共和国档案法和中华人民共和国教育部令第号高等学校档案管理办法 、高等学校档案实体分类法及高等学校档案工作规范 等法规， 结合学院实际，制定本办法（以下简称“办法” ）。第二条 运城职业技术学院档案是指建校以来学校在从事招生、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式、不同载体的历史记录。本校档案实行集中统一管理（除基建档案由投资方长江源实业有限公司独立管理）。第三条 档案工作是提高学院管理

2、水平，为教学、科研服务的重要条件，是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要工作，是学校重要的基础性工作之一，学校应该把档案工作纳入总体发展规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、验收、总结各项工作的同时，布置、检查、验收、总结档案工作。第二章领导体制与队伍建设第四条我院综合档案室隶属院办公室领导。重大事项1 / 11由档案工作委员会集体决定。各部门应有一位主要负责人分管本部门的档案工作，并要配备兼职档案员。第五条 综合档案室既是学院档案工作的职能管理部门（行政机构） ，又是永久保存和提供本院档案的业务机构，综合档案室负责全院各类档案的接收、管理和利用工作。第六条综合档案室的主要

3、职责是：（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作。（二）制定学校关于档案工作的规章制度，协调全校的档案工作，指导、监督、检查执行情况。（三）负责组织全校专、兼职档案人员的业务学习与培训，做好档案人员的年度考核工作。（四）负责接收（征集） 、整理、鉴定、统计和保管全校各类档案及有关资料。（五）开展档案的开放和利用工作，编制检索工作，汇编档案文献，为学校各项工作服务。（六）加强档案的标准化、规范化建设，为实现档案数字化管理奠定基础。（七）严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作。（八）维护档案的完整与安全，做好档案的

4、安全防范、修复、复制、保护工作。2 / 11（九）开展档案业务研究，组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。第七条 对于某些需特殊条件保管或利用频繁且有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室是档案部门的分支机构，业务上受学院、档案室的领导，每年向档案室报送新增库存目录，并不定期向综合档案室移交永久保存的档案。第八条 学院要根据档案工作的实际情况配备足够的专职档案人员，并保持人员相对稳定。第九条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。第十条 档案工作人员既是档案专业技术人员，又肩负行政管理职能，其待遇按学院有关规定

5、执行。第十一条 各部门兼职档案人员，要配合档案室宣传、贯彻执行国家关于档案工作的方针政策及本校档案工作的规章制度，实施学校档案工作计划、规划、负责本部门形成的档案材料的收集、整理、立卷和向档案室移交等工作。第十二条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员应当按照有关规定予以适当补助。第三章档案的收集整理和归档验收第十三条建立和完善归档制度，做到应归档的文件材3 / 11料必须完整、准确、系统地归档保存。第十四条学院实行档案材料形成部门立卷归档制度。各部门兼职档案员负责组织本部门相关人员按照归档要求，对归档材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的领导检查合格后向

6、学院综合档案室移交。第十五条 学院对生成的纸质档案材料和电子档案材料实行同步归档，文件材料的归档范围是：（一）党群类主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。（二）行政类主要包括学校行政工作的各类会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于行政管理的材料。（三）学生类主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍材料、奖惩记录、党团材料、毕业生登记表及反映学生在校期间各种能力的鉴定表等。（四）教学类主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍、课堂教学与实践、学位工作、毕业

7、生工作、教材以及在教学4 / 11管理、教学实践和教学研究活动中形成的文件材料，特别是教学实践各环节中形成的不同载体的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的高等学校教学文件材料归档范围（）教办字号文件）执行。（五）科研类主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等活动中形成的文件材料。重点是本院承担的科研项目，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。按原国家教委、国家档案局发布的科学技术研究档案管理暂行规定 （国档发【】号文件）执行。（六）仪器设备类主要包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修随机图样等的文件材料，特别是价值万元以

8、上的仪器设备项目各环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机技术文件。（七）出版物类主要包括学校编辑出版的学报、校报及学生刊物等。（八）外事类主要包括综合管理材料、本校人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、访问、进修；学院聘请的外籍专家、港澳台专家与教师在教学、科研及其它活动中形成的文件材料；留学生学籍、成绩及留学生工作等活动中形成的5 / 11不同载体的文件材料等。（九）财会类主要包括综合管理文件、会计账薄、会计报表、工资清册等。按财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法（财会字【】号文件）执行。（十）声像类主要包括学校在各种重要会议和各项重大活动中形成的具有保存价值的照片、录像、

9、录音、磁盘、缩微片、光盘等。（十一）实物类主要包括各级领导给学校的题词、名人字画，机构变更前的印模，获奖后的牌匾、奖杯、荣誉证书等，兄弟单位赠送的礼品及学校重大活动制作的各种纪念品等。（十二）名人类主要包括专家学者、历届校领导、在社会上有一定影响的校友的各种材料。第十六条 归档的材料应符合有关规范和要求，电子文件的归档，按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法及电子文件归档与管理规范 （）执行。第十七条归档时间与移交手续（一）归档时间. 党、政部门和能按年度归档的部门，于次年六月底前6 / 11将上年的档案全部归档（根据学校的实际情况，寒假前集中收集一次）。. 教学部门和能按学年度归档的部

10、门，应在次学年度寒假前归档。. 科研、学生毕业论文等应在鉴定和学生毕业后的三个月内归档。. 当年财会档案在会计年度终了后，由财务处保管年，期满后在次年月底前归档。. 专项工作和重大活动档案在结束后一个月内归档。（二）移交手续综合档案室接收档案时，要检查案卷质量， 符合要求后，方可办理登记和签收手续。第十八条本校科研成果、设备开箱等进行鉴定、验收时，须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查、签署意见。第十九条凡由学校、系部与其他单位分工协作完成的项目，档案室应至少保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送主办单位保存。第二

11、十条个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间，移交给本单位档案人员转交综合档案室集中管理，任7 / 11何人不得据为己有或者拒绝归档。对个人在其非职务活动中形成的重要文书材料，综合档案室要向他们征集或者接受捐赠。第四章档案管理第二十一条综合档案室按照便于保管、方便利用的原则，对档案进行分类、编号和排列， 库房内要标识清楚醒目。第二十二条综合档案室要落实档案的保护措施，健全档案的安全保密制度，切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防暴晒等工作。对已破损、字迹褪色的档案，应进行修复或复制，学院要为档案保护提供必要条件。第二十三条档

12、案的鉴定与销毁. 档案鉴定工作在主管院长领导下，由综合档案室与档案形成部门的负责人组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定，做出处理决定。. 需要销毁的档案，应造册、报请分管档案工作的领导批准后，方可销毁。任何单位和个人不能擅自销毁档案。第二十四条本校各类档案按其价值确定保管期限为永久和定期。财会档案按财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法 （财会字【】号文件）规定的保管期限执行。. 永久：凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为8 / 11永久保管。. 长期：凡是反映学院一般活动，在较长时间内对本院工作有查考利用价值的文

13、件材料，分别列为年、年保管。第二十五条综合档案室要对档案的收进、移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计。按照有关规定向有关部门报送档案工作基本情况统计表。第五章档案的利用第二十六条 查、借阅档案时需遵照学校的有关档案管理规定履行相关手续。查、借阅利用档案必须遵守档案室的查、借阅规定。第二十七条 综合档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件，如有特殊需要，应当经负责人批准。第二十八条综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构，加盖档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。第二十九条 综合档案室要设立专门的查档室，并提供必要的检索工具，档案目录、计算机查询系统，为利用者提供便利条件。第三十条

14、 学生档案因其特殊性，具体管理办法按照学校的相关规定执行。第三十一条 综合档案室应当采取多种形式（如举办展览、陈列等），积极开展档案宣传工作。第三十二条档案馆应配备编研力量，加强对档案史料9 / 11的研究整理，编写专题资料和全宗介绍。第六章条件保障第三十三条学校要确保档案工作和设备经费的需要。所需经费应列入学校预算，单列专款由综合档案室统筹安排。第三十四条学校遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案必要设备。第三十五条存放涉密档案应配置专门装具，存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防磁等必要设备。第三十六条学校要求计划地为档案室配置档案管理现代化、信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。第七章考核与奖罚第三十七条各系（部）处室每学年要对档案工作进行一次自检自查，综合档案室不定期进行抽查。检查的重点是各部门是否认真执行有关档案工作