举办一个展会的流程

1、.外贸展会注意事项要把展会搞好，分三步骤，第一步、展会前的准备 第二步：展会上的执行第三步：展会后的跟踪， 如果这三步每个环节都做好了的话，没有客人是不可能的， 下面就和大家分享一下我的这三步是如何进行的第一步：展会前的准备1、邀请函：A、告诉客人你们的位置，展位的时间这一步非常重要，如果你能把你的老客户都约到你的展位上，只要你有新产品，基本上有新订单是很容易的事情。对于那些在你们这里订单量不是很大的客户，最好的方法就是多介绍品种给他做，这样订单量也就自然上去了。 B、给客人的邀请信，除了告诉你们的展位号和新样品的新信息外，最好还是能附上你们的装修图给客这样的话能方便客人找你。因为展馆如果大的

2、话，客人一下就转晕了，有些展位没有写展位好是比较难找的，如果有装修图的话，就很方便了。在这里提醒大家，展位号最好显示在比较明显的地方，这样对客人来说方便很多。我自己经常去客人展位上拜访的时候，发现很难找，因为大多数自己装修的展位都没有展位号，我觉得这点可以改善。 C、注意约见客人的时间，基本上可以半小时约一个，对于那些事先有很多内容要谈的客户，而且谈话内容估计比较艰难的客人可以预算一个小时。 D、约客人的时候，要考虑如果约的是大客人，尤其是一个国家和地区，或者互相是竞争对手的，千万不要约的时间很近，这样职能对自己没有好处。大客人通常都希望竞争对手越少越好，而且经常会要求公司进行产品的市场保护。

3、所以要小心，千万不能在一个客户面前提及同一地区和国家的大客户。 E、以上做好了还有最后一个环节，就是要客人在展会期间的手机号，或者是酒店号码，这样的话即使他没有来的话，如果忘记了，你都可以及时提醒他， F、关于约会时间上其实也有一定的讲究，就是那些非常重要的客人最好约在最前面，因为万一他没来的话，你可以打电话给他，不至于束手无策2、展台装修：A、装修简洁大方就好。颜色要和产品有对比度，很重要。 B、但是灯光的效果很重要，灯光可以烘托出产品的质感，如果没有选对，反而降低产品质感，所以要稍微研究一下，选择一个对比度好的灯光来展示产品，灯光一定要够亮，但是又不能太热，如果太热的话，一个可能会破坏产品

4、，另外就是太热了会另客人很烦躁，影响谈判 C、有个能隔音的房间也很重要，那些大客户就可以在这里谈，来一个收拾一个。 D、展台上的公司品牌的LOGO 一定要注意，你打出去的品牌一定要经过专业的公司查询，要确定没有被其他国家公司注册，否则你如果在国际性的展会上这样做的话，就会被要求把牌子摘下来。现在国际上这种侵权行为查得很严。不过即使是真不运气遇上了这种事情，也不要太紧张，在展会工作人员警告你的第一次就把牌子摘下来就不会有事了。 这里插个花絮： 去年的时候，有一个朋友的公司，很不走运，自己的牌子是没有注册的，但是也没有去查就用了，而且装修展台的时候牌子打得还挺大的，谁知道离他们展台不到10个位置的

5、地方，也有这个牌子，但是人家已经是在国际上注册了的。当时大会的工作人员就到他们展台来警告过，让他们马上把牌子摘下来，就没说什么了。但是他们这帮人，没在意，没放在心上，还以为交了钱参展就是上帝了，可能他平时也这样黑着干惯了，第二天，大会的工作人员再次来的时候，发现牌子还在，就马上叫保安来撤台了，把所有的文件包括接的客人的名片资料，和所有的产品都没收了。在此也提醒大家，有客人信息的文件一定要妥善保管，一般在展台上用了，晚上就带回宾馆，展会上人多手杂，难免会出以外。 还好这个朋友是在最后一天的上午被撤走的，否则真是白来了。但是他们公司从此不能申请去参加这个展会了。还好，他们还有一个工厂，可以以工厂的

6、名誉去申请。这件事情的发生，影响的不光是他们自己，其实对其他的中国展商都有一定的影响。展会会对中国展商特别的严格，还会设置一些贸易壁垒之类的。所以在某个圈子了，还是要遵守一点游戏规则，否则会吃亏。 E、地毯不要用深色的，要不然很容易脏，浅色会比较好，灰色感觉是最耐脏的。 F、所有与装修公司确认的工程图要带上，妥善保存，以便核对各个细节。 G、隔音房不要用含甲醛或者化学药味太浓了的夹板，否则坐里面会熏得很，受不了，客人比较注意这些。3 申请展位，其实写漏了，第一步应该是申请展位的，见谅。国内展的话，因为好沟通就不用说太多，这里还是说国外展的一些程序吧A、首先先上展会的网页，了解一些细节，找到你要

7、参加的展会，仔细看需要哪些文件申请等B、报价，是否能接受，一般他们都会报几种价格，比如一面开口多少钱一个平方，两面开口多少钱一个平方。我们所参加的法兰克福展是不报标准展台的价格的，报的都是光地，至于你要什么样的墙板、灯、门楣板之类的是在一种专门订这些东西的页面上进行的。 一般展览公司都会有一个政策，在几一个规定日期前下定单的话，会有一定的折扣可以节省点钱。C、选展位，位置的选择太重要了，但是新的展商很难拿到好的位置，一般是他们给你什么位置你就是什么位置，这个时候你可以在这个国家的客人帮你订，这样的话拿到的位置肯定比你的好。D、展位位置确认，一般展览公司都会给你一个这样的文件确认你的展台位置E、

8、展台发票， 一般要尽快让展览公司传给你，并告知你发票号，有发票号才能去申请邀请函F、邀请函的申请：邀请函需要提供申请人的公司名称，英文姓名（如果是在展览公司的中国办事处申请，则同时需要提供中文）、性别、护照号码或者身份证号码，出生年月日，颁发护照的地区，护照签发日期，护照截止日期，签证日期，职位等，现在大多的申请都是在网上进行，所以很方便如果是中国办事处处理发邀请函的话，一般两天就可以到手上，国外也大概是一周在网上申请后，一般都有系统的一个自动回执，可以在网上随时查询进度。 如果申请人超过了认输限定，一般18平方限定是4个人免费申请，如果再增加的话，就要交钱，但不是与展商的身份，而是观众的身份

9、。观众的身份和观众的身份，不同的是，展商可以进去布展，展会期间可以比观众提前一小时进展馆而观众不能。额外的人申请的费用要尽快支付，支付款以后他们才给办理，一般是收到款两天内就给你办理完。邀请涵早点到手更好，万一错了可以有时间改，而且可以提前一点申请签证。所以一定不要大意，弄得不好就搞砸了 今年我就差点犯了这个错误，因为邀请函到得太晚了，正好那个时候德国使馆申请的人很多，差点就赶不上，这一点我会在下文中提到G、展台的付款，我们的展会规则是，一般你可以先下一部分定金，剩下的在开展前两周内付完就可以了。如果有些公司没法汇外汇的，可以让当地的客人帮你们垫付，从货款中扣除，这样比较方便。或者你们也可以联

10、系把样品到时候卖给客人抵展台费用。感觉这样会比较好，一个是加强了你和客户之间的合作，关系又更进了一层。二是提前处理了你的样品，也就不用在展会上头疼卖不完展品 当然其实展会结束的时候会有很多观众来买便宜，但是感觉不好，好象摆地摊的感觉，有损公司的形象。 我一般是事先就联系好客户，我们的样品分三类，第一类是不能卖的，是少数，我们自己带回来，第二类是可以卖给客人的，把清单给客户，最后那天下午撤展的时候，让客户来点数，并在清单上签名确认，还有写上日期。第三类是不卖的，是送给客人做样品的，这些的话，事先去那些客人展台上和客人打个招呼，说什么时候送过去，是什么型号，多少数量。这个下文还会提到。H、电力申请

11、，一定要事先预选好需要多大的电力，否则到现场要加电力的话，收费是很贵的。I、确保展览公司已经收到了你的付款，让他们给个收条，展会期间的进门的卡，还有布展和撤展卡。这些卡都很重要，特别是进门的卡，在德国只要有这个卡，展位期间乘车都是免费的。但是这种卡是只能乘坐2等仓的卡，所以不要坐到1等仓了。4样品的准备：a、样品的准备好，就要发货运了，最好准备好两个月的时间（如果到德国的话）从出货开始，这样就不会很赶。b、关于样品的运输，我们一般都是用大会指定的运输商，因为他们有进入会场的优先权，德国这些工作都有很严格的部属的，车是不能随便乱进的。不过指定的运输商一般都很贵，c、如果你在那有合作得好的客人的话

12、，他也要参展的话可以考虑让他帮一起送过去，这样更安全稳妥，个人意见，最好不要用那些没有和大会合作的运输商，以免误事。样品的运输费用和整个展会投资一比的话，不算什么。d、所有样品上都要打上产品的型号，另外再备一些额外的，以免展会上损坏的话可以及时替补e、样品出去前，对所有的样品都拍照并整理好，作为客人下订单的参考。f、样品的质量外观和功能都要反复检验，如果你样品都有问题，客人如何相信你的大货能做好。G、每个箱外都要贴上详细的产品型号的清单，然后自己再备份一份，这样在展会的时候方便拆箱。5、机票、保险提前买，一是有折扣，位子也比较多，二是去签证的时候都会要用的。 要反复和卖机票点确认是否有位置，最

13、好提前2个半小时到机场，如果是国际航班，以免有一些突发情况处理不了。我们上次有5个人去，但是其中有两个人的位置卖票点忘记最后的确认了，还好我们去得早，让他们赶紧联系航空公司这边，还好只是有惊无险。如果去得不是早的话，这次有两个人要漏飞机了。 还有如果转机的话，一定要确认所有的票是否都是同一家航空公司的，有个客户就是出了这个问题，不是同一家航空公司的，广州出发，在北京转机到法国，但是从广州出发的票和在北京转机的票不是同一家航空公司的票，而且转机的时间只有2小时，这样的话，他要到了北京以后先去拿行李然后再转，但是这样的话即使是飞机十分准点，还是赶不上飞机的。为了避免麻烦，要注意。 另外，换登机牌的

14、时候也要注意，我有一次在德国FRANKFURT 机场的时候，因为我们一起8个人，可能中国人的名字对他们来说有点难，把那办理登机牌的小姐的头都搞晕了，结果他给的登机牌和我们飞机的航班号不是一样的，我们是要到广州，但是她确办了上海的，而且行李已经送过去了。我们当时并没有发现，在免税店买东西，还没过安检，因为时间很早，但是后来我还是再看了一下登机牌差点晕倒，航班号全错，幸好时间还早，要不然就惨了，也是有惊无险，后来我每一次都很小心。人总是在不断的吃亏和教训中成长的吧。6、展会上人员和时间的布置无论什么时候，工作都要系统且有条理，但是很惭愧我一直都是一个很没有条理的人，很多时候下决心想改，一两天还可以

15、，但是却没有坚持下来。哎，人为什么学好那么难，学坏却那么容易都不用教。A、到老客人展台上去拜访的业务员这个工作，需要对业务和客户十分了解，最好让跟这个客户的人去，但是如果人员有限的话，一定要请一个思路清晰、冷静而且很礼貌的业务员去，去之前先把要客人谈的重点纪录下来，去的时候带上这个谈话内容，一点一点和客人说。引导客人的思维。（这里要说，有时候很多客人本身不是很有条理，而且有时候展会现场一混乱就更没有条理了，这时候你要引导他跟着你的思维走，如果跟着他的思维的话，可能谈一上午都不会谈到重要内容，这点在展会中会说到）做好每一个老客人非常重要，开发新客人实在太耗费精力和时间了，过程过于漫长，一句老话，

16、珍惜眼前人。B、上不认识的客人的展会上推销的业务员 这一个人员很重要，他所去的目标都是大公司，所以比第一点比A类的业务要求要高。但是只要抓住几个重要的特点 其实工作也并不是很困难，关键是要把适合的人员培植在适合的地方，最大发挥所长。这个人首先必须是很有激情的一个人，而且自信，很善于微笑的一个人。我觉得那种年龄稍微小点，刚毕业不久，在公司做了一段时间，也懂公司的产品的人比较适合。因为他们通常都没什么很大的担心。在展会上可能会被客人一次又一次的拒绝，所以你要培训他的心理承受能力。告诉他一些调整心态的办法。基本上就差不多了。当然，有一些客人情景式的回答是必须先草拟好并背诵的。包括一些突发问答都要事先

17、想到。老客户的保持虽然很重要，但是这一步工作是关系到新的客户，所以必须同样重视，因为这是很有目的的推销。C、展台上留守人员的安排其实一个展会，我建议全部用自己的业务员或者是翻译，费用当然高很多，但是绝对值得，因为展会上的时间是非常宝贵的，客人不喜欢把太多的时间花在没有效率的沟通上。公司的业务他们都很了解业务和公司的现状，所以和有意向合作的客人来说会比较顺利。但是同时我觉得还要请一个在国外当地生活了很久的翻译，因为他的一些建议和谈话会帮你更多地了解客人，很重要，他带给你的价值是无形的，我们公司就是这样，从中受益不少。说到留守人员非常地耐心，因为展台上大的小的客人都有，常时间下来很多人都会变得没有

18、耐心。所以把非常有耐心的人放在这里很必要的。专业不是那么好都没多大的关系，你可以在他旁边配备一个懂技术的人员，这样配合都是没有问题的。 做这么多的展会，虽然留守的状态下也接到过订单，但是好的客户几乎都是B 这个步骤去实现的。所以我们公司把B这个步骤看成是最重要的，一直是我在负责。当然我想再过几年应该会把所有的精力放在A和C，关于市场的动向，只要派一些技术人员去就可以了。3、展会期间： 工作分成类，大家各负其责A、到老客户展台上拜访： 一般是谁的客户就让谁去跟，一定要事先约好时间，因为客户都是很忙，自己也会很忙，展会上的每一分钟都是金钱和机会。 a. 事先一定要做好谈话内容准备，一条一条写出来，

19、和客户谈的时候可以拿出来，看着谈，这样就不会遗漏任何一点，客人也会很喜欢你的做事方式，很认真，很有条理。会场因为场面会比较混乱，客人会不时被一些事情打扰打断，这个时候就必须有这样一个谈的计划，而且你随时记录，以防遗漏。 其实谈什么呢？ 这是一个最重要的内容，首先要清楚你去的目的是什么，列出来。每次和客人见面的机会对我们来说都是非常重要的机会，因为面对面的交流，你能准确地判断客人的意思，并且可以把一些不可能的事情谈成可能。去的目的其实有 ：a.合作的总结b.维护客户关系，对客户的尊重c.交流彼此的一些技术、合作的信息及理念d.了解过去合作的一些问题，是否愉快，对质量和服务各方面有什么新的要求e.

20、推荐新产品f.邀请到自己的展台上来参观（这点很重要，这样能够增加人气，外国人也一样，哪里人多往哪里钻，但是如果你的旁边是你很强的竞争对手的话，一定要慎重，如果你们的竞争力很接近的话，你的客户很可能就成了他的囊中之物了）。所以熟悉客户的同时也要熟悉的你竞争对手，这点不难，花点时间让人看看他们的产品你就差不多也就了解了。g.提供一些公司的变化和改进的信息h.对公司有什么意见i.欢迎再次亲临公司参观和指导，谈事情最好就是在自己公司谈，成功率会更高，围绕产品和生产也更好谈。j.可以和客人介绍一些业内的朋友，比如你们的供应商或者配件的供应商，当然要十分保险的，这样的话大家可以互通有五，关系也就自然更加紧

21、密。B、出动出击：这类人一定要非常积极热情，有个很好的心态，不怕被拒绝，要善于微笑自信,不一定要有多漂亮多帅，还有懂专业,这个步骤很大程度决定了大的新的客户的多少。因为给他的定位就是大的没有接触过的客人。a、 拜访的时间, 很有讲究的,通过几次的展会,最好的去拜访这类客人的时间是10点前,因为这时候是客人最不忙的时候, 除了展商以外,其他人都是晚一小时进场的,这样就给我们提供了很好的机会.要把最重要的客人放在第一天的10点之前,这样万一他没过来,你还有后面的时间可以一直去邀请 b、带齐所有资料,包括谈话资料,产品介绍,生产线的图片,公司图片等(另外多备几份产品目录,因为你可能不停地遇到新老客户

22、,都可以给目录,邀请) c、找对人:找是要找产品经理, 因为是产品经理是负责开发新的产品的, 如果去了很多次产品经理不理的话,可以找老板谈,先把老板放倒,他自然会引见产品经理.当然不能当着你认识的产品经理的面和老板谈,这样他会不舒服,对以后的合作还是有影响的,毕竟以后的业务是他在跟进,而不是老板.但是你要当着老板的面夸产品经理或者他的员工,老板会很舒服,而且被夸的人知道了,效果就更大了. 我确实遇到过一个这样的客户,已经联系两年了,一直都没什么消息,之前在国内的展见过,但是总是匆匆一别,对我们没多大的印象.后来想了很久不知道什么原因,于是在国外展的时候,第一天就去了他们展台,去了很多次他都没有

23、空.大概是第三天的时候,我一早就坐在他们展会上等,一个人没有,过了10分钟,来了个老头,说明了我的来意,告诉他我已经来了17次,但是他们的生意太好了,而产品经理一直都没停过,很辛苦,当时看着他太忙了,所以没好打断他,所以一直没机会谈. 请问我可以要张你的名片吗? 不看不知道, 一看原来是总裁,我真是乐开了花, 让他给我10分钟的时间,当时也没人,所以他答应了.因为产品资料和公司图片以及问题都准备得很详细,所以很成功.他说他会让产品经理到我们展位上来.结果第二天下午, 他居然真的亲自带着产品经理来了. 他现在已经成了我们一个很大的客户,和产品经理的关系也进步了很多.前些天见面,他都还在回忆我当时向他们推销时的画面,说我当时就向一阵台风,势不可挡,他说他从来没见过我这样的销售,一次又一次,还是那么积极和面带微笑,很欣赏我的态度.说总裁是被我的热情感染了.我也开玩笑和产品经理说,说实话当时被冷遇确实很伤心,但是每当看见帅哥时,所有的伤心都到九霄云外了,而且当时你就是我必须要攻克的目标,如果不把你攻克的话,我就不回来了,跟你到法国,直到你同意为止.因为我不想您因为没有时间,太忙而错过了这么