HR-MAG-005人事档案管理办法

1、三阶文件生效日期2014-12-01编号HR-MAG-005版本/次A/0人事档案管理办法编制人审核人批准人日期2014-12-01日期日期文件修改记录序 号修改 版本修改 页数修改内容描述修改人批准人生效日期1A0ALL新版制订2014-12-01编号HR-MAG-005页次1/3人事档案管理办法版本/次A/01. 目的：为人力资源管理提供丰富翔实的个人资料，满足人事考评管理的需要，规范员工档案管理 流程，避免劳资纠纷产生，特制定本制度。2. 范围：适用公司全体员工人事档案3. 定义：无4. 职责：4.1 管理部：对本制度目标达成负全责，对本制度的完善更新和解释负责；4.2 档案管理人员：负

2、责人事档案的日常管理工作，包括在职人员人事档案管理和离职人 员人事档案管理。5. 内容及要求：5.1 人事档案管理的原则：正确完整、归档及时、排列有序、严格保密。5.2 索引及排序规定：所有人员从入职之日起都需建立人事档案，职员的档案用文件袋管 理，个人档案必须包含以下基本有效的资料，并按照以下顺序排列：5.2.1 员工履历表5.2.2 简历（仅限职员，作业员无须提供）5.2.3 毕业证、资格证、等级证复印件5.2.4 身份证复印件5.2.5 数码回执单或社会保障卡复印件5.2.6 劳动合同5.2.7 员工在职期间各项奖惩单、职位异动单等。5.3 存储及归档规定：5.3.1 在职员工人事档案依

3、工号先后排列； 离职职员人事档案按离职时间先后顺序排列5.3.2 员工在职期间进行的阶段考核、转正考核、岗位或职称变动等所产生的资料，以 及奖惩单、薪资异动单等原始单据，所有资料均须归入员工个人档案。5.3.3 档案管理员每周收集需归入档案及离职人员资料，并于每周周五下班前对员工档 案进行更新。5.4 人事档案移交及管理流程：5.4.1 员工入职手续办理和入职培训由招聘培训人员负责，入职手续办理完毕后建立个 人档案，并于员工入职当天上午 10 点前把基本资料录入人事系统。编号HR-MAG-005页次2/3人事档案管理办法版本/次A/05.4.2 新员工基本资料录入系统后，按职位类别分发至相应主

4、管签核。职员需管理部主 管审、呈总经理核准方可归档；作业员由部门最高主管签核、管理部主管审核后 存档。5.4.3 档案管理人员在每周五下班前把员工档案整理齐全后存档。5.5 离职人员人事档案的管理：5.5.1 档案管理人员必须每月对离职人员的人事档案清查， 并按离职月份顺序进行存档。5.5.2 离职人员的人事档案自离职之日起存放两年，两年后销毁人事档案。（高管及核 心技术人员保留至该员工离岗三年止）。5.5.3 离职人员离职后重新入职，须重新提交所有人事资料。5.6 劳动合同管理：5.6.1 新员工入职当天即签订为期三年的劳动合同，根据其职位选择对应的试用期限， 唯最长不超出六个月，具体规定参

5、照招聘管理办法。5.6.2 签订劳动合同时务必要求员工依规定将内容填写完整，严禁提交空白合同。 每月20 号集中将新入职员工劳动合同申请用印，制作劳动合同签收备案表分发给相关 人员签收，并送至劳动站办理劳动合同备案。5.6.3 劳动合同到期前一个月，行政部以邮件的形式通知其部门主管征求其续签意见， 同时通过劳动合同续签意向书了解员工本人意愿。 如双方均同意续签合同的， 由管 理部统一与员工再续签三年期限劳动合同。5.6.4 如连续签订了两次固定期限合同，除员工本人提出续签固定期限合同外，第三次 应签订无固定期限合同，签订流程参照 5.6.3 作业。5.6.5 若劳动合同续签意向书或劳动合同员工

6、本人无正当理由拒签，视员工不愿续签合 同，依公司规定办理离职交接。5.7 借阅管理规定：5.7.1 公司总经理、管理部经理有权查阅公司所有职员的档案；各级领导有权查阅下属 职员（不包括本人）档案；凡是超越该授权范围的查阅申请，必须经管理部主管 审批后才能提供查阅。5.7.2 未经管理部主管许可，各部门不能复印档案内容。5.7.3 借阅人事档案均须作好登记，并在约定时间内归还。5.7.4 严禁故意涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；借阅期间要小心保管，防止 丢失；无论何种原因，一经发现借阅档案的缺损，责令借阅人改正，并依奖惩制度 处理。编号HR-MAG-005页次3/3人事档案管理办法版本/次A/05.7.5 查、借阅者要注意档案保密，不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以 惩处。5.7.6 档案管理员以周为单位催收借出档案，归