财务共享服务中心会计档案管理

1、1) 1川i()j>飞11101门11尸iwii川()u1i1illvl.j;&m :1 财务共享服务中心建设咨询服务系列专题(川、财务共享务中心a 案管理z石张庆龙阴眷主1:1m111e飞ll-民iii-ih)ilhl.il al()(1、l057 ?暡晪?没?篱?笨疡?梡?樯?e行业建设与发展|川、飞1topmeit()下theprofessioi -、财务共享中心建设带来会计档案管当企业规模日益扩大，业务类型践来看.在单掘的归梢上主要州现r两种理环扁的变化不断增加，企业分公司、子公司的多方式:一种方式是将单据存放在分公司、根据财政部、国家档案问会计档案个财务机构使得原本就是

2、戚本中心子公词所在地。处理业务时，先将单据集管理办站:>( 1999)的规定.会计梢案是中到服务中心处理，待存档、分类进行完的财务人员及其相关管理费用快速膨指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计毕后，在每年的审计开始前、把所有的单.l.,-h-z " 胀，最终导毅效率降低、设备投资重核算专业材料，是记录和反映单位经济业据发还各公司，以便在当地进行档案何理z务的重要史料和证据c具体包括:会计凭复、内控风险激增，统一协调财务变另一种则是统-保管在服务中心所在地。证类、会计账簿类、财务报告类和其他类c得越来越网难。但在单据发生后的前几年(通常在3至5各单位必须加强对会计档案管现工作的管

3、年)凭证仍保存在分公司当地u超过一定理，建立会计档案的立卷、归档、保管、年份的凭证很少被查阅，这些凭证可统一-查阅和销毁等管理制度.保证会计档案妥托管到服务中心。此外，传递凭证时，可善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。各单位每年形成的会计档案.应当由会计机构按照归挡要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计梢案保管清册采用计算机进行会计核算的单位应气保存打印州的纸质会计档案，并对保存期限作规定。财务共享服务是随着集闭公司的行理变革而产生和发展的。当企业规模日益扩大，业务类型不断增加，企业分公司、子公司的多个财务机构使得原本就是成本巾心的财务人员及其相关管理费用快速膨胀，最终导致效率降

4、低、设备投资重复、内控风险激增，统一协调财务变得越来跑困难3中的财务管理改变了过去传统的属地化会考虑采用影像系统来进行，把单据通过影此时.企业在变革中寻求突破的结l快就是计档案管理体系。从现论上来说.财务共像扫描的形式传递到中心，处理完毕后将财务共享服务的源起3建立财务共享服务字:中心建立后，院将所有单据统一保管在凭证打印出来整理即可3无论采用哪种方中心，必将带来财务组织架构的深度变革3服务中心所在地，要求财务共享服务中心式，通过这种传边又会带来新的内部控制原水各业务单元的财务部可能仅会被保阳属地要有相当规模的档案中心.能够为各风险节点因为.会计档案的形成链条在下一小部分，譬如负责单据收柴整理

5、的人公司保管大量凭证，要求财务共享巾心在加长.从过去的属地延伸至财务共享服务员.而大部分将迁移至共享服务中心所在会计档案信息存储、利用以及影像管理系中心，这其巾介入了多种岗位角色.如收集、地2这样，将财务大部分的职能集中至一统等方面创造最好的条件c但是.我罔行影像化、审核、传递、稽核、归阳、整理、个中心，可以大大缩减人员，显著降低成政监督系统的属地与分散化(例如l呵地的成构。使得原本容易在属地发现的风险，本、提高效率，并将财务流程与企业战略地税局、工商局等)对于会计档案的检查往往在财务共享服务中心归梢币才被发现.相匹配。需求，使得财务共:环境下的单据统一集其罕一直隐减1;去。财务共享服务中心的

6、建设实施改变了中管理难以付诸于实施c另外.受到预算此外.过度依赖影像系统形成的电-f传统分散型的会计档案管理环境，它将不成本的约束，全面的会计档案集中管理变会计树案，容易受到当前会叫树案?芾矸摇氐闶堤宓暮霞埔滴窦械揭桓龅貌皇悄敲聪质怠煞娴闹秃笥跋欤峁嫘苑矫娴奶财务共享服务中心来记账和报告。这种集从目前的财务共享中心档案管理的实战与考验.份来新的问题2058 | zlrt?会计师?昩?榣刨?槊?獳?偍?晩?绻?暰?0?絭?4?development of the profession i行业建设与发展罩三、财务共享服务中心会t档案管理的会计电子档案管理的更高需求。各个基层环节，避免处理偏差，防范

7、自身操作失误完善建议单位由于对会计电子档案管理的重要性缺所带来的风险，最终保证财务共享服务的(一)建设统一的合计档案标准化、数乏认识，其内部也基本未形成科学、完整、整体质量。为避免人为操作可能带来的错字化处理平台规范的相应制度。实施财务共享中心建设误风险，对表单填制规则、各审核环节的财务共享服务中心木身就是建立在先后，应加强这一管理制度体系的建立。稽核规则、会计制度逻辑规范、银企资金进的信息技术平台基础之上的一个数字化l建立会计档案的归料制度。会计数结算规则等方面应尽量实现系统固化，以平台，其自身会计档案的管理也应该实现据在未打印成书面形式输出之前，应妥善提升流程运作效率和质量，实现良好的风档

8、案信息的数字化和网络化，建设档案信保管并保留副本，记账凭证、总分类账、险控制。息接收、传递、存储和提供利用的一体化，现金日记账和银行存款日记胀应打印输出，由于企业集团分子公司众多，容易造使档案信息高度共事，档案管理更加有效、并按照有关税务、审计等管理部门的要求，成单据流转不畅或环节过多，导致付款或快捷、科学。当然，企业应该在平衡好寄送、及时打印输出有关账簿、报表。核算处理不及时，影响企业生产经营活动。存储、沟通的成本基础上，建设统一的会2.建立电算化会计档案的存储制度。为此，应注意通过it系统提高单据处理的计档案标准化、数字化处理平台，通过规根据国家档案局的标准，建立电算化会计电子化水平，减少

9、纸制单据的流转。制定模效应平衡相关成本。档案保管制度:选择优质的磁盘介质进行各类单据流转流程，明确省市之间的单据为此，财务共享服务中心的建设必须会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离流程管理，细分单据流转环节，明确各环结合当前的会计档案管理规定，对信息化存放;做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作，节责任人，以工时为单位明确得环节单据环境下的会计数据电子档案的形成、归档按分类和一定川页序对数据磁盘、光盘等电处理时间，月末对单据处理的正确性、时和电子会计档案信息资源标识、描述、存子会计档案进行编号，标明时间和文件内放性进行分析。分公司指定专人负责传送储、查询、交换、网上传输和管理等方面容，制作档案管理文

10、件卡片。票据，办理票据交接手续。总公司明确对制定标准、规范，并指导实施的过程。当3.建立严格的借用手续制度。查阅会应接口人，办理票据交接于续，确保相关然，财务共享服务中心会计档案管理工作计档案，需经财务共享中心负责人批准，票据的安全。并定时进行会计检查，提高还依赖于一定的网络环境建设、硬件环境按照档案管理的有关规定办理借阅手续。会计数据的准确性。建设和软件环境建设，这些建设是会计档4.建立会计档案定期备份制度。定期此外，应注意对电子会计档案的安全案信息传输、交换和共享的基础。也就是将会计数据备份到磁性介质，并设立备查风险控制，充分考虑防磁、防火、防潮、防说，实施财务共享中心后，会计档案的硬登记

11、簿，提供备份时间、数量、保管方式尘、防虫、避光、恒温、防变形、防磨损、件管理同样需求很高，应提高会计档案的等备份细节信息;同时由于磁性介质的特防强震等基础环境要求，保证存储介质的信息化水平，建设和完善财务档案信息网殊性，管理人员必须对这些电子会计档案物理性能不改变。对会计档案的介质应定络，使各项工作都网络化，加强档案的利用。进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。期复制，防止电子会计档案的丢失和毁损。怅远拆另制罩除毛财剧、斗妇务共宇建应主享化脏业;平务台兔的中化弘心建运的管设会也理回计有收利投入幢体的系jl数的统(三)加强关键环节的风险控制与安目前会计系统大部分是网络会计系统，容挡案于对成本口

12、uhh/o/1全防范易受到病毒和网上黑客的攻击，应采取必yhm财务共享服务申心建立后，原本财务要措施来加强会计网络的安全性，加强防管理体系下的会计稽核岗位被取消，而各火墙、路由器等网络安全方面的管理。企飞种纸质会计档案的真实性与相关影像资料业应当定期检测信息系统运行情况，及时目前，国家关于电子陆案系统化的管的一致性将受到很大的质疑。如何防范这进行计算机病毒的预防、检查工作，禁止理制度体系相对滞后。会计电算化管理些进入财务共享服务中心的外部风险，将用户安装非法防病毒软件和私自卸载企业办法、会计电算化工作规范和会计成为财务共享服务中心建立后新的风险控要求安装的防病毒软件c档案管理办法等相关规范文件

13、多制定于制内容。为此，必须加强内部流转的会计上世纪90年代中后期，在信息技术日新月档案加工处理过程的质量，在会计档案的三、案例说明异的今天，显然己经无法满足经济发展对生成、流转等环节增加提取或处理的稽核(一)实施文档管理与影像扫描管理cl叫?呈?偒?吨噅?絟?絪?卓?0?e行业建设与发展idevi二lopmentof the profession -系统，解决会计档案跨域管理问题一一中财务共享服务中心的建设实施带审核单据的明细信息，一台显示扫描入国电信的经验改变了传统分散型的会计档案管理库的彩色单据，避免审核人员同台频繁切中国电信在实施财务共享中心建设后，环境，官将不同国家、地点实体的会换页面

14、，提高工作效率。审核不通过有两建立了文档管理与影像扫描管理手件实种批果:退票和退单。退票的，违反规定，i刑计业务集中到个财务共享服务中心叫施"实物流"与"信息流"并行方式。实物不予以报销处理，将发票原件等资料返还干来记账平日报告。票据由业务发生地直接邮递到省财务共孚给申请人;退单的，在报销范畴内，但是中心档案室归档，实现了"点到点"传递。报销单据或手续不完整，需要进一步修正。票据在业务发生地直接进行影像扫描，后4.会计记账。凭证编制人员根据自己-续的审批、财务共享服务中心的处理可同的需要和整体安排获取待制单信息记录，步进行，资料的调阅

15、和管理更为简单。同时，域性的扫描点，异地扫描人员属于财务共逐个查看制单，并批量导入erp系统生成在基于影像信息的管理模式下，并行审批亨服务中心的外派人员。专职扫描人员收会计凭证。成为可能，整体工作效率大幅提高。此外，到实物单据后进行拆分整理，初步验收5.会计记录归档。会计凭证打印之后，公司设计了详细票据稽核体系，确保电子然后将每份单据扫描入库。每份报销单需要与原件匹配。凭证清单打印之后，按信息和实物票据信息的致和真实可靠。据有一个报销申请单;报销申请单有报销申请单号/扫描人等信息找到原件，与凭新的档案管理体系推行后，中国电信逐步中曰:芜的核心信息，主要是贯穿单据处理始证匹配后等待装订。会计凭证

16、与原件匹自己将过去层层汇总模式转变成直管模式，报终的单据号及其条码;报销申请单后面附好的，按标准予以装订，并转入档案库。销扫描点的设置实现扁平化。具体来说，的原始票据一律粘贴在a4纸张上。扫描传统模式中地市公司要负责汇总县公司的系统扫描得到每张单据的申请单及其附着四、小结报销事项，实现财务共享服务中心后将会的原件，通过条码与系统内存在的报销申总之，实施财务共享中心建设后，企逐步实现各基层单位直接对省财务共享服请单匹配起来。扫描之后的单据转入归档业会计档案管理将从原来横向、属地化务中心报账，减少了中转环节，提高了流库(按扫描人员分开存放)，以便日后退票管理转变为纵向、流程化管理，会计档程效率。/

17、ffi单或匹配凭证之用:单据扫描之后，除案的管理工作无论从形式还是内涵上看新的体系中，公司还要注意做好与外了特殊情况，实物单据不再在财务共享服都已发生变化，需要我们重新思考和审部检查部门之间的沟通，接受外部检查务中心内部流转，其后的各个环节全部调视新环境、新内涵的会计档案基础下的时应主要通过电子档案进行，尽量减少实用系统内的彩色扫描件。标准体系。中国特殊的行政管理、监管体物档案的查阅和传递。当然，这需要外2业务审批。报销申请之后，单据扫系使得这一工作富于探索性，也使得这?部检查部门有一个理解、逐步适应和接捕和业务审核可同时进行。业务审核流程工作任重而道远。目受的过程。按既定的规则和时限进行。业务审核完毕(二)利用全球票据中心解决会计档案后转入ssc内部的会计审核(稽核)。侍者单位:北京国家会计学院的查找问题中兴通讯的实践3.会计审核。在操作中审核岗位采用天津国信倚天会计师事务所为了解决票据资料等会计档案的查找两台显示器并行处理:一台显示系统内的困难问题，同时也为了解决不能同时调阅一份凭证，异地借阅