地产公司工程资料管理流程

1、*置业有限公司开发项目 技术资料管理流程 编制U工程技术部日期 审核日期 批准日期 修订记录 日期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 可编辑 流程图 工程资料管理流程 主控部门：工程技术部 公司 本部 公司 决策层 工程 部经 理 专业 工程 技术 内业 监理 单位 总包 单位 分包 单位 材设建筑 供应设计 单位 单位 其他建设 设计监督 单位部门 政府 公文 批件 件文部本 料资计设 件文来往资体实程工 料资建报 款付程工 图纸设计 政府文件 工程实体资料 会签处理 报告 批文 办理付款 存档 记录 * 会签处理 会签处理 会签处理 会签处理 会签处理 初审 .存档一七 收受设计

2、文件 登记 往来文件 传阅 +处理 -I ”发文存档 收文或回复 初审 吗-一初审 登记 报验 存档 登记 存档 发文 存档 付款 申请 、流程概况 流程目的 1、规范工程资料的流转、存档、管理； 2、保证资料的完整； 适用范围 适用于沈阳昊华置业有限公司所有房地产开发项目的工程资料文件 管理工作。 定义 1、完整：即资料完整存档，指与该资料有关的源文件、回文、流转 会签记录等完整保存在该目录文件夹内； 2、独立：即资料独立存档，与目录题述资料文件相关的过程资料无 需保存； 3、连续：即归档文件资料的连续保存，不因其它目录存有资料而欠 缺； 流程主导及 参与部门 1. 主导部门：工程管理部 2

3、. 参与部门：公司其它各部门 上级流程名称 下级流程名称 子流程名称 工程内业管理流程 无 无 部门 流程中承担职责 工程技术部 1、起草文件初稿； 2、收发工程协作单位文件资料； 3、按公司制度规定流转审批工程类的文件。 4、存档管理工程文件资料和部门内部资料； 质量部 1、起草部分文件初稿； 2、负责质量、安全有关管理资料的存档； 合约预算部 1、负责起早与预算、结算有关的文件资料，按公司制度规疋流转审 批完成后，存档管理； 2、与工程管理有关的预算资料文件确定后，复件抄送工程管理部 综合财务部 1、监督各部门在文件资料管理过程中的职责履行； 2、保存公司重要文件资料； 主管副总 1、审核

4、流转中文件资料； 2、抽检文件资料档案管理的规范性； 总经理 1、批准流转中的文件资料； 2、抽检重要文件资料的管理规范性； 三、工程资料分类、存档和管理 3.1 资料分类 资料分类的目的是更好的分类保存和管理资料。 （1）按资料周转流转范围分为：部门内资料、公司内资料、集团公司内资料、项 目工程资料和政府资料等5大类； （2）按资料的作用分为：经济类资料、技术类资料和管理类资料3大类； （3）按资料的存档周期分为：过程资料和结果资料 2大类； （4）按建设管理工程管理的一般程序，工程资料可分为：前期报建类资料、设计 类资料、招投标资料、合同资料、进度资料、质量资料、安全文明资料、分 部分项验

5、收资料、材料设备验收资料、设计变更洽商资料、技术管理资料、 往来文件、付款资料、核价资料、签证资料、结算资料、竣工交验资料、保 修资料等18类资料； （5）按资料的内容可分为：实体资料和监控资料 3.2 资料管理的特点 （1）全面性：要求工程资料完整的记录和保证全部建设开发活动中的所有工程资料； （2）全员参与性：只有每位工程管理人员严格按规定进行资料的编制和收集才能保证 资料的全面性和完整性； （3）完整性：资料是记录管理活动的载体，因此管理活动的系统性决定了资料的完整 性；一般的说，资料必须经过原始编制、审核、审批、处理、回复、确认、存档 等才能构成一份完整的资料； （4）资料存档的复杂性

6、：由于资料的完整性、管理活动的间断性、资料统计查阅的方 便性要求等决定了资料存档的复杂性，即在存档时，为了保证资料方便统计查阅， 必须一定程度上打破资料的完整性，但为了兼顾资料的完整性，要求资料在登记 记录时做到科学、连贯； 3.3 资料属性定义 资料的属性定义目的：根据资料存档和管理的需要将资料固有属性按重要性进行排 列，进而在资料存档时遵循该排列，在资料管理记录时按属性的记录和检索。 资料的属性，按分类归档需要和重要性高低依次排列如下： （1）内部管理； （2）政府政策、规范、通知 （3）项目名称； （4）政府批文； （5）合同类； （6）工程名称； （7）经济法律类； （8）往来文件；

7、（9）设计技术； （10）质量安全 （11）管理； 3.4资料的存档 （1）资料存档的原则：首先保证资料的完整性，其次保证资料查阅检索的方便 性； （2）统一管理、分类保存、分工存档： 序号 档案目录编号 档案目录名称 存档责任部门 存档责任人 1 A-3-3 部门工作计划 专业工程师 2 A-3-4 部门技术管理 工程管理部 专业工程师 3 A-3-5 工程内部协调 专业工程师 4 B册 政府规定政策通知 报建专业工程师 5 C册 前期报建类资料 报建专业工程师 6 H-1 工程计划 专业工程师 7 H-2 工程协调 专业工程师 8 H-3 质里官理 质量部 专业工程师 9 H-4 :安全文

8、明管理 质量部 专业工程师 10 H-5 甲供材设管理 工程管理部 专业工程师 11 H-5 分户检验 质量部 专业工程师 (3) 综合财务部负责保存以下文件的原件: 合同原件； 报建政府批文原件； 单位间正式公函文件； 成套图纸； (4) 按下表目录分类规定进行存档； 工程资料归档分类目录 序号 分类 一级目录 （档案柜） 二级目录 （档案盒） 三级目录 （文件夹） 四级目录 （文件页） 内容要求 完整、独立 编号存档要 求 备注 1 A册 公司内部管理资料 A-1本部下发文件 A-1-1管理要求通 知 连续 2 A-1-2运营会议纪 要 连续 3 A-1-4设计定版通 知 连续 4 A-1

9、-5开发计划 5 A-1-6其它 6 A-2昊华内部文件 A-2-1公司文件通 知 连续 7 A-2-2公司例会纪 要 连续 8 A-2-3收文处理单 按单位分类 独立 连续、复件 9 A-2-4发文处理单 按单位分类 独立 连续、复件 10 A-2-5文件会签单 独立 连续、复件 11 A-2-6合同签申单 独立 连续、复件 12 A-2-7付款审批单 独立 连续、复件 13 A-2-8其它 14 A-3部门管理文件 A-3-1 部门制度规 疋 15 A-3-2部门会议纪 要 按月、周分类 连续 16 A-3-3 部门工作计 戈U 按年月周分类 连续 17 A-3-4 部门技术管 理 技术管

10、理计划 18 技术方案比较分 析报告 19 技术信息 专用台帐 20 材料设备比较分 析报告 21 考察资料 22 A-3-5工程内部协 调 连续 23 A-3-6文件传阅记 录 独立 连续 24 A-3-7其它 连续 25 B册 政府规定政策通知 B-1 一般文件通知 连续、复件 原件存于 综合部 26 B-2建委 连续、复件 27 B-3规划局 连续、复件 28 B-4国土房管局 连续、复件 29 B-5发改委 连续、复件 30 B-6质量监督 连续、复件 31 B-7安全监督 连续、复件 32 B-8其它 连续、复件 以下各册资料全部按项目分别存档，同一项目自成系统 33 C册 前期报建

11、类资料 C-1报告申请发文 C-1-1 政府 完整 连续、复件 34 C-1-2规划 完整 连续、复件 35 C-1-3国土房管 完整 连续、复件 36 C-1-4其它 完整 连续、复件 37 C-2批文、证书 C-2-1 政府 连续、复件 原件存公 司 38 C-2-2规划 39 C-2-3国土房管 40 C-2-4其它 41 C-3缴费通知 C-3-1 政府 完整 连续、复件 42 C-3-2规划 完整 连续、复件 43 C-3-3国土房管 完整 连续、复件 44 C-3-4其它 完整 连续、复件 45 C-4付款缴费记录 C-4-1 政府 完整 连续、复件 建立台帐 46 C-4-2规划

12、 完整 连续、复件 47 C-4-3国土房管 完整 连续、复件 48 C-4-4其它 完整 连续、复件 49 C-5技术指标测绘 C-5-1规划 完整 连续 50 C-5-2国土房管 完整 连续 51 C-5-3其它 完整 连续 52 C-6备案验收 53 D册 合同资料 D-1总包类合冋 D-1-1某甲单位合 同 合同补充协议 完整 连续 54 合同变更记录 完整 连续 55 合同清算记录 完整 连续 56 合同结算记录 完整 连续 57 D-2分包类合同 D-2-1 某甲单位合 同 合同补充协议 完整 连续 58 合同变更记录 完整 连续 59 合同清算记录 完整 连续 60 合同结算记录

13、 完整 连续 61 D-3顾问类合同 D-3-1 某甲单位合 同 合同补充协议 完整 连续 62 合同变更记录 完整 连续 63 合同清算记录 完整 连续 64 合同结算记录 完整 连续 65 D-4材设类合同 D-4-1 某甲单位合 同 合同补充协议 完整 连续 66 合同变更记录 完整 连续 67 合同清算记录 完整 连续 68 合同结算记录 完整 连续 69 D-5公用市政单位 合同 D-5-1 某甲单位合 同 合同补充协议 完整 连续 70 合同变更记录 完整 连续 71 合同清算记录 完整 连续 72 合同结算记录 完整 连续 73 D-6政府事业单位 类合同 D-6-1 某甲单位合

14、 同 完整 连续 74 D-6-2某乙单位合 同 完整 连续 75 E册 合冋单位文件往来 E-0收发文登记薄 本册文件 仅指：单位 公函和工 作联系单 等单位间 正式文件 76 E-1甲单位 E-1-1收到文件 独立 连续、原件 77 E-1-2收到联系单 独立 连续、原件 78 E-1-3发文 独立 连续、原件 79 E-2乙单位 E-1-1收到文件 独立 连续、原件 80 E-1-2收到联系单 独立 连续、原件 81 E-1-3发文 独立 连续、原件 82 83 F册 监理资料 F-1监理组织机构 监理人员登记表 84 监理人员证书 85 监理变更记录 86 F-2监理规划 监理规划 8

15、7 监理实施细则 88 F-3监理月报 监理月报 89 审核意见 90 F-4监理会议纪要 监理例会纪要 91 专题会议纪要 92 F-5监理通知 监理通知单 93 监理通知回复单 94 F-6工作联系单 工作联系单 95 工作联系回复单 96 F-7监理考核记录 97 G册 工程实体资料 G-1施工方案 按项目保存 独立 连续、原件 98 G-2设计资料 G-2-1图纸、变更、洽商收发记录 99 G-2-2设计图纸 按项目存档 独立 连续、原件 100 G-2-3设计交底变 更 按工程分类存档 独立 连续、原件 101 G-2-4技术洽商 按工程分类存档 独立 连续、原件 102 G-2-5

16、变更审批表 相对完整 连续、原件 103 G-3开竣工报告 104 G-4质量验收 G-4-1 基础验收记 录 按合冋分类存档 105 G-4-2主体验收记 录 106 G-4-3装饰样板验 收 107 G-4-4 其它分部验 收 108 G-4-5竣工验收 109 G-5材料设备验收 G-5-1乙供材料验 收 110 G-5-2甲供材料验 收 111 G-6功能性检测 按合冋分类存档 112 G-7竣工验收移交 G-7-1台帐记录 113 G-7-2竣工资料 114 G-7-3实物移交记 录 115 H册 开发建设管理 H-1工程计划 H-1-1开发计划 项目开发总计划 独立 连续、原件 1

17、16 年度计划 独立 连续、原件 117 报建计划 独立 连续、原件 118 月度计划 独立 连续、原件 119 分包计划 独立 连续、原件 120 招采计划 独立 连续、原件 121 设计计划 独立 连续、原件 122 材料设备供应 独立 连续、原件 123 工程验收计划 独立 连续、原件 124 期报 独立 连续、原件 125 H-1-2 总包单位 总计划、年计划 独立 连续、原件 126 月计划 独立 连续、原件 127 周计划 独立 连续、原件 128 期报 独立 连续、原件 129 H-1-3 分包单位 总计划、年计划 独立 连续、原件 130 月计划 独立 连续、原件 131 周计

18、划 独立 连续、原件 132 期报 独立 连续、原件 133 H-2工程协调 H-2-1甲方工程会 议 完整 连续、原件 134 H-2-2工程协调记 录 完整 连续、原件 135 H-3质量管理 H-3-1质量工作计 划 按工程分类 136 H-3-2质量检查反 馈 按合同分类 完整 连续、原件 137 H-3-3质量处理方 案 完整 连续、原件 138 H-3-4质量通知 完整 连续、原件 139 H-3-5质量处罚 完整 连续、原件 140 H-4安全文明管理 H-4-1安全工作计 划 按工程分类 141 H-4-2安全检查反 馈 按合同分类 完整 连续、原件 142 H-4-3安全处理方 案 完整 连续、原件 143 H-4-4 安全通知 完整 连续、原件 144 H-4-5安全处罚 完整