行政中心工作手册(最全)

1、xx企业有限公司 行政中心工作手册批准审核编制日期2007年3月1日日期2007年3月1日日期2007年3月1日文件分发范围01总经理08业务三部15内审组02管理者代表09业务四部16储运部03业务副总10行政部17基建部04生产副总11人力资源部18财务部05行政副总12品管部19人力总监06业务一部13计划部20绩效考核部07业务二部14生产部21更改发行记录序 号修订状态更改/发行内容、概要生效日期批准人011/0换 版2006/01/01总经理022/0换 版2007/03/01总经理目 录第一章 组织架构及工作目标-4第一节 行政中心组织机构图-4第二节 行政中心职能-5第三节 未

2、来规划及07年工作目标-6第二章 职务说明书-7第三章 部门工作手册-22第一节 办公大楼管理规定-22第二节 保安管理规定-32第三节 环境卫生管理规定-41第四节 会议管理制度-49第五节 电脑管理规定-55第六节 电话管理规定-58第七节 文件控制与管理-71第八节 节假日管理规定-80第九节 固定资产管理-87第十节 食堂管理-93第十一节 宿舍管理-97第十二节 紧急安全事故管理流程-99第十三节 储运部工作-102第十四节 供方管理-111第十五节 基建部生产设备管理-114第四章 附 则-118第一章组织架构及工作目标第一节 行政中心组织机构图配送员司机保安员网络专员行政专员总台

3、文员事务员财务经理储运部经理总务经理清洁工绿化护理员木工维修员总经理第二节行政中心职能1.严格按行政中心工作手册及有关规范、标准执行；2.积极开展部门环境卫生工作，不断改善部门工作环境；3.规范公司财产与人身安全的管理工作；4.各部门合理配置消防设施，保安不定期进行巡查，杜绝安全隐患；5.执行公司各项管理制度，监督检查执行结果；6.及时处理治安及重大异常突发事件；7.做好公司后勤保障工作；8.做好网络及oa系统的维护工作;9.做好公司设备及办公家具的维修；10.做好公司环境绿化的规划和管理工作;11.做好公司货物配送、车辆的调派及维修；12.对供方管理，保障采购物质的成本及品质12.全面完成公

4、司赋予行政中心的各项工作。 第三节 未来规划及07年工作目标1.未来规划：1.1建立一整套健全的完整的行政制度管理体系和作业流程，使各项行政管理工作规范化、标准化和流程化，并推广到全国各分公司和办事处；1.2努力创造一个心情舒畅、愉快工作、健康安全的工作和生活环境；1.3维护公司的有序经营和持续发展；2.2007年工作目标2.1完成行政制度管理体系和作业流程的制定；2.2对已实施的行政制度管理体系和作业流程进行培训，检查、分析改进，不断完善该体系；2.3全面启动各项行政工作的开展和管理，使行政管理工作有较大的改变；2.4加强内部管理，提高个人业务素质和团队力量，树立服务意识，提高工作效率。2.

5、5 从7月份起，行政管理拓展至异地公司机构。2.6控制物流费用，降低成本支出。2.7消除安全隐患，没有重大工伤事故。第二章 职务说明书1.行政中心副总经理职务说明书：部门名称行政中心岗位名称副总经理直接上司总经理直接下属行政部经理、基建部经理、储运部经理资格基本要求1. 学历：大专以上学历；2. 经历：8年以上行政工作管理经验，熟悉行政管理体系建设和企业文化的推行；3. 技能：具有较强的组织能力、执行能力、沟通协调能力、语言和文字表达能力，熟悉iso9000和14000体系，熟练操作办公软件；4. 培训：行政中心工作手册全部工作内容概述1. 编制本部门年度工作目标和工作计划；2. 编制本部门年

6、度财务预算；3. 编制所属各部门工作职责和岗位要求；4. 编制本部门组织结构及人员配置；5. 所属各部门工作计划的管理和执行；6. 各项行政工作的管理和执行；7. 行政管理体系的制定和推行；8. 协助公司对企业文化的推行；9. 每周一8:00组织办公楼上班人员开早会;10. 每周四16:00组织行政部门各主管开行政列会;11. 每月25日提交下月工作计划;12. 每月最后一天提交本月月总结;13. 每月3日提交本部门员工考核表;14. 每月第一周周六参加公司各部门主管列会;15. 公司各种印章管理。16. 上级交办的其他工作。主要职责权限1. 有对公司战略、目标和计划的建议权；2. 有对本部门

7、年度目标、计划、预算的编制权；3. 有对本部门各项工作和人员的管理权；4. 有对本部门工作的检查考核权；5. 在公司权责范围内的审核和审批权；6. 公司授予的其他权责。工作代理总经理或人力资源中心副总经理备 注2.行政部经理职务说明书：部门名称行政中心岗位名称行政部经理直接上司行政副总经理直接下属文员、专员、保安员资格基本要求1. 学历：大专以上学历；2. 经历：有5年以上行政管理经验，熟悉行政各项工作的开展和推行；3. 技能：具有较强的语言和文字表达能力、沟通协调能力，熟悉iso9000和14000体系，熟练操作办公软件；4. 培训：行政中心工作手册工作内容概述1. 编写部门工作目标和计划；

8、2. 负责行政部工作的全面管理；3. 负责本部门各岗位职责的编写和人员配置；4. 对本部门工作和人员进行检查和考核；5. 对内外各部门进行沟通协调；6. 每周四参加部门例会;7. 每月25日提交下月工作计划;8. 每月最后一天提交本月工作总结;9. 上级交办的其他工作。主要职责权限1. 本部门各项工作和人员的管理权；2. 本部门各岗位工作的检查考核权；3. 公司权责范围内的审核、审批权；4. 上级授予的其他权责。工作代理行政中心副总经理备 注3.行政部总台文员职务说明书：部门名称行政中心岗位名称总台文员直接上司行政部经理直接下属无资格基本要求1. 学历：中专以上学历； 2. 经历：具有1年以上

9、总台服务工作经验，熟悉总台各项工作操作；3. 技能：熟悉礼仪、电脑操作，熟练使用常用办公设备，反映灵活，善于沟通协调，普通话标准；4. 培训：行政中心工作手册工作内容概述1. 负责总机电话的接听和转拨；2. 负责传真的收发；3. 负责来访客人的接待；4. 负责大堂、洽谈室和会议室的日常管理；5. 负责会议管理；6. 办公用品的领用和决算；7. 机票、车票的预定；8. 酒店、住宿的预定；9. oa公告10. 每周四参加行政列会;11. 每月25日提交下月工作计划;12. 每月最后一天提交本月工作总结;13. 体系文件管理工作。14. 上级交办的其他工作。主要职责权限1. 对进出大堂的人员有管理权

10、；2. 对大堂、洽谈室、会议室有管理权；3. 对来访客人有接待权；4. 上级授予的其他权限；工作代理其他行政人员备 注4.行政部行政专员职务说明书：部门名称行政中心岗位名称行政专员直接上司行政部经理直接下属无资格基本要求1 学历：中专以上学历；2 经历：具有2年以上行政后勤管理工作经验，熟悉行政事务的办理；3 技能：熟悉电脑操作，有较强的沟通、协调能力和语言表达能力、原则性强、有亲和力；4 培训：行政中心工作手册工作内容概述1 每周至少一次对工厂内的水、电、厂房、排水沟、门窗、卫生、计算机维护等项目进行巡检并做好相关记录与改善处理；2 参加行政制度的修改和完善；3 参与各项行政制度执行检查；4

11、 公司证件年审、变更等办理；5 办公环境的管理；6 协助行政经理做好食堂管理工作；7 固定资产的管理；8 每月9日核对上月食堂费用;9 每周四参加行政列会;10 每月25日提交下月工作计划;11 每月最后一天提交本月工作总结;12 上级交办的其他事项。主要职责权限1 对各项制度修改的建议权；2 对各项制度执行有检查和监督权；3 公司证件的经办权；4 办公环境的管理权；5 上级授予的其他权限。工作代理其他行政人员备 注5.行政部网络管理专员职务说明书：部门名称行政中心岗位名称网络管理专员直接上司行政部经理直接下属无资格基本要求1. 学历： 大专以上学历；2. 经历： 2年以上大型企业网络管理工作

12、经历；3. 技能： 熟练掌握电脑及网络的维修和维护，熟悉erp、oa等常用办公软件；4. 培训：行政中心工作手册工作内容概述1 负责公司日常网络的维护，保证网络畅通；2 负责公司各类软件测试、调试工作；3 负责公司办公电脑的日常维护、维修工作；4 负责公司电脑及电脑配件设备的报废审核工作；5 负责检查落实公司网络、电脑管理规定工作。主要职责权限1. 对公司网络使用有管理权；2. 对公司电脑使用有管理权；3. 对公司电脑及电脑配件报废有审核权；4. 对公司网络、电脑和软件使用有建议权。工作代理其他网络管理专员备 注6.行政部保安员职务说明书：部门名称行政中心岗位名称保 安直接上司行政部经理直接下

13、属无资格基本要求1. 经历：退伍军人或有保安证，有1年以上保安工作经验；2. 技能： 懂消防安全及灭水器使用方法、报警，熟悉接待礼仪、普通话标准、反应灵活、原则性强；3. 培训：行政中心工作手册工作内容概述1. 负责公司大小门的开启和关闭；2. 填写工作表单，做好人员、物品、车辆等记录；3. 对来访的人员进行必要的登记、询问并与公司领导取得联系；4. 对物品的进出检查、监督并协助办理物品出厂手续；5. 确保公司治安、消防等安全，发现公司财物、人员不安全等应及时报告；6. 制止公司内的不良行为与人员的进出管制；7. 监督员工上下班打卡；8. 做好部门内卫生工作。主要职责权限1. 对人员、物品的进

14、出有管理权，对可疑的人、物品有权进行盘查；2. 对消防设施、安全报警系统及监控系统的管理权；3. 客人来访接待与联系；4. 对员工打卡有监督权；5. 上级授予的其他权限。工作代理其他保安人员备 注7.基建部经理职务说明书：部门名称行政中心岗位名称基建部经理直接上司行政中心副总经理直接下属维修员、木工、花工、清洁工资格基本要求1. 学历：大专以上学历；2. 经历：具有5年以上机械维修经验，从事部门管理工作不少于3年；3. 技能：懂机械制图及测绘零件，熟悉电路图；4. 培训：行政中心工作手册工作内容概述1. 制订设备年度检修保养计划，须批准后落实实施；2. 编制设备维护保养要求并组织实施；3. 组

15、织人员对设备重大故障的处理；4. 确保设备完好，做好相关保养，使设备正常运行；5. 提供设备选型建议；6. 每周四参加行政列会;7. 每月25日提交下月工作计划;8. 每月最后一天提交本月工作总结;9. 定项向上级汇报工作。主要职责权限1. 对设备维修维修的时效性负责；2. 对下属的纪律行为、工作秩序、整体形象负责；3. 对设备维护给公司造成影响负责；4. 对下属工作有监督、检查权；5. 对机台、机师安全操作负责；6. 负责设备的外加工等事务。工作代理行政部经理备 注8.基建部维修员职务说明书：部门名称行政中心岗位名称维修员直接上司基建部经理直接下属无资格基本要求1. 学历：中专以上学历；2.

16、 经历：具有3年以上的机电维修经验；3. 技能：懂机械制图、电器图纸及电路维修；4. 培训：行政中心工作手册工作内容概述1. 所有设备故障排除；2. 所有设备日常设备维修记录表的相关记录；3. 协助主管处理其它事务；4. 按时向主管汇报工作。主要职责权限1. 监督操作工对机台的日常保养工作；2. 有权对不良操作行为提出纠正方法；3. 对维修的设备良好与可操作性负责；4. 对维修工作保证符合生产需要负责；工作代理其他维修员备 注9.基建部木工职务说明书：部门名称行政中心岗位名称木 工直接上司基建部经理直接下属无资格基本要求1. 学历:初中以上学历;2.经历：具有3年以上木工维修经验；3.技能：懂

17、制图、木制家具有物品的制作和维修；4.培训：行政中心工作手册工作内容概述1. 木制托盘的制作加工；2. 木制办公家具的维修与安装；3. 地板打蜡清洁工作4. 根据需要处理相关事务；主要职责权限1. 办公家具的日常维护；2. 对办公家具损坏的维修；3. 有权对办公家具不良使用提出纠正意见；4. 对维修工作保证符合办公需要。工作代理其他木工备 注10.基建部绿化护理工职务说明书：部门名称行政中心岗位名称绿化护理工（花工）直接上司基建部经理直接下属无资格基本要求1. 学历:初中以上学历;2. 经历：具有3年以上绿化护理经验；3. 技能：懂花草的生活习性及护理知识；4. 培训：行政中心工作手册工作内容

18、概述1. 公司绿化的规化；2. 所有草地、花木的维护保养；3. 培植花草。主要职责权限1. 有提出绿化规化的建议权；2. 有花草的管理权3. 上级授予的权限。工作代理其他花工备 注11.基建部保洁员职务说明书：部门名称行政中心岗位名称保洁员直接上司基建部经理直接下属无资格基本要求1. 学历： 初中以上学历；2. 经历： 1年以上企业保洁工作经历；3. 技能： 熟练掌握保洁基本常识和流程，掌握各种保洁工具的使用；4. 培训：行政中心工作手册工作内容概述1. 负责公司办公楼公共区域走廊、楼梯保洁工作；2. 负责公司会议室、洽谈室和培训室保洁工作；3. 负责公司卫生间、开水房和吸烟室保洁工作；4.

19、负责公司办公楼门窗、玻璃、墙面和天花板保洁工作。主要职责权限1. 对公司卫生管理有建议权2. 对公司卫生工具采购有建议权工作代理其他保洁员备 注12.储运部经理职务说明书:部门名称储运部岗位名称经理直接上司行政副总经理直接下属储运部成员资格基本要求1. 学历：中专以上学历；2. 经历：具有3年以上储运管理经验；3. 技能：熟悉物流配送知识及车辆管理经验；4. 培训：行政中心工作手册。工作内容概述1. 全面负责储运部整体工作；2. 对储运经办人、司机等工作分配以及监督和检查；3. 每天9:30至10点、16至16点30跟踪货运在途及完成情况；4. 评估和选择运输合作伙伴；5. 疏通与各承运单位关

20、系，协调与公司、工厂各部关系；6. 每月26日前制定本部门下月工作计划；7. 每月最后一天完成本部门工作总结报告；8. 每月3日前完成本部门各岗位绩效考核；主要职责权限1. 制定储运部质量管理保障计划和措施2. 对储运部工作进行组织和协调；3. 对储运部各成员工作进行控制和考核；4. 对运输费用的控制，保证公司运输货物及时安全无误；。工作代理行政中心副总经理备 注13.储运部储运事务员职务说明书：部门名称储运部岗位名称储运事务员直接上司经 理直接下属无资格基本要求1. 学历：初中以上学历；2. 经历：具有2年以上储运操作经验；3. 技能：了解物流配送及仓储知识，了解一般电脑操作；4. 培训：储

21、运组工作手册第三章全部。工作内容概述1. 负责公路、铁路、航空、邮寄等整车、零担、集装箱等运输操作；2. 每天中午或下午下班前完成货物配送计划，及时向客服部反馈3s配送准达计划；3. 每天随时跟踪货物在途运输输状况, 保证货物运输的及时、准确；4. 每日完成货物配送、运输以及公司各部门用车记录统计工作；5. 努力搞好并保持与承运单位的良好协作关系；6. 每月完成运输费用核算统计工作；7. 其他经理交待的工作。主要职责权限1. 承运一般的产品运输操作工作；2. 承办工厂货物运输，配送，发送工作；3. 确保承运配载货物安全，及时；4. 做好货物配送、货物运输、车辆使用记录及运费统计核算工作；5.

22、做好日常工作6s管理。工作代理经理备 注14.储运部司机职务说明书：部门名称储运部岗位名称储运司机直接上司经理直接下属无资格基本要求1. 学历：初中以上2. 经历：具有2年以上货物配送经验；3. 技能：了解物流配送知识，熟悉厦门市地区交通位置，具有3年驾驶执照（c照以上）熟悉车辆维修保养。4. 培训：储运组工作手册第三章第一节。工作内容概述1. 负责厦门市（含周围地区）的货物配送；2. 每天出车前制定3s货物配送到达时间计划；3. 保证货物运输的及时、安全、准确；4. 确保货物在运输装卸过程中的完好；5. 努力搞好并保持统计配送客户的良好协作关系；6. 每天做好车辆内外卫生，确保车辆清洁；7.

23、 每天做好出车前后车辆检查，确保车辆行驶安全无故障；8. 其它车辆驾驶作业。主要职责权限1. 承运具体运输配送关系；2. 服从公司领导调配、驾驶作业；3. 遵守交通条规，保证驾驶车辆安全； 4. 保持车辆内外整洁，对日常车辆的保养、维护。工作代理经理备 注15.储运部配送员职务说明书：部门名称储运部岗位名称储运配送员直接上司经 理直接下属无资格基本要求1. 学历：初中以上学历；2. 经历：具有2年以上储运操作经验；3. 技能：了解物流配送及仓储知识，了解一般电脑操作；4. 培训：储运组工作手册第三章全部。工作内容概述1. 负责公路、铁路、航空、邮寄等整车、零担、集装箱等运输操作；2. 每天8点

24、40以前完成配送货物的装载任务；3. 保证货物运输的及时、准确；4. 对运输费用的控制，确保货物在运输过程中的安全、完好；5. 努力搞好并保持与承运单位的良好协作关系；6. 每天下班前将配送货款或支票及时交财务处；7. 其他主管交待的工作。主要职责权限1. 承运一般的产品运输操作工作；2. 承办工厂货物运输，配送，发送工作；3. 确保承运配载货物安全，及时；4. 做好日常工作6s管理。工作代理经理备 注第三章 部门工作手册第一节 办公大楼管理规定1. 目的：规范办公大楼工作秩序和办公人员行为标准，各功能办公室的规范使用，确保良好的办公环境和公司形象；2. 范围：办公大楼内各部门3. 责任：行政

25、中心4. 内容：4.1办公环境管理规定4.1.1非本公司员工未经相关人员许可不得进入办公区，公司员工不得私自带人进入办公区。来访客人由总台文员负责安排至大厅休息区就坐等候，并通知相关部门或人员接待，由接待人员负责引导至会客室。4.1.2在办公室内应服装整齐，一律按规定着装,戴厂牌，禁止穿背心、短裤、超短裙、拖鞋等。4.1.3禁止男员工染发或留长发，女员工头发长度过肩应扎起来，不得散披在肩上。4.1.4办公时间一律使用普通话。除业务来往需要外，禁止使用其他方言。4.1.5办公室内严禁吸烟，确需吸烟者按公司规定到吸烟室吸烟。4.1.6办公区内禁止大声喧哗、喊话打闹，不准随地吐痰和乱扔垃圾。4.1.

26、7禁止上班时间在办公室内吃零食或用餐。4.1.8上班时间不得闲聊与工作无关的事、不得聚在通道或楼梯上谈话.。4.1.9办公室内实行卫生包干，各部门负责各自办公室的卫生保洁。4.1.10办公室内桌椅、柜子等物品应按公司规划摆放整齐，不得随意挪动。离开座位时应将椅子推入桌下。4.1.11下班时将桌上物品收拾整齐、干净，相关物品要归位。电器设备要关闭。门窗要关好锁好。4.1.12禁止将办公资料私自带出公司4.1.13禁止使用公司电话拔打私人电话.。4.1.14公司会客室、会议室等公共场所，由使用部门在使用后负责保洁、归位、关闭门窗和电源，确保恢复原状。4.1.15员工打水时，应注意节约用水，保持开水

27、房的清洁。禁止将开水、茶叶等杂物倒在地板上。4.1.16办公室内的门窗、桌椅、电灯、电话、电脑、空调等办公设备及办公用品由所在部门负责管理。部门主管要负责督导本部门员工做好办公设备及用品的保管、保洁、使用工作。凡放假两天以上，要关闭电源，重点部门要做好封存工作。4.1.17公司电脑按电脑管理制度执行。严禁玩游戏或私自安装下载与工作无关的软件，禁止打印与工作无关的资料。4.1.18复印机、传真机、打印机等共用设备由所在部门负责管理。4.1.19公司员工阅读完报夹上的报纸后，应放回原处。4.1.20各部门办公室的钥匙按钥匙管理规定执行。4.1.21公司所有电话铃声应设置为中小档。4.1.22员工打

28、接电话时应控制音量，以限对方能听清即可。来电话时，应在响铃两声前接听，若电话旁无人接听,其邻近的同事应在最短时间内接听。禁止让铃声长时间在响或拒绝接听。4.1.23办公室内部员工沟通时，应到对方桌前短距离沟通或到会客室进行，以免影响他人。4.1.24公司员工同客户洽谈时要注意自身音量的控制，并引导客户降低音量。4.1.25总台要随时礼貌的提醒前来办事人员自觉降低音量，保证前台的安静有序。4.1.26在办公区内，公司员工应注意走路的声音，减小响声。4.1.27搬运物品时要轻拿轻放，尽量减小响声。4.1.28开会时应关好门窗，讨论时音量要控制，若会议需使用多媒体时，要做到音量适中。4.1.29上下

29、班时要相互礼让，不要拥挤、嘻笑吵闹。4.1.30禁止在楼梯或走道上大声接听手机。4.1.31禁止在办公室播放音响或收听音乐等行为。4.1.32各部门主管有责任督导本部门员工自觉遵守本制度。行政中心负责对本制度的执行进行检查和跟踪,并对违规者进行处罚。4.2大堂管理规定4.2.1大堂由总台文员负责日常管理;4.2.2大堂的卫生保洁由行政中心指定清洁工负责，总台文员协助;4.2.3大堂内的物品和设备由总台文员负责保管;4.2.4禁止私自搬走或挪动大堂内的物品和设备;4.2.5禁止在大堂内大声喧哗、乱扔垃圾或随地吐痰;4.2.6禁止在大堂内吸烟和吃零食;4.2.7禁止在大堂沙发上睡觉;4.2.8禁止

30、把脚跷在茶几或沙发上;4.2.9禁止随意开关大堂内的景光灯；4.2.10禁止在大堂和总台文员聊天或长时间逗留做与工作无关的事;4.2.11禁止私自使用总机电话拨打电话；4.2.12禁止在大堂内打闹、嘻笑、吵架和说脏话；4.2.13总台文员礼貌的引导来客遵守公司规定；4.2.14对违反以上规定者（来客除外）根据情节轻重，处于10-50元罚款，对损坏物品和设备者，按价赔偿；4.2.15大堂的管理由行政专员监督执行。4.3洽谈室管理规定4.3.1办公大楼内设置3个洽谈室，其功能分别为：a、2号和3号洽谈室 公司内部沟通 各部门客户及客人的接待; 面试场所; 临时会议的召开; 其它方面沟通和交流b、1

31、号洽谈室公司的副会议室;各部门内部会议;重要客人来访的接待;政府部门来访的接待其他特殊客人的接待4.3.2需使用部门或个人须先到总台文员处申请报备，由总台文员负责安排并领取钥匙;（总台人员输入oa让相关人员可以查询到）4.3.3如使用的是2号和3号洽谈室需从总台文员处领取提示牌，并挂在门外的拉手上，以提醒他人正在使用，以免打扰，会议结束后，将提示牌交还给总台文员;4.3.4洽谈室内的一切物品未经行政中心许可，禁止搬离洽谈室;4.3.5使用部门或个人在使用过程中，应注意爱护室内的物品，严禁乱写乱画或刻印等行为，谁损坏由谁负责赔偿;4.3.6使用结束后，使用部门或个人应自觉将灯、窗、空调等关好，座

32、椅需归位摆放整齐，桌面和地面应清理干净，以维修会议室的整洁;4.3.7洽谈室平时卫生由行政中心指定清洁工负责;4.3.8洽谈室的物品和卫生由总台文员监督管理;4.3.9洽谈室内严禁大声喧哗，乱扔垃圾;4.3.10洽谈室内禁止吸烟。4.4荣誉室管理规定4.4.1荣誉室内存放或保存公司及产品所获得的奖牌、奖杯、奖状、荣誉证书及公司活动和重要领导、客户来访的影像资料等；4.4.2公司在办公大楼设一间荣誉室专门存放5.1所列的所有荣誉牌匾与证书，并陈列于展架上；4.4.3荣誉室由总台文员负责日常管理；4.4.4总台文员对各种奖项进行登记造册和合理摆放；4.4.5总台文员安排清洁工每周一次对荣誉室进行卫

33、生清理，确保荣誉室干净、整齐有序；4.4.6各部门及个人在获得新奖项时，应在一个工作日内交给总台文员进行登记，同时摆放展示架上，并通知市场部推广部负责拍照或扫描留存电子档；4.4.7荣誉室内所有档案均需以电子文档的形式保存，行政中心和市场部各保存一份；4.4.8有重要领导或重要客户来访时，由市场专员负责引导参观，介绍和拍照；4.4.9相关部门或个人因工作需要借用荣誉室内的档案资料时，需办理相关手续，即经部门主管审核，行政中心审批方可，同时确定归还日期；4.4.10荣誉室由行政专员负责监督管理；4.5培训室管理规定4.5.1培训室是公司内部培训、召开大型会议或中小型活动的场所;4.5.2培训室由

34、人力资源中心培训专员负责日常管理;行政专员负责监督执行.4.5.3培训室的卫生由行政中心指定清洁工负责清理;4.5.4培训室内的桌椅摆放原则上不变，如因召开会议需要调整布局，需向行政中心申请，由行政中心安排，使用部门协助，在使用后需恢复原样;4.5.5要使用的部门须向行政中心提出申请,经与培训专员协调后安排使用.4.5.6使用部门或个人负责使用时的管理;4.5.7禁止在培训桌或墙壁上乱写乱画乱刻;4.5.8禁止损坏培训室的物品和设备;4.5.9禁止在培训室内大声喧哗、乱扔垃圾和随地吐痰;4.5.10禁止向培训室窗外扔东西;4.5.11禁止在培训室内吸烟或吃零食;4.5.12禁止把脚跷在桌上或其

35、它椅子上;4.5.13进出培训室应随手关门;4.5.14使用结束后，使用部门或个人应关闭门窗和电器，桌椅应归位、整齐摆放，并与行政专员联系，安排清洗工做卫生;4.5.15在使用过程中，培训室内一切物品均由使用部门或个人负责，谁损坏谁赔偿，不能说出损坏者的由使用部门或个人承担赔偿责任;4.5.16对违反以上规定者，根据情节轻重处于10元-50元罚款，物品和设备被损坏，按价赔。4.6开水房管理规定4.6.1办公大楼一楼、二楼各设一个开水房;4.6.2开水房由行政中心指定清洁工负责管理，行政专员监督;4.6.3清洁工每日应在上班时间半小时把开水机打开，下班时关闭开水机;4.6.4开水房的卫生保洁由清

36、洁工负责，每日上下午各一次;4.6.5清洁工应保持开水房地板的干燥，及时清理垃圾桶内的茶叶等杂物，夏季一日两次，冬季一日一次;4.6.6公司员工在进入开水房洗口杯或打开水时，应注意保洁，禁止把茶叶或废水等倒在地板.4.6.7非专业人员禁止乱旋开水机的开关或其它旋钮，如因此造成烫伤或开水机损坏，将由其本人承担一切后果;4.6.8员工在洗口杯时，应注意节约用水，养成随手关紧水龙头的良好习惯。4.6.9员工应爱护开水房内设备和物品.损坏物品按价赔偿.4.7洗手盆（洗杯池）及打开水管理规定4.7.1洗手盆（含开水房洗杯池）的使用规定4.7.1.1旋开水龙头洗手或洗杯4.7.1.2洗完后将水龙头旋紧，不

37、准有水滴下4.7.1.3用台面上的抹布把台面、水龙头和镜子擦干净，确保无水珠4.7.1.4手上的水只许擦干或甩干，但只能在盆中甩，禁止把水甩在地板上。4.7.1.5用力把抹布拧干。4.7.1.6禁止用抹布擦鞋或把抹布拿走。4.7.1.7使用后把抹布放回架上.4.7.1.8查看地板有无积水和脚印，如果有需用拖把擦干净4.7.1.9把拖把归位4.7.1.10双脚在脚垫上擦干净，然后离开4.7.1.11违反以上规定，造成水龙头滴水，台面有积水和地板有积水及脚印，每项每次罚款10元。4.7.112以上规定由行政中心负责监督执行。4.7.2打开水规定4.7.2.1选择水龙头（开水、温水和冷水）4.7.2

38、.2口杯放到所选择的水龙头下方，要对着水龙头4.7.2.3旋开水龙头打水，口杯只能打6分7分满4.7.2.4旋紧水龙头，不准有水滴下4.7.2.5如果把水洒到地板上，先把口杯放在台面上然后用拖把把地板擦干净;4.7.2.6把拖把归位4.7.2.7端口杯时一手端另一只手需扶稳，防止口杯中水洒出，禁止把杯中水洒到地板上口杯外围不允许有水滴下。4.7.2.8脚在脚垫上擦干净后离开4.7.2.9违反以上规定，造成水龙头滴水，地板有积水及脚印，每项每次罚款10元4.8吸烟室管理规定4.8.1公司只在办公大楼二楼设一专用的吸烟室;4.8.2吸烟室由行政中心指定清洁工负责管理，由行政专员负责监督;4.8.3

39、吸烟室的卫生保洁由清洁工负责一日两次;4.8.4有吸烟习惯的员工应到行政中心报备，行政中心应将名单张贴于吸烟室内;4.8.5禁止非吸烟者进入吸烟室内聊天等，一经发现将给予口头警告一次处罚；4.8.6进入吸烟室吸烟的员工应自觉把烟头放入烟灰缸内并随手摁灭;4.8.7禁止把烟头、烟盒、废火机等扔到地板上或扔出窗外，违者书面警告;4.8.8吸烟者应注意爱护吸烟室的物品和卫生保洁;4.8.9进出吸烟室应随手关门;4.8.10禁止在吸烟室内大声喧哗、吃零食或随地吐痰。4.9会议室的功能4.9.1公司例会4.9.1.1各部门主管参加的会议4.9.1.2股东大会4.9.1.3由董事长主持召开的会议4.9.1

40、.4由总裁主持召开的会议4.9.1.5重要客人或来宾参加的会议4.9.1.6重要政府官员参加的会议4.9.1.7其他重要的会议4.9.2会议室(1)的日常管理由总台文员负责；会议室(2)由董事长秘书负责管理;4.9.3会议室的卫生保洁由行政中心指定的清洁工负责;4.9.4会议室(1)内的物品和设备由总台文员负责保管;会议室(2)内的物品和设备由董事长秘书负责保管;4.9.5会议室内的物品和设备的摆放原则上不变,未经行政中心批准禁止搬动和借出;4.9.6会议室的使用原则上公限于4.1所列的内容方可使用,如确需使用需向行政中心申请,经批准后由行政中心安排,其他会议建议在副会议室或洽谈室进行;4.9

41、.7会议室内禁止大声喧哗、乱扔垃圾和随地吐痰；4.9.8会议室内禁止吸烟或吃零食；4.9.9会议室在使用过程中，应自觉爱护室内物品和设备；4.9.10在使用过程中，应关闭门窗，讲座时应控制音量，如使用多媒体，也应音量适中；4.9.11使用结束后，使用部门负责通知总台文员关闭门窗和各种设备，安排清洁工进行卫生清理和座椅归位；4.9.12会议室的管理由行政专员负责监督执行；5. 培训5.1oa和公告栏上公告，提醒标语及图片；5.2重点培训和现场训练；6. 检查6.1由行政专员负责检查；6.2每日检查2-3次，填写相关记录表；6.3每周汇总一次；7. 分析改进：7.1由行政专员对每周汇总记录进行分析

42、，提出改进意见；7.2与上级主管沟通，确定改进方案，并立即实施。第二节保安管理规定1.目的：确保公司和工厂的治安安全，有序管理工厂员工和外来人员及车辆的出入。2.范围：厦门工厂3.责任：行政中心保安员4.定义：无5.内容：5.1门卫内部管理5.1.1内部员工禁止进入门卫室办理工作；特殊情况下确实需要进入门卫室执行相关工作时，需经保安同意方可进入；5.1.2严禁在门卫室放置任何和门卫工作、治安工作无关的物品；确实需要临时放置时，需要经过保安同意方可；需要进入门卫室搬运物品时，要事先征得保安同意方可进入门卫室搬运；5.1.3员工处理业务、领取信件、转寄信件和物品等工作一律在员工办事窗口办理；5.1

43、.4会客、应聘、送货人员暂无人接待时，经保安许可后可以在门卫室暂留；同时保安要继续联系接待人，让暂留保安室的人员尽早离开；5.1.5治安用品和门卫室的专属用品如对讲机、充电器、手电等应该有序第摆放在固定位置；摆放位置见附图；5.1.6 所述用品应该在换班时清点、检查并填写治安用品交接表表（见附件）；5.1.7不间断察看监控视频，有特殊情况应立即处理；5.1.8密切监听红外线对射防盗监控设备，发现异常情况，立即到异常情况发生地点检查；如确实有异常情况，立即采取行动；如有重大异常，按紧急事件报告流程处理；5.1.9定期检查和保养门卫室的公共物品及执勤用品，确保这些物品的正常使用；5.1.10严格填

44、写各种表单，如来访人员会客单、车辆里程记录表、来往信件登记表、巡逻记录表、交接班表等；5.1.11各种资料和制度、文件夹、其他表单放在固定的文件夹内，并有标签注明；5.1.12各种记录资料必须妥善保存；保存期一年。5.1.13各种表单记录以月为单位分类装入文件袋中，统一放入专用柜内保存1年，如需查找记录可按月份、类型查找。5.1.14收到的信件、物品确认无损坏、拆封后登记在外来信件及物品记录表上，并立即通知收件人来领取；通知完后将信件和物品放入有标签注明的专用存放处暂为保管；收件人或代收人在领取时也必须签名,确保信件、物品不会丢失。5.1.15工厂寄往武汉大厦的信件、物品经本人在“工厂-公司的

45、信件”表上登记完好后，经办人将寄品存放入有书签注明的专用柜中保管，直到物流部派车签字领走；5.1.16工厂寄到外部的信件、物品经寄送人填写记录表后交门卫室，值班员将信件、物品存放于专用柜中，并通知快递公司统一取走，保安室留底单一份保存；5.1.17当班人员在每天交接班前30分钟内对门卫室卫生清洁一遍；如：地板、桌、椅、物品摆放等；5.1.18每星期六保安对门卫室进行一次大扫除如：地板、门、窗、桌、椅等保安卫生区域；本项由夜班值班人员操作；5.1.19随时清除室外吸烟处周围的烟头或其他脏物；5.1.20值班室电话作为信息传递工具，传递上级领导的工作指示及联系公司内、外部业务；5.1.21严禁无关

46、人员随意使用电话；任何人员不得使用门卫室电话打非工作电话；5.1.22保安要确保考勤系统正常工作；考勤装置有异常应及时反映处理；5.1.23保安要密切监督打卡人员的打卡行为；任何员工在任何时候不得代打卡；5.1.24员工因事需外出离厂时，必须持正式的、批准的外出申请单或请假单经保安检查后方可打卡离厂；5.1.25 保安在值期间，站坐有象，公私分明，严格执行和监督公司的各项管理制度；对于违反规定的员工要及时予以制止；5.1.26在室外值班人员，应该站在规定位置值班；不与进出的员工闲谈聊天；5.2信件的管理（物品传递）5.2.1保安收到外部信件、快递、刊物应先确认其完整性，是否无损坏、无拆封等5.

47、2.2保安要把信件、快递、刊物详细登记在“信件、物品信息传递单”上；5.2.3及时通知收件人领取信件，保安要做到不延误、无丢失，领取时取件人要签字、注明时间、日期；5.2.4由寄件人填写好寄件登记表，保安值班人员应检查所寄物品是否完好、填写是否正确；5.2.5内部信件、物品传递时通知相关人员领取、领取时应要求领取人签字确认；保安值班员应跟踪寄品传递是否传到收件人手中；5.2.6寄往外部的寄品、快递由合同快递公司统一取件，保安室留快递底单1份、存档，以便月底对帐及追查快递之用；5.3物品的管理5.3.1严格控制易燃、易爆、防腐蚀、辐射等危险品进入厂区；5.3.2如有生产或生活上请购的特殊物品进厂

48、，应通知相关专业人员亲自引导存放；5.3.3本公司物品（含原料辅材料、半成品、成品、废品等）需带出工厂的应持有效的“出厂通知单”并由相关责任人领导及行政中心签字后，经门卫检查无误方可放行，无效手续一律扣留；5.4大小门管理5.4.1大门在无车辆进出的时候处于关闭状态；5.4.2白班工作时间内，伸缩门开三分之二；有车辆进出时可以开启横杆装置放行；同时保安对大型车辆要注意引导；5.4.3小门在上、下班前十五分钟打开，保安人员要有一人站在门的外面（指定地点）指挥车辆、输导交通、监督员工打卡情况，穿着厂服情况，检查职工有无携带公司物品，有异常情况及时处理上报行政中心；5.4.4人员、自行车、摩托车、电

49、动车一律从小门进出；5.4.5公司员工禁止在门前换衣服；5.4.6有与应聘人员或其它办事人员请其在门外等候；5.4.7上班时间内人员通过小门进出；5.4.8大门右侧为吸烟区；丢放烟头和废弃物品垃圾要放入相应的垃圾箱内；烟头需掐灭后丢入烟头垃圾箱；5.4.9保安应随时检查吸烟处的卫生并及时处理；5.4.10随意丢烟头的员工罚款10元；5.4.11禁止员工在厂门口的草坪上躺、卧，聚众闲聊；5.4.12禁止员工践踏厂门口的花草；不得在厂门口周围随地乱扔垃圾；5.4.13违反上两条者罚款10元。5.5夜班巡逻管理5.5.1人员分配：1人在门卫室值班负责厂办、会议室一线的巡查及处理门卫室工作，1人全职巡逻；负责厂区检查及监控报警处理；5.5.2 8：00以后夜间巡逻每隔半小时一次；同时要对重点区域进行检查；重点区域包括仓库、车间、配电房等区域；必要时，增加夜班值班人员；巡逻线路见附件：5.5.3夜间值班保安必须如实填写值班记录表5.5.4夜间巡逻人员应提高警惕；巡逻时随身携带警棍、对讲机；对讲机应保持通讯畅通，随时联系交换情况并报告巡逻位置和发生的情况；5.5.5夜间检查内容：厂区内水、电、照明路灯，各部门的门、窗关闭情况，空压机房、配电室、油料库、仓库等，其他还包括车辆安全，红外对射系统，夜班工厂纪律和制度执行情况、可疑人员