MH-QEHP-01文件资料与记录控制程序A0

1、CCCC 电子有限公司二阶文件文件资料与记录控制程序文件编号 : MH-QEHP-01 版次 :A/0页 数:共 13 页制订部门 :品保部制 订 人 : CCCCCC 制订日期 : 2019-3-6核准/ 日期审核/ 日期文件发行章XXXXX 电子有限公司文件编号MH-QEHP-01页次2/13文件资料与记录控制程序版 / 次A/0文件修改记录序 号修改 版次修改 页数修改内容描述修改人核准人生效日期1A/0ALL新制订VVBBB2019-3-6XXXXX 电子有限公司文件编号MH-QEHP-01页次3/13文件资料与记录控制程序版 / 次A/01、目的：1.1 通过对本企业所有的文件和资料

2、进行控制和管理，确保在各有关的场所使用有效版本 的文件和资料，且能及时撤消及回收作废文件，避免其误用。1.2 对表单记录的生成、发放、标识、流转、贮存、检索、保护、保存期限和处置进行控 制，以提供产品、过程符合要求及质量、环境、 HSF、职业健康安全管理体系有效运行 的证据，同时也为产品的可追溯性及制订纠正、预防措施以及保持和改进质量、环境、 HSF、职业健康安全管理体系提供有效信息。2、范围： 适用于本公司制定的所有文件资料和记录，包括策划和运作管理体系所必须的外来文件。 资料、记录为任何形式之媒体，包括硬拷贝和电子媒体。注: 所有程序中正体字适合所有产品 ，粗体字和下划线部份只适用汽车产品

3、。3、定义：3.1 DCC：Documentation control centre文控。3.2 文件：指信息（有意义的数据或文字）及其承载媒体。3.3 受控文件：指更改、发布均受到控制的文件，受控文件一般具有制修订与分发记录， 修订后须重新分发，失效时应及时收回作销毁处理，并应随时保持最新版 本，文件每页盖有受控识别印章。3.4 非受控文件：指文件的更改、作废不通知文件持有人的文件。3.5 X 版文件：产品未通过正式验证合格的图面及技术资料的文件（如：产品没有经过客 户承认和量产前的图面及技术资料或模具、 治具首套的制作和测试阶段的图 面及技术资料）。3.6 临时文件：临时受控文件采用“暂行

4、文件”受控，此文件为现行临时使用文件，有效 期限一个月，超出有效期限为无效之文件。3.7 参考文件：在公司内 X 版文件及外部组织需要时仅供参考使用文件，并加盖红色“仅 供参考”印章。3.8 作废文件：仅用于原版作废文件，回收回来的复印受控文件无需加盖“作废文件”章， 直接报废销毁处理，而原版文件则盖上红色“作废文件”印章，并登录于 文件废止 / 销毁总览表内。3.9 正本文件：保存于文控之原件，并加盖红色“文件正本”印章。3.10 管理手册：规定质量、环境、 HSF、职业健康安全管理体系的文件。3.11 程序文件：规定进行某项活动运作过程的文件。3.12 作业指导、规范：规定进行某项活动的具

5、体操作方法的文件。XXXXX 电子有限公司文件编号MH-QEHP-01页次4/13文件资料与记录控制程序版 / 次A/03.13 表单/ 记录：表单是各类记录的标准统一格式，记录是阐明所取得的结果或提供所完成的活动的证据的文件。3.14 外来文件：外来文件指公司向外获取的有关国际、国家、区域和行业标准和相关的法 律、法规、安全规则、环保要求以及客户或供应商提供的有关产品标准、 规范、品质保证书等文件。3.15 组织知识：指公司内部 / 外部收集的有关知识产权、从经验获得的知识、 从失败和成功 项目汲取的经验教训、以及过程、产品和服务的改进结果、标准、客户或 供应商提供的产品相关等知识资料。4、

6、职责：4.1 文件制定、审核、核准权责表：阶层文件类别制订/ 修订/ 废止审核核准一阶文件管理手册ISO专员管理者代表总经理二阶文件程序文件部门主管 / 经理、 ISO专员管理者代表总经理三阶文件管理类部门主管部门经理管理者代表技术类工程师部门主管部门经理四阶文件记录记录表格必须在第二、第三阶文件内体现出来，随二、三阶文 件制定、审核、核准权限。 记录签署权限依“文件签署权限表” 。4.2 文控：4.2.1 各类文件之印制、受控、发放、回收、销毁及原版文件的保管。4.2.2 对需要印刷和领用的表单进行确认，并指导正确的装订、管理方法。4.2.3 监控企业各部门文件资料和记录按规范要求进行管理。

7、4.3 各部门按规定保存及管理所分发的受控或参考文件，按文控通知退回作废文件。并负 责本部门记录的填写、整理、编目、归档、保存及借阅管理。5、内容及要求：5.1 文件的编制：5.1.1 文件的编制格式与内容架构：5.1.1.1 ISO管理体系文件的编制 : 所有 ISO 体系文件编制应统一格式，详见程序文件编制格式 、管理 类三阶文件编制格式 、机器设备操作说明书编制格式 、表单编制格 式。 大标题字体加粗 （ 如 1,2,3 标题等 ） ，各小标题分层次以 1 1.1 1.1.1XXXXX 电子有限公司文件编号MH-QEHP-01页次5/13文件资料与记录控制程序版 / 次A/01.1.1.

8、1（ 到第四级止 ） ； a.b. c. 使用 顺序。 文件内容统一设置字体宋体， 字体大小小四号， 段落行距固定值 20 磅。5.1.2 技术类三阶文件的编制：所有技术类三阶文件编制应统一格式， 详见BOM表、标准工时分析表 、QC 工程图、成型条件指示书、冲压条件设定表、作业指导书、检验指导 书、工程蓝图、成品承认书。5.1.3 ISO 管理体系文件内容架构：5.1.3.1 管理手册架构：按质量、环境、 HSF、职业健康安全管理的循环过程顺序排列编制各章节内 容，并明确体现各章节内容所对应的程序文件、工作指引。5.1.3.2 二阶文件与管理类三阶文件架构：1.目的 2.范围3.定义4.职责

9、 5.内容及要求6.相关文件7.相关记录表格8. 流程图依序撰写，若无相关项时，内容以“无”代替。5.1.3 .3 流程图的编制要求流程图包含流程步骤、执行部门、使用表单三个部分；其中流程图过程用 长方形表示，审批、检查用菱形表示，开始、结束用圆角矩形表示，表 示过程路径。5.1.4 文件编号统一由 ISO负责，文件编号原则： 各项文件制订、 修订均由文控以编码原 则编号。5.1.4.1 一阶文件编号规定：文件序号（顺序号从 01 开始）文件性质代号（ QEHM代表质量、环境、有害物质、 职业健康与安全）企业代号例如：编号 MH-QEHM-0代1 表管理手册XXXXX 电子有限公司文件编号MH

10、-QEHP-01页次6/13文件资料与记录控制程序版 / 次A/05.1.4.2 二阶文件编号规定： MH- * - *文件序号 （顺序号从 01 开始）文件性质（ QEHP代表质量、环境、有害物质、职业 健康与安全程序文件）企业代号例如:编号 MH-QEHP-01代表文件资料与记录控制程序5.1.4.3 三阶文件编号规定 :文件序号（顺序号从 001 开始） 文件代码 部门代码部门代码:部门部门代码部门部门代码部门部门代码总经办GM仓储课WH人事行政课HR营销部SA押出课SD财务中心FN产品工程课RD注塑组PD品保部QA制造工程课AM模具组DM资材课PM机电课EL装配组AD押出课CB开发采购

11、课PU实验室LA文件代码：文件类别文件代码文件类别文件代码文件类别文件代码管理办法MAG作业指导SOP检验标准SIPQC工程图PCP标准工时IE例如:编号 QA-MAG-001代表品保部的第一份管理办法。5.1.4.4 品保部检验标准编号规定：文件序号（顺序号从 001 开始） 使用部门代码 文件代码 部门代码XXXXX 电子有限公司文件编号MH-QEHP-01页次7/13文件资料与记录控制程序版 / 次A/0部门使用部门代码部门使用部门代码部门使用部门代码进料段A冲压组B注塑组C装配组E例如:编号 QA-SIP-E001代表品管部在装配课使用的第一份检验标准5.1.4.5 四阶文件编号规定

12、:版本号表单流水号（顺序号从 01 开始）文件编号例如:编号 MH-QEHP-01.01A代表文件资料与记录控制程序中第一份 A版表单。5.1.5 文件、表单版本号：5.1.5.1 一、二、三阶文件第一次制订之初次版次为 A/0 版，当页修订五次或大幅 度修改即换版，表单每修订一次即换版。5.1.5.2 版本以 A、B代表第 1版、第 2版；当页修订次数以 0、1、2 代表未修订、第 1 次修订、第 2 次修订。5.1.5.3 一、二、三阶文件当页版次： A/0 A/5、B/0B/5依此类推。 表单版本： A B C依此类推。5.2 文件的制定、审核、核准：承办人根据 体系文件要求条款规定经相

13、关权责人员审核、核准后交给文控发行文件 。5.3 文件的修订：5.3.1 原制订的文件发现与执行不符时 ，经协商同意后，由原制订部门提出文件制订 / 修改/ 废止与申请表，经上级审核认可后，修改内容以“红色字体”标示，并将 修改内容概要记录于文件“修改记录”页内，文件修订完成后（二阶文件和管理 类三阶文件含其相关表单需交关联部门会审） ，制订承办人再交原审批部门负责人 审批后交给文控发行文件。5.4 文件的废止、销毁：文件需要废止时，应由申请人填写文件制订 /修改/废止与申请表，依 4.1 规定经相 关权责人员审核、核准后统一由文控作废。文控在文件废止 / 销毁总览表上做好相 应记录，文件废止

14、后原编号不得重复使用。5.5 文件的发行、接收、回收：5.5.1 经核准发行的纸档受控文件， 文控应在文件 /资料正本上盖上 “文件正本”印章， 依文件制订 / 修改/废止与申请表中需分发部门复印相应份数，加盖“受控XXXXX 电子有限公司文件编号MH-QEHP-01页次8/13文件资料与记录控制程序版 / 次A/0文件”印章5.5.2 接收到经核准发行的 X 版文件时，文控依分发范围复印相应份数，加盖“仅供 参考”印章 。5.5.3 各部门接收到外来文件需分发给其他部门时 , 由该部门填写外来文件接收转交 联络单经部门主管 / 经理审批后，和文件于第一时间送至文控，加盖“外来文 件”印章发行

15、，无需发行把外来文件存在相对应的文件夹。5.5.4 营销部收到客户提供产品图纸、规范、标准等，转交给对应责任部门（研发部、 品管部等）确认资料之完整性、正确性；内部工程资料制作完成，经部门负责 人审批后，交给文控依本程序 5.5.1 发至相关部门。5.5.5 临时版模治具和自动化设备图面及相关的技术资料由编制部门提供纸档文件给 文控盖“暂行文件”章发行生效（必须填写发行日期和有效日期） 。5.5.6 一般文件必须于接收后 24 个工作小时内发行，特急文件要优先加急处理，收文 部门应在文件分发 / 回收记录表上签收，并扫描到文控共享中心，各编制部 门应同时提供原始电子档给文控备案。5.5.7 所

16、发行文件在使用过程中因保管不善，损坏、遗失、缺页、字迹模糊，或各部 门因工作需要， 需增加文件发放份数或发放部门时， 可填写文件资料申请表 ， 经相关审批权限核准后，向文控申请。5.5.8 文件失效或修订后分发新版文件时，文控须收回所有旧版文件，各部门在接到 文控收回旧版失效文件通知八个工作小时内，必须将旧版失效文件交给文控并 在文件分发 / 回收记录表上签名确认回收，对收回的旧版失效文件，文控应 检查数量与内容的完整性，各部门不得保存旧版文件。5.5.9 废止的受控文件副本应予以回收销毁，或为了节约纸张，可以二次利用作废文 件的纸张，盖“作废文件”章区分作废页面后使用。其它非受控文件资料二次

17、 利用时划“”区分使用。5.5.10 作废正本加盖“作废文件”章隔离标识，并登录于文件废止/ 销毁总览表内作日后参考之用。5.6 文件控制和管理：5.6.1 文件控制5.6.1.1 所有受控文件由文控统一发布，文件编号由 ISO 统一管理。5.6.1.2 对质量、环境、 HSF、职业健康安全系统有效运作的各工作场所 , 应具有适 切版本的适当文件 , 任何人均不得在文件上加标记或书写任何文字、符号 等，以确保文件之正确性。XXXXX 电子有限公司文件编号MH-QEHP-01页次9/13文件资料与记录控制程序版 / 次A/05.6.1.6 任何人不得私自将盖有受控识别印章的文件进行复印， 各部门

18、如有需要可按5.5.7 条款执行。5.6.1.7 受控印章、作废印章由文控申请刻章，统一保管与使用，印章如有更新，文 控应销毁旧的印章，如印章遗失文控应对其负相关责任。5.6.1.8 所有受控的管理体系文件发行至相关部门后， 各部门责任都须主导部门人员 进行内容学习。5.7 文件的管理：5.7.1 外来文件、组织知识的管理5.7.1.1 外来文件、组织知识原则上正本（原稿）由文控存档，但也可以根据实际 需要由接收部门存档，并做好标识。组织知识变更版本时 , 应及时向文控 登记更新。5.7.2 临时文件的管理：5.7.2.1 X 版临时文件有效期最长一年， 超期由文控收回作废处理。当产品量产或经

19、过客户确认后，均要在一个月内转正版文件。模治具和自动化设备图面及 相关的技术资料有效期最长 1 个月，超期后的文件自动作废。5.7.3 外部组织需要文件时由文控发放并加盖红色 “仅供参考” 印章,发生更改时 , 旧版本 不用收回。5.7.4 文件存档5.7.4.1 受控原版文件均由文控保管，并建立文件资料管制总目录 ，各文件使用 部门应建立本部门文件资料管制总目录 ，以方便管理和查阅。5.7.4.2 一、二、三阶（管理类） 、四阶文件应附有电子文档贮存于文控。5.7.5 文件保管5.7.5.1 所有文件与记录需保存完整，注意好三防：防火、防水、防盗。5.7.5.2 每年均应对存档的电子文件的读

20、取、处理、设备的更新情况进行一次检查 登记5.7.5.3 当各部门文件管理员离职或异动时 , 由此文件管理员与文件接收人做好文件 交接工作。5.7.6 文件借阅 原则上所有受控文件不允许借阅，如因特殊原因需要借阅受控文件的，由文件管 理员在文件借阅登记表中做好相应记录，申请人在规定时间内需归还于文件 管理员。文控正本文件一律不允许借阅。5.8 监督5.8.1 监督：依 流程再造项目稽核管理办法 执行，确定文件的有效性、适合性。XXXXX 电子有限公司文件编号MH-QEHP-01页次10/13文件资料与记录控制程序版 / 次A/0印章使用明细表印章名称 印章图样 印章用途文件正本章受控文件章暂行

21、文件章仅供参考章外来文件章作废文件章识别正本文件识别所有受控文件识别外来受控文件识别所有作废文件识别临时版模治具和自动化零件图面1. 识别 X 版文件2. 外部组织需要文 件时5.9 记录表格的使用5.9. 1 记录表格被确定后，由表格编制部门负责对记录的填写方法进行指导，以确保记 录的正确使用，记录要求真实、准确、及时和规范地填写， 文字要清晰整齐易辨， 不可用铅笔、红笔填写，涂改液涂改，不能填写的栏目应写上 “无”或划上“/”， 记录、审批者应签名并写上日期。5.9.2 不得随便更改记录，需更改时，将原文用双横线（ = ）划去，在旁边填写正确内 容，更改人必须在更改内容旁签名或盖章确认。5

22、.10 空白表单的管理5.10.1 使用部门提交更改新表单给文控时需征求上级意见对旧版表单进行清除处理。 处理方式可分为：XXXXX 电子有限公司文件编号MH-QEHP-01页次11/13文件资料与记录控制程序版 / 次A/0先使用完旧版表单后，才可使用更改后的新表单；立即停止使用旧版表单，改用更改后新表单；5.10.2 打印表单的管理：5.10.2.1 表单受控后，文控将受控表单的电子档以只读方式共享于内部网络上 供各部门打印受控表单，各部门不得私自打印未受控之表单，文控不 定时对打印表单状况进行稽查。5.10.3 文控不定时稽查各部门表单的使用情况，凡发现新旧表单同时使用时，即时回 收旧空

23、白表单。另外，该部已用旧表单作了数据记录的，该部门必须重新用新 表单抄回相关记录数据 。5.10.4 记录表格由文控统一编号管理，并汇总于文件签署权限一览表 。5.10.5 禁止新、旧版本的记录同时使用，新版生效使用时旧版内容作废失效。5.11 记录的管理5.11.1 记录保存期限遵循的原则：5.11.1.1 符合相关法律法规以及强制性规定；5.11.1.2 满足外部要求，如合同、客户的要求；5.11.1.3 满足公司的需要，如财务管理的要求；5.11.1.4 对于同时符合几种限制性要求的记录，保存期限以最长为准；5.11.1.5 对存在相互调用的记录，以其中的最长保存期限作为调用方记录的保存

24、期限；5.11.1.6 汽车产品涉及产品安全或法律法规要求的记录（工装记录（包括维护和 所有权）、产品和过程设计记录、采购订单或者合同和修正） ，保存期至 少为产品在用期加三个日历年。 PPAP资料的保存时间必须为产品在用期 再加一个日历年；5.11.1.7 HSF管理之有害物质检测报告、材料成分表或 MSD、S 产品成分宣告表保 存期限为十年；5.11.1.8 产品品质管理系统之相关运作记录至少保存三年， 客户特殊要求按客户 要求执行；5.11.1.9 设备点检表、日常检查表保存一年；5.11.1.10 体系一、二、三阶文件保存为永久，涉及产品技术资料、图面、变更资 料及承认书保存为产品停止

25、生产后加上一年。5.11.1.11 具体的记录保存期限要明确， 不能出现不确定、 模棱两可的情况， 如“3 年”、“ 34 年”、“产品生命周期终止”等。XXXXX 电子有限公司文件编号MH-QEHP-01页次12/13文件资料与记录控制程序版 / 次A/05.11.2 各部门编制表单时，遵循记录保存原则，规定记录的保存期限和保存部门，由文控汇总于文件签署权限表并负责该清单的及时修订等管理。对于超 过保存期的记录，填写文件废止 / 销毁总览表经部门主管核准后方可进行 销毁处理。5.11.4 文件管理员应对归档的记录收集成册，以便查阅。6、相关文件：6.1 流程再造项目 稽核管理办法7、相关记录表格：7.1 程序文件编制格式7.2 管理类