机关档案管理工作制度汇编

1、附件：机关档案管理工作制度汇编目 录1.分管档案工作副局长责任制2.分管机关档案工作科长责任制3.机关档案管理员责任制4.机关各科室及下属单位兼职档案员责任制5.机关档案保密制度6.机关档案借阅制度7.机关档案保管与保护制度8.机关档案鉴定与销毁制度9.机关档案统计制度10.机关档案工作管理办法11.机关文书档案立卷归档制度12.基建档案归档制度13.会计档案归档制度14.机关实物档案归档制度15.机关声像档案归档制度16.机关工作人员外出参观、学习、考察等带回的文件材料的立卷归档制度17.机关档案安全责任追究制度18.机关电子文件归档管理制度分管档案工作副局长责任制一、负责档案法、实施办法及

2、其它档案法律、法规的学习、贯彻和落实，提高各级领导及工作人员的档案及档案工作意识，强化机关档案管理。二、全面负责对机关档案工作的布置、检查、教育，坚持依法治档，不断提高档案管理水平。三、负责档案保管条件、环境的改善，确保档案实体的绝对安全。四、将档案工作纳入议事日程。在研究、布置检查政治工作、业务工作和其它工作时，要将档案工作同步纳入。五、积极参加上级主管机关召开的档案工作会议，认真贯彻并执行上级的精神，听取档案工作汇报，支持和指导档案工作的开展，解决档案工作中的实际问题。六、负责组织档案鉴定工作小组对到期或超过保管期限档案的鉴定工作，审批应销毁的档案。七、负责有关编研材料的审定工作。八、每年

3、年底主持召开全机关性的档案工作专题会，总结、布置档案工作。九、根据档案工作情况，每年要在局长办公会上研究一次档案工作。十、如果发生违法事件或因档案管理不善发生泄密、丢失等造成损失的，分管档案工作的副局长应负领导责任，自觉接受相关处罚。分管机关档案工作科长责任制一、认真学习、宣传、贯彻档案法、实施办法以及其他档案法律、法规。二、在分管档案工作的局长领导下，负责全机关档案业务的开展和建设，抓好下属单位档案材料的形成、归档和管理工作。三、制定本局档案工作计划，总结档案工作情况。四、负责检查档案管理人员执行岗位责任制及其它各项档案管理制度的落实情况。五、负责组织专（兼）职档案人员的业务培训。六、负责对

4、机关各科室及下属各单位的档案工作进行监督和检查。七、抓好档案库房的“八防”工作（防盗、防火、防光、防鼠、防虫、防潮、防高温、防尘等），确保档案的保密与安全。八、按时参加上级主管机关和本机关的档案工作会议，并认真贯彻执行会议精神。九、负责到期或超过保管期限档案的鉴定和销毁的组织工作。十、如果档案管理工作中发生违法事件或发生泄密、丢失等造成档案损失时，分管档案工作的科长应负相应的责任，自觉接受处罚。十一、办理领导交办的其他有关的档案业务工作。机关档案管理员责任制一、热爱档案事业，认真学习档案专业知识，不断提高业务水平。二、依照档案法，认真履行自己的职责。三、负责集中、统一管理本机关的全部档案，按规

5、定向档案馆移交应进馆的档案。四、熟悉室藏档案内容，开发档案信息资源，热情准确、及时地为利用者提供档案。五、负责制定并严格执行档案的各项管理制度。六、在现有的条件下，努力做好档案保管的“八防”工作，尽职尽责，确保档案的完整与安全。七、负责对机关各科室及下属各单位的档案工作进行指导，做好档案的接收、整理、编目工作。按区档案局的要求参加有关业务培训。八、定期检查档案的保管状况，对破损或褪变的档案及时修补、复制或做其它的技术处理。九、做好档案借阅登记工作，履行借阅手续。定期催还借出的档案，同时对收回的档案进行检查，确保档案的完整。十、做好档案的统计工作，按时按要求报送相关数据。十一、负责到期或超过保管

6、期限档案鉴定与销毁的提出及具体工作的准备，并做好相关材料的归档工作。十二、定期向分管科长和上级主管部门汇报工作。十三、如果档案管理发生违法事件或发生泄密、丢失等造成档案损失时，专职档案员要负相应的责任，并自觉接受处罚。十四、办理领导交办的其他有关的档案业务工作。机关各科室及下属单位兼职档案员责任制一、认真学习档案法、实施办法，努力学习业务知识，不断提高档案业务水平。二、负责管理、收集本部门（单位）文件材料，力求使本部门（单位）文件保持齐全完整。三、负责本部门（单位）文件材料的立卷、归档和移交工作。归档案卷要按照国家标准，符合各门类档案质量要求，并确保归档的文件材料齐全完整。归档时间要在每年的5

7、月底前完成。四、负责本部门（单位）工作人员外出参观、学习、考察等带回的材料的收集归档工作。办公室兼职档案员除负责办公室人员外，还要负责局领导外出参观、学习、考察等带回的文件材料的收集归档工作。五、积极为领导或承办人提供文件材料。六、个人不得擅自带走和销毁文件材料，不得长期保存原件和积压文件材料。七、认真执行档案管理的各项制度。八、在工作调动时，要办理文件交接手续。九、如果档案管理发生违法事件或发生泄密、丢失等造成档案损失时，承担相应的责任并自觉接受处罚。机关档案保密制度一、严格执行档案法，确保档案的完整与安全。二、档案文件密级的界定、变更、解密，必须严格按照国家有关规定执行。三、机密档案应放在

8、保密设施较好的箱柜中，不得随意乱放。四、凡来档案管理中心借阅档案资料者，必须严格履行借阅手续。本局工作人员因工作需要查阅机密档案，在征得产生机密档案科室负责人的同意后，报分管该科室业务的副局长批准，方可查阅。机密档案概不外借。五、档案工作人员要加强安全保密工作的责任感，做到知密不泄密。六、未经领导批准，不得擅自复印保密档案的内容。七、非档案工作人员，严禁进入档案库房。八、重大节假日，档案工作人员要对各项安全防范措施进行全面检查，发现不安全的隐患要及时向分管科长报告。确保档案的完整与安全。九、凡需要销毁的档案，必须登记造册，报经档案鉴定小组审查，主管领导批准后方可销毁。机关档案借阅制度一、借阅手

9、续1人力社保局机关工作人员借阅档案，只限于借阅本科室产生的档案；跨科室借阅，须经过产生档案部门负责人的同意。2外单位查阅与其单位有针对性内容的档案，须经产生档案部门允许并出面方可查阅。如：查阅公务员年度考核备案档案，要与公务员管理科联系，公务员管理科同意并出面方可办理查阅手续。3档案一般不外借。公民如因个人利益等问题确需查阅档案，应由产生档案的部门代查。4本局工作人员因工作需要查阅机密档案，在征得产生机密档案科室负责人的同意后，报分管该科室业务的副局长批准，方可查阅。机密档案概不外借。5借阅档案须填写借阅登记和档案利用效果登记。档案员有责任检查、了解档案保管情况和利用效果，借阅人有义务汇报介绍

10、情况。二、借阅要求1借阅档案者有保护档案的义务，不得损坏，不得圈点勾画，不得私自涂改，不得私自拆散档案。未经许可，不得转借他人和随意复制、摘抄档案。2借阅档案要及时清退，不得积压。3借阅时限：一般只限于在档案管理人员办公台前查阅，用毕即还。如需要借出，要在一周内归还。到时不能归还的，可办理续借手续。4档案内容和统计数字，非经批准，不得擅自公布。5凡毁坏档案和私自泄露档案内容，给国家、集体、个人造成重大损失或恶劣影响的，档案管理中心有权依法建议有关单位或部门给予责任人行政处分和处罚，情节严重的追究法律责任。机关档案保管与保护制度一、档案管理人员要有高度的政治责任感，努力钻研档案保护技术，不断提高

11、科学管理水平。二、库房内档案资料应按要求存放，要做到排列有序，查找方便。三、档案库房要坚固，有“八防”设施（防盗、防火、防尘、防水、防光、防潮、防鼠、防污染）。档案管理人员要定期或不定期的检查，对不符合要求的设施，及时提出更换建议。要经常检查档案的保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或做其它技术处理。四、档案出入情况应详细记录，借阅的档案收回时要认真检查，及时放回原处，防止前后错位。五、档案库房要有专人管理，无关人员一律不得进入库房。档案工作人员出入库房应随手关门上锁，下班前关好门窗，关掉电源。六、库房内严禁吸烟。停电时进入库房，应用手电照明，不得使用蜡烛等明火器具。七、要做好温湿

12、度记录，在现有条件下，采取有效措施控制档案库房内的温湿度，尽力使库内温湿度达到相关要求，即温度为1424，相对湿度为45%60%。要保持室内卫生，库房内不准存放与档案无关的物品。八、档案柜架的排放要与墙体和窗户保持一定距离，以利于库内空气流通。九、要提高警惕，做好保卫、保密工作，严防发生盗窃破坏档案资料的事件。机关档案鉴定与销毁制度一、档案鉴定要以“审查从细、留存从宽”的原则，既考虑历史发展的需要，又服务于现实工作。二、档案鉴定工作要在本单位鉴定领导小组的领导下进行。领导小组由分管档案工作的副局长、档案管理中心负责人、有关职能部门负责人及档案管理人员组成。三、档案管理人员对到期或超过保管期限的

13、档案，包括档案的门类、数量、起止年限等，提出销毁建议。四、鉴定档案采取直接鉴定法。以案卷为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页地进行审查鉴定。五、文书档案应按照国家档案局关于机关档案保管期限的规定和本单位文书档案保管期限表进行。会计档案依据国家财政部、国家档案局颁发的会计档案管理办法进行鉴定。其它各类档案按照相应的档案保管期限表进行。六、档案销毁工作1严格档案销毁手续。销毁档案，应编制销毁清册，经领导审查签字盖章后再销毁。严格履行二人监销核销，注册审批、签字存档的方法。2由档案管理人员与部门有关人员对销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后，开据介绍信，到指定造纸厂（或由造纸厂上门收购并出具销毁清单

14、），二人监销核销，监销人在销毁清册审批表上签字存档。档案销毁清册保管期限为永久。3做好档案鉴定销毁工作总结。鉴定工作结束后，要写出鉴定工作总结报告，将档案鉴定工作中的机构、参加人员、鉴定档案内容、数量变化、档案保存期限的升、降调整等情况，如实记载，以备查考。机关档案统计制度一、档案统计工作是定性定量分析、研究和改进档案管理的重要工作，搞好档案统计工作，是档案工作人员的一项重要任务。二、按期填报档案业务主管部门下发的各种统计报表，准确反映本单位档案工作基本情况、档案数量等变化情况。三、档案统计工作应严肃认真、实事求是，依据档案移交清册、销毁清册、借阅登记、案卷目录等，如实填报档案统计数据。四、档

15、案统计数据力求做到准确，符合统计计算口径，不出现计算、抄写错误。五、档案统计要手续齐全，其中填表人、审核人、单位公章、填报日期及必要的统计说明，都应填写齐全。六、档案统计数据未经分管档案工作的领导批准，不得私自报送、复印和抄写。机关档案工作管理办法一、人力社保局机关的档案工作，由档案管理中心一名科长分管，档案管理人员具体负责日常工作。二、人力社保局所属各科、室、中心等有立卷任务的，要配备专兼职档案人员，负责本部门在工作中形成的文件材料的收集、整理立卷、归档和移交工作。三、档案管理中心的主要任务1负责管理人力社保局机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。2负责人力社保局机关各门类、载体

16、档案的接收、整理、编目、保管、统计、鉴定、销毁及提供利用等工作，并按要求向区档案馆移交应进馆的档案。3负责对本机关各科、室文件的收集、整理、归档等进行指导、监督和检查。4制定和执行保密和保卫制度，确保档案实体和档案信息的安全。四、机关各科室应负的责任1建立本科室立卷归档制度，责任落实到人。2负责本科、室文件材料的形成、收集、整理、移交等工作。3确保归档文件材料齐全完整。即：每项工作所形成的文件材料要齐全完整；每份材料要齐全完整，页数要齐，内容要完整。4应归档的文件材料要按其历史联系，区分保存价值，分类整理立卷。5.每年于5月底前将上年度应归档案卷编写移交目录后一同移交档案管理中心。目录一式2份

17、，各存1 份。6.根据档案形成的特点，认真做好平时立卷工作。7.根据本科室产生的文件材料的内容，编写保管期限表，并经本科室负责人同意审核后，报档案管理中心备案。五、档案库房要有“八防”措施。六、做好档案统计工作，按时报区档案局。七、建立借阅制度。根据档案的机密程度确定不同的利用范围。1.本局工作人员因工作需要查阅机密档案，在征得产生机密档案科室负责人的同意后，报分管该科室业务的副局长批准，方可查阅。2.机密档案概不外借。3.借阅一般档案，要履行借阅登记手续，期限最长不超过一周；如需继续使用，可办理续借手续。八、档案人员（包括部门兼职档案员）调动工作时，要在离职之前办好交接手续。机关文书档案立卷

18、归档制度一、归档范围凡本机关在工作活动中形成的、办理完毕的、具有查考价值的文件材料均应立卷归档。1.反映人力社保局主要职能活动和基本历史面貌的，对人力社保局工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2.人力社保局工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。3.人力社保局需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；所属业务范围单位报送的重要文件材料。4.其他对人力社保局工作具有查考价值和利用价值的文件材料。二、归档时间1.对于阶段性的工作，所形成的文件材料要随着工作的完成而随之立卷。2.其他文件材料要在形成的第二年5月底前，按照有关案卷质量要求整理完毕。三、归档

19、案卷质量要求1.归档文件材料齐全、完整。包括类内整体文件材料的齐全完整，即科室工作中形成的具有查考价值的文件材料都应该归档，做到不漏项；也包括每份归档文件材料的齐全完整，即请示与批复、正件与附件、印件与定稿及有领导签字的发文稿纸、转发文件与被转发文件等，不得分开；报批的表格，需要填写的内容、印章、签字等要齐全。2.案卷组合科学规范。每个科室工作中所形成的文件材料，在所对应的类别内，以文件材料反映的问题为主结合其他特征组卷。一个问题所产生的文件材料较少时，可考虑将相同保管期限的文件材料合并组卷，但问题一般不超过三个为宜，以利案卷标题的准确拟写。3.文件材料立卷归档的年度划分：年度计划、总结、预算

20、、决算、统计报表、先进表彰等文件材料归入内容针对年度；多年规划、计划、预算归入开始年度；多年总结、决算归入最后年度；专案文件归入结案年度；总结、计划写在一起的文件，归入主要内容的年度，不好区分主次的总结、计划针对的年度各归一份；会议文件有针对年度的归入针对的年度，没有针对年度的归入举行会议年度；请示、批复归入批复年度；转发、批转文件归入本单位文件制成年度；法规文件归入批准和公布年度；其他文件一般归入成文年度。4.组卷要保持文件之间的联系（1）有密切联系的一个问题、一项工作、一次会议、一个案件、一个运动等的文件，应根据其历史联系和不同保管价值合理组卷。（2）文件的正本与底稿、正件与附件、批复与请

21、示、批转件与原件，应放在一起组卷。（3）同级别和平行机关的文件，除了与本单位文件有密切联系而保管价值相同的可以合并组卷外，其他应分别立卷。（4）文件与声、像材料（照片、音带、像带等），除了有特殊要求的案件、工伤或设备事故等情况，需文、照合并立卷外，其他均应分门别类进行系统整理和存放。互有联系的文件与声像材料，均应在卷内目录或规定位置注明互见号，以保持其联系和方便查找利用。（5）本单位的请示文件，如有口头答复，应由承办人将口头答复内容及答复机关、人员、日期等在请示件适当位置上注明并签字后归档。没有文字批复或口头答复的重要请示件，应视其重要程度区分保存价值，归入行文年度的案卷中。5.保管期限划分准

22、确。文书档案按永久、定期两种保管期限，定期为30年。6.卷内文件排列有序。卷内文件排列要有条理、系统，保持文件的历史联系，一般可按时间顺序和重要程度排列。（1）单一作者、单一问题的案卷，按文件日期先后顺序排列；单一作者，几个问题的案卷，先排问题，问题内再排时间；一个问题，不同作者的案卷，先排作者，同一作者内再排时间或者按文件内容的联系顺序排列。几个问题，不同作者的案卷，应先排问题，再排作者，作者下排时间。（2）会议文件一般按议程排列，有重要决议、决定的，应把决议、决定放在议程之后，其他会议材料之前。（3）专案文件按批复、结论、综合材料、证明材料和个人交待检查材料的顺序排列。（4）一份文件，正本

23、在前，底稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；转发文件在前，原件在后；重要文件或出版物，最后定稿在前，其他稿依时间倒序排列。7.卷内编目规范清楚。（1）编写页号。卷内文件用阿拉伯数字在文件右上角编写顺序页号。双面印刷及筒子页，视为两页，翻面的页号编在左上角。空白页、卷内目录及备考表不编页号。每个案卷的起始页号都为1，一个案卷内的页号不能重复、不能空号、不能漏页。页号一律使用自动号码机加墨色或蓝色印油打印。（2）卷内目录置于卷首。填写卷内目录按卷内文件排列顺序逐件填写，项目要填写齐全。要求用电脑打印。案卷题名和卷内文件目录均要求录入档案管理软件系统。录入后，自动生成卷内文件目录，经适当

24、调整后即可打印输出。卷内目录上的顺序为该卷内每份文件的顺序号或者称件号。“责任者”一般应填写文件制作单位的通用简称。通常情况下是文件上落款公章的名称或简称。下列情况可区别对待：单位领导讲话材料，作者填写领导人的职务和姓名；会议记录材料填写记录的责任部门和记录人姓名；本单位各内部机构形成的工作计划、工作总结等文件材料，作者填写制文机构的名称；奖惩审批表的作者，填写审批单位，标题栏中要反映出申报单位；多个单位的联合发文，作者栏填主办单位并加“等”字样。“文号”填写每份文件的发文字号。填写时应将文件的字、年、号填写齐全，多个发文字号的填主办单位的文件字号。“日期”填写每份文件的落款年、月、日。“题名

25、”填写每份文件的标题全称，标题过长填写不下的，要适当予以概括。重要的纪要、领导讲话等，均应在标题栏内写明内容。对标题不明或无标题的文件材料，应根据其内容自拟标题，并加方括弧为标记，填入标题栏。“页号”是每份文件在卷内的起止页号，填写时，只注起号即可，最末一份文件注明起止号。有紧密联系的问文和复文登记卷内目录时，一律按两件登记。（3）卷内备考表附于卷尾。卷内备考表，项目要填写齐全。案卷整理立卷时发现的问题，应在备考表中填写清楚，并注明立卷人和立卷日期，检查人由局档案员填写。案卷进入档案管理中心后的变化情况，应由档案管理人员随时填写。8.案卷装订要整齐、结实。（1）归档文件材料应符合下列要求：用圆

26、珠笔、铅笔、色笔书写的或用复写纸复写、打印的文件材料原则不能归档。对已形成的不合质量要求的字迹材料应采取补救措施：进行复制，与原件一并装订立卷，原件在前，复制件在后。立卷归档的收文和发文，承办中的文件处理纸（指有领导批示处理意见或办理结果的，与文件一起存档，只有阅后签名的不予存档）和发文稿纸均应保留，便于日后查用。对文件材料左侧装订线外有字迹，或左侧没留装订边的文件材料均应加边拖裱，对小于a4规格的文件材料，一般应裱糊符合要求后才能装订。立卷归档的文件材料要去掉金属物，有破损的应加以修复。（2）案卷装订采用左侧三孔一线装订法。孔距在案卷封面有标注，用白线绳装订，结扣一般在背面。卷内文件材料一般

27、以右、下角取齐（如卷内材料多数纸张小于a4规格的，要以左、下角取齐）。装订好的案卷要结实、整齐、美观，不掉页、不压字迹、不损坏文件。9.封面编目要整洁美观。封面填写的内容一般用电脑打印。（1）封面第一横线上为立档单位名称栏，即全宗名称。（2）封面第二横线上为文书档案分类名称栏，填写本科室档案所对应的类别。（3）封面第二横线下为案卷标题栏。案卷标题应确切的揭示卷内文件的作者、问题和文件材料的名称三个主要成分，做到文字通顺、简明、确切。案卷标题一般以不超过50个字为宜。案卷标题应由立卷部门起草，并与局档案管理人员商定后拟写，以保持书写规范。（4）起止年月栏与卷内文件的起止日期对应。（5）件数与卷内

28、目录的最后一个顺序号对应；页数与卷内目录最末件起止号的止号对应。（6）保管期限栏，按永久、30年标注。（7）归档号栏由局档案员填写。（8）右下方三联小栏（全宗号、目录号、案卷号）由区档案馆使用。四、档案移交各科室文书档案整理好后，区别保管期限进行排列并编制移交案卷目录。1.一个年度的案卷应按永久、30年两种不同保管期限分开排列，每种期限内的案卷按顺序排列编制流水号。2.为保持案卷之间的有机联系，科室内的案卷排列顺序应按职责或问题重要程度排列。每年排列的顺序应保持不变。3.案卷排列好后，即可编制移交案卷目录，并填写移交人姓名，5月底前向档案管理中心移交。局档案员在检查、清点无误后，填写接收人姓名

29、，并接收档案实体，进行档案入库后的案卷顺序排列和编目。4.有电子档案的，要与纸质档案一并移交。基建档案归档制度一、归档时间基建工程项目的文件材料，由工程档案资料管理人员，把整理好的竣工档案资料，在项目竣工之后三个月内移交档案管理中心保存。二、归档要求1工程档案资料管理人员要承担文件材料的积累、整理、审查工作，完成文件材料归档和工程验收工作。2基建项目的材料要按归档范围收集齐全完整。3归档的文件材料原稿字迹工整，图面清楚、整洁。4归档的材料，不得用易褪色的书写材料（即铅笔、彩笔、圆珠笔、蓝复写纸）书写或绘制。三、归档范围（详见人力资源和社会保障局（编办）机关综合档案分类方案）。四、坚持交接手续制

30、度基建工程竣工时，甲方要与负责建筑方（乙方）办理基建档案移交手续，如材料不齐全，甲方不予签字（竣工合格），不接收“不合格”工程。会计档案归档制度一、归档范围 会计档案归档范围包括会计凭证、会计帐薄、会计报告（含报表）及其它材料（如会计档案移交清册和销毁清册）。二、归档时间会计档案归档时间为会计年度终了后，由经手人整理立卷、归档，编制会计档案案卷目录，交档案管理中心一份，会计档案实体由立卷归档部门保存1年后，向档案管理中心移交。三、归档要求1.会计档案由档案管理中心统一保管。会计人员负责档案形成和积累、立卷归档等工作，并接受档案管理人员的指导。2.会计凭证按月立卷。会计人员将登帐后的凭证按时间和

31、原始凭证顺序号组卷，每本为一卷，在指定处加盖财务骑缝章。3会计帐簿按年度立卷。一本为一卷。4.会计报表按年度立卷。年度报表与季度、月份报表分别组卷。（季度、月份报表由立卷部门自己保存）5.归档材料必须齐全完整，财务手续完备。6.档案封底、封面填写项目详细，符合财务和档案规定要求。7.归档的帐簿、报表不得用铅笔、彩笔、圆珠笔、蓝复写纸等不符合档案规定的字迹材料书写。8.案卷装订要整齐、美观、坚固，装订前拆除金属物。9.移交档案要做移交登记手续。填写移交目录，一式两份，签字后双方各存一份。机关实物档案归档制度实物档案系指以物体实体为载体，反映本单位历史真实面貌的特定物品，是本机关档案的一部分，必须

32、交由档案管理中心集中统一保存。根据区档案局印发的怀柔区实物档案管理规范（试行），结合本局实际，制定本制度。一、归档范围1.本局所获各类奖品（杯、锦旗、奖状、奖牌、证书等）。2.本局机关科室及所属单位用过的作废印章。3.收集或者接受的字画等。 二、归档时间应归档的实物档案，在形成或获得实物的一个月内，由接受部门造册登记，连同实物一同向档案管理中心移交。如需在会议室或其他地方摆放展示的，由相关部门先与档案管理中心办理移交手续，一年后再归还档案管理中心。任何部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。三、归档要求1.归档实物应保持整洁、无破损，保持原貌。2.移交实物档案时，应进行登记，办理移交手续。登

33、记内容包括：颁发机关、接受单位、颁发时间、接受时间、实物类别和内容及名称。归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。3.实物档案附属材料、包装物等一并移交。4.为了防止实物损坏而无法复原，对于永久保存的实物，可由接受部门将实物拍成照片与实物一起移交档案管理中心保存。5.每种实物档案要按照移交先后顺序登记编目，排列上架。机关声像档案归档制度一、归档范围凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的照片、录音带、录象带等胶质和磁性材料为载体资料均应归档。具体包括：1.市以上领导视察、检查本机关工作形成的声像资料；2.本机关召开的重要会议、举办的重大活动的录音

34、、录像、照片等声像资料；3.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像资料；4. 其他具有保存价值的声像资料。二、归档时间凡属收集范围的声像资料，由制作者或形成部门负责对应归档的声像进行收集，按规范要求编写文字说明，自形成之日起一个月内向档案管理中心移交，任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。三、归档要求1.需归档的声像材料应清晰、完整，并附有详细的文字说明。2.照片应和底片图像对应，同时移交。3.摄（录）像带要移交原版带。4.归档的材料应由摄（录）制单位或人员对归档材料进行整理，写好说明，详细记录时间、地点、人物、活动内容、背景及摄（录）制单位或人员姓名，按规定要求移交。5.移交归档材料要办

35、理移交手续。填写移交目录，一式两份，交接双方各一份。机关工作人员外出参观、学习、考察等带回的文件材料的立卷归档制度一、机关工作人员外出学习、考察和参加会议等带回的文件材料必须在三日内移交文书管理部门，需传阅办理的文件，文书处理部门根据文件内容进行传阅，然后分类归档。二、任何部门和个人都不得将带回的文件材料、获奖证书和声像档案等进行截留据为己有或以任何借口拒绝归档。三、各科室兼职档案员负责督促本科室人员将外出带回文件材料交到办公室；办公室兼职档案员除负责本室工作人员外，还要负责局领导外出带回文件材料的收集工作。四、机关工作人员外出开会、学习、考察带回的文件资料如不按时移交，延误工作或造成损失的，将追究当事人责任。机关档案安全责任追究制度依据档案法、北京市实施中华人民共和国档案法办法和北京市关于重大安全事故行政责任追究的规定等法律、法规、规章，结合本局实际，制定本制度。一、局长对本单位档案安全工作负首要责任。二、分管档案工作的副局长对档案安全工作负主要责任。1.依法加强本单位专、兼职档案工作人员的安全教育，增强防范意识。每半年召开一次档案安全分析会，了解、分析、布置、督促