商务文员岗位作业指导书

1、 文件名称文件类别：三级第 1页 共 页商务文员岗位作业指导书发布部门：zjb发行日期：文件编码：dly-sw-02版次：1.0修改日期：一、目的本指导书旨在规范商务文员的工作责任及范围。二、作业范围本指导书适用于商务文员对商务部日常工作的作业管理。三、岗位职责1、商务文员负责本部门办公室日常事务的工作和管理，协调生产部门最大限度地满足客户要求；其它详见商务文员岗位职责细则规定。2、生产部负责人负责商务订单的评审；3、总经办主任负责商务文员工作的监督、指导管理和订单评审批准；4、仓管员配合商务发货事宜。5、董事长全面监督和指导商务文员的工作。四、作业指导内容（一） 商务工作流程及工作内容1、接

2、听电话商务文员必须在上班时间做好接听电话的工作，所有打入公司的电话要求接听时非常友好、非常客气、非常亲和、非常礼貌。一般在电话响三声前要立即接听电话：“您好！吉老大，请讲”。 所有商务电话或重要的电话应作好电话记录，尽量问清楚和进行重复让对方确认无误，等对方放下电话后方可放下电话。对客户咨询产品报价时必须按董事长的报价指示和要求进行回答。2、接收传真商务文员接收外来传真时，是商务订单或对账单必须认真检查有无不清楚，如果不清楚应打电话予以确认；是其它传真应分清对象及时送达，除本公司商务传真外的传真一般应送总经办处理。3接受上级指示或交办的事项 公司董事长、总经理或其它人员的商务指示，应进行记录并

3、按内容要求予以落实。 对上级指示或交办的事项，必须要问清楚相关要求或不明白的事项，当确认清楚后进行落实。如交办人是当面交办的，要求交办人书面进行确认；如果是电话交办的，可以先行落实及生产和发货，如交办人到公司还没有发货的可以要求重新确认，切记不清楚就自作主张而造成不必要的损失和麻烦。4、上班要求 上班时间不准做与工作无关的事情，必须精神饱满、主动热情。 上班时间不准玩电脑和打游戏，不准吃零食。 如上班期间出现没有及时安排订单或漏掉客户订单等情况而影响生产经营工作的则应承担因此造成的责任。 如要离开办公室到车间跟货等情况时，应告知办公室文员接听电话和处理相关事宜。要求办公室必须有一个文员留守，如

4、其中一个文员离开后另一个文员绝不能离开办公室。5、开生产计划单 电话订单、传真订单、上级指示或交办的订单在确认无误后，及时开生产计划单交生产负责人评审签字后送达注塑车间和成品车间签收。 每天下班前对全天的订单进行汇总，交办公室文员电脑编制商务（生产）计划单进行最后评审。 当接到客户或公司领导报样品计划后，商务文员立即开样品生产计划单交注塑车间和成品车间。并在成品车间填写样品（拼补）计划单。 当出现客户收货数量不足或客户原因需补单时，首先查看有无存货，没有存货或存货数量不足时商务文员开补货单交注塑车间和成品车间及时补单生产。并通知生产负责人核查原因。6、成品出库 商务文员根据生产计划单的交货时间

5、随时进行跟踪生产交期，在跟踪过程中尽量查看型号和要求是否有误，发现问题及时告知生产主管采取补救措施。 当出现生产设备损坏、技术问题、质量问题、人力不足等情况不能按时交货时，商务文员必须立即与客户进行沟通，寻求客户理解，延期交货。并及时向生产部主管或总经办主任汇报解决。 商务文员得知产品已经生产完成或入库，应及时开成品出库单到仓库发货，无论是客户到公司提货或是公司送货，商务文员都应在发货现场核对发货数量和型号，并要求提货人签字。建立日发货记录表。 公司样品出货时商务文员应建立样品发货登记表，要求提货人签字确认。7、信息反馈 客户投诉及客户其它信息反馈必须建立信息反馈登记本进行全部记录。每天及时在

6、晚上下班前向总经办主任汇报。 在生产过程中如发现相关质量或工作失职等事项也必须在信息反馈登记本上进行记录汇报。 对本岗位在工作岗位过程中出现的工作失职等事项必须在信息反馈登记本上进行记录汇报。8、编制对账单 每月1号至3号商务文员应将上月的订单、出库单等单据汇总，交办公室文员电脑编制对账单。 当对账单编制完成，商务文员必须认真核对客户名称、数量、日期、型号、总数、对账单月份、单价、金额、客户签名是否有问题等内容有无错误，当确认无误后签字交公司执行董事审批结帐。（二） 文件/资料管理1、 商务文员对各种传真文件进行签收、落实和妥善保管。2、 负责严格按本作业指导书要求开生产计划单和其它表单。3、

7、 建立客户管理资料并进行规范管理。4、 对经手的其它资料、物资进行登记管理，做到进出分明。5、 对每月开出的和收回的各种单据必须全部交董事长处理。6、 对公司的各种文件、资料和相关数据绝对不能随意外泄，必须做好商业保密性工作，不与他人谈及公司商务事务。（三） 沟通管理1、 在工作上原则按本公司体系流程和作业指导书认真工作，做好与模具车间、注塑车间、成品车间、质检人员、仓库的相关沟通工作，积极配合、跟踪完成订单交货任务。2、 本部门所使用的表单必须认真填写，要求清楚明晰，尽量将客户的要求详细注明，以免因不清楚而造成生产错误影响交货期和损失。将公司相关管理规定和表单使用作为有效沟通的工具。3、 在

8、接受客户和公司其它领导或工作人员交办的工作事项，必须作好记录，主动对不明白的事项要问清楚。（四） 环境管理1、 商务文员要严格推行5s办公现场管理，随时整理、整顿，保持办公室和办公桌整齐清洁，并养成良好的环境管理习惯。2、 商务文员和办公室文员每天上班后的前半小时应负责综合办公室、总经办、总经理室的清洁卫生工作。做到擦拭、清扫、拖地有序，注意清洁细节。五、管理责任1、 商务文员应严格遵守和执行公司所有规章制度和各项管理规定。2、 因对文件和资料管理不当造成丢失应承担100元每次的岗位责任； 3、 因文件和资料操作不规范（如不按相关文件规定填写、记录等），应承担10元每次岗位责任；同时必须做好商业保密工作，因不慎泄露公司商业机密应承担每次50-200元的责任，情节严重的从重处罚。4、 违反本岗位作业指导书相关规定的，每次应承担10-50元岗位责任，如无法认定责任人的则商务文员和办公室文员共同承担责任，是商务工作事务的原则上商务文员承担主要责任；5、 因文件和资料填写、记录或下单错误等情况出现，应承担20-50元每次岗位责任；对因工作失误造成严重损失的应承担50%的责任。六、相关支持性文件1、文件和资料管制规定2、商务接单排产工