泛微协同办公系统知识文档管理解决方案报告书

1、e-Document:知识文档管理e-Docume nt，创建知识积累、共享、利用和创新的平台。1. 问题的提岀作为公司最大财富的知识，没有得到积累、共享和利用，并且随着人员流动而丧失。我们需要从不同 的地方收集信息：打电话，找文件，等待他人帮助，接收电子邮件和备忘录。但是，这种信息获取方 式取决于个人能力，以及他人是否愿意提供。总之，获取信息的效率太低。现在，很多公司致力于使 用群组和网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问一一但信息仍然需要被复制，企业仍然需要维护 不同的数据库。2. 解决方案知识共亨.积累利询斷的平台e-Document的解决方案：搭建知识积累、共享、利用和创新的平台。人们

2、可以将宝贵的时间用在分析、判断、解释信息和采取行动上，而非最基础的收集信息上； 市场信息、管理经验、专业技能，无论是成文的信息、还是脑海里的构思，皆可发布、分类和 归集；强大的搜索、个性化的分发，随时随地可迅速获得需要的信息和知识；一人对一人的交流，或多人对多人的沟通，充分运用群体智慧，知识在分享中得到更新。3. 模块架构e-Documarrt知识文档管理模块总体结构咎类文档的存特用仔常阴知识”人力论：源和识昌奇严窘理鏈汉与售户輯11合冋迄闲ftJCM5*索于内綁新闻自动我冃転仆发文.件口功按冃檢分发文档1外捕同站各种来源，各种格式的知识文档，都可以上传或下载，并通过一定的流程发布到公司知识库

3、；知识文 档分类存放后，员工可根据文档、目录的权限，以及搜索引擎很方便的利用知识库内的信息，同时系 统可根据相关的设置将知识发送到不同的门户：包括内部门户、外部门户（外部网站，客户门户，分 销商门户和供应商门户），这样可以为不同的部门和不同的用户提供个性化的信息。4.模块综述e-Document提供了全面的知识文档管理的框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地 点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档；e-Document可以管理内部和外部网站，并针对不同的目标用户制订不同的网站内容，通过与信息门户 的结合，用户获得完全个性化的界面和内容服务；e-Document维护动态的知识库，用

4、户可以自由地就某个主题进行广泛的讨论以获取信息和经验，同时,也可以利用已有的知识库对自己的知识进行补充，还可利用各种知识管理工具提升对知识的分析、利 用;e-Document严格的安全限制和完备的日志功能，保证文档的读取和操作的安全性；e-Document与其他模块的协同工作，完整地管理文档从创建、维护、审批、分发、归档的整个生命周 期。5. 功能简介基础功能规范的知识文档管理e-Document采用中央数据库，所有应用和数据集成在一个信息管理平台之上，并以统一的用户界 面提供给用户。统一的文档数据库，方便进行管理根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构为目录设定相应的管理权限，具有权限的

5、人可以对目录进行编辑等操作对目录的属性进行定义，包括发布、回复、共享、创建、审批、移动等操作权限，以及附 件、模板、信息链接等属性，发布在此目录下文档自动获得此属性定义各种模板，包括文档模板、邮件模板、新闻页模板、用户显示界面等各种结构化和非结构化的文档的管理，例如公文、表单、网页、扫描文件等都可以得到有 序的管理可设定文档的查看、编辑、发布等操作权限可设定文档的下载、复制、打印等操作权限对文档进行移动、复制等操作，使得文档的排布更为合理 可以对文档的关键字进行自由的升序或者降序的排列统计、监控等功能对文档发布、阅读等情况作岀分析工if講 就识言遅AJbsss虞目e幣尸宜理 门戶百理 设宜中心

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8、产百理门尸旦设畳中心（文档列表）以各种形式创建e-Document与office的功能集成可以在线轻松编辑各种形式的文档。集成office组件，可发布 HTML、WORD、EXCEL等各种形式的文档在线编辑文档，并集成电子签章、痕迹保留、公文收发等特性可预先设置固定的文档模板并导入插入多个附件对文档的排版和格式进行编辑，如不同的颜色和字体显示、加入页眉、图片、表格、超级 链接等回复别人的文档；设定别人对自己文档回复的提醒功能（新建文档）（在线编辑）*以各种形式发布e-Document提供多个发布出口方便用户根据实际情况进行选择。提交、草稿、预览、待审核等多种发布方式选择将文档保存在合适的目录下

9、，或者以标题/主页形式发布到内部或者外部网站上，或者发布到特定的信息门户中去可建立个人文档库，并设定文档被访问的权限建立并维护内外网站通过e-Document可以维护企业的内外网站。所需做的只是完成页面的定制，发布含有链接的文字和图片对内外网站的统一管理，进行网站的格式、页面和内容的订制文档发布后自动在相应的网页上显示和企业信息门户结合，可以建立多个站点及这些站点的形式和发布的内容，每个站点对应一个目标访问组znisii实備售理 AjjSiiH顼冃営理 mses 卷尸営湮 opts 设査中心_?虧闻扯合j B门户新闻 心胄它泛驚戈瘾戌耶 谿应榔內部 狂S涼内韩 泛軌厂州丙臣狂律玉谭戌部 狂柞琵

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18、建、查看、复制、转移等操作权限的设定可从目录角度、也可从单个文档角度进行权限设定；可分别设定发布、回复、共享、创建、 审批、移动等操作权限，形成多维的权限定义与工作流程管理的结合进行文档发布的审批文档被查看、操作的系统日志记录创建知识共享环境e-Document是一个动态的知识库。员工可以通过e-Document达到增强协同交流和知识共享的目的。仓旄一个知识共享的环境，每个人都可以找到适合的目录发布自己的心得、经验并分享他 人的知识可设定不同的知识地图，如专家地图、岗位地图、行业知识地图等，方便知识的归类、获 取通过与文档回复、讨论专区、工作流程、网络会议、即时通讯、邮件、短信等的集成，加 快

19、知识文档的流动和共享辅助的评分机制、订阅机制、网上调查、在线编辑、收藏夹等功能提升知识文档的利用 与人力资源的结合，激励员工分享和创新知识，并帮助快速找到有知识专长的人员 各种分析报告帮助对知识库进行分析（知识地图）（文档打分）自定义功能* 目录结构和属性e-Document让用户根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构。同时可以设定目录的属性,包括发布、回复、共享、创建、审批、附件、模板、相关信息链接等。这样就不必对目录下的文 档属性逐个进行设置。* 文档及邮件模板文档和邮件模板可以使相关文档和邮件都采用设置好的格式，例如合同、方案和发送给客户的邮 件都可采用企业统一的版式。* 新闻页模

20、板对新闻页的样式，包括图片等进行定义。可以使某类新闻页具有统一的格式。* 文档分布重定义对目录下的文档进行重新的分布。只需要选择源目录和目标目录，以及需要复制或移动的文档。* 用户自定义e-Document与信息门户相结合，提供给用户个性化的应用。在此基础上，用户自己还可以进行一 些定制以满足个人的特殊要求，如文档摘要显示的字段、用户界面的目录结构等。分析功能统计及报告e-Document提供的报告功能可以供用户对文档的以各项指标为基础的统计信息进行整体浏览，及 从不同角度对知识文档进行统计和分析。所著文档数目最多的员工所著文档数目最多的部门最多被阅文档最高得分文档文档价值评价每位员工对知识的

21、利用度每位员工对知识的贡献度住At陽M骨建T帝ItKtH 知册Jff现目苦理SSff 门户皆理谡畫中心RI：Rd或七冲1 口汝省 |Q eihR3063琢占韧迎钿T姣3我旳抵我o知识扯表二爭宅攵松故总656Dlfi応亭 丈皆如蹄JBMif当前累転丸万立莒啟 医酣崔車棗握中闸逹曲艾苦文省披诃罪裏 3龙档目录报義 茁呦如 3盘枣文曹不舌 J #16*3 鼻鸟卫HS打户3橐呂芙联心3审丈酋厦目3曲枣又時耳门 3文栏创港眾養三1 R）读日吉航计三1 -T-ASBtfti-t 甑仮甘妬+ 3为科丈苜临计 Ak I Til 4C U.住常的主档莊计譲诂问的次1/價忌中心总我的忖助 gi如刖&轴曲 u強的客

22、户 33抽人事底Ht却:丿仲砂不亡 cdog/. t om ； n fdoc%尅:0亡|Doc P好 即.百pg1.D2%（文档创新）从组织的角度分析通过e-Document，您能清晰地以企业组织结构图形式查看文档在各部门或分支机构的分布情况, 您还可以通过点击查看某个部门文档的详细信息。协同功能资产及产品管理*管理文档相关的所有资源与普通的文档管理不同，由于e-cology按照企业信息网状体系设计，在e-Document中，用户获得的不仅仅是文档的创建者和内容这样的信息。e-Document将所有与文档相关的实体集成起来。例如读取一份合同，可以了解到所有与之相关的信息，包括合同关联的客户、项目交易情况、相 关工作流等。并且可以层层深入地追溯了解最详细的信息。e-Document与其他模块的协同使得所有的文档信息都不是孤立的。-Mbcrasirft IntErnKt EMplDrerPDA全国邂摆在上獄 杭州-广州同歩举行.王军200507 09诵岁当前艾莒FT牙一共有0亍畑分当找到一个文档的时候与这个文档12 3*5平涙的r r r r r琵着的设扫问餐盘详倔话呪:rd主耳录甘目杲孑目录 人力呻咲胡件1觸号 血健 批旌;:1齐畫门葩）1逐挥由三正厨市爲旌广栢展 帀20054)7-0? 21:35:10币坊管證辟上每中S：2005-07-021:35:10文常识如门