SS档案管理制度

1、档案管理制度 档案管理实行“统一领导，分节管理”的原则，维持档案的真实、完善与安全，便于将 来使用。 一、员工个人档案 1、目的 为规范人力资源档案管理，提高档案管理水平和档案利用效果，特制定本程序。 2、范围 适用于各分公司人力资源档案管理。 3、职责划分 3.1人力资源部负责此程序的制定、修改、实施和解释； 3.2各分公司总办负责本部门人力资源档案管理体系的建立和维护； 3.3人事文员具体负责人力资源档案的建立、保管、借阅登记； 3.4人力资源部负责各分司各部门负责人的人事档案的管理 4.1归档范围 4.1.1入职登记表 4.1.2个人履历表 4.1.3身份证、毕业证以及相关证件的复印件

2、4.1.4奖惩材料 4.1.5职务变动材料 4.1.6薪资调整材料 4.1.7考核材料 4.1.8劳动关系材料 4.1.9其他可供公司参考的材料。 4.2保管期限 4.2.1永久 在职人员的人力资源档案，属永久期限，只要员工在职，就须建档保管；当员工离职 时，视不同情况转为长期或短期档案； 4.2.2长期 1）自动离职者，指办理了入职手续，但未办理离职手续而离职者； 2）因失踪而导致离职者； 3）被公司开除、辞退、解雇； 以上人员档案保管期限为5年。 4.2.3短期 正常办理离职手续员工的人力资源档案，保管期限为1年； 424临时正常办理入职手续，但尚处于试用期人员的档案，保管期限不定；试用期

3、满 转正则纳入永久档案管理；试用期不合格，办理离职手续者，纳入短期档案管理。 4.3归档时间 4.3.1新入职员工，在入职 3天内，须建立临时档案； 4.3.2员工试用期满转正后，一周内须纳入永久档案管理； 4.3.3员工离职后，须在一周内纳入长期档案或短期档案管理。 4.4档案分类 4.4.1员工个人档案按分公司分部门进行管理 4.5档案检索 4.5.1分公司一各部门一人员序号规则进行编号； 4.5.2档案检索目录，按档案编号规则进行排序后，须形成档案目录，项目包含资料名 称编号/存放地点/保存日期，并打印装订成册； 4.5.3电脑检索，档案目录除以纸介质打印装订外，须在电脑中进行保存，以便

4、查询检 索。 4.6档案保管 档案保管须防潮、防虫、防高温、防火、防霉、防尘。 4.7档案借阅 4.7.1凡档案借阅，须按管理权限办理审批手续，总经理可查阅公司所有档案，部门负 责人需查阅时须经人力资源部负责人批准，保安部在了解、调查时可经人力资部负责人同意 后查阅。其他人员根据审批查阅有关档案，并于人力资源部做好登记； 4.7.1档案借阅，只允许在办公场所进行，不得擅自带离办公场所； 4.7.3档案借阅，须当天借当天还，次日还需借阅者，须再次申请； 4.7.4档案借阅，仅限借阅者阅读，绝不能向任何人传阅，不准向无关人员泄露或向外 公布档案内容，违者一经发现，必将对借阅者与传阅者进行严肃处理。

5、 4.8档案鉴定与销毁 4.8.1保管期限已满的档案，可集中进行鉴定销毁； 4.8.2销毁前，销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须造册登记，送 部门负责人审批后销毁。 4.8.3经审批同意销毁的档案，须由负责档案保管的文员进行销毁，绝不允许审批同意 销毁而未销毁档案存在。机密文件用碎纸机进行处理。 4.9档案清查：每年要清理一次档案，对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查, 发现问题及时寻找补救措施，确保档案的安全。 4.10档案核心管理： 为有效控制集团核心人力资源，各分公司总经办须将分公司各部 门负责人档案建立副本以文体形式报集团人力资源部保管备案，当各部门负责发生变更时，

6、 分公司总经办须及时上报新的部门负责人人事档案。 4.11员工调动档案管理：员工进行跨分公司调动时，所在分公司总经办应将员工档案副 本交调入分公司总经办保管 4.12人事档案保密规定 分公司人员档案由总经办妥善保管，不得随意向员工泄露人事档案，若因此造成影响的 将给予总经办主任行政处罚。 4.13离职员工档案记录： 分部门、按年度记下其在酒店工作时的编号、姓名、职位、 职级、工资、入职日期、离职日期、离职性质（辞职或除名等）、离职原因及离职 手续完善与否等项，作长期记录以便随时查阅。离职人员的档案将保存 1年后取 消。 二、部门工作档案 人力资源部工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培

7、训档案和行政人事档 案等四个部分，分别记录人力资源部的工作。 （1）人力资源档案 有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及员工招聘录用或离店的审批材料， 劳动合同资料（包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料），岗位变更资料 等。 （2）工资福利档案 有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及工资、奖金分配办法、考核资料, 福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。 （3）教育培训档案 有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，教育培训工作、教育管理等活动中产 生的，经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像 资料等。 （4）行政人事档案

8、 有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，卫生防疫检查记录、员工健康检查 材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。 （5）人力资源部的工作档案按年度建立索引、装订成册。 三. 各种人事资料保存期的规定 ?按“档案管理制度”将在职员工的各种人事资料要妥善保管好。 ?及时更换有变动的人事资料（如身份证、未婚证等） ?对所有离职员工的人事资料保存期的规定。 资料名称 保存期 考勤卡/考勤表 -年 工资表 两年 员工奖励/处罚资料 五年 非正常离职员工档案 五年 正常离职员工档案 -年 不再使用的文件 视保留价值而定 花名册 十年 对已经离职但与酒店有劳动纠纷员工的人事资料应保存到纠纷解决

9、为止 各种人事资料统计分析制度 ?人力资源部于每月/年最后一天提供员工有关人事资料的统计数据，并做出合理、科 学地分析。 ?统计项目包括： -性别情况：每月/年各部门男/女员工的人数。 -生日情况：每月各部门过生日的员工人数及姓名。 -学历情况：每月/年各部门属高中、中专、大专、大学、硕士、博士学历的员工 人数统计。 -户籍情况：每月/年各部门/酒店各省人数统计。 -职级情况：每月/年各部门/酒店各职级员工人数统计。 -职位/职级变更情况：每月/年各部门职级变更（升、降、调人数统计。 -试用期满情况：每月各部门试用期满员工人数统计及姓名。 -合同期满情况：每月/年各部门/酒店合同期满员工人数统

10、计及姓名。 -入住宿舍情况：每月酒店男/女员工入/退住酒店宿舍的人数统计。 -假期情况：每月 /年各部门员工休假（病假、事假、年假、其他假）情况统计。 -违纪情况：每月 /年各部门违纪员工人数统计。 -嘉奖情况：每月 /年各部门嘉奖员工人数统计。 -离职情况：每月 /年各部门离职员工人数统计。 -入职情况：每月 /年各部门入职员工人数统计。 -员工人数：每月 /年各部门员工总人数统计。 -保险情况：每月 /年酒店及各部门各级员工父纳保险（养老、失业、工伤、医疗） 人数统计及费用明细/总额统计。 -暂住证、健康证办理情况：每月/年各部门员工暂住证、健康证办理情况及费用 统计。 因为我们就这么一辈

11、子，几十年的光景，无法重来，开心也好，不开心也罢，怎么都是活着，那么何不让自己开开心心的过好每一天呢! 生活虽辛苦，但我们一定要笑着过，以积极乐观的心态让日子过得有滋有味，这样才不白来人世走一遭，才会无怨无悔。 因为生活没有真正的完美，只有不完美才是最真实的美。 不要总是悲观地认为自己很不幸，其实比我们更不幸的人还有很多；要学会适应，学会调整自己的心态，学会宽容和理解，许多的苦、许多的累，都要坦然面对。 只有经历了，体验过了，才能明白了生活的不易。因为经历就是收获 要知道世上没有什么不能割舍，人生没有过不去的坡，当你调整好了心态，一切都会风清云谈。 人活着，活的就是一种心情。 谁都有不如意的时候，这就要求我们做任何事情上都要持有一颗平常心。 只要做到不攀比，不虚荣，待人诚恳、做事踏实，以知足乐观的心态释怀所有，做事尽量站在别人的角度去考虑别人的感受，常怀感恩的心态待人，哪怕平庸，也会赢得世人对你的认可 和尊重！ 因为人活着，就需要一份积极向上的乐观和感恩的好心态来对待所有。 只要心中有景，何处都是彩云间；只要有一份好的心态，所有的阴霾都将会烟消云散 人生在世，免不了磕磕绊绊，不如意在所难免，因为很多事情都不是我们所预料的，也不可能按你的设想去发展。 正所谓生活岂能百般如意，