办公设备使用规范0001

1、XXXXX办公设备使用规范第一章总则第一条目的为了保证公司办公设备的正常运转，提高工作效率和办公设备使 用效率，特制定本规范。第二条办公设备范围本规范所指办公设备主要为公司各部门，中心及所属单位的所有 办公设备，具体包括电脑、电话、传真机、打印机、复印机、投影仪、 照相机以及摄像机等。第三条责任部门以及责任人一、XXXXX为办公设备的管理部门，公司所有办公设备的申购、使 用、维护统一由XXXXX管理二、办公设备在使用的过程中出现异常，不能正常工作的情况下， 公司员工应立即通知 xxxxxIT技术人员来维修，不能私自拆卸机器。 如因操作不当造成损失，由使用人负责赔偿。第二章电脑使用管理第四条 员

2、工应爱惜自己的电脑，定期维护，凡因个人使用不当所造 成的损失，均由使用者承担。第五条 未经许可，使用者不得随意安装、 删除应用软件和系统软件， 不得随意调换他人电脑的某些部件，如鼠标、键盘等。如确因工作需 要而安装相关软件，需经 IT专员确认。第六条 严禁使用与工作无关的外来存储介质（如软盘、光盘、可移 动硬盘等）。如工作需要，必须在使用前通过杀毒软件检查并在指定 电脑上操作。第七条 使用者不得擅自打开机箱。在使用前，使用者需要进行电脑 配件确认，并填写电脑配置使用单。电脑或网络出现故障后，应及时 通知IT专员员统一进行修护。第八条 使用人员对自己的工作文件要及时备份，以免数据丢失，造 成损失

3、。工作人员要将文件及时存盘，以免造成不必要的损失。第九条 未经许可，任何人不得擅自浏览他人电脑。放在共享文档上 的文件、资料，应及时剪切放到自己的文档中，及时清理自己的共享 文档，加强信息保护。第十条 员工开、关机应按照正确步骤进行，不得强行关闭电源或非 正常关机。下班后，切记切断自己的电脑电源。第三章电话使用管理规定第十一条本机电公司电话主要是作为方便与外界沟通、开展业务之 用，不提倡员工使用机电公司电话联系私事，特殊情况除外。第十二条 员工在拨打办公电话时，应用语简洁、明确，以缩短通话 时间。第十三条 禁止利用公司电话拨打信息台服务热线或者含资费热线， 违者扣罚50元/次。第四章 传真机、

4、打印机及复印机使用管理第十四条 传真机、打印机和复印机的使用与更换统一由XXXXX负责，各部门有增加传真、打印机的需求时需要提交购买申请，经公司总经 理批准后交XXXXX统一购买备案。第十五条 未经允许，不准为个人收发、打印、复印文件资料。第十六条 使用人员应正确使用打印机，如发现设备不能正常使用应及时上报xxxxxIT专员。第十七条 使用人员如因不正当使用而损坏机器，需照价赔偿。第十八条当传真机、打印机及复印机出现故障或需更换硒鼓时应及时通知IT专员联系相关公司进行维护。第十九条 公司员工入职即应及时学习传真机、复印机的使用规范。（详见附件）第五章投影仪使用管理第二十条 公司的投影仪由XXX

5、XX统一管理。各部门如因工作需要使用 投影仪，须在行政 XXXXX相关负责人处填写“投影仪使用登记表”后 方可使用。第二十一条行政部管理中心要负责对各部门的投影仪使用人员进行 使用要求培训，培训的主要内容为投影仪的使用方法与使用要求。经 培训后，使用人员因操作不当而造成投影仪损坏的，由使用人员负责 赔偿。第二十二条投影仪使用要求1 .打开投影仪时，须按住遥控器“ON ”键约3秒钟方可开启。2 .关闭投影仪时，须按住遥控器“OFF”键约3秒钟方可关闭。3 .关闭投影仪后，必须等待3分钟才能切断电源，否则会损毁灯泡 投影仪灯泡属贵重物品，价值上千元，如有损坏，相关责任人须承担赔偿费用。4. 投影仪

6、使用时镜头不得用手随意触摸，以免影响投影清晰度及投影仪使用寿命，要进行定期的专业清洁。5 .投影仪使用时各种连线不允许私自拔下，否则会损坏投影仪。6.接线板必须始终接通，不允许私自拔下，否则会损坏投影仪。7 .电动屏幕的升降必须由遥控器控制，不允许用手拉动。第六章 照相机、摄像机使用管理第二十三条照相机和摄像机原则上只限于公司内部使用，不得外借或私人使用。如确需外借，须经XXXXX批准，并办理借用手续。外借的照根相机和摄像机如有丢失或损坏，借用者须照价赔偿。第二十四条照相机和摄像机一般在重大活动、重要会议，拍摄上报信息、新闻及留存档案资料时使用。 各部门如需使用，须提前与XXXXX 负责人联系

7、，做好准备，并由受过专门培训的人员负责操作。第二十五条 使用人员要妥善保管照相机和摄像机，须在避光、安全箱内存放，并定期或戒不定期进行除尘、防潮处理，确保保存环境避光、清洁、干燥。第二十六条 使用人员要爱护照相机和摄像机，按规程和要求进行操作，注意轻拿轻放，避免磕碰，不得乱拆乱卸，出现故障须及时向 XXXXX 负责人汇报，请专业人员维修。第二十七条 要注意经常性的保养和维护，使用后认真清理零部件，保证其完整无损地入库。附件一：传真机三星560R的基本使用方法一、发传真的方法1、 发传真时，将资料正面朝下放入自动进纸槽。（传真机一次可传10张左右, 但鉴于纸张厚度容易重叠出纸，建议最多一次放 3

8、-5张合适。）2、拿起话筒或按免提拨号。3、听到远程传真机发出高声调的信号时，按复印 /传真键即可4、传真发送成功后，机器会发出蜂鸣音，然后返回待机状态。、前台传真机三星560R故障代码DOCUMENT JAM装入的文件在输入器中卡住。DOOR OPEN前盖未关牢。FUSER ERROR疋影单兀中出现错误。JAM/NOCARTRIDGE记录纸在设备内卡住，或未安装墨盒。LINE ERROR设备无法连接，或是电话线路故障失去联系。LOAD DOCUMENT未装入文件，设置发送操作。LSU ERROR激光扫描器出现故障。MEMORY FULL存储器满。NO ANSWER完成所有重拨操作后，远程机未

9、应答。NO.NOTASSIGED未向所用单触或速拨位置分配号码。NO PAPER记录纸用完。OVER HEAT打印机零件过热。PAPER JAM 0在进纸区卡住的纸张。PAPER JAM 2机器内仍有卡住的纸张。POLLING ERROR打算轮寻的远程传真机未做好应答轮询准备。POWER FAILURE出现电源故障。RECEIVE ERROR未成功接受传真。TONER EMPTY墨粉用完机器停机TONER LOWWARMING UP墨粉即将用完。打印机正在预热，并且脱机附件二：东芝255复印打印一体机使用方法复印功能一、复印功能使用1、打开电源后，触摸屏上显示复印功能基本菜单，如下:19181

10、7165678910111信息指示区：此处以信息形式显示多功能数码复印机的功能或当前状态。2、设备状态指示区：此处显示各纸盒中的纸张尺寸、类型及剩余纸量。3、索引标签（基本、编辑、图像）4、警告信息指示区：此处显示警告信息，如：纸盒空、墨粉盒的更换时间。5、自动选纸：用来切换至自动选纸模式。一般情况默认为自动选纸。6、缩放：用来更改图像的缩放倍率。7、双面：用来设置复印面数。（单面一双面，双面一双面）8整理：用选择分页模式。9、原稿模式：用来选择原稿模式10、日期和时间11作业状态：用来确认复印、传真、扫描或打印作业的处理状态，也可查看它们的历史记 录。12、校验复印：用来在进行大量复印钱，制

11、作一份样稿来检查图像。13、浓度调整：用来调整图像的浓度14、复印份数15、剩余份数16、帮助键：用来在触摸屏上查看各功能键或建的说明。二、复印方式：1抬起原稿盖板2、将原稿面朝下方在原稿玻璃上，将其与原稿玻璃的左后角对齐。3、放下盖板，设置复印参数4、开始复印、缩放功能:1将需要缩放文件放入复印机原稿盖板嘗1复印|iU 血摸板雕者乘U余套數2按触摸屏上缩放键，会出现如图所示自功费詆100Z复印件戌4禹3B4 歆大 编小尺寸设首AS2003/06/16 14：483、根据原稿大小及所需要复印大小在触摸屏上进行设置。4、设置完毕按“关闭”按钮，再按控制面板上开始键即可四、分页/分组模式 当进行多

12、份复印时，可按与原稿相同的页序来输出复印件。此模式称为分页模式，也可按页 分组来输出复印件。此模式称为分组模式。分页模式分组揍式1将需要复印的文件放入复印机，选择需要复印份数2、按菜单中整理键，出现以下页面。3、根据需要选择分页或是分组。4、如果需要装订的，在装订栏选择装订位置。5、设置完毕按 关闭键。6、开始复印，当出现以下页面时，按控制面板上的 开始键继续复印下一页，按结束键完成复 印。五、双面复印单页纸的双面复印：1在复印机内放好原稿。2、选择菜单页双面键。3、选择所需要模式【单面一双面】 【双面一双面】4、根据需要再设置其他复印模式，完成按控制面板 开始键即可。 书本型原稿的双面复印：

13、1选择菜单页双面键。2、选择【书本一双面】模式（模式中的左、右为起始页位置）野ftfp 丑*11就绪1 *4京|丢教1轉塞-四生 413 -f.事-讹 P脾例如t豆印向开的书木的2至E戏时，选抒左4左*3、设置完毕返回主菜单，按所需纸张尺寸设置相应纸盒键* 宜即KZZK 區m ?就I*|祿14、将原稿放进复印机，扫描完一页后按 开始键继续，直至扫描完最后一页5、扫描完所有页面后，按 结束键，开始打印。打印功能一、双面打印1、在电脑上点击 文件一打印按钮，将出现打印对话框2、点击属性，出现设置页面，点 整理按钮，出现以下页面。k E2EE FCL6 辰世基本 整浬纸张灶理图像应呈效果 荃它1 2

14、3 - 1 2.3|正常打印打用作业砂.!l 11.231打阳处理.厂双面打印（1）厂每瓦的爼合贞數凶?Q1.1 11.2.3圜 Fl lue Fl FI團老世）丈本凶配置丈件锲存凹I回叵一 |厂画页边眶r装订：厂打？叵细节隹.确定取消 | 帮助3、根据打印需求可设置 双面打印，组合页数打印等功能4、设置完成点确定完成打印。二、私密打印1、在电脑上进入打印设置属性页面中，选择基本属性。2、在打印作业下拉菜单中选择 私密打印。3、设定需要打印的其他选项，然后单击 确定一打印。4、在跳出的密码框中输入密码，点击 确定。此密码用于在打印机上打印此次设置的私密文件，如果密码遗忘将无法打印此次私密文件。

15、5、在复印机控制面板上按 打印键，将出现打印排列菜单表，在 私密打印的列表上选择所需的用户名，然后按 管理员密码6、密码输入完成后选择打印标题，按 打印键完成打印扫描功能扫描到USB1将需要扫描的文件放在复印机合理位置。2、在USB插口插入USB,按下控制面板 扫描键。3、选择扫描到文件/USB。4、触摸屏下方会出现发现USB设备，按触摸屏上USB存储器，根据需要可修改文件名，和 其他文件保存格式。5、点击确定，按扫描键或开始键开始扫描，扫描完成按作业完成键，扫描会自动保存至USB公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为

16、公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存 ）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部

17、收三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示

18、与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或应保持文件之间的密切联系并进行 系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、五、档案管理人员职责 1、按照有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。1、 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的