物业公司人力资源行政手册

1、目 录1.0人事行政部架构及架构编制2.0岗位职责3.0政策与程序3.1招聘程序3.2新员工入职程序3.3档案管理及劳动合同3.4试用期内工作表现评核及员工转正3.5工作时间3.6超时加班规定3.7相关费用报销3.8考勤管理程序3.9员工离职申请3.10各种假期的申请程序3.11外出培训申请程序3.12薪金、职位调整3.13缺席、迟到/早退3.14员工打卡考勤制度3.15例会制度3.16库存登记制度3.17物品领用规定3.18申请购买规定3.19采购物品入库管理制度3.20员工制服的领用及使用规定3.21洗衣时间安排3.22员工更衣柜使用规定3.23员工就餐3.24档案归存制度3.25打印及复

2、印用纸张使用规定3.26电话及传真机的使用3.27乘坐电梯的规定3.28员工请假及调班管理规定3.29员工工伤申请程序3.30库房防火注意事项4.0相关记录1.0人事行政部架构及架构编制人事行政部 经理（1人）行政助理/库管员 （1人）总计：2人1.1 架构编制说明岗位设置l 人事行政部经理 1人l 行政助理/库管员 1人1.2 部门工作概况行政管理是物业管理的重要组成部分，也是物业管理的核心和基础。人事行政部的主要工作包括行政管理、资料、财务管理（详见财务管理手册）三个方面。行政工作主要是执行物业管理各项规章制度；人事工作主要是通过招聘、录用、培训、选拔、调配、调整、流动、考核、奖惩、劳动合

3、同、工资福利、劳动保险、劳动争议处理等项活动，达到提高员工整体素质，改变和有效组织员工队伍结构，充分调动员工的积极性、创造性，最大可能地达到提高员工工作效率的目的。财务管理（详见财务管理手册）。2.0岗位职责2.1人事行政部人事主任的岗位职责职位：人事行政部人事主任直接上级：物业总经理直接下级：行政助理/库管员工作大纲： 统筹物业服务中心的行政管理、物品采购、库房管理、员工管理制度的执行、员工人事档案建立工作；制定物业服务中心的各级行政规章制度；安排实施入职及在职员工业务培训，协调员工与物业服务中心的关系，评估及考核各部门员工的工作业绩，检查员工对物业服务中心制度的遵守情况，负责公司管理工作（

4、详见财务管理手册）。岗位职责：1、 协助物业总经理确定物业服务中心架构、人员编制，制定物业服务中心的人事制度、员工手册及各项规章制度。2、 协调员工与物业服务中心的劳资关系，及时做出改善建议和措施标准，上报物业总经理。3、 随时检查中心员工资料档案，保证物业服务中心所有员工（包括在职及离职员工）的人事资料随查随用。4、 检查各项培训计划的实施落实情况，审核年度培训方案，并对培训协议书的签订情况进行审查。5、 评估及考核各部门员工的工作业绩，检查员工对物业服务中心员工手册和各项规章制度的遵守情况。6、 协助物业总经理定期审核员工表现，提出员工晋升、降级或纪律处分的奖惩意见。7、 按时准确编报物业

5、服务中心员工人数和各项劳动工资月、季、年报表，并负责做好各类统计、核发工作。8、 切实执行工资保密制度，保证员工工资按时发放。9、 负责物业服务中心工资管理及有关台账的建立与记录。10、 掌握在岗人员的配备、余缺状况，制定调配计划报物业总经理批准后具体实施。11、 办理员工入职、离职、解聘、调动等异动手续，收集管理员工各类人事存档证件。12、 对新员工入职后的培训工作进行监督，并对培训结果进行考核，提出相关意见。13、 审核各部门提交的物资采购计划，检查库存余量。14、 完成物业服务中心物业总经理交付的其他行政工作。15、 定期对物业清洁、绿化进行监督检查；16、 监管下属员工的日常运作及安排

6、，并依据物业服务中心各类规章制度对下属员工的违纪行为做出处理；17、 遇有紧急事故，协助处理善后工作；18、 财务管理（详见财务管理手册）；19、 负责编写部门月度报告、上月工作情况总结、下月工作计划进行审核并上报物业总经理；20、 对下属上报的培训考核结果进行审核。素质要求：a. 基本素质：具备相当丰富的行政人事管理专业知识，责任心强，善于沟 通，并能协调各部门的相互关系，具有相当的组织管理能力。b. 自然条件：35岁以上，身体健康。c. 文化程度：行政管理专业大专以上或同等学历，受过物业管理的专业培 训。具有物业经理岗位证书。d. 外语水平：中级以上英文水平。e. 工作经验：在高档大型物业

7、或四星级以上酒店中担任过行政人事部主管 3年以上经验。f. 特殊要求：对现行各种人事管理政策、社会保险制度及办理程序，以及 现代企业行政管理等方面的专业知识有较全面的了解。2.2行政助理/库管员的岗位职责职位：行政助理/库管员 直接上级：人事行政部人事主任直接下级：无工作大纲： 统筹物业服务中心的行政管理、物品采购、库房管理、员工管理制度的执行、员工人事档案建立工作；制定物业服务中心的各级行政规章制度；根据国家劳动工资政策的有关规定制定的工资制度和管理细则；具体实施劳动社会保险，员工医疗制度和各项福利待遇；安排实施入职及在职员工业务培训，同员工签订劳动合同，解决劳动合同争议，协调员工与物业服务

8、中心的关系，评估及考核各部门员工的工作业绩，检查员工对物业服务中心制度的遵守情况。确保库房内存放的各类物品账物相符，物品分类摆放整齐，无缺损，记录完整有效，物品卡清晰，库房内干净整洁。岗位职责：1、 组织制定员工培训规划，审核年度培训方案，规划培训费用的使用，签订培训协议书。2、 检查员工对物业服务中心员工手册和各项规章制度的遵守情况。3、 切实执行工资保密制度，保证员工工资按时发放。4、 负责物业服务中心工资管理及有关台账的建立与记录。5、 掌握在岗人员的配备、余缺状况，制定调配计划报物业总经理批准后具体实施。6、 收集应聘人员资料并分类归档，初试及评估求职人员的适应性及时推荐给物业总经理复

9、试。7、 办理员工入职、离职、解聘、调动等异动手续，收集管理员工各类人事存档证件。8、 制定人事行政部各种表格，安排本部门办公用品的领用。9、 组织新入职员工进行入职培训，引导新员工尽快熟悉物业服务中心的工作环境。10、 审核各部门提交的物资采购计划，检查库存余量。11、 认真验收各类入库物品，清点数量、检查包装情况，确保物品入库时质量完好、数量与单据相符。12、 认真填写各类库房账目，随时记录物品出库情况，核对库存数量。13、 按时向财务部门报账，随时接受财务人员清点盘查库存。14、 认真整理库存物资，摆放整齐，物品卡清晰有效，物品分类明确， 常用物品应取放方便。15、 保持库房整洁，随时打

10、扫库房卫生。16、 及时向上级申报库存情况，确保各类库存物资最低存量，以保证相 关部门随时领用。17、 完成人事行政部人事主任交付的其他行政工作。素质要求：a. 基本素质：具备相当丰富的行政人事管理专业知识，责任心强，善于沟通， 并能协调各部门的相互关系，具有相当的组织管理能力。b. 自然条件：35岁以上，身体健康。c. 文化程度：行政管理专业大专以上或同等学历，受过物业管理的专业培训。d. 具有物业经理岗位证书。e. 外语水平：四级以上英文水平。f. 工作经验：在高档大型物业或四星级以上酒店中担任过行政人事工作3年以g. 上经验，有高档大型物业或四星级以上酒店中担任过库房管理员管理经验优 h

11、. 先。i. 特殊要求：对现行各种人事管理政策、社会保险制度及办理程序，以及现代j. 企业行政管理等方面的专业知识有较全面的了解。3.0政 策 与 程 序3.1招聘程序1. 某部门出现职位空缺时，由部门经理书面陈述该职务的工作性质，素质要求、人数，报物业总经理批准，并于一周内交公司人事部。2. 物业服务中心各部门经理对初试人员（由公司人事部初试推荐）进行复试，副经理级以上人员的聘用由公司总经理复试决定。参加面视的人员需要填写员工职位申请表（附件1），面试通过后，由用人部门经理和物业总经理分别签字（需准确注明入职时间和工资标准）。3. 如空缺职位需由物业服务中心内部进行调整，必须尽快通知人事部，

12、以避免重复招聘。4. 物业服务中心用人部门需要填写招聘员工资料表（附件2），由部门经理和物业服务中心物业总经理签字。则该聘用人员“计发工资与入职时间”以聘用部门返回人事部招聘员工资料表聘用内容为准。3.2新员工入职程序新员工的入职日期根据其档案转入日期确定，人事部接到集体存档机构发出的档案存入回执，才会为新员工办理正式入职手续，员工必须先到人事部办理入职手续后方能上岗。物业服务中心以接到公司人事部关于新员工入职日期为准，由人事行政部在入职前一日通知新员工。1. 新员工需在入职当日按指定时间准时到物业服务中心报到，报到当日，需带齐以下物品：三张一寸彩色照片(白色背景)，身份证。2. 人事行政部负

13、责办理入职手续：(A) 提前五天为新员工测量工服。(B) 向新员工发放以下物品，其中包括：考勤卡、更衣柜钥匙、员工手册、文 具等，并进行相应登记签字，同时需向新员工简要介绍其岗位职责。3. 人事行政部在办理完上述入职手续后，需在人员聘用情况汇总表上登记新员工到职日期等相关资料。4. 人事行政部根据服装配置情况（实际试穿），汇总需定做的制服、工鞋、胸卡等情况，统计其数量、金额，并报之物业总经理，在得到物业总经理的签字批准后，方可向供应商下单定做。5. 由人事行政部安排对新入职员工进行统一培训。6. 新员工在办理完入职手续后到所在部门报到。注：1. 人事行政部在向员工分发相关物品时，必须作好登记，

14、并由领用员工本人签字确认。2. 新员工必须保证阅读下发的各种文件资料，并签署员工手册回执。3.3档案管理及劳动合同公司对员工档案实行集体委托存档管理。员工在接到调函的十个工作日内，务必将人事档案和各项保险关系转入公司集体管理，否则，公司将视同与其他公司尚未解除雇佣关系而无条件解除劳动合同。1. 员工到职之前，需向公司人事部门提交个人资料原件及复印件（身份证、学历证书及有关资格证书），并告之原档案所在地。员工必须保证向公司提供的个人资料真实无误，若一经发现属虚报或伪造，公司有权立即将其辞退而无需任何赔偿。2. 凡有关员工个人之住址、姓名、婚姻状况、联系电话变更，都应迅速通知人事部，更新个人的资料

15、，以便紧急情况下联络。劳动合同1. 物业服务中心聘用的员工均实行劳动合同制，公司与新聘员工在其入职七日内签署员工聘用合同，第一次签署合同期限2012年7月31日，其中，试用期为60天。个别职位、岗位合同期限另定。劳动合同期满，劳动合同即行终止。如经双方协商同意，可以续订合同。续签合同期限为一年。2. 合同一式两份，一份由公司人事部保存，一份由公司寄给本人。员工只有在收到公司人事部正式转正结果通知书后，方能成为公司正式职员。3.4试用期内工作表现评核及员工转正1. 员工在试用期内的工作表现将直接影响是否转正及转正后工资。其考核范围将包括业务绩效、专业知识、出勤记录、工作态度、行为修养等各项主客观

16、因素。2. 试用期满前，物业服务中心部门经理将根据员工的试用期表现填写试用期内工作表现评核（附件3），由物业服务中心物业总经理签字确认后，于员工适用期满前3天交至公司人事部。3.5工作时间员工必须严格按时上班：正常09：0017：303.6超时加班规定1. 在正常工作时间外，因业务需要超时加班，由物业服务中心部门经理决定安排加班并必须事先填写超时工作申请（附件4），报物业服务中心物业总经理审批，在得到物业总经理的批准后方可加班。2. 于加班后两天内将超时工作申请交部门考勤统计员确认，以便获发加班工资。3. 物业服务中心对所有超时工作均会严格审查，并只有在极其需要或工作紧迫的情况下，才会批准员工

17、超时工作，加班按照小时计算，不足1小时则不计为加班。4. 员工培训不算加班，其迟到/早退/缺勤等出勤状况无薪资处罚，但纪律处罚办法与正常考勤操作无异。5. 例会等物业服务中心集体会议属加班范畴。6. 只有发生在法定节假日当天的加班才享受节日加班范畴。3.7相关费用报销1物业服务中心物业管理人员手机电话费补贴标准如下:职位电话费补贴标准(元/月)物业总经理600人事主任150财务主任150客户服务主任150工程经理150安管理经理150消防主管1002加班情况下，上下班时间晚于22：00，或早于7：00，将可报销从家到办公地点的出租车费。员工须在车费报销清单中注明家庭具体地址和出租车费明细。3.

18、 获批因公外出情况下，可报销出租车费。4. 当日是本人正常工作日的情况下，连续加班4小时以上（含），可获得RMB10元餐补。5. 当日非本人值班的情况下，员工连续加班8小时以上（含）可获得RMB10元的餐补，12小时（含）以上，补助RMB20元。3.8考勤管理程序1. 考勤以部门为单位，各部门指派一名员工任考勤员。若更换考勤员，须在每月2426日报人事行政部。2.考勤应以上一个月的员工排班安排表（附件5）为基准。3.考勤员负责逐日如实考核部门人员的出勤，准确详细记录员工到离岗时间，每月5日（考勤统计日期为上月1日至上月31日）前需逐人做出汇总（后附各种有效支持文件超时工作申请表/请假单（附件6

19、）/考勤统计表（附件7）/考勤记录表（附件8）/考勤卡等），经部门经理复核，物业服务中心物业总经理审批后报公司人事部，以保证工资如期发放。3.9员工离职申请公司或员工可给予对方适当通知期而解除劳动合同：正常情况下，一年期及以上期限之劳动合同，双方任何一方若提出解除合同，必须提前三十日以书面通知公司，方可解除劳动合同，并按劳动合同约定之违约责任有关条款办理。具体离职程序如下：1. 凡员工欲离职者，必须按与之签订的员工聘用合同规定的离职条款所需的通知期填写员工离职通知书（附件9）。该申请书须由总经理批准后才正式生效。公司不接受任何经电话、同事或亲友转达的离职申请。2. 凡员工未按其员工聘用合同所承

20、诺而离职者，本公司将作违约论，按照合同约定向其追索工资赔偿。3. 凡属违纪辞退的，公司可直接与员工解除劳动合同，不须提早通知，亦不会给予任何经济补偿。4. 员工离职前，须于最后工作日之前，将经办之职务工作、制服、工具向直属主管及相关人员交接清楚。因离职过程未完善交接手续而造成公司之损失，有关员工应承担赔偿责任。5. 部门主管需在员工最后当值日填写离职员工最后薪津申请表（附件10），并协同离职员工填写工作交接单（附件11）、离职员工物品、款项退还表（附件12）及离职循环单（附件13），经财务部、工程部、保安部经理及人事行政部核实有无亏欠公司财物后，由总经理审核签字生效。3.10各种假期的申请程序

21、A. 国家法定假日根据国家法定休假规定, 元旦节放假1天,春节放假3天,清明节放假1天,劳动节放假1天,端午节假日1天,国庆节放假3天,中秋节放假1天。B. 年假申请1. 物业总经理及以上级别员工一年享有15天带薪年假，经理级别员工一年享受12天带薪年假，主任级别应该一年享受7天带薪年假，主任级别以下员工一年享有5天带薪年假。2. 年假不累计，即无特殊原因及批准，本年度年假不能延续至第二年度使用，也不可提前使用下一年度的年假。3. 员工休年假，必须提前向物业服务中心物业总经理申请。年假需在当年休完，未休完者次年不再补休。年假未休补助按员工标准日工资乘以未休天数，并按规定计征个人所得税4. 员工

22、使用年假超期不归，将作为旷工处理。（方法如上，不累述）5. 员工申请年假，应在不影响业务、工作前提下安排休假日期，公司有权统一安排员工在某段期间享用年假。6. 受聘满一年，员工离职年假根据工作天数按照比例计算。C. 婚假1. 符合我国婚姻法各项规定结婚而申请的假期为婚假；婚假均含节、假日； 2. 婚假为3个工作日，晚婚（男25岁，女23岁）者另外奖励7个工作日，不得 分段休假；3. 婚假要求在结婚登记之日起半年内休完，未休完者不再补休。 D. 产假申请1. 凡生育女职工按国家规定享有产假,具体标准如下：l 顺产 90 天（含产前假15 天）l 难产 105 天（含产前假15 天）l 生育多胞胎

23、 每多生育一胎加产假15 天l 晚婚晚育加产假15天l 领取独生子女证加产假15天2. 产假均含节假日，产假期满仍不能工作的，经医生证明，按病假处理；3. 怀孕的女职工在劳动时间内进行产前检查，可算作出勤时间。产前检查按照医院要求进行，但每次检查前必须向主管上级及工作地人事部门出示医院的病历证明及预约证明，否则将视具体情况按病假、事假及旷工计算考勤。 4. 男员工之配偶生育，可享有3天陪护假期，发给基本工资。E. 哺乳假1. 女员工自生育后享有哺育未满周岁婴儿的期间，视为哺乳假。 2. 婴儿一周岁内，每天给予其母亲哺乳假一小时；多胞胎者，每多一个婴儿另给予半小时假期；婴儿一周岁后，其母亲不再享

24、受哺乳假。3. 超过规定的时间应履行请假手续，按事假累计计算；未请假的，记为旷工。 F. 计划生育假 1. 按国家有关政策，女职工享有计划生育假或流产假。流产时，孕期超过7个月者，休一个月；孕期大于4个月小于7个月者，休15 天；孕期小于4个月者，休7天。 2. 计划生育假应事前请假，假毕应持计划生育部门或镇级以上医院的证明销假3. 计划生育假期内发给基本工资。G. 病假申请1. 员工就诊须持医疗保险卡到指定的合同医院，发生大病才归属医疗统筹范畴，否则，后果自负。病假申请的支持文件医疗诊断必须是区级以上医院开具（急诊除外），否则，按照旷工处理。（合同医院以员工在合同中所选择之医院为准）。2.

25、所有超过一天的病假申请必须由物业服务中心物业总经理审批。3. 员工每月享有1天带薪病假（附有效医院证明），部门负责人每月享有2天带薪病假。4. 所有病假必须在前一天亲自向物业服务中心物业总经理申请病假；紧急情况下，必须在当天上班时间的1小时之前，打电话到中控室，中控室将病假申请详实记录，严重者可由家属代请，并于复职当天填写请假单；后附有效的医院证明及相关的医疗诊断书。（一般情况下，家属或同事代为请假无效）（员工应记录部门经理的手提电话号码，以备特殊情况下紧急联系）5. 已婚女员工怀孕期保胎，根据医院证明，按病假处理。H. 丧假1. 员工的直系亲属（配偶、父母、子女、配偶父母）去世，公司允许申请

26、丧假3 个工作日；2. 奔丧地为省外的，增加2个工作日的路程假，丧假及路程假一次休完；3. 丧假期间发给基本工资。I. 事假申请1. 员工因事请假，必须提前一周向物业服务中心物业总经理申请，填写请假单。2. 如果请假理由不充分，所休事假当作旷工处理。3. 员工遇特别事故、突发事件不能提前申请，员工应于请假当天上班时间的1小 时前亲自打电话向物业服务中心物业总经理请假，或通知中控室备案，并于复职当日补办请假手续。J. 请假单之填写与递送由申请人提交部门经理或物业服务中心物业总经理批准后，送交物业服务中心人事行政部及公司人事部备案。部门考勤员应保留复印件并做出相关统计，以便随时查看。3.11外出培

27、训申请程序公司要求所有员工均满足劳动局持证上岗的要求，因此，所有入职人员均需在入职前自行考取相关证书。如在聘用期间，由于政策变更、证件过期、证件年检、增设部分岗位操作证、工作需要技能培训等，公司可以酌情出资培训。A.外出培训申请程序1. 员工被指派或自愿申请外部培训，填写外部培训赞助申请表（附件14）上报物业服务中心物业总经理审批，表中必须详实阐述培训主办单位、课程名称、培训费用、培训地址、培训时间。若出现有漏填项目视为无效申请。2. 合格的赞助申请经过公司审核、批准后，需与员工签署员工外部培训协议书（附件15）。2. 协议中根据培训赞助金额决定协议期限。考虑到培训证书下发时间未知，可能要延长

28、半年或一年，而协议必须在培训之前约定，故协议期限起始日期为培训结束日期，由协议年限决定协议结束日期。B.培训费用支付1. 如果培训费员工本人可以承受，可考虑由本人垫付，受培训员工可携培训协议及培训考试合格证报销培训费：2. 培训费金额较大，可申请公司垫付，批准后需本人签署借款单据，培训合格后，携培训协议及培训考试合格证之复印件冲抵借款。3.12薪金、职位调整一般每年的元月和七月，公司对员工的工作表现进行绩效评核，并根据评核情况对工资、职位进行调整。调整与否由公司决定。具体实施程序如下：1. 由各部门经理对本部门员工进行评核，对于可以被调薪或晋升的员工，由部门经理填写员工工作表现评核报告（主任或

29、以下/文职员工适用）（附件16），经物业服务中心物业总经理批准后，上报公司人事部；2. 物业服务中心物业总经理对各部门经理/副经理进行评核，对于可以被调薪或晋升的员工，由物业服务中心物业总经理填写员工工作表现评核表附件17并签字认可，上报公司人事部。3. 员工由于转正、调动、晋升、降职而发生薪资变化的，则从变动生效之日的次月起实行新工资标准。4. 根据工作需要，公司有权变更员工的工作地点、职位。员工应该服从分配。3.13缺席、迟到/早退1. 旷工工资支付旷工时期的工资按照日工资扣除，并处以2倍罚款的处罚。以小时为最小计量单位（小时数进位取整）。除此之外，相应的纪律处罚详见纪律处分章。2. 缺席

30、缺席期间，按基本工资日工资标准100%扣薪（每月按21.75天计算）3. 迟到/早退(A) 0.5小时以内（不含），不做薪金处罚，给予口头警告一次。(B) 0.5小时以后5小时以内（不含），按照基本日工资标准扣除，并加罚1倍罚款，小时数进位取整，（例如：迟到1小时零5分钟，将扣除2小时2倍薪金），5小时以上（含），按照全天旷工处理。3.14员工打卡考勤制度1. 所有员工上下班必须亲自打卡，严令禁止员工互相代替打卡。2. 所有员工应于上班前十分钟打卡，作好上班前的准备及交接工作，上班时应身着整齐制服。3. 考勤时间按照员工工作时间执行。4. 若有员工迟到、早退，将在电脑考勤中集中统计。各个部门应

31、留有每月员工迟到、早退次数及累计时间记录（电脑考勤记录），以便为各种绩效评核做备案。5. 若员工确属疏忽，忘记打卡或错打卡，而非有意隐瞒迟到、早退事实，应填写考勤申请单（附件30）立即向部门经理汇报，由物业服务中心各部门经理在考勤申请单上签字。3.15例会制度物业服务中心实行例会制度，具体安排如下：1. 各部门每周一9：009：30召开周例会，晨会由部门经理主持，并由部门文员作记录及会议纪要，于24小时内提交部门经理和物业总经理2. 每周五9：30由物业总经理主持召开物业服务中心周例会，由物业部文员作记录及会议纪要，于24小时内提交物业总经理和各部门经理。3. 如有特殊情况不能出席物业服务中心

32、周例会者，必须事先向物业总经理请假。3.16库存登记制度为便于对日常用低值易耗类物品（办公文具类）及工程类工具、物料和其他通讯设备的管理，物业服务中心需要制定日常库存登记制度，对以上物品的进出实行严格控制和管理，以保证资源的有效配置和行政开支费用的合理使用。库存登记由物业服务中心集中管理，并指定一名员工为库存管理员，负责日常物品出入库登记及按时清算，定期报人事行政部，由人事行政部对库存量进行统一控制， 并负责上报公司财务部。其实施办法制定如下：1. 物业服务中心库存管理员负责对物业服务中心日常用各类物品进行出入库登记，填写物品领用台账（附件18），并于每月5日、15日、25日清点并核算库存量，

33、登记物品出入库台账（附件19），并于当天下班前交人事行政部和公司财务部。2. 填写物品领用台账和物品出入库台账必须按物品种类进行分类，分类按工具类、维修材料类、设备备件及配件类、办公用品类、清洁用品类等进行。3. 物品领用数目需如实填写，库存管理员需对照部门物品领用台账核实库存量，无误后方可交人事行政部和公司财务部。4. 人事行政部对库房库存实行定期监督检查，对各登记表格进行核实无误后留存备案，并按上述规定期限填写管理处物品出入库台账汇总（附件20），上报物业服务中心财务部。3.17物品领用规定为便于准确详实核算物品的出库情况，有效控制领用物品的流向，特制定物品领用程序规定如下：1. 由各部门

34、经理在每月18日前做出本部门月度物品采购申请单（附件22），提交人事行政部汇总后，交物业总经理审批。2. 人事行政部汇总前应仔细核对库存状况，确认属于库存没有或已达到最低存量之物资方可纳入采购计划。3. 物业总经理审批后的物品采购申请单交人事行政部负责立即执行采购，并于每月5日前采购入库，办理入库手续。4. 各部门员工领用所须物品时，应填写物品领用出库单（附件21），交部门经理签字，并由物业总经理批准后，交库房管理员签字并发放物品，领用人在接到领用物品后需在物品领用台账上签字以示确认。5. 对于维修物料的进出管理：工程部根据维修工作单上反映出的维修物料消耗情况，向库房申请维修服务所需材料，并将

35、一份维修工作单提交物业服务中心财务部，作为对客服务收费依据。注：- 各部门应如实反映下个月的采购计划，多报或者超过行政费用预算者，人事行政部有权根据实际情况酌情削减；- 采购计划是对整个月份的物品的使用计划，人事行政部根据部门要求做出采购计划亦是针对本月做出的，对于超出的申请将不再另行考虑（特殊情况下除外）。3.18申请购买规定对于库存物品和那些库存之外的物品，会因为实际用量及各部门的工作需要及时补充和购买。为加强有效的成本控制，及安全稳定的供货途径，物业服务中心已对办公文具类物品及工程工具、物料、维修配件等指定了固定供应商，采取统一进货渠道，以保证对物品采购的统一管理。1、 对于库存物品的补

36、充购买A. 物业服务中心各部门应根据物品使用情况确定所需物品的储备量。B. 人事行政部依据物品出入库台账汇总核算所需补充的采购量（注：采购量与库存量的总和不得超过储备量），填写物品采购申请单（附件22）交物业总经理，在得到批准后方可采购。2、 对于库存之外的物品采购A. 有指定供应商的物品采购由部门主管汇总本部门购买之建议，详细填写物品采购申请单（包括各物品金额），经部门经理审核无误后签字，交人事行政部；人事行政部将对物品数量、金额进行核实，在得到指定供货商的正式报价后核算总额，经复查无误后签字，并交物业总经理批准签字后方可购买。B. 没有指定供应商的物品采购由各业务部门库存管理员汇总本部门购

37、买之建议，对各业务部门指定人员所需购买之物品进行询价，并详细填写商品/物料采购对比表（附件23）：对于超过 1000元 的商品，采取货比两家。对于超过 3000元 的商品，采取货比三家。对于超过 5000元 的商品，采取货比四家。对于超过 10000元 的商品，采取货比五家。上述表格需准确注明各家商品单价，厂家名称、联系方式等，并写清购买意向及理由，连同厂家的正式报价单交部门经理审批签字，交人事行政部复查，确认无误后，由物业总经理批准签字后方可进行购买。3、 所有购买之物品由人事行政部与物业服务中心财务部统一控制，并由指定供货商统一供货，任何部门不得在不经批准的情况下私自购买。3.19采购物品

38、入库管理制度1. 采购物品到货后，由各部门经理/主管、库管员（人事行政部）共同验收，在数量、规格、质量上严格把关，并与采购申请单上金额、数量、品牌等核实无误，符合要求后才能办理入库。2. 入库前必须填写入库单（附件31），入库单一式三份，由使用部门、人事行政部及物业服务中心财务部共同签字认可。并由上述三个部门分别存档，以便核对。3. 人事行政部在收到发票后汇总与此金额相符的所有入库单送交财务，作为采购员报账的依据。3.20员工制服的领用及使用规定为保证物业服务中心之统一形象，每位员工在正式得到录用后，都会领取到统一制服及其服饰，并在制服领用登记表（附件24）签字以示确认。1. 员工在上班时间内

39、必须按规定整齐穿着制服，且必须按要求定期将制服送去清洗。2. 员工不得在非工作区域及非工作时间身着制服（工作需要情况例外）。3. 制服使用年限为2年，衬衫、皮鞋使用年限为1年，超过使用年限之制服应交回人事行政部。4. 员工在离职时，需将整套制服、胸卡及其服饰交回人事行政部，由人事行政部统一登记备案制服库存登记表（附件25），在确保制服的完好无损的前提下入库。员工离职或超过使用年限未退还的制服，应按照原价赔偿。员工离职时制服、胸卡损坏严重，且事先无任何破损记录，按照原价赔偿。3.21洗衣时间安排物业服务中心统一安排员工制服洗涤，以保证制服的清洁卫生。各员工须遵循洗衣时间及月洗涤次数安排。1.地点

40、：锦江国际物业服务中心2.时间：14：00 16：30（周二和周五）衣 物 名 称部 门洗 涤 次 数西服上衣各部门每月2次西裤各部门每周1次西裙物业部，工程部每周1次衬衫各部门每两天1次3.22员工更衣柜使用规定凡须穿制服上班的员工，物业服务中心均分配更衣柜一个，用作储存个人衣物之用，员工需要注意以下事项：1. 更衣柜为员工存放制服之用，由物业服务中心统一配置。2. 更衣柜统一编号管理，一人一柜，不得私自转让、私自加装别锁，如需要转换他人，需要到人事行政部办理有关手续。3. 每个员工可得到配给钥匙一把，其余交保安部统一留存管理；员工如遇钥匙遗失应及时通知保安部以便开锁并更换新锁，切勿以暴力打

41、开柜门。4. 更衣柜应紧锁，员工不宜将个人贵重物品放入更衣柜，因保管不善导致遗失或被窃之私人物品或公司财务，其责任由员工自负。5. 员工应保持更衣柜的清洁、整齐、不可有异味，柜内不准存放饮料、食品或其他违禁物品。6. 未经合法途径，不得存放公司或他人物品，一经发现，立即辞退，并报有关机关处理，由此造成的相关损失由本人承担。7. 员工离职时，必须及时清理并退交钥匙至人事行政部，同时登记员工交还物品登记（附件26）；员工离厦时所携带的大件物品，须经保安部签发出门证，员工应主动接受门卫检查，门卫有权检查。3.23员工就餐1. 员工须按部门经理安排轮流就餐。2. 为保持大厦形象及卫生环境，除指定用餐地

42、点外，员工不得在大厦内其他地方用餐。3. 员工必须爱护餐厅内的公共设施（包括桌椅、冰箱等），并保持餐厅内的环境卫生。3.24档案归存制度为了加强对管理处档案工作的管理和控制，方便日后对重要文件的查找与检索，归档工作尤为重要。归档工作原则上以部门为单位，对所有关系到大厦运作及内部工作的文件分门别类地进行归档。在此基础上，对文件进行编号将更加有利于文件的检索，从而加强工作之效率。1. 物业服务中心各个部门所有对外发文（包括对上级公司、租户、供应商、分包商及其他）必须在物业服务中心文员电脑里登记档案号、发文日期、发文内容、发文形式等。档案号标准如下：锦江国际英文名缩写/发件人姓名拼音缩写/起草人姓名

43、拼音缩写/打印人姓名拼音缩写/年份-编号，如：CDJJ/TLL/GH/ZL/10-00012. 物业服务中心各部门所有内部发文（各部门之间、物业服务中心对公司）亦需要在物业服务中心文员电脑里登记档案编号，内部用档案号与外部用档案号不同，其标准如下：工程部用档案号： ENG/发件人姓名拼音缩写/年份-编号（依次排列）保安部用档案号： SEC/发件人姓名拼音缩写/年份-编号（依次排列）财务部用档案号： FIN/发件人姓名拼音缩写/年份-编号（依次排列）人事行政部档案号：ADHR/发件人姓名拼音缩写/年份-编号（依次排列）3. 收到发文的部门负责人需要在接收发文登记表（附件27）上签字。4. 所有外

44、发文件，必须经物业服务中心物业总经理批阅，方可对外发放，所有的外发文件必须留下副本，以便备考。3.25打印及复印用纸张使用规定为了避免不必要的纸张浪费，降低物业服务中心的行政开支，请各部门员工在进行复印及打印内部使用资料或图纸文件时使用一面已用过的纸张（除机密性文件外），同时复印完毕后须在复印登记表（附件28）上进行登记。3.26电话及传真机的使用电话及传真机属于物业服务中心公有财产，任何员工都有对其进行爱护和保管的责任，并遵守其使用规范。1. 物业服务中心内严禁使用拨打特殊自动声讯有偿服务电话，一经发现，除实际费用由个人支付外，物业服务中心可以无条件立即开除。物业服务中心员工相互之间均有监督

45、职责，如果发生此事，同班员工相互之间均有监督职能，如果发生此事，同班员工相互包庇，致使物业服务中心不能查处真相，其同班人员均有连带责任，赔偿金额将平均分摊给同组每个人。班组负责人加倍。2. 所有长途电话必须经过部门经理批准并做相关记录。3.27乘坐电梯的规定所有员工在乘坐电梯时必须注意以下事项，并严格遵守：1. 物业服务中心员工必须使用员工电梯，特殊情况时可以乘用客用电梯；部门经理以上人员可以乘用客用电梯；2. 乘梯时遇见客人，必须主动问好；3. 在电梯厅等候电梯时，应面向电梯靠墙站立；4. 乘坐电梯过程中，若有客人进入电梯，员工如非携带重物均应主动离开电梯，让客人优先乘坐；5. 员工若携带重物，与客人同乘电梯时，必须靠电梯内侧角落站立。员工多于一人时，必须分别于两边站立，与客人同乘电梯时，员工严禁相互交谈；6. 若与同事同乘电梯，不得延误电梯等候时间，不得人为使电梯停在个别楼层，（如：由于等候同事乘坐电梯，而造成客人等待时间过长）；7. 若违反以上规定，物业