系统使用者和发展者

1、1 第四章 系統使用者和發展者 management information systems, 9th edition, by raymond mcleod, jr. and george p. schell 2004, prentice hall, inc. 2 學習目標: 瞭解系統開發和使用的過程，正由實體的結構 轉變為虛擬的結構 辨視虛擬辦公室和虛擬公司的優勢及缺點 知道資訊專家的種類，看看資訊專家如何合作， 以便創造優質的資訊服務 注意到資訊服務組織所採取之新的指導方針 瞭解使用者自建系統的意義和其產生的原因 3 學習目標 (續): 瞭解具有euc能力的使用者為什麼成為 有價值的資訊資

2、源 洞悉使用者自建系統的利益和風險 知道系統開發所需具備的知識和技能， 並以使用者和資訊專家的角度進行觀察 瞭解知識管理涵意及其所需應付的挑戰 瞭解全球資訊系統開發者所需面對的特 殊限制 4 導論 辦公室自動化的應用程式一開始是要輔助 秘書、文書人員之業務；但很快擴充到管 理階層和專業人士領域，而產生虛擬辦公 司的概念 公司評估集中化和非集中化資訊務的優缺 點，定義三種服務的模式: 合夥人合夥人(partner), 平台平台(platform), 及可調節可調節(scalable)模式 系統開發是一種演進性的活動，隨著組織 環境的變動，使用者和資訊專家扮演的角 色持續地產生變化 5 企業組織企

3、業組織 資訊系統已經被開發為支持所有組織的 層級 (圖 4.1) 在策略階層，公司的高階主管使用主管 資訊系統(executive information systems, eis) 管理資訊系統(mis)被設計為符合所有公 司主管的資訊需求 在最低階層，作業層次的系統是依據職 能部門的每日資訊需求加以設計的 6 資訊系統被開發來支援組織的階層和職能部門 外在環境的資訊與資料 高階主管資訊系統 行銷資訊 系統 製造資訊 系統 財務資訊 系統 人力資源 資訊系統 資訊資源 資訊系統 外在環境的資訊與資料 7 辦公室自動化辦公室自動化 oa包括所有正式和非正式的的電子系 統，主要的功能是讓公司內部

4、和外部的 人員可以傳遞資訊 圖4.2顯示一個公司使用的電腦化和非電 腦化的應用程序 資訊科技的創新使得很多公司可以在本 身的區域之外行使企業的活動 此概念即稱為虛擬組織虛擬組織(virtual organization), 即是從辦公室自動化的概 念演進而來的 8 oa模式 人際間的溝通 資料和資訊 環境 公司 辦公司自動化系統 非電腦化的oa應用 電腦化的oa應用 問題解決者 其他問題解決者 輸入的實體資源轉換輸出的實體資源 環境 9 問題解決從文書到管理 oa的應用程式最初是支援秘書及文書的人員 當管理者和專業人員逐漸具電腦素養後，也 會利用這些應用程式來解決問題 他們應用電子郵件進行溝通

5、，電子行事曆安 排會議，視訊會議與遠方的問題解決人接洽 等等 oa的應用程式已經延伸到使用手提電腦及個 人數位助理(pda)的科技 10 pda提供無線傳輸的能力 11 虛擬辦公室虛擬辦公室 虛擬辦公室的想法最早從1970年代產生， 是利用低價的微電腦及通訊設備讓個人 可以在家工作 在那個時期，出現了遠程電傳處理 (teleprocessing)的名詞；之後出現了電子 通勤的名詞(telecommuting)，用以描述 員工工作時如何能夠電子化的“通勤” 12 電子通勤的優缺點 優點優點: 讓員工彈性地調整其工作的任務，將個人私 事整合在工作排程之中 公司更注意電子通勤者通訊的需求 缺點缺點:

6、 員工可能對公司無法產生歸屬感 員工會有隨時被解雇的疑慮 家庭和辦公室責任間的界線可能變得模糊 13 辦公室旅館化 (hoteling) 辦公室旅館化的概念是,公司提供“可共享 的”的中央設施,讓員工可以作為辦公室空 間,以支援相關的事務 辦公室旅館化的指導原則為: 設計各部門需求的空間 每個辦公室的面積大小相似 提供集中式的儲存空間 減少封閉式辦公空間的數量 刪除指派辦公室的習慣 14 虛擬辦公室的優缺點 優點: 減少工作環境成本 減少設備成本 減少工作的中斷 社會貢獻 缺點 缺乏歸屬感 資料通訊安全的風險 虛擬辦公室的成功需要公司與員工之間的合 作 15 虛擬組織虛擬組織 在一個虛擬組織中

7、, 整個公司的運作不再 受到實體位置的限制 最受虛擬組織的概念吸引的產業，主要 是能以資訊、創意及情報來創造利潤的 行業 諸如: 補教、健康事業、娛樂、旅遊、運 動及諮詢等 三i產業(“3i economy”)的員工需要能夠 將資訊科技及資訊系統用在企業程序的 知識和技能 16 資訊服務組織資訊服務組織 資訊資源組織通常需要： 資訊資源 資訊專家 系統分析師 資料庫管理師 網站管理者 網路專家 程式設計師 操作員 典型的中央集權的管制方式，如圖4.4 17 以公司為集中資訊服務單位的組織結構 資訊長 系統開發經理系統維護經理電腦操作經理資料庫管理經理網路經理 系統分析師系統分析師操作人員資料庫

8、管理師網路專家 程式設計師程式設計師 18 創新的組織架構 1990年代，大型企業嘗試建立 “集中分散 式”組織結構 為解決上述的問題，故界定三個創新的 組織架構: 合夥人模式合夥人模式(partner model); 平台模式平台模式(platform model); 可調節模式可調節模式(scalable model) 圖4.4顯示資訊專家顯示資訊專家資訊專家如何群 組，也顯示it功能功能如何群組化 19 三個創新性結構 合夥人模式合夥人模式(partner model)(圖圖4.5): it協協 調職能部門調職能部門以達成價值創新及解決方案 的傳送 平台模式平台模式(platform m

9、odel)(圖圖4.6): it提提 供網路供網路使得職能部門可以達成創新 可調節模式可調節模式(scalable model)(圖圖4.7): 顯示 在彈性結構中進行基礎建設管理和解決 方案的傳送時，運用兩個來源網路與廠 商溝通 20 價值創新 創新網路 部門的資 訊主管 價值創新 解決方案 傳送 職能部門 財務管理 高階主管 策略網路 資訊長(cio) 策略規劃 人力資源管理 基礎建設 管理 服務提供 來源網路 賣主 21 高階主管 策略網路 資訊長 創新網路 職能部門 價值創新 財務管理 基礎建設管理 服務提供 來源網路 策略規劃 人力資源管理 價格創新 業務經理 22 高階主管 策略網

10、路 mis指導委 員會 職能部門 創新網路資訊長 策略規劃 人力資源 管理 基礎建設 管理 來源網路 來源網路 廠商 廠商 23 三個模式的共同點 此三個模式顯示，it部門不是一個自己自足的單 位，而扮演使用者和廠商之間的界面 將某些功能的責任分配給其他專業人員(諸如部 門的資訊主管及業務管理者) 此三個模式顯示，必須讓it單位在公司使用資訊 資源分享時，以對公司最佳的情況適時調整部門 的位置及權責 24 使用者自建系統使用者自建系統(end user computing) 第一套資訊系統是由it專家所開發，同時也一攬 系統所有的運用(圖4.8) 1970年後期，使用者開始發展自己的電腦應用程

11、 式 使用者自建系統的發展，出自於四個主要的影響 1. 電腦教育的影響 2. 資訊服務的積壓 3. 硬體成本的降低 4. 預寫軟體的出現 在圖4.9終端使用者仰賴it專家作某種程度的支援 25 傳統的溝通鏈(注意: 傳統的溝通鏈將網站管理員視為網路專家) 使用者 資料庫管 理師 系統分析師 網路專家 程式設計師操作員電腦 26 使用者自建系統溝通鏈 資訊專家 支援 溝通 使用者電腦 27 使用者當成資訊資源使用者當成資訊資源 在決定公司如何運用資訊資源，管理階 層必須考慮如何運作使用者自建系統， 以產生最大效益並使風險降到最低 28 使用者自建系統的效益和風險 效益效益: 符合能力和挑戰：調和

12、資訊專家與使用者的 角色 降低溝通差距 風險風險: 容易造成目標不明確的系統 容易導致系統設計不良並缺乏說明文件 造成資訊資源使用效率不高 破壞資料的完整性 缺乏安全性 缺乏控制性 29 系統發展的知識和技能系統發展的知識和技能 資訊系統開發需要某些知識和技能 這不僅可以區分資訊專家和使用者所需 知識和技能的形態，也可以知道如何將 使用者區分為一般管理階層和一般人員 表4.1說明了所需知識的類型，並依他們 所需的重要性區分為多、中、少 依此，也對所需的技能區分其類型及相 對重要性 (表 4.2) 30 知識需求 知識一般管理者專業人員文書人員資訊專家 電腦素養少中中多 資訊素養多多中多 商學概

13、論多多少中 系統理論少中少多 系統開發中少少多 系統塑模少多少多 表4.1系統開發所需的知識 31 技能需求 技能一般管理者專業人員文書人員資訊專家 溝通能力多多中多 分析能力中多中多 創造能力中多中中 領導能力多多中中 表4.2系統開發所需的技能 32 知識管理 管理的知識包括公司的程序，科技、管理及公 司與環境因子的互動有關的知識 公司正著有知識管理系統開發，以獲取競爭優 勢 公司典型上將知識管理視為另一種型能的系統， 然後依照資訊服務的角度來開發，以蒐集知識、 將知識儲存後，讓使用者得以使用 表4.3 列出開發知識管理系統公司必須面臨的 挑戰 33 知識管理的挑戰 執行策略管理高階主管必

14、須將知識加入公司的策略規劃。 知識管理的效果必須形成一種企業文化，以便強化公司資訊分享 的機制。 知識管理必須具有提高創造力和流程創新的功能。 成本、利益、風險km的成本必須以可測量的方法回傳給公司評估，以便維護組織的 智慧財產。 管理階層必須對km訂定合理投資額。 作業管理處理程序必須適時適所，確保知識可以完整無誤地整合到km系統， 讓km的知識具有合法、合理、合乎潮流等特質。 km系統的架構必須符合組織的需求。 發展km系統的方法必須採用最新或現存的is方法論。 標準必須建立針對km資料的技術標準。 km的定義必須簡明、系統化闡述，同時必須能夠與組織內部的it 基礎架構完全整合。 表4.3

15、 34 一個成功的知識管理發展專案 以nortel networks公司為例 北電網路(nortel networks) (採用excalibur technologies公司的km軟體，運用一項先導性的 km專案，將公司從以技術為中心(technology- focused)的公司專變為以市場機會顧客為中心 (opportunity/customer-focused) 圖4.10列示了舊有的新產品發展系統(npd)，包含 五個處理階段 新專案的npd系統讓nortel公司以 有效地運用多種學門的npd知識資產(leverage multidisciplinary npd knowledge

16、assets); 改善npd的決策過程 使學習和知識交換更為容易 35 概念發展 繼續 不繼續 商業案例發展 檢視 檢視 檢視 行銷及技術發展 測試及確認 產品上線 fuzzy 前端處理器 圖4.1 nortel networks公司舊式的npd系統 36 限定的構想 發展的概念 構想限定 概念發展 概念等級 確定的概念 概念確定 目錄 圖4.11 nortel networks公司利用km形成之新式的npd系統 37 一個成功的知識管理發展專案 以nortel networks公司為例 1995年7月起始，1996年6月試驗 112個構想驗證，產生7個產品 1997年末期至1998年初期 新的npd處理程序，稱為“time-to-market” 兩個成功專案 privacy manager:可100%辨認撥入的電話 internet waiting:允許一使用者使用單一電話線路， 即使撥接上網，仍可接電話。 虛擬第二條線路 38 發展全球資訊系統的挑戰發展全球資訊系統的挑戰 全球資訊系統全球資訊系統(gis) 意即多國公司(mnc) 所使用的資訊系統 gis開發人員面對的限制如下: