4005005815秘书角色认知与职业素养

1、1 2 3 1 1、秘书的涵义、秘书的涵义 辞海辞海中中“秘书秘书” 的的5种涵义种涵义 职务名称之一，是领导的助手职务名称之一，是领导的助手 官名，秦汉以来的秘书监官名，秦汉以来的秘书监/ /令令/ /郎等郎等 外交人员，介于参赞和随员之间外交人员，介于参赞和随员之间 宫中的藏书宫中的藏书 谶纬（谶纬（chen weichen wei），汉代流行的迷信书），汉代流行的迷信书 4 1 1、秘书的涵义、秘书的涵义 现代秘书的涵义现代秘书的涵义 为政府机关、企事业单位、团体或个人提供为政府机关、企事业单位、团体或个人提供 辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手

2、 企业单位的秘书企业单位的秘书 为企业单位各层次管理组织和领导者个人提为企业单位各层次管理组织和领导者个人提 供各方面辅助管理与综合服务的文秘人员供各方面辅助管理与综合服务的文秘人员 组织的秘书组织的秘书 领导的秘书领导的秘书 5 2 2、秘书的分类、秘书的分类 从服务对象和经济来源来划分从服务对象和经济来源来划分 公务秘书公务秘书 私人秘书私人秘书 从工作的分工或业务的侧重点来划分从工作的分工或业务的侧重点来划分 文字秘书文字秘书 机要秘书机要秘书 通讯秘书通讯秘书 信访秘书信访秘书 外文秘书外文秘书 生活秘书生活秘书 教学秘书教学秘书 科研秘书等科研秘书等 秘书的层次秘书的层次 6 3 3

3、、国际上秘书工作的特点、国际上秘书工作的特点 当前当前国际上秘书工作有国际上秘书工作有四个特点四个特点 职业化（门类众多、具有广泛前途）职业化（门类众多、具有广泛前途） oaoa：办公设备先进，自动化程度越来越高：办公设备先进，自动化程度越来越高 秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高 秘书学科成为一门专业性很强的独立学科秘书学科成为一门专业性很强的独立学科 四句顺口溜：四句顺口溜： 秘书工作职业化秘书工作职业化 办公设备自动化办公设备自动化 秘书人员知识化秘书人员知识化 学科研究独立化学科研究独立化 7 4 4、秘书工作的基本特征、秘书工作的基本特征 辅

4、助性辅助性 主体上的从属性主体上的从属性 工作上的被动性工作上的被动性 权力上的非强制性权力上的非强制性 绩效上的间接性绩效上的间接性 机密性机密性 文牍性文牍性 事务性事务性 政策性政策性 综合性综合性 8 4 4、秘书工作的基本特征、秘书工作的基本特征 综合性综合性 从职能范围上看从职能范围上看 a a、不承担某一具体工作、不承担某一具体工作 b b、承担全面了解、联络、沟通、承担全面了解、联络、沟通 c c、起全局性整体协调工作、起全局性整体协调工作 从工作内容上看从工作内容上看 a a、管理事务、管理事务 b b、搞好服务、搞好服务 c c、参与政务、参与政务 9 1 1、秘书人员的助

5、手作用、秘书人员的助手作用 文文 件件 处处 理理 文文 字字 把把 关关 事事 务务 处处 理理 检检 查查 督督 促促 助助 手手 作作 用用 2 2、秘书人员的参谋作用、秘书人员的参谋作用 提供依据提供依据 出谋划策出谋划策 10 3 3、秘书人员的耳目作用、秘书人员的耳目作用 4 4、秘书人员的桥梁作用、秘书人员的桥梁作用 5 5、不管部作用、不管部作用 6 6、窗口作用、窗口作用 有什么样的领导就有什么样的秘书有什么样的领导就有什么样的秘书 上情下达上情下达 内情外达内情外达 下情上达下情上达 外情内达外情内达 下情上达下情上达 外情内达外情内达 上情下达上情下达 内情外达内情外达

6、11 领导者领导者 替身替身 职责职责 履行人履行人 事务事务 执行者执行者 服务员服务员 报告人报告人 参参 谋谋 助手助手 下下 级级 角角 色色 1 1、角色认知、角色认知 秘书人员常扮演的六种角色秘书人员常扮演的六种角色 12 1 1、角色认知、角色认知 秘书角色的重要意识秘书角色的重要意识 心理意识心理意识 a a、主动工作意识、主动工作意识 b b、参谋助手意识、参谋助手意识 c c、乐于奉献意识、乐于奉献意识 行为意识行为意识 a a、服从意识、服从意识 b b、服务意识、服务意识 c c、保密意识、保密意识 13 2 2、秘书角色与领导角色、秘书角色与领导角色 与领导相处的基本

7、原则与领导相处的基本原则 思想一致原则思想一致原则 知识互补原则知识互补原则 相互信任原则相互信任原则 相互适应原则相互适应原则 人格平等原则人格平等原则 维护团结原则维护团结原则 14 3 3、容易出现的误区、容易出现的误区 主观态度上的问题主观态度上的问题 服从和服务意识淡薄服从和服务意识淡薄 没有敬业精神，工作态度不佳没有敬业精神，工作态度不佳 保密意识差，导致泄密事件保密意识差，导致泄密事件 向上错位，擅作主张向上错位，擅作主张 客观能力上的问题客观能力上的问题 专业技能水平差专业技能水平差 各类知识较浅薄各类知识较浅薄 概念、判断、概括能力差概念、判断、概括能力差 15 1 1、秘书

8、人员素养能力构成、秘书人员素养能力构成 文秘专业技术修养文秘专业技术修养 相关行业知识修养相关行业知识修养 秘秘 书书 人人 员员 素质素质 思想素质思想素质 心理素质心理素质 文化素质文化素质 身体素质身体素质 修养修养 理论修养理论修养 知识修养知识修养 其他社会常识修养其他社会常识修养 品质修养品质修养 性格修养性格修养 艺术修养艺术修养 文秘技术能力文秘技术能力 逻辑思维能力逻辑思维能力 执行能力执行能力 能力能力 口头表达能力口头表达能力 交际能力交际能力 oa internet 办事办会办事办会 公文写作公文写作 文档管理文档管理 口头口头 文字文字 学习能力学习能力 16 2 2

9、、秘书人员的职业素养、秘书人员的职业素养 具有强烈的事业心，表现在：具有强烈的事业心，表现在： 具有坚定的信念具有坚定的信念 要有较高的思想水平要有较高的思想水平 忠诚敬忠诚敬 业业 的精神的精神 乐于奉乐于奉 献的精献的精 神神 积极进积极进 取的精取的精 神神 四四 个个 精精 神神 开拓创开拓创 新的精新的精 神神 17 3 3、秘书人员的职业性格、秘书人员的职业性格 正直正直 温和温和 善良善良 热忱热忱 豁达豁达 坚毅坚毅 缜密缜密 内敛内敛 职职 业业 性性 格格 18 4 4、优秀秘书人员的性格塑造、优秀秘书人员的性格塑造 独立独立 性性 性性 格格 塑塑 造造 亲和亲和 性性

10、包容包容 性性 适应适应 性性 计划计划 性性 专业专业 性性 现实现实 性性 情趣情趣 性性 19 1 1、情感修养注意三个方面、情感修养注意三个方面 内向与外向的结合内向与外向的结合 外向型的优点：外向型的优点： a a、开朗活泼、开朗活泼 b b、敏锐大胆、敏锐大胆 c c、善于交际、善于交际 内向型的优点：内向型的优点： a a、沉着、沉着 b b、冷静、冷静 c c、谨慎、谨慎 d d、细心、细心 e e、稳健、稳健 f f、持重、持重 热情与沉稳的结合热情与沉稳的结合 宽广与容忍宽广与容忍 20 2 2、秘书人员的意志力修养、秘书人员的意志力修养 培养培养 自觉性自觉性 培养培养

11、自控性自控性 培养培养 果断性果断性 培育培育 坚韧性坚韧性 意志力意志力 修修 养养 21 3 3、秘书人员的作风修养、秘书人员的作风修养 思想作风和工作作风思想作风和工作作风 正正： ? 贤贤： ? 实实： ? 真真： ? 严严： ? 细细： ? 敏敏： ? 勤勤： ? 人际交往作风人际交往作风 文明礼貌文明礼貌 谦虚谨慎谦虚谨慎 不卑不亢不卑不亢 生活作风生活作风 先公后私先公后私 勤俭戒奢勤俭戒奢 人格高尚人格高尚 22 1 1、秘书人员秘书人员的重要品质的重要品质 传统道德的延伸传统道德的延伸 中华民族的道德修养观中华民族的道德修养观 修身、齐家、治国、平天下修身、齐家、治国、平天下

12、 关键的个人品质关键的个人品质 有社会责任感有社会责任感 对领导和团队忠心耿耿对领导和团队忠心耿耿 有敬业精神有敬业精神 有认真的工作态度有认真的工作态度 有任劳任怨的胸怀有任劳任怨的胸怀 23 1 1、秘书人员秘书人员的重要品质的重要品质 秘书人员的职业道德秘书人员的职业道德 忠忠 于于 职职 守守 恪恪 守守 信信 用用 严严 守守 秘秘 密密 善善 于于 合合 作作 文文 明明 礼礼 貌貌 实实 事事 求求 是是 职职 业业 道道 德德 24 2 2、提高秘书人员素质的途径、提高秘书人员素质的途径 组织途径组织途径 优化组织氛围优化组织氛围提供成长机会提供成长机会 加强工作领导加强工作领

13、导 个人途径个人途径 勤于学习，完善知识结构勤于学习，完善知识结构 巧于思考，强化认识能力巧于思考，强化认识能力 善于修养，优化心理素质善于修养，优化心理素质 勇于实践，不断总结提高勇于实践，不断总结提高 25 26 27 1 1、不同层次秘书人员技能程度分析、不同层次秘书人员技能程度分析 三种能力三种能力 战术能力战术能力 人事能力人事能力 战略能力战略能力 备备 注注 用用? ? 用用? ? 工作工作 模式模式 高级高级 秘书秘书 代表含义：代表含义： 很重要很重要 较重要较重要 次重要次重要 不重要不重要 中级中级 秘书秘书 初级初级 秘书秘书 用用? ? 人手型人手型 人才型人才型 类

14、型类型 评价评价 伙伴型伙伴型 28 1 1、不同层次秘书人员技能程度分析不同层次秘书人员技能程度分析 不同层次秘书的知识结构异同不同层次秘书的知识结构异同 三个层次，两个趋向三个层次，两个趋向 三三 个个 层层 次次 两个趋向两个趋向 秘书的层次秘书的层次 越高，知识越越高，知识越 丰富，知识结丰富，知识结 构越趋于完善构越趋于完善 初级初级 基础技能基础技能 较高技能较高技能+ 相关知识结构相关知识结构 全面综合技能全面综合技能+ 系统完善的知识结构系统完善的知识结构 29 2 2、秘书人员应掌握的各学科知识、秘书人员应掌握的各学科知识 专业知识：秘书业务知识专业知识：秘书业务知识 秘书学

15、知识秘书学知识 秘书写作知识秘书写作知识 文书档案知识文书档案知识 调研、会务、调研、会务、 人际关系等知识人际关系等知识 所在工作部门所在工作部门 岗位的专业知识岗位的专业知识 30 2 2、秘书人员应掌握的各学科知识、秘书人员应掌握的各学科知识 基础知识基础知识 政治哲学类政治哲学类 语言文学类语言文学类 数学统计类数学统计类 历史地理类历史地理类 法律知识类法律知识类 相关的辅助知识相关的辅助知识 管理知识管理知识 外语知识外语知识 地方志知识地方志知识 导游和礼宾导游和礼宾 接待知识接待知识 31 2 2、秘书人员应掌握的各学科知识、秘书人员应掌握的各学科知识 秘书人员的个人才艺秘书人

16、员的个人才艺 从琴棋书画讲起从琴棋书画讲起 中国传统文化中的审美艺术中国传统文化中的审美艺术 职业化秘书的个人才艺修养职业化秘书的个人才艺修养 诗词歌赋等文化底蕴诗词歌赋等文化底蕴 吹拉弹唱等文艺才能吹拉弹唱等文艺才能 文化娱乐活动的组织者与主持人文化娱乐活动的组织者与主持人 32 3 3、高级秘书人员的综合素质、高级秘书人员的综合素质 优秀优秀对高级秘书人员的评价对高级秘书人员的评价 分寸分寸 敏感敏感 礼貌礼貌 谦虚谦虚 自制自制 爱好爱好 忠诚忠诚 责任责任 优优 秀秀 评评 价价 优秀的八点表现优秀的八点表现 33 4 4、不同层次秘书的基本知识技能、不同层次秘书的基本知识技能 初级秘

17、书初级秘书的的替身作用替身作用 人手型：代替的是哪一部分？人手型：代替的是哪一部分？ 内容及特点内容及特点 a a、日常事务性工作、日常事务性工作 b b、服务性工作内容、服务性工作内容 c c、动手而无需动脑、动手而无需动脑 d d、简单重复又耗时、简单重复又耗时 价值在哪里？价值在哪里？ 人物人物 替身替身 人才人才 替心替心 人手人手 替脑替脑 现场连线现场连线 34 4 4、不同层次秘书的基本知识技能、不同层次秘书的基本知识技能 初级秘书初级秘书的的替身作用替身作用 应知应会与操作技术应知应会与操作技术 oaoa：办公自动化系统应用：办公自动化系统应用 a a、计算机操作：打字、制表、

18、计算机操作：打字、制表 b b、网络应用：互联网与局域网、网络应用：互联网与局域网 c c、数据库（各类资讯）、数据库（各类资讯） 其它办公设备设施使用其它办公设备设施使用 接待人员与电话管理接待人员与电话管理 35 4 4、不同层次秘书的基本知识技能、不同层次秘书的基本知识技能 中级文秘人员的知识技能中级文秘人员的知识技能 具备初级文秘人员的基础具备初级文秘人员的基础 有较好的文字处理能力，能起草一般性文件有较好的文字处理能力，能起草一般性文件 有较好的沟通协调能力，有较好的沟通协调能力， a a、能协助处理内部人际事务，调解纠纷、能协助处理内部人际事务，调解纠纷 b b、能外部公共关系协调

19、、能外部公共关系协调 艺术气质，能主持一定的文艺活动艺术气质，能主持一定的文艺活动 计算机熟练，英语优秀计算机熟练，英语优秀 摄影、驾驶等摄影、驾驶等 36 4 4、不同层次秘书的基本知识技能、不同层次秘书的基本知识技能 高级文秘人员的知识技能高级文秘人员的知识技能 具备初、中级文秘人员的基础具备初、中级文秘人员的基础 有良好的文字处理能力，能策划大型文案有良好的文字处理能力，能策划大型文案 有良好的沟通协调能力，授权：有良好的沟通协调能力，授权： a a、代表领导裁决内部人际事务、代表领导裁决内部人际事务 b b、代表领导出席外务活动（演讲、发言）、代表领导出席外务活动（演讲、发言） 艺术气

20、质，能主持大型商务、文化活动艺术气质，能主持大型商务、文化活动 计算机熟练，多种外语计算机熟练，多种外语 有一定的概念、判断、决策能力（助手）有一定的概念、判断、决策能力（助手） 37 1 1、什么是办事能力、什么是办事能力 秘书人员有效地处理各种日常事务的本领秘书人员有效地处理各种日常事务的本领 文书事务文书事务 会议事务会议事务 值班事务值班事务 接待事务接待事务 电话事务电话事务 生活管理事务生活管理事务 领导交办的其他事务领导交办的其他事务 38 2 2、什么是良好的办事能力、什么是良好的办事能力 注意事项注意事项 要明白职权范围，不越权，讲实效要明白职权范围，不越权，讲实效 要熟悉办

21、事程序，工作中能够区别轻重缓急要熟悉办事程序，工作中能够区别轻重缓急 要善于交往，能同要善于交往，能同 各种人打交道各种人打交道 要掌握挡驾艺术，设要掌握挡驾艺术，设 法减轻领导者的负担法减轻领导者的负担 39 3 3、事务处理中的关键点事务处理中的关键点 理：事务本身的内在逻辑性理：事务本身的内在逻辑性 技术层面的原理技术层面的原理 哲学层面的哲理哲学层面的哲理 人际关系中的做人的道理人际关系中的做人的道理 情与法：情与法： 情理与法理情理与法理 注重平时感情的积累注重平时感情的积累 心中的法制观念心中的法制观念 大事讲原则，小事讲团结大事讲原则，小事讲团结 40 4 4、会务处理与会议分类

22、、会务处理与会议分类 党政机关的会议党政机关的会议 学术团体的会议学术团体的会议 民间组织的会议民间组织的会议 企业常有的会议企业常有的会议 按时间推进划分按时间推进划分 按业务类型划分按业务类型划分 按层次级别划分按层次级别划分 按业务区域划分按业务区域划分 按会议特点划分按会议特点划分 其它其它 41 5 5、会务处理的流程、会务处理的流程 明确会议目的（凡事皆有因）明确会议目的（凡事皆有因） 作好充分准备（预则立，不预则废）作好充分准备（预则立，不预则废） 通知、会议资料、会场布置、发言人等通知、会议资料、会场布置、发言人等 人员要有限制（会议的保秘范围）人员要有限制（会议的保秘范围）

23、会场强调纪律（严肃性会场强调纪律（严肃性/ /领导带头领导带头/ /会风）会风） 会中充分讨论（畅所欲言）会中充分讨论（畅所欲言） 会议要有决议（记录会议要有决议（记录/ /纪要纪要/ /归档）归档） 42 1 1、语言的基本常识、语言的基本常识 语言概念语言概念 人类人类交流交流沟通信息的基本工具沟通信息的基本工具 语言分类语言分类 口语、书面语、体态语口语、书面语、体态语 口语口语 交流沟通信息的工具之一交流沟通信息的工具之一 最普及、最重要、最常用最普及、最重要、最常用 口语的基本特征口语的基本特征 声音传递、时间性、临场感、情感性声音传递、时间性、临场感、情感性 43 2 2、口语表达

24、能力训练、口语表达能力训练 基础前提基础前提 丰富的知识基础丰富的知识基础 天生一副好嗓子天生一副好嗓子 心态与心理素质心态与心理素质 客观机遇客观机遇 职业型机遇职业型机遇 名师指导机遇名师指导机遇 其它偶发性机遇其它偶发性机遇 44 2 2、口语表达能力训练、口语表达能力训练 没有机遇创造机遇没有机遇创造机遇 认识口头表达力的重要价值认识口头表达力的重要价值 主观上有强烈的训练欲望主观上有强烈的训练欲望 通过一定的方法总可以达到目的通过一定的方法总可以达到目的 有目的和有计划地进行口语训练有目的和有计划地进行口语训练 训练内容训练内容 a a、知识的丰富性积累、知识的丰富性积累 、思维的逻

25、辑性培养、思维的逻辑性培养 、表达的技巧性训练、心理素质培养、表达的技巧性训练、心理素质培养 45 、口语训练的原则、口语训练的原则 表达的准确性表达的准确性( (遣词造句遣词造句) ) 意思的完整性意思的完整性( (表达明白表达明白) ) 语言的内装饰性语言的内装饰性 丰富、形象和生动丰富、形象和生动 语言的外装饰性语言的外装饰性 标准的普通话标准的普通话 声音洪亮有质感声音洪亮有质感 语音、语调的美感语音、语调的美感 注意口语与书面语的区别注意口语与书面语的区别 46 4 4、口语训练的操作、口语训练的操作 养成每天朗读的习惯养成每天朗读的习惯 当天的报纸、最近的杂志当天的报纸、最近的杂志

26、 随便一本你喜欢的书随便一本你喜欢的书 早晚各半小时早晚各半小时 注意事项注意事项 用标准的普通话朗诵用标准的普通话朗诵 打开喉咙，扩大口腔空间打开喉咙，扩大口腔空间 慢速、中速、快速递进慢速、中速、快速递进 尽可能最大声，录音回放找差距尽可能最大声，录音回放找差距 47 1 1、书面语言、书面语言 诞生文字，记录口语（古代无法记录口语）诞生文字，记录口语（古代无法记录口语） 2 2、书面语诞生的价值、书面语诞生的价值 跨越时空，永久保存跨越时空，永久保存记载历史，传承文化记载历史，传承文化 3 3、中国文字的特点、中国文字的特点 字、词、句与篇章卷册字、词、句与篇章卷册 音、形、义音、形、义

27、 与拚音文字的区别与拚音文字的区别 4 4、文字组织能力的体现、文字组织能力的体现（文艺作品、应用文）（文艺作品、应用文） 5 5、如何培养文字组织能力、如何培养文字组织能力 功底、天份、机遇功底、天份、机遇 爱好、爱好、 、勤奋、行动、勤奋、行动 48 1 1、企业、企业公文的概念及作用公文的概念及作用 概念概念 是将企业领导管理思想和意图，通过文字是将企业领导管理思想和意图，通过文字 表达，形成公文文稿的过程表达，形成公文文稿的过程 公文的作用公文的作用 规范标准作用规范标准作用 领导指挥作用领导指挥作用 广告宣传作用广告宣传作用 沟通信息作用沟通信息作用 凭证记载作用凭证记载作用 49

28、2 2公文的类型及格式公文的类型及格式 国务院办公厅国务院办公厅国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法， 规定现行公文分规定现行公文分10类类15种：种： 命令（令）、指令命令（令）、指令 决定、决议决定、决议 指示指示 布告、公告、通告布告、公告、通告 通知通知 通报通报 报告、请示报告、请示 批复批复 函函 会议纪要会议纪要 后来又增加后来又增加3种公文：种公文： 条例、规定、公报条例、规定、公报 50 2 2公文的类型及格式公文的类型及格式 企业参照政府机关执行企业参照政府机关执行 决定、决议、规定、决定、决议、规定、 公告、公报、通告、公告、公报、通告、 通知、通报、报告、通

29、知、通报、报告、 请示、批复、函、请示、批复、函、 会议纪要会议纪要 公文的书面格式公文的书面格式 文头、正文、文尾文头、正文、文尾 ： 。 ： ： 51 3 3、公文撰写的基本要求、公文撰写的基本要求 一般写作要求一般写作要求 主题明确、结构严谨、层次清楚、文字流畅主题明确、结构严谨、层次清楚、文字流畅 特殊的要求特殊的要求 一、要符合企业制度规范和发展战略一、要符合企业制度规范和发展战略 二、要准确地反映客观实际情况二、要准确地反映客观实际情况 三、要恰当地体现企业领导的意图三、要恰当地体现企业领导的意图 四、要抓住主要矛盾，突出重点四、要抓住主要矛盾，突出重点 五、要符合规定格式，使用惯

30、用语五、要符合规定格式，使用惯用语 六、篇幅要简短，文笔要朴实，用词要准确六、篇幅要简短，文笔要朴实，用词要准确 52 53 54 1 1档案工作的内容和原则档案工作的内容和原则 档案工作的内容档案工作的内容 档案的收集档案的收集 档案的整理档案的整理 档案的鉴定档案的鉴定 档案的保管档案的保管 统计和提供利用统计和提供利用 档案工作的基本原则档案工作的基本原则 集中统一集中统一 维护档案的完整与安全维护档案的完整与安全 便于各项工作的利用便于各项工作的利用 55 2 2、企业档案的分类与管理、企业档案的分类与管理 分类分类 人力资源档案人力资源档案（员工资料、人才数据库）（员工资料、人才数据

31、库） 行政文秘档案行政文秘档案 （行政文件、制度规范、公司发展历史记录）（行政文件、制度规范、公司发展历史记录） 财务档案财务档案（帐务、票据、金融）（帐务、票据、金融） 技术档案技术档案（工艺设计图纸、新技术开发等）（工艺设计图纸、新技术开发等） 产品档案产品档案（生产系统的其它文件）（生产系统的其它文件） 市场客户档案市场客户档案（供应商、销售商、直接用户）（供应商、销售商、直接用户） 管理管理 （机构、制度、人员，分类、清理、用活档案）（机构、制度、人员，分类、清理、用活档案） 56 1 1、信息的概念及其特征、信息的概念及其特征 概念概念信息是客观事物的特征和变化的信息是客观事物的特征

32、和变化的 最新反映，包括自然信息和社会信息最新反映，包括自然信息和社会信息 主要特征主要特征（客观性、新颖性、系统性（客观性、新颖性、系统性 ） 2 2信息在秘书工作中的作用信息在秘书工作中的作用 辅助领导科学决策必须依靠信息辅助领导科学决策必须依靠信息 正常管理必须依靠信息正常管理必须依靠信息 业务工作更离不开信息业务工作更离不开信息（技术、生产、市场）（技术、生产、市场） 3 3、企业信息的分类、企业信息的分类 57 4秘书信息工作的原则和基本要求秘书信息工作的原则和基本要求 工作原则工作原则 追踪原则、超前原则、选优原则追踪原则、超前原则、选优原则 秘书信息工作的基本要求秘书信息工作的基

33、本要求 准确、及时、全面、适用准确、及时、全面、适用 5信息资料的收集和处理信息资料的收集和处理 采集、交换、索取、复印采集、交换、索取、复印 信息的处理信息的处理 整理加工、储存、传递整理加工、储存、传递 6、建立信息收集的规章制度、建立信息收集的规章制度 58 7 7信息整料的贮存和传递信息整料的贮存和传递 信息资料的科学贮存信息资料的科学贮存 分类、著录、建立贮存检索系统、保管分类、著录、建立贮存检索系统、保管 信息资料的传递信息资料的传递 基本要求是基本要求是“多、快、好、省多、快、好、省” 信息资料传递的基本方式信息资料传递的基本方式 a a、单向传递、单向传递 b b、双向传递、双

34、向传递c c、反馈传递、反馈传递 信息传递途径信息传递途径 电讯传递电讯传递、新闻、邮路、新闻、邮路、面授或直接送达面授或直接送达 59 课程导入：课程导入：时间是怎样产生的时间是怎样产生的 日常的时间概念日常的时间概念 年、月、日、时、分、秒年、月、日、时、分、秒 地球自转、公转与月球公转地球自转、公转与月球公转 太阳太阳 地球地球 地球公转轨道地球公转轨道 月球月球 60 1 1、时间的基本特性、时间的基本特性 时间时间 恒久性恒久性 时时 间间 特特 性性 客观客观 公正性公正性 时间时间 的刚性的刚性 不可不可 逆转性逆转性 时间时间 一维性一维性 5 43 2 1 61 2 2、什么

35、是时间管理、什么是时间管理 概念概念 由于时间所具备的基本特性，所以时间管由于时间所具备的基本特性，所以时间管 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进行的进行的“自管理者的管理自管理者的管理”。所探索的是如何减。所探索的是如何减 少时间浪费，以便有效地完成既定目标。少时间浪费，以便有效地完成既定目标。 结论结论 通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。 62 3 3、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法 准备之一：长期准备（准备之一：长期准备（4 4） 购买工具书购买工具书/ /增加知识储备增加知识

36、储备/ /提高能力提高能力 训练你的快速阅读能力训练你的快速阅读能力 把常用的文件把常用的文件/ /文具放好文具放好 养成存放思想档案和作记录的习惯养成存放思想档案和作记录的习惯 凡事预则立，不预则废。凡事预则立，不预则废。 63 3 3、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法 准备之二：临时准备（准备之二：临时准备（5 5） 明天的工作前晚进行优先级排序明天的工作前晚进行优先级排序 将相关的工作列在一起将相关的工作列在一起 把工作计划放到随时可见的地方把工作计划放到随时可见的地方 每天早晨比规定时间起早十分钟每天早晨比规定时间起早十分钟 做好正式工作前的准备工作做好正式工作前的准

37、备工作 64 3 3、应该记住的、应该记住的2020条实用方法条实用方法 要培养的好习惯（要培养的好习惯（7 7） 利用各种装备如电话利用各种装备如电话/ /信件等节省时间信件等节省时间 把最困难的事放在效率最高的时候把最困难的事放在效率最高的时候 利用零碎时间处理例行性事务利用零碎时间处理例行性事务 午餐或下班前开会效率最高午餐或下班前开会效率最高/ /避免上午开会避免上午开会 休息片刻休息片刻/ /伸个懒腰伸个懒腰/ /冲杯咖啡冲杯咖啡/ /茶茶/ /其他饮料其他饮料 报刊放在晚上看报刊放在晚上看 每晚沉思片刻每晚沉思片刻/ /回顾与总结回顾与总结 65 3 3、应该记住的、应该记住的20

38、20条实用方法条实用方法 与外部产生联系时的应变能力（与外部产生联系时的应变能力（4 4） 站着接待一向健谈的来访者站着接待一向健谈的来访者 从不主动闲聊从不主动闲聊/ /尽量回避来闲聊者尽量回避来闲聊者 管理电话：管理电话： a a、主动拨号、主动拨号 b b、被动接听、被动接听 如遇琐事缠身能快速摆脱如遇琐事缠身能快速摆脱 66 、工作优先级综合分析、工作优先级综合分析 分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急 重要度 紧迫性 a 重要而且紧迫 紧迫但不重要 d 不重要不紧迫 重要但不紧迫 67 5 5、并行与串行工作模式、并行与串行工作模式 什么情况下能并行工作什么情况下能并行工作 举例举例

39、 a b c d 走访客户去甲城市走访客户去甲城市 顺便采购某机器配件顺便采购某机器配件 把新聘两大学生带去办事处把新聘两大学生带去办事处 和在该城市工作的同学聚餐和在该城市工作的同学聚餐 公私兼顾公私兼顾 一次搞掂一次搞掂 68 5 5、并行与串行工作模式、并行与串行工作模式 并行串行如何兼顾并行串行如何兼顾 a b c d 走访客户去甲城市走访客户去甲城市 顺便采购某机器配件顺便采购某机器配件 把新聘两大学生带去办事处把新聘两大学生带去办事处 和在该城市工作的同学聚餐和在该城市工作的同学聚餐 公私兼顾公私兼顾 一次搞掂一次搞掂 请问请问：a a、b b、c c、dd如何排列？如何排列？ 6

40、9 6 6、工作任务转移、工作任务转移 学会授权与借力学会授权与借力 依据企业管理的组织原则依据企业管理的组织原则 遵照公司岗位职责和权限遵照公司岗位职责和权限 合理分权为授权的前提合理分权为授权的前提 非指挥权限关系的借力非指挥权限关系的借力 依靠个人非职务影响力依靠个人非职务影响力 7 7、学会说、学会说“不不” 8 8、学会休息、学会休息 70 1 1、组织协调与沟通、组织协调与沟通 沟通的定义沟通的定义 沟通是人与人之间通过语言、文字、符号或沟通是人与人之间通过语言、文字、符号或 其它的表达形式，进行信息传递和交换的过程。其它的表达形式，进行信息传递和交换的过程。 组织与沟通组织与沟通

41、 组织是由社会中的人组成的群体，成员之间是组织是由社会中的人组成的群体，成员之间是 相互依赖的关系，组织中的沟通是信息在组织成相互依赖的关系，组织中的沟通是信息在组织成 员中的传送者和接收者之间交换的过程。员中的传送者和接收者之间交换的过程。 71 1 1、组织协调与沟通、组织协调与沟通 沟通模型沟通模型 理理 解解 传送者传送者接收者接收者 反反 馈馈 感感 知知 编编 码码 传传 递递 思思 考考 译译 码码 72 2 2、沟通的种类及结构、沟通的种类及结构 正式沟通与非正式沟通正式沟通与非正式沟通 下行沟通、上行沟通、平行沟通下行沟通、上行沟通、平行沟通 单向沟通与双项沟通单向沟通与双项

42、沟通 语言沟通与非语言沟通语言沟通与非语言沟通 沟通的结构有五种：沟通的结构有五种： 环式、轮式、链式、全渠道式和环式、轮式、链式、全渠道式和y y型式型式 73 3 3、沟通的四大原则、沟通的四大原则 准确性准确性 原则原则 完整性完整性 原则原则 及时性及时性 原则原则 策略性策略性 原则原则 沟沟 通通 原原 则则 74 4 4、企业内平级关系的协调、企业内平级关系的协调 五大原则五大原则 原则原则原则原则 原则原则原则原则 协调关系协调关系 五大原则五大原则 原则原则 75 1 1、文秘人员三要点、文秘人员三要点 管理事务、搞好服务、参与政务管理事务、搞好服务、参与政务 2 2、怎样当

43、好参谋助手、怎样当好参谋助手 用心、勤奋、动脑、动手、沟通用心、勤奋、动脑、动手、沟通 调研的方法调研的方法 现场观察：看、问、记、思现场观察：看、问、记、思 采集结果：客观事务的原貌采集结果：客观事务的原貌 运用多学科知识：运用多学科知识： 概念、判断、逻辑推理、统计学概念、判断、逻辑推理、统计学 常用分析工具常用分析工具 是职责是职责 是义务是义务 是提升是提升 三要点涵义三要点涵义 76 77 78 1 1、打造良好的第一印象、打造良好的第一印象 个人形象六要素：个人形象六要素： 仪表仪表：仪表者外观也：仪表者外观也 表情表情：第二语言：第二语言 风度风度：优雅的举止：优雅的举止 服饰服

44、饰：教养与阅历的写照：教养与阅历的写照 谈吐语言谈吐语言：低音量、慎选：低音量、慎选 内容、礼貌用语内容、礼貌用语 待人接物待人接物 79 2 2、个人形象塑造、个人形象塑造职业男装职业男装 商务人员着装原则商务人员着装原则 符合身份符合身份 扬长避短扬长避短 遵守惯例遵守惯例 区分场合区分场合 西服的着装规范西服的着装规范 衬衣的穿着规范衬衣的穿着规范 领带领带 西装的点眼之笔西装的点眼之笔 80 3 3、个人形象塑造、个人形象塑造职业女性职业女性 女性职场着装六不准女性职场着装六不准 过分杂乱过分杂乱 不过分鲜艳不过分鲜艳 不过分暴露不过分暴露 不过分透视不过分透视 不过分短小不过分短小

45、不过分紧身不过分紧身 手饰配戴四原则：手饰配戴四原则： 数量原则数量原则 搭配原则搭配原则 质色原则质色原则 习惯原则习惯原则 4 4、良好的身体语言、良好的身体语言 81 3 3、个人形象塑造、个人形象塑造职业女性职业女性 女性化妆女性化妆 是自尊自爱的表现，是自尊自爱的表现， 是对人尊重的体现是对人尊重的体现 化妆的注意事项：化妆的注意事项： a a、自然、自然 b b、美化、美化 c c、避人、避人 d d、协调、协调 82 1 1、电话礼仪、电话礼仪 接听电话的注意事项接听电话的注意事项 认真做好记录认真做好记录 使用礼貌语言使用礼貌语言 语言简洁、明了语言简洁、明了 注意时间、地点、

46、注意时间、地点、 事由和数字等重要词语事由和数字等重要词语 避免使用专业术语或简略语避免使用专业术语或简略语 注意讲话语速不宜过快注意讲话语速不宜过快 打错电话要有礼貌地致歉打错电话要有礼貌地致歉 让对方重新确认电话号码让对方重新确认电话号码 83 1 1、电话礼仪、电话礼仪 拨打电话的注意事项拨打电话的注意事项 要考虑打电话的时间，对方是否方便接听要考虑打电话的时间，对方是否方便接听 注意确认对方的电话号码、单位、姓名注意确认对方的电话号码、单位、姓名 准备好所需要用到的资料、文件等准备好所需要用到的资料、文件等 讲话的内容要有次序，简洁、明了讲话的内容要有次序，简洁、明了 注意通话时间，不

47、宜过长注意通话时间，不宜过长 要使用礼貌语言要使用礼貌语言 避免私人电话避免私人电话 外界的杂音或私语不能传入电话内外界的杂音或私语不能传入电话内 84 1 1、电话礼仪、电话礼仪 电话形象所涉及的四点：电话形象所涉及的四点： 通话的内容礼貌用语通话的内容礼貌用语 通话的时机技巧通话的时机技巧 注意：注意： a a、不选周一上午、上班的前两个小时、不选周一上午、上班的前两个小时 b b、不选周末、周五下班前、不选周末、周五下班前 c c、不选晚、不选晚1010点到第二天早上点到第二天早上7 7点前打电话点前打电话 85 1 1、电话礼仪、电话礼仪 电话形象所涉及的四点：电话形象所涉及的四点：

48、通话时举止表现通话时举止表现 表情、动作、态度、语气的好否是表情、动作、态度、语气的好否是 对通话人的尊重与自尊的体现对通话人的尊重与自尊的体现 电话公务、代传（电话公务、代传（5w5w） a a、谁打来的、谁打来的 b b、从什么地方打来、从什么地方打来 c c、什么时间打来的、什么时间打来的 d d、为什么打来、为什么打来 e e、如何处理了、如何处理了 86 2 2、办公室礼仪、办公室礼仪 办公室人际关系办公室人际关系 整洁的办公环境整洁的办公环境 适度的音量适度的音量 尊重他人的空间尊重他人的空间 良好的沟通良好的沟通 与异性同事交往与异性同事交往 遵守工作纪律遵守工作纪律 文明礼貌用

49、语文明礼貌用语 文明礼貌用语文明礼貌用语 你好、请、你好、请、 谢谢、对不谢谢、对不 起、再见起、再见 87 1 1、初次交往规范、初次交往规范 无噪音无噪音 着装要规范着装要规范 主客接触距离有度主客接触距离有度 私人距离（私人距离（0.50.5米）米） 常规距离（常规距离（0 05-15-15 5米）米） 礼仪距离（礼仪距离（1 15-35-35 5米）米） 公共距离（公共距离（3 35 5米）米） 注意：注意： 不要随不要随 意闯入他人意闯入他人 的舒适区。的舒适区。 88 2 2、公务交往规范、公务交往规范 以下场合要与对象划清界限，拉开适当距离，以下场合要与对象划清界限，拉开适当距离

50、， 以便划清利害关系，维护企业形象以便划清利害关系，维护企业形象 庆典（开业、周年庆典等）庆典（开业、周年庆典等） 仪式（开工、募捐、剪彩等）仪式（开工、募捐、剪彩等） 商务会（记者、新闻发布、新商务会（记者、新闻发布、新 产品展示、交易、订货会等）产品展示、交易、订货会等） 商务活动（谈判、参观等）商务活动（谈判、参观等） 商务接待、迎送商务接待、迎送 89 3 3、涉外交往规范、涉外交往规范 入乡随俗，入国问禁入乡随俗，入国问禁 尊重对象风俗及国情尊重对象风俗及国情 注意着装注意着装 社交场合社交场合5 5会礼仪规范会礼仪规范 宴会宴会 舞会舞会 音乐会音乐会聚会聚会 拜会拜会 4 4、公

51、共场所礼仪、公共场所礼仪 礼节类型礼节类型 迎送的礼节迎送的礼节 引路的礼节引路的礼节 行路的礼节行路的礼节 开门的礼节开门的礼节 电梯的礼节电梯的礼节 乘车的礼节乘车的礼节 90 4 4、公共场所礼仪、公共场所礼仪 用餐礼仪用餐礼仪 与他人共餐时，禁止下述不雅举止动作与他人共餐时，禁止下述不雅举止动作 西方人六不吃西方人六不吃 注意：注意： 中国的饮食文化举世闻名，我们不可能中国的饮食文化举世闻名，我们不可能 一下子改变，但在对外交往时不可不考虑西一下子改变，但在对外交往时不可不考虑西 方人在方人在“吃吃”方面的禁忌方面的禁忌 91 5 5、座次安排、座次安排 座次三原则：座次三原则： 内外有别内外有别 中外有别中外有别 遵守成规遵守成规 会客座次：会客座次：