科技大学公文处理实施办法

1、科技大学公文处理实施办法第一章 总则第一条 为进一步做好我校公文处理工作，使之规范化、制度化、 科学化，参照中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公 文处理办法和辽宁省国家行政机关公文处理实施细则的规定， 参照国家行政机关公文格式和辽宁省行政机关公文格式细则， 结合我校实际，特制定本实施办法。第二条 学校的公文，是学校党政群各级组织、部门在施行党政 措施、处理公务过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是依 法治校、规范管理和进行公务活动的重要工具。第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档 等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理工作应当坚持实事求是，精简、高效，

2、党政分开 的原则，做到及时、准确、安全、保密。第五条 学校各级党政负责人应高度重视公文处理工作，认真学 习、模范遵守本实施办法的有关规定，加强对公文处理工作的领导和 检查。各部门（单位）要进一步改进作风，克服形式主义、文牍主义， 切实精简文件，改进文风，努力提高公文处理的质量和效率。第六条 学校办公室是学校公文处理的管理机构，主管并负责指 导全校的公文处理工作。各部门（单位）应有相对稳定的人员负责公 文处理工作。负责公文处理人员应当忠于职守，作风严谨，遵守纪律， 努力提高政治、业务素质，并对各级公文处理的规范化负直接责任。第二章 公文种类和形式第七条 我校使用的公文 , 按文体分类，主要有决定

3、或决议、公 告、通告、通报、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等 11 种常用公文。凡条例、制度、规定、办法、细则等规范性公文，须 列为发文附件，用决定、公告、通告、通知等常用公文发布。（一）决定：适用于对学校重要事项或者重大行动做出安排，奖 惩有关单位和人员，变更或撤销部门（单位）不适当的决定事项等。（二）公告：适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项等。（三）通告：适用于在学校一定范围内公布应当遵守或者周知的 事项等。（四）通知：适用于批转职能部门的公文，转发上级机关和不相 隶属机关的公文，发布规章，传达要求部门（单位）办理、周知或者 共同执行的事项，公布部门（单位）内设机构，任免干

4、部等。（五）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情 况等。（六）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级 机关的询问等。（七）请示：适用于向上级机关请求指示、批准等。（八）批复：适用于答复部门（单位）请示事项等。（九）意见：适用于对重要问题提出见解或处理办法等。（十）函，适用于单位与单位之间商洽工作、询问和答复问题， 向无隶属关系的有关部门请求批准事项等。（十一）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项等。 第八条 我校公文的主要形式：（一）“委字”：发文机关标识为“中共鞍山科技大学委员会文 件”，主要用于以学校党委的名义向上级报告、请示工作和呈报意见 以及其它重要事

5、项等。（二）“委发”：发文机关标识为“中共鞍山科技大学委员会文 件”，主要用于传达贯彻上级组织的方针、政策、指示，发布学校党 委的重要决策、全局性工作部署、副处级以上干部任免以及其它重要 事项等。（三）“委函”：发文机关标识为“中共鞍山科技大学委员会”， 主要用于以学校党委的名义就某一项工作向业务主管部门请示、报告 及对外联系一般性工作的公文，印制其它不宜以学校党委文件形式印 发的公文（如呈送经验材料、资料等）以及必须以学校党委的名义与 不相隶属单位之间商洽重要问题等。（四）“校字”、“科大教字”、“科大学字”、“科大综字”： 发文机关标识为“鞍山科技大学文件”，主要用于以学校行政的名义 向上

6、级报告、请示工作和呈报意见以及其它重要事项等。（五）“校发”、“科大教发”、“科大学发”、“科大综发”： 发文机关标识为“鞍山科技大学文件”，主要用于传达贯彻上级组织 的方针、政策、指示，发布学校的重要决策、全局性工作部署，批转 有关部门（单位）的重要文件以及其它重要事项等。（六）“校函”：发文机关标识为“鞍山科技大学”，主要用于 以学校行政的名义就某一项工作向业务主管部门请示、报告及对外联 系一般性工作的公文，印制其它不宜以学校文件形式印发的公文（如 呈送经验材料、资料等）以及必须以学校行政的名义与不相隶属单位 之间商洽重要问题等。（七）“办字”：发文机关标识为“鞍山科技大学学校办公室文 件

7、”，主要用于经主管校领导同意，以学校办公室名义向上级机关办 公室报告、请示或与不相隶属单位商洽一般性问题等。（八）“办发”：发文机关标识为“鞍山科技大学学校办公室文 件”，主要用于传达学校党委、行政关于某一方面工作的决定、部署， 经校领导同意或根据授权，通知有关重要事项，转发上级办公厅（室） 文件和有关部门（单位）文件，印发党政有关规章制度，公布专业领 导工作机构、议事协调机构及临时机构，答复内容一般的具体事项， 办理办公室职责范围内的事项等。（九）“科大X发”：发文机关标识为“中共鞍山科技大学委员 会XXX文件”、“鞍山科技大学XXX文件”及“中共鞍山科技大 学纪律检查委员会文件”、“共青团

8、鞍山科技大学委员会文件”，用 于各部门（单位）办理职权范围内的工作事项等。各部门（单位）必 须经主管校领导同意并在学校办公室备案后方可行文，并于每年 6 月 底前整理归档。非特殊情况，原则上不允许各部门（单位）对外行文。第三章 公文格式第九条 公文格式包括版式和体式， 一般由秘密等级和保密期限、 紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正 文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机 关、印发日期和附件等部分组成。党群系统公文加注发文单位落款。（一）涉及党和国家秘密的公文应当在发文机关标识右上角用 3 号黑体字顶格标识密级和保密期限，中间用“”隔开，如只需标识

9、 秘密等级，两字之间空 1 字。“绝密”、“机密”级公文还应当在版 心左上角第 1 行用阿拉伯数码顶格标识份数序号， 序号不少于两位数。（二）紧急公文应当根据紧急程度在发文机关标识右上角用3 号黑体字顶格标识“特急”或“急件”。其中，电报应当分别标明“特 提”、“特急”、“加急”、“平急”。两字之间空 1 字。如需同时 标识密级和紧急程度，应将密级标识在紧急程度之上。（三）发文机关标识除会议纪要外，一般由发文机关全称或者规范化简称加 “文件” 二字组成， 对一些特定的公文， 也可不加“文件” 。 用大号小标宋体字居中套红印在公文首页上端，字号应小于22mM15mm高X宽），上边缘至版心上边缘2

10、5mm行政系统上报公文为80mm 联合行文，主办机关排列在前。（四）发文字号由机关代字、年份、序号组成。一般在发文机关 标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字居中排布，上行文居左空 1 字；机关 代字应保持稳定，不宜经常变动。年份、序号用阿拉伯数码标识，年 份应标全称， 用六角括号“”括入，序号前不加“字”“第”“0”。 联合行文只标明主办机关发文字号。发文字号之下4mn处印一条与版心等宽的红色反线。（五）上行文，应注明签发人、会签人姓名。签发人姓名与发文 字号平行排列于红色反线以上右侧位置，居右空 1 字；签发人用 3 号 仿宋体字，再标全角冒号，后用 3 号楷体字标签发人姓名。（六）公文标题

11、，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公 文的种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除规章制度名称加书 名号外，一般不用标点符号。在红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体 字，可分一行或多行居中排布。（七）除公告、通告外，其它文种的公文应标明主送机关。“决 议”、“决定”、“规定”视发送范围、对象确定是否标明。主送机 关指公文的主要受理机关， 应使用全称或规范化简称。 上行文只应有 1 个主送机关，如需要同时送其它部门，应用抄送形式，标列于抄送栏 内；平行文的主送机关应根据要求写具体；下行文的主送机关，应视 公文内容和发送范围而定。除会议纪要主送机关标列在抄送栏外，一 般在标题下空 1 行

12、，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格； 最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文 首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下， 抄送之上，标识方法同抄送。我校下发的普发性公文的主送机关，党委系统标准为“各分党委、 党总支、直属党支部；学校直属各单位”，行政系统标准为“学校直 属各单位”（八）正文是公文的主体部分，应符合国家法律、法规和上级的 方针、政策，力求简明扼要，开门见山，观点鲜明，用语准确，层次 清楚，结构严谨。正文在主送机关名称下 1 行，用 3 号仿宋体字，每 自然段左空 2 字，回行顶格。数字年份不能回行。 文中如有小标题用 3 号黑体

13、字（或小标宋体）。（九）公文如有附件，应在正文下空 1 行左空 2 字用 3 号仿宋体 字标识“附件”，后标全角冒号和序号、名称，序号用阿拉伯数码， 名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角 第 1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前 后标识应一致。 如附件与公文正文不能一起装订， 应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（十）成文日期以领导人签发的日期为准；几个部门联合发文， 以最后签发的日期为准；会议讨论通过的“决议”、“决定”、“规 定”等，可以讨论通过的日期为准，如不标明主送机关，则应在标题 之下、正文之前，

14、用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过 日期，加上圆括号。成文日期党群系统公文用阿拉伯数字写明，行政 系统公文应用汉字书写，年份用公元纪年全称，右空 4 字；两个单位 联合行文时， 应将成文日期拉开， 左右各空 7 字；3 个以上单位联合行 文，在最后一排印章之下右空 2 字标识成文日期。（十一）公文除会议纪要、电报外，一律加盖印章。用印位置在 成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。联合下发的文件， 都应加盖印章，发文机关印章排列顺序应当与公文眉首发文机关排序 一致，需加盖 2 个印章时，应将成文日期拉开， 2个印章均应压成文日 期，互不相交或相切，相距不超过3mm需加盖3个以上

15、印章时，应将 各发文机关名称（可用简称）排列在相应的位置上，并将印章加盖其 上，每排最多 3 个印章，两端不得超出版心，印章之间不得相交或相 切，最后一排如多一个印章或两个印章，均居中排列，在最后一排印 章之下右空 2 字标识成文时间。联合行文印章用红色，应采用同种加 盖印章方式，以保证印章排列整齐、美观。电报一般不在正文后加盖 印章，应在成文日期之上落发文机关名称，并在首页电报头右侧适当 位置空白处（不得超出版心边距）加盖发电专用章。当公文排版后所 剩空白处不能置下印章位置时，应采取调整行距的措施加以解决，务 必使印章与公文主体同处一面，不得标识“此页无正文”。（十二）公文如有附注（需要说明

16、的其它事项），如“此件发至XXX”、“此件不得翻印”等，用 3号仿宋体字，居左空2字，标 注在成文日期下 1 行，并加圆括号。请示件应在附注中标明联系人姓 名及电话，联系人一般以经办单位负责人或具体承办人员为宜。（十三）公文应根据内容标注主题词，标引顺序是先标类别词， 再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公 文种类的词。一份公文的主题词，除类别词外，最多不超过 5 个词目。 上行文，应使用主送机关制定的公文主题词表中词目。下行文、平行 文使用本校公文主题词表中词目。主题词顶格标注在公文末页、抄送 栏的上方， “主题词” 3字用 3号黑体字，词目用 3号小标宋体字，词 目之

17、间空 1 字，不加标点符号。（十四）抄送栏设于文件末页下端，主题词下一行，印制版记之 上。上下各划一条细横线。抄送机关多的，应依上级、平级、下级机 关次序排列；同一层次的依党、政、军、群顺序排列。左右各空 1 字， 用 3 号仿宋体字标识，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄 送机关对齐，最后标句号。（十五） 公文一般应有印制版记。 印制版记列于抄送栏之下， 用 3 号仿宋体字，左空 1 字注明印发（翻印）机关全称或规范化简称，右 空 1 字注明印发（翻印）日期（用阿拉伯数码），下面划一横线，横 线右下角注明印发份数。（十六）公文页码用 4 号半角仿宋阿拉伯数码标识，置于版心下 边缘之下一

18、行，左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm， 单页码居右空 1字，双页码居左空 1 字。空白页和空白页以后的页 （包 括印有版记的页面）不标识页码。第十条 公文用字，一律从左至右横写、横排，双面印刷，左侧 装订。一般每面排 22 行，每行排 28 个字。公文缮印用字应规范化。第一条 公文用纸，一律用A4型（210mM297mm。为使公文 符合档案管理要求，各部门（单位）不得使用其它不规格的纸张。第十二条 公文页边，天头（上白边）37mm地角（下白边）28mm 版心尺寸为156mm 225mm第十三条 信函式格式。发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30mm用小标宋体字，发文机关

19、全称下 4mm处为一条武文线（上粗下 细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm 每行居中排 28 个字。首页不显示页码。 发文机关名称及双线均印红色。 发文字号置于武文线下 1 行版心右边缘顶格标识。发文字号下空 1 行 标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下 1 行 版心左边缘顶格标识。两线之间其它要素的标识方法见本实施办法相 应要素说明。第四章 行文规则第十四条 行文应当确有必要，坚持少而精，注重实效。可发可 不发的公文坚决不发，可长可短的公文一定要短。凡是法律、法规、 规章、制度已有明确规定的，或上级公文已有明确规定，本级无需再 作具体要

20、求的，一般不再行文；凡能面对面协商解决的问题以及可口 头、电话请示、报告、商洽、部署问题、工作的，一律不要行文；学 校办公室已作文件、材料汇编、编发信息简报，或在校报校刊、校园 网上已作公开发布的公文不另行文。第十五条 学校党委、行政及各部门（单位）的行文关系，应当根据党政分开原则和各自的隶属关系及职权范围确定。（一）凡属各部门（单位）职权范围内的事项，应以本部门（单 位）名义直接行文，或几个部门联合行文，不得要求以学校党委、行 政名义行文或批转。（二）各部门（单位）需要商请同级其它部门（单位）解决的问 题，应用函的形式直接行文。（三）各部门（单位）提出本级专项工作的建议、意见和工作部 署，需

21、要有关部门和单位协同执行的，原则上可经分管本部门（单位） 的校领导批准后，注明经校领导同意，由主管部门行文，或与有关部 门联合行文。（四）不相隶属部门（单位）之间一般用函行文。第十六条 学校党委、行政和学校办公室下发的重要公文，应同 时抄送上级主管部门。各部门（单位）下发的重要公文，应同时抄送 学校党委、行政，送学校办公室办理，不得直接抄送校领导个人。第十七条 凡涉及其它部门职权范围的问题，主办部门应当主动 与有关部门协商，取得一致意见后，方可行文；如有分歧，可通过学 校办公室协调或呈请分管校领导裁决，但应把双方意见同时上报。未 协商一致，或未经分管校领导裁决，各部门一律不得擅自行文，否则，

22、学校办公室有权责令纠正或予以撤销。第十八条 不得越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应抄 送被越过的部门机关。第十九条 “请示”应一文一事，主送一个上级机关、部门。对 一文数事的请示公文，收文部门有权退回重办。除校领导直接交办的 事项外，请示不要直接送校领导个人，也不要同时抄送下级部门。各 部门（单位）在请示问题时，应明确提出处理意见或建议。第二十条 “报告”不得夹带请示事项。对报告中夹带请示事项 的公文，收文部门只按报告处理，不予答复。第二十一条 “意见”性公文可以用于上行文、下行文和平行文 作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级部门应作出处 理或给予答复。作为下行文，下级部门（

23、单位）对意见中所提的明确 要求应遵照执行；无明确要求可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考第二十二条 以学校党委、行政名义上报的公文，应根据内容及 管理权限写明主送机关和抄送机关。联合上报的公文，主办部门应当主动与有关部门协商一致，有关 部门应会签；如有关方面意见不一致，应当如实反映。第五章 发文办理第二十三条 发文办理包括草拟、审核、签发、登记、缮印、校 对、用印、分发等程序。第二十四条 草拟。草拟公文应当做到：（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级有 关指示、规定。完整、准确地体现发文单位意图，并同现行有关公文 相衔接。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。（

24、二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚， 直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短，文风端正。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送 机关的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确 定紧急程度。（五）人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引 标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具 体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”， 第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用 国际组织外文名称或其

25、缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中 文译名。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、 词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使 用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（十）首页必须使用行文专用纸，用钢笔、炭素笔填写或打印。 在行文专用纸上需填写标题、附件名称、主送单位、抄送单位、拟稿 人等。拟稿部门（单位）负责人要按照公文规范进行审核，并签字。第二十五条 审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是 否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符 合本实施办法的规定等。以学校党委、行政及学校办公室名义制发的重要公文，应经过三 审后方能送校领导签发

26、。公文如需作较大修改，应当与原起草部门协 商或请其修改。第二十六条 签发。学校党委、行政公文由学校党委书记、校长 签发；各部门（单位）公文由相应部门（单位）负责人签发。签批公 文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。其它签批人圈阅， 应视为同意。非特殊情况，校领导一般不接收和签发未经学校办公室 秘书科审核的文稿。第二十七条 登记。经领导签批后的文稿，应送学校办公室、部 门（单位）办公室登记。登记内容为编文号、确定发送范围和份数， 然后付印。第二十八条 缮印。经登记后的文稿，送学校印刷厂或学校办公 室打字复印社缮印，带密级的公文必须送学校办公室缮印。缮印必须 保证质量，核对好格式和纸张规格

27、要求，做到字迹清晰，版面整洁， 庄重大方。第二十九条 校对。重要公文要做到三校（拟稿人、学校办公室 秘书 1、秘书 2）付印。校对时应使用统一的校对符号。未经签发人或 审核人同意，不得擅自改动原稿。第三十条 用印。用印时，要检查原稿上签发人与使用的印章权 限是否相符；发文机关标识与印章名称是否一致。第三十一条 分发。缮印好的公文，由主办部门（单位）负责分 发。分发前，承办人应对公文从内容和格式进行最后复校，确认无误 后，方可照单分发。原则上，公文自签收之日至发出之日不能少于两 个工作日，但不得多于五个工作日。第六章 收文办理第三十二条 收文办理包括审核、签收、登记、拟办、批办、承 办、督办等。

28、第三十三条 审核。对学校各部门（单位）上报的公文，学校办 公室要进行认真地审核。审核的重点是：是否应由学校党委、行政办 理；是否符合行文规则；内容是否符合党的路线、方针、政策和国家 法律、法规及其它有关规定；涉及其它部门或单位职权的事项是否已 协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。对违反本实施办法的来 文，说明理由退回呈报单位重办。第三十四条 签收。学校办公室、部门（单位）办公室负责签收 公文，并按程序办理。原则上，上级下发的公文一律由学校办公室统 一签收，各部门（单位）收到上级下发的公文后，必须将原件送学校 办公室。除校领导直接交办的事项外，不得将公文直接报送校领导个 人。校领导不应受理未

29、经签收的公文。第三十五条 登记。公文签收后，由公文处理人员逐件拆封核查， 分类登记。登记中要将办件、阅件和简报等分开，避免该办的文件漏 办。然后送有关人员办理或阅知。第三十六条 拟办。对需要办理的公文，由学校办公室负责人、 部门（单位）办公室负责人认真阅文后及时提出拟办意见。对属于要 求解决具体问题的来文，应当按照领导分工或职权范围，拟送领导批 示或直接转有关部门处理。拟办意见应力求准确、恰当，把握不准的要主动征询业务处室或 有关部门的意见。对紧急、重要公文应提出办理时限；对需几个部门 或单位承办的来文，需注明牵头主办单位。第三十七条 批办。公文处理人员对提出拟办意见的公文，应根 据要求及时分

30、送有关领导批办，或转有关部门（单位）办理。第三十八条 承办。有关部门（单位）接到交办的公文，应当逐 件登记，本着“急事急办、特事特办”的原则，按程序抓紧办理。学 校党委、行政及各部门（单位）应实行办文限时制，提高办文效率。“特提”电报和“特急”文件应随到随办；“特急”电报和“急件” 文件 24 小时内办理；“加急”电报应在 3 日内办理；“平急”电报和 一般性公文在 10 日内办结并反馈办理结果，不得延误、推诿。涉及人 财物及其它需要协调解决问题的公文，应力争在 3 个工作周内办结。 对问题重大、协调处理复杂、确实不能按时办结的公文，应将办理情 况向交办单位予以说明。对不属于本单位职权范围或不

31、适宜本单位办 理的公文和电报，应在 2 日内及时退回交办单位并说明理由。公文办 理中遇有涉及其它部门职权的事项，牵头或主办单位应当主动与有关 部门协商，如有分歧，牵头或主办单位主要负责人要出面协调，如仍 不能取得一致，应将各方意见汇总如实向学校党委、行政反映，请予 协调或裁定。第三十九条 督办。建立公文处理督办制度。学校办公室签收、 登记后分办或批办的公文（包括领导批示件），由学校办公室负责督 办。学校下发的重要公文，由有关部门负责督办。承办上级重要公文， 一般要求在收到文件后 7至 10日内回复交办 单位；其它公文由交办单位每半个月普催一次；紧急公文要做到跟踪 催办；重要公文及领导限期办理的

32、公文，应重点督办，并及时反馈办 理执行情况。对办文拖拉、落实领导批示不力、反馈信息迟缓、屡催不办的单 位，交办部门可直接登门查办。督办过程要及时记录，并根据记录定 期通报公文办理情况。第七章 公文归档第四十条 根据中华人民共和国档案法和有关规定，学校党 委、行政及各部门（单位）在工作中形成、办理完毕并具有查考和保 存价值的公文、材料、领导批示等，应及时整理（立卷）、归档。第四十一条 归档的公文应将 2 份正本连同领导人签批的底稿及 公文形成过程中的附件一并整理（立卷）；绝密公文办结后应及时整 理（立卷）。一般应于每年第一季度，将上年的公文案卷集中向档案 馆移交，档案馆在第二季度完成上年公文归档工作。个人不得保存应当归档的公文。第四十二条 归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保 存价值组卷，并保证公文材料齐全、完整，正确反映公文的形成过程 和本单位、部门的主要工作情况，以便保管和利用。第四十三条 联合办理的公文，原件由主