DZ-JYGL-13合格证管理办法剖析

1、6文件编号：ADZ-JY/GL-13版本/修改状态A/0蒙城县东正汽车有限公司Dongzheng Automoblie-Part Ltd,.Co车辆出厂合格证管理办法版本日期：2016-06-05页次：1/9车辆出厂合格证管理办法1目的确保公司车辆产品合格证的定制、打印、上传等相关工作的顺利进行，符合国家相 关政策法规的要求，特制定本办法。2适用范围本办法适用于公司生产的所有车型的合格证管理。3职责3.1 技术部3.1.1 负责公告的申报、变更、扩展，负责向合格证打印部门提供与公告一致的最新技 术参数。3.1.2 负责车辆识别代号标准的编制和管理工作，确保合格证参数表项目的填写满足国 家相关规

2、定。3.2 办公室3.2.1 负责合格证管理所需的 人力资源及合格证打印、上传所需硬件设备的购置、安装、 维护等工作。3.2.2 负责合格证打印系统、上传系统的安装、调试、维护、更新等工作，确保合格证 能够正常打印机合格证信息上传。3.3 品质部负责合格证正面样式的设计、采购及备案，负责机动车出厂合格证管理部分的编制。3.4 销售公司3.4.1 负责合格证打印、合格证信息上传、数据资源中心网上查询、核查接待工作。3.4.2 负责接收和处理合格证补发、重发等工作。3.4.3 负责与客户及车管所协调处理有关合格证事宜。3.5 财务部负责合格证的保管、发放、更改、废旧收回及合格证变更，负责合格证的交

3、付。4术语与定义4.1 机动车出厂合格证6文件编号：ADZ-JY/GL-13版本/修改状态A/0蒙城县东正汽车有限公司Dongzheng Automoblie-Part Ltd,.Co车辆出厂合格证管理办法版本日期：2016-06-05页次：2/9车辆制造企业在车辆制造完毕、检验合格后随车配发的机动车出厂合格证明。4.2 机动车注册登记技术参数表供车辆注册登记使用，用以说明车辆的主要技术参数特征的规范性技术文件，是机动车出厂合格证的组成部分。4.3 合格证配发是指生产企业车辆制造完成并检测合格下线后通过合格证系统打印纸质合格证的全过程。4.4 合格证换发是指因自身操作错误或产品技术升级等原因，

4、需要对已经配发的合格证进行信息更改。4.5 合格证重发是指机动车生产企业因合格证污损、丢失等原因，在不改变车辆任何参数信息，仅改变合格证纸张编号的前提下，重新发放原车辆合格证的工作流程。5工作程序5.1 合格证的正面样式备案和管理5.1.1 合格证的正面样式的要求 合格证采用的纸张为 A4幅面（210mM 297mm制作，纸张材料的质量不少于 120g/m2。 合格证必须到国家指定的具有相应的资质的印刷单位印制。 合格证的正面应印制“中华人民共和国”、“机动车整车出厂合格证”、商标“东 正”及“蒙城县东正汽车有限公司“等字样，具体样式按 GB/T 21

5、085机动车出厂合格 证标准要求确定。 每张合格证的下方应印制纸张编号，编号由8位数字组成，从“ 00000001”开始，分批印制编号应连续，不得有重复纸张编号。 合格证的防伪标记，公司的合格证由 8种防伪标记组成，防伪信息由品质部保 管。5.1.2 合格证样式制作及备案6文件编号：ADZ-JY/GL-13版本/修改状态A/0蒙城县东正汽车有限公司Dongzheng Automoblie-Part Ltd,.Co车辆出厂合格证管理办法版本日期：2016-06-05页次：3/95.121 合格证正面样式确定后，由品质部与合格证制作企业联系制作合格证样本。5.122 合

6、格证样本及备案资料递交中机中心合格证管理部门进行备案，备案公示后， 与合格证制作厂家签订合同，定制合格证。 为了保持合格证纸张样式的统一，没有特殊原因不允许更换合格证制作厂家。5.1.3 合格证保管定制的合格证由品质部验收，在确定质量及数量无误后，将合格证交给财务部，由财 务部负责人办理合格证接收、发放登记表交接手续，财务部门负责空白合格证的保管。5.1.4 合格证样式的变更由于企业名称、商标等发生变化时，企业合格证需变更，合格证变更按文件控制程 序办理，在工信部发布公告后，由品质部填写变更申请，经批准后，按5.1.1-5.1.2 条重新确定合格证样式及备案，变更使用说明包括此次

7、变更原因、 变更前后的区别以及新 证书启用时间等。5.2 合格证发放管理5.2.1 合格证打印人员到财务部领取所需的空白合格证，每次领取一定数量，并在合格证接收、发放登记表上做好领取记录。在领取时应对领取数量进行确认，否则将按使用单位丢失处理。5.2.2 为了保证合格证的一定库存量，满足生产需要。当合格证不大于100张时，负责保管合格证人员应向分管领导汇报，批准后，由品质部定制合格证。5.3 合格证打印5.3.1 为了保证合格证的打印质量和二维条码的可识读性，打印前应及时做好打印机的维护保养，及时更换晒鼓等耗材，打印出的合格证必须满足合格证样本的标准，并在二维条码处钉保护贴。5.3.2 在打印

8、合格证前，要对二维条码的可识读性进行检测。5.3.3 合格证打印人员从0A（企业管理网）获得合格证打印指令或持分管领导批准的合 格证打印报告，方可打印合格证。5.3.4 合格证打印人员参照车辆生产企业及产品公告公布的产品技术参数、实际生 产的车辆产品，确保合格证信息与车辆的技术参数一一对应，否则不得打印。6文件编号：ADZ-JY/GL-13版本/修改状态A/0蒙城县东正汽车有限公司Dongzheng Automoblie-Part Ltd,.Co车辆出厂合格证管理办法版本日期：2016-06-05页次：4/95.3.5 在打印新车型或公告内容发生更改的车型之前，要先期对数据库进行维护，经过 技

9、术部及专职人员确认无误后方可正式打印。5.4合格证信息的上传5.4.1 合格证数据录入后，经确认技术参数无误后，打印合格证数据，并在48小时内将 数据上传至中机中心（包括星期日节假日）。通常情况下：合格证上传之日起 3个工作 日入库，当通过中机中心查询到合格证数据状态为“已入库”时， 车辆即可凭合格证进行 注册登记。5.4.2 对于打印合格证后在48小时内未及时传送合格证信息的，当出现以下情况时：a）对于配发合格证后48小时以上30天以内未传送合格证信息的，企业需通过机动 车合格证管理系统提交情况说明；b）对于配发合格证后30天以上未传送合格证信息的，企业需向中机中心书面提交情 况说明；以上系

10、统申请或书面申请经中机中心审核通过后， 方可补传相应信息。对于补传原因 不明确或缺乏依据的，中机中心将予以退回。出现这种情况时，打印人员应写书情况说明 汇报给分管副总。补传频次应控制在一定的范围内，以防中机中心将企业纳入“汽车生产 企业信用数据库”。5.4.3 合格证打印人员要保证上传数据的及时性和准确性，特别是对上传信息内容中不 得修改部分（合格证编号、发动机型号、发证日期、车辆型号、车架号、底盘型号、底盘 ID号）进行重点检查验证，同时要检查上传信息的数量与打印的数量是否一致，防止信 息漏传，确保准确无误。5.4.4 合格证信息核对后续处理工作为及时解决合格证信息核对中出现问题，销售公司设

11、专人（兼职）负责本企业合格证 核对信息反馈情况的查询和接收工作，迅速处理合格证核对中出现的问题，并在24小时内处理完毕。a）对属信息漏报或者误报的，应在规定的时间内补传或更正；b）对因企业原因导致信息核对不一致，且无法在规定时限内补传或更正的，由本企 业收回车辆；6文件编号：ADZ-JY/GL-13版本/修改状态A/0蒙城县东正汽车有限公司Dongzheng Automoblie-Part Ltd,.Co车辆出厂合格证管理办法版本日期：2016-06-05页次：5/9c）对发现合格证有伪造、假冒嫌疑的，企业应当协助公安机关交通管理部门甄别真 伪；d）负责此项工作的人员不少于 2人，人员名单及联

12、系方式应报送中机公司。545对核对失败信息进行排查处理时，对于网上核对失败又查不出原因的，要逐条加以说明后报负责质量的副总，并将情况反馈至中机中心合格证核对信息平台。5.5 合格证配发5.5.1 合格证打印人员于每月第一个工作日将上个月打印的合格证数据文件整理后放入合格证数据库内，每三个月对合格证数据库做一次外置备份，以保证合格证打印程序正常运行。5.5.2 合格证打印人员应建立合格证打印记录，记录空白合格证的使用情况，记录内容 应包括：合格证的纸张编号、产品型号、合格证编号、车辆识别代号、打印日期、报废原 因等内容。填写合格证打印记录，必须按合格证纸张编号顺序记录，不允许跳号使用。5.5.3

13、 合格证打印人员将打印完毕的合格证及时交给财务部合格证保管人员，办理交接 手续后，加盖公章，填写合格证发放登记表。5.5.4 合格证打印人员在领用空白合格证时将打印错误，报废的合格证交还合格证保管 人员，在做好回收记录的同时，加盖“作废”章后保存，待日后统一销毁。5.6 合格证换发5.6.1 由于合格证打印人员将车辆的技术参数、生产日期等输入错误需要对已经配发的 合格证进行信息更改，换发新的合格证，合格证编号不变。5.6.2 由于产品技术升级、变更、扩展等原因，造成合格证参数错误的，应对已经配发 的合格证进行信息更改，换发新的合格证，合格证编号不变。5.6.3 出现上述情况时，合格证打印人员应

14、及时与技术部沟通，确认产品技术参数的最 新公告批次，修改数据库已录入的产品技术参数。5.6.4 由合格证打印人员收回原合格证，加盖“作废”章，在系统内修改合格证参数， 重新打印合格证，上传数据。5.6.5 换发的合格证应填写合格证打印记录，同时将已登记的合格证，在“报废原因” 栏内填写报废原因，作废的合格证应及时交给合格证保管人员保管，原合格证加盖“作6文件编号：ADZ-JY/GL-13版本/修改状态A/0蒙城县东正汽车有限公司Dongzheng Automoblie-Part Ltd,.Co车辆出厂合格证管理办法版本日期：2016-06-05页次：6/9废”章。566 当换发的合格证涉及“车

15、辆识别代号”的更改时，由销售公司经办人申请，经分 管领导批准后交品质部，由专职人员对车架纵梁进行打印。5.7 合格证重发因企业员工或客户将合格证污损、 丢失等原因，车辆不能正常注册登记的，在不改变 车辆任何技术参数信息，仅改变合格证纸张编号的前提下，重新打印原车辆合格证。5.7.1 因企业员工将合格证污损或丢失的，由当事人书面申请，说明原因，部门负责人 核实后经分管领导批准，合格证打印人员重新打印合格证，合格证信息变更。5.7.2 车辆已出厂，客户将合格证污损或丢失的，客户提供本人身份证、购车发票等复 印件，由销售公司销售人员书面申请，说明原因，部门负责人核实后经分管领导批准，合 格证打印人员

16、重新打印合格证，合格证信息变更。5.7.3 为了满足用户要求，加快重发速度，销售公司经办人可以先持合格证传真件及经 批准的申请报告进行办理，但合格证原件、身份证及购车发票必须在一周内收回交给合格 证打印人员。5.7.3 重发的合格证应填写合格证打印记录，将原登记的合格证在备注栏注明“作废” ： 原合格证加盖“作废”章，打印的合格证、申请报告及污损的合格证由打印人员统一交给 合格证保管人员，5.7.4 合格证重发原则上只允许更换一次，销售公司要严格控制，防止合格证反复重发 的问题。5.7.5 重发的合格证打印必须在当日办理完毕，由当事人到合格证保管人员处领取。5.8 合格证的销毁因打印、重发等原

17、因作废的合格证必须予以登记保存， 合格证保管部门不得自行销毁， 报废的合格证保管期限为三年，其合格证纸张编号永不再使用，超过保存期后，销毁时间 定在每年企业内审后，由合格证保管人员书面申请，部门负责人核实，分管领导批准后， 办公室派人与合格证保管人员统一销毁。6合格证电子信息及系统管理6.1 合格证系统企业代码、用户名、密码的领用与保密管理6文件编号：ADZ-JY/GL-13版本/修改状态A/0蒙城县东正汽车有限公司Dongzheng Automoblie-Part Ltd,.Co车辆出厂合格证管理办法版本日期：2016-06-05页次：7/96.1.1 合格证系统企业代码、用户名、密码由经办

18、人从中机中心合格证管理部领取，转 交办公室保管，合格证打印人员从办公室领取。6.1.2 合格证打印人员兼合格证管理系统联系人，当合格证管理系统联系人发生变化时， 应及时通过合格证管理网站（ ）凭上传用户名密码登陆合格证信息 管理平台进行更新。6.2 计算机设备、U盾及相应软件程序的授权、操作、维护6.2.1 用于打印用的计算机（只打印合格证）、U盾由合格证打印人员专人保管，其他任 何闲杂人员（未授权）不得操作该计算机。6.2.2 合格证打印人员由公司授权操作，合格证打印人员不得将企业代码、用户名及密 码告知他人，U盾应妥善保管。6.2.3 办公室协助计算机

19、打印人员维护保养计算机设备、U盾及软件的安装、更新。6.2.4 更换计算机时，注册硬件信息同步更改，登陆中机中心车辆技术服务中心合格证 主页（ ）进行变更。6.3 合格证数据库6.3.1 合格证打印人员应建立产品合格证信息数据库，每个产品的合格证信息的保存期 为10年，6.3.2 合格证数据库以年为单位建立，每月建立一个子文件夹，每个季度应更新一次。6.3.3 该数据库每月发给合格证保管人员一份电子版进行备份，同时，合格证打印人员 将合格证数据库在移动存储器进行备份。7 一致性管理公告申报人员应在第一时间将车辆生产企业及产品公告的技术参数（包括新产品、 变更、扩展等）的变动情况发送给合格证打印人员，确保合格证打印人员的公司产品的技 术参数是最新的，打印的合格证信息与车辆生产企业及产品公告的技术参数及实车参 数一致。8合格证服务管理8.1合格证随车发放前，应向客户交代合格证的保护措施。8.2销售公司