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文档简介
1、物资退换货管理规定 编号:3QM-GYL-07 生效期:2016.11.4 版本:A 修改次:第1次修改 物资退换货管理规定 签发: 总裁办核稿: 会签&日期: 部门负责人审核&审核日期: 编制人&日期: 编制部门: 修订历史 更新次数 更新日期 修订人 主要修订摘要 1 2016.10.271 姚永军 修改部门名称和流程图d 物资退换货管理规定 编号:3QM-GYL-07 生效期:2016.11.4 版本:A 修改次:第1次修改 1. 目的 规范物资管理流程,避免物资退货导致账务混乱、额外费用的产生及责任不明确形成 长期呆账的现象。 2. 适用范围 适用于公司各事业部物资配送中退货和换货的管
2、理。 3. 用语定义 无 4. 参考文件 采购管理规定、物资仓储管理规定 5. 职责分工 5.1物资顾问部 5.1.1负责与分店对接,接收分店退货要求并进行判断是否给予退货。 5.1.2将分店退货及换货的需求口头或呈请函形式告知采购执行部。 5.2采购执行部 5.2.1负责接收物资顾问部申请的退货及换货需求,及时与供应商沟通,并在系统中操作相 应流程。 5.2.2负责针对退货的具体数量、金额等,做出系统内账款的收支调整。 6. 管理流程图 物资退换货管理规定 编号:3QM-GYL-07 生效期:2016.11.4 版本:A 修改次:第1次修改 物资退换货流程 分店业主/店长 易开店供应链管理部
3、物 资顾问部 易开店供应商管理部 采购执行跟单组 /运营 助理 易开店供应链管理部米 购执行仓储物流组/供应 商 备注01:1、如果是质量问题将直接退货。 2、如果不是质量问题将做出判定是 否给予退货。 物资退换货管理规定 编号:3QM-GYL-07 生效期:2016.11.4 版本:A 修改次:第1次修改 7. 管理规定及标准 7.1物资退换货流程 7.1.1分店对于订购的物资提出退货申请时,由物资顾问部顾问在7个工作日内判定是否给 予退货,退货原因分为两类:一类是供应商问题或物资质量问题造成的退货,二类是非供应 商原因或物资本身质量问题造成的退货。 7.1.2因供应商问题或物资质量问题造成
4、的退货 7.121若经物资顾问部顾问与分店协商一致可换货的,分店将有质量问题的物资发回 供应商,运费由供应商承担。采购执行部跟单人员负责通知供应商补货到位,供应商发货后, 采购执行跟单人员跟踪物资到货情况。 7.1.2.2若物资顾问部顾问与分店协商一致退货的,采购执行跟单人员将退货地址、收 货人等信息告知分店,分店按照指定地点将物资发回供应商。供应商收到物资后,采购执行 人员与分店、供应商分别确认物资的种类及数量,确认无误后。物资顾问部助理在系统中提 交采购退货单,采购执行部跟单人员在系统内确认,审核通过后生成退货单发至供 应商,供应商确认无误后签字并盖章回传。 7.1.3针对非供应商原因或物
5、资本身质量问题造成的退货 7.1.3.1若因分店特殊情况多订购的物资需做退货处理的, 运费一律由业主自行承担, 经采购执行跟单人员与供应商沟通达成一致后,方可操作退货,后续操作流程同7.1.2.2, 若退货过程中物资发生货损,该损失由分店承担。 7.1.3.2若因分店无故原因物资需做退货处理的,运费一律由业主自行承担,物资顾 问部助理需在0A里提交申请,经事业部总经理或分管副总裁批准后分店方可操作退货,后 续操作流程同7.1.2.2,若退货过程中物资发生货损,该损失由分店承担。 7.1.4物资退货后,采购执行跟单人员根据供应商回传的退货单在系统中操作分店退款, 若分店要求该退款在系统中挂账作为下一次订购物资的款项,由采购执行部财务人员在系统 中操作费用冲抵。 7.1.5采购执行部财务人员在每月与供应商对账时,需根据相应退货单扣除退货款项。 7.2若发货供应商为集团所属的物流仓库,具体的退换货流程则参照物资仓储管理流程 7.1.4中的相关流程操作。 物资退换货管理规定 编号:3QM-GYL-07 生效期:2016.11.4 版本:A 修改次:第1次修改 8. 异常情况处理 8.1在分店退换货过程中,若因供应商问题造成的退换货,视情节轻重,参照物资代销合 同进行警告或处罚。 8.2因物资顾问部人员工作失误造成的退货,导致的经济损失由物资顾问部责任部门承担, 并视情况对
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