办公室事务管理——约会安排

1、案 （课时数： 2 ）章节标题： 约会安排 教学目的：使学生理解、 掌握约会安排的相关知识、 技能 教学重点：约会安排的相关知识、技能。教学难点：相关技能的掌握与运用。 授课方授法课：讲授法教案类别：新授课 实验课 习题课复习 提 问复问内容学生姓名成绩电子日志的优缺点？作业及预习要求熟悉有效安排约会的注意事项。预习办公室常用信息概述。约会安排教学目的：使学生理解、掌握约会安排的相关知识、技能。 教学重点：约会安排的相关知识、技能。教学难点：相关技能的掌握与运用。教学时数： 2 教学内容与过程：约会就是为了顺利地与他人会见， 事先将会见的时间、 所需时间、 洽谈内容告知对 方，并作出约定的行为

2、。 因为约定会见有利于上司和来客双方安排各自的工作， 并有效 利用时间， 所以约会工作是秘书的经常性的工作之一， 如何把这项工作做得更好， 是秘 书应该经常思考的问题之一。一、有效地安排约会约会看上去是比较简单的一项工作， 可是要想把约会工作做好， 这里面还是有很多 技巧的和注意事项的，下面列出的内容会帮助秘书们将这项工作做得更出色。（1）一天中的某一段时间，上司很可能希望留作处理日常事务，秘书应该在心中 记着这一点。（2）在外出约会之间，要留有充足的路上所需时间。（3）会议所用的时间很可能会超过预计时间，鉴于这种情况，需要时应该向要求 来拜会的客人说明这种困难 ; 如果是非常重要的人物来访，

3、上司为了赴约可能中途推出 会议。（4）一般来说，约会是通过电话联系的，在打电话的同一天，应该写一封信证实 电话联系内容， 该信件须留一份副本， 作为该谈话的永久性档案， 事情办理情况应以便 条形式写给上司留存备查。（5）如果来电话者要求安排约见，且日期、时间都已谈妥，则应记下来电话者的 姓名、地址和电话号码，以备将来因故改变日期或时间，需要与来电者联系时使用。（6）给饭店写信，应写给“经理” ，饭店的地址和有关情况应注意查考参考书。（7）当联系社交活动时，因为社交活动包括上司的夫人参加，所以无论该活动是 白天还是晚上举行， 都要先问清每项活动上司夫人是否方便参加， 然后再代表她接受邀2 请。（

4、8）如果上司夫人是个商业或者职业女士，有时她会要求丈夫出席与她的活动圈 子有关的各种社交活动。 因而，在联系上司自己的社交活动时， 要经常注意与上司夫人 合作，这种合作需要做到何种程度， 极大的取决于上司对他的夫人和他夫人的社交活动 的个人选择（9）如果你的上司外出，不要在他回来的当天安排约会（10）如果你为上司安排了一个外面的约会， 在他离开办公室之前， 再打电话确定 一下。（11）在星期一早晨、星期五下午以及假日前后的那些日子里，少安排约会。（12）注意千万不要在周末或假日安排约会， 要记住对方的假日可能和你们的公司 不同。（13）安排约会时，一定要解释约会的内容是得到上司同意的。（14）

5、对约会的时间提出建议时， 不要随便提哪些不确定的时间， 如“你喜欢什么 时候和尼古拉先生会面？”（15）如果你知道约会可能推迟， 你要解释并打电话给有关人， 在确定一下日期和 时间（16）如果为你的同事安排约会， 给他一张提示条， 写上日期、 时间及办公室的房 间号。（17）记下和你有约会的人的电话号码， 以便万一约会取消或变更可以另行通知对 方。二、约会的方式 约会可以采取以下几种方式：（1）如果上司告诉秘书，他安排了一个约会，秘书必须把它记在自己和上司的日 程表上。（2）如果秘书通过电话亲自安排约会，那么这件事必须得到上司的确认，然后再 把它记入双方的日程表上（3）如果有人写信查询约会的具

6、体时间，一旦时间已定，秘书必须通知询问的人 并且把它记入上司和个人的日程表上4）当上司和某人讨论时，他也许会让秘书安排一下与那人约会的时间，秘书在 安排好后，必须确保那人收到书面或口头的通知，并记在上司和你的日程表上（5）秘书或秘书的上司可以通过信件与外地的参观者安排暂定的约会，这些约会 必须用铅笔记入双方的日程表，因为它们可能会有变动三、约会卡片上司要外出一整天参加各种社交活动和约会活动时， 他可能会要求秘书准备一张约 会卡片， 供他外出时用， 而不必将他的工作日志带在身边， 该卡片应大小适中， 便于携 带，卡片上附有需要届时使用的请帖，或存放来往信函的案卷。如表59 所示表 5 9约会卡片

7、20xx 年，6月 23日，星期三10：00 销售工作会议。地点布兰克镇分公司办事处（南伊大街147 号）附：会议日程13：00 与布兰克镇分公司上司及威明斯先生（新西兰代理人）共进午餐 。地 点：玫瑰庄园大酒店14：30 与律师商谈租赁位于伊萨姆大街的假日别墅事宜。地点：科尔街 11 号 附：案卷16：00 去艾姆特机场接约翰 . 庞德伯爵及夫人，客房订在玫瑰庄园大酒店19：30 去玫瑰庄园大酒店赴晚宴（宴请 20：00 开始）服装：正式，附请帖为庞德夫人预订得花 19：00 送到四、约请他人上司 A 想约 B 公司的研发部主管 C就关于联合开发研制某种新产品的问题会谈一 次。于是他让秘书代

8、他邀请对方。秘书在约对方时，以下几点必须让对方明白：（1）约请谁？（2）什么时间（秘书在确定时间的时候，要有回旋的余地）？（3）什么地方？（4）什么事情？（5）大约需要多长时间（6）需要什么资料约好的第二天，对方的秘书突然来了一个电话： “ c 主管最紧要出差，不知会谈的 时间能不能提前一点？” 为了减少来回折腾， 节省时间， 经验丰富的秘书由于熟知自己 的工作日志和上司的工作日志，可以这样直接答复对方： “改在某日上午 140： 30，您 看如何”为了慎重起见，秘书在会谈的前一天或会谈的当天早晨，还会打电话问一下对方， 以防对方有临时变化。千万不要认为这是罗嗦之举，而是以防万一的例行程序。一

9、位经验丰富的秘书， 替上司安排约会的时间极为妥善， 从不必让上司花脑筋去想。 她首先了解上司的工作情况， 上司在一天当中将处理的事情都先有个大概印象， 而且将 他们的重要性和所需的时间弄清楚。 注意：当需要替上司安排约会时， 要按约会的性质， 将他们安插在适当的工作空挡之中， 而且尽量将他安排得有弹性。 经过这种安排， 上司 处理这一天所有的工作 就会觉得顺利圆满，不致忙碌急促。五、接受约请 接不接收对方的约请，主要看上司在时间上是否安排得过来。比如： 秘书接到 C公司的 A打来的这样一个电话： “我是 A，请问 B总在吗？我想下个星 期的星期二下午 2 点与他见面。”不巧的是上司买好了下个星

10、期二去横滨出差的机票。 是什么事？要多长时间？这些对方都没有讲。 如果接受，一个小时能来得及吗？及时来 得及，上司是否愿意弄得这么紧张？因此这位秘书这样答复 A 先生：“实在对不起， B 总定于下星期二下午 3点出差，时间可能来不及， 等他出差回来后再约个时间， 您看如 何？”既然这样，对方也许愿意改期，不过，对方也许会说只要半个小时就行。再如，某公司副总经理 D的朋友 E 打电话给 D，希望能够拜访他， 可惜他不在公司， 他的秘书告诉 E：“D总今天整天都不在，您可以在明天早上 10 点半来公司，他那时可 以和您谈。”第二天早上 10 点半， E到那家公司很顺利地见到副总经理。这位秘书办事

11、效率是在使人信服， 虽然上司不在， 她却能分辨事情的轻重， 而主动地替上司约会， 如 果她不清楚上司的工作时间表， 一定没有办法安排这个约会； 当然这位秘书一定很受上 司器重，否则不敢主动定下约会而没有先得到上司的同意 附 1 ：案例一位秘书自身的“会见管理”时间：8月 12日 事件：与有关单位协商后备人才交流活动有关事宜 对象：单位副总经理 A、单位副总经理 B、单位副总经理 C 会见情形：此次交谈由我一一拜访，根据地理位置我首先拜访了 A，会谈自 14 点开始，至 15 点左右结束。 首先我就后备人才交流活动事项谈了我的想法， 然后 A就其单位的具体情 况与我交换了意见，在近一个小时的交谈

12、后我们达成了共识。在 15 点 10 分左右来到单位想拜访 B，但由于事先没有约定， 故等了十几分钟 B才出现。会谈自 15点 30分左右开始，几分钟后由于 B被其他事情缠住，会谈便无法 继续进行，只得作罢。这是一次彻底失败的会谈。在 15 点 45 左右来到了 C 的办公室，由于事先也没约定， C也正在处理事情，只好 与 C的副手先沟通了一下。在 16点左右 C又要接待来参观的客人，直到 16 点15 左右 会谈才正式开始。好在会谈进行得较为顺利，我们就这个问题达成了一致的意见。评点： 此次沟通由于未事先与拜访对象取得联系成为最大败笔， 所幸三人均在公司， 使得 会谈得以进行。但由于这点而浪

13、费了大量的时间。另外由于未将此事事先与三人沟通， 造成正式交谈时三人均未准备。总之，这次会见时失败的。附 2 ：约会安排 约会是指为领导安排的公务活动 , 主要有对外方面的接见、洽谈和宴请与对内方面 的礼仪性庆典、接见、与会、陪同外出参观、下基层视察等。1、安排约会的基本原则（1）按领导的工作规律安排时间表（2）区分轻重缓急（3）弹性安排，留有余地（4）以需要为准，以适度为宜（5）适当分担，各就其宜 （6）每天核对，以防疏漏若领导安排了约会却忘记告诉秘书，则会使秘书陷入被动与 尴尬的境地。 因此，每天上班时秘书首先要请领导核对日程表， 看看有无约会疏漏， 这是很有必要的 必须做到领导与秘书的日

14、程表完全一致。2、安排约会的方法（1）预先安排约会活动 办公室应把领导每月、 每周、每日的主要活动纳入计划， 经领导过目后明文印刷发给有 关部门或人员。领导的工作计划一般有月安排和周安排两种。（ 2）记好日历和备忘录 日历以台历为宜，可前后翻动，每页空白处可记录当天的活动内容 ; 备忘录是一种永久 日历，可以是一套小卡片合订本或是一个可转动的文件夹， 上端有突出的索引纸表明当 年的月份，还可自制一套 131 日的小纸片，表明当月的日期。在日历和备忘录的空白处， 秘书人员可将每周的活动日程逐一填写清楚， 包括活动名称、 具体时间、地点、参加人员、注意事项等。（3）提醒领导准时赴约 发挥日历与备忘录的功能。可在上班前将次日的约会事项填写到卡片上，送给领导和司机，自己保存一张。 最好在每天早上上班时，在领导办公桌上放一份打印好的一天内的约会时间提示表。（4）保证领导顺利赴约 及时提醒领导准时赴约，并做好用车、提供资料等准备工作。（5）做好约会前后的服务工作 除预先安排、事前