Excel电子表格处理大学计算机基础第蒋加伏PPT课件

1、第4 4章 Excel2003Excel2003电子表格处理 4.1电子表格处理软件的功能 4.2Excel 2003工作环境 4.3Excel 2003的基本操作 4.4制作图表 4.5数据管理和分析 4.6打印工作表 我们如何进行电子表格处理，需要什么 工具，如何启动和退出该程序呢？ Excel 2003是Microsoft Office的主要组件之一。 具有很强的图形、图表功能可用于财务数据处理、科学分析计算。 能用图表显示数据之间的关系和对数据进行组织。 4.1 4.1 电子表格处理软件的功能 电子表格处理软件是一种专门用于数据 计算、统计分析和报表处理的软件，与传统 的手工计算相比有

2、很大的优势，它能使人们 解脱乏味、繁琐的重复计算，专注于对计算 结果的分析评价，提高工作效率。 电子表格处理软件一般具有以下功能 : 创建、编辑和格式化工作表 制作图表 管理和分析数据 打印工作表 我们已经学过如何启动和退出word 2003应用程序。能否举一反三呢？ 如何启动和退出Excel 2003呢？ 4.2 Excel 2003工作环境 最常用的启动方法是单击“开始|所有程 序|Microsoft Office Excel 2003”命令，执行该 命令后就会进入Excel 2003的工作窗口 。 工作区 工作簿：用来存储并处理工作数据的 文件，其扩展名为.xls.xls 工作表：单击工

3、作表标签可以实现工作 表间的切换。 单元格：行和列的交叉部分称为单元 格，是存放数据的最小单元。 编辑栏 第A列和第1行相交处的单元格是A1， D4指的 是第D 列第4行交叉位置上的单元格。为了区 分不同工作表的单元格，需要在地址前加工作 表名称并以“！”分隔，如“Sheet1！A1”表示 “Sheet1”工作表的“A1”单元格。 4.3 Excel 20034.3 Excel 2003的基本操作 4.3.14.3.1创建工作表 4.3.24.3.2编辑工作表 4.3.34.3.3格式化工作表 4.3.14.3.1创建工作表 启动Excel 2003时系统将自动打开一个新 的空白工作簿，也可以

4、通过下面3种方法来创 建新的工作簿： 单击“常用”工具栏中的“新建”按钮 按快捷键CtrlN 执行“文件|新建”菜单命令 数据的输入方法和质量直接影响到工作效 率，在工作表中输入原始数据的方法有4种： 直接输入数据、快速输入数据、利用“自动填 充”功能输入有规律的数据、利用命令导入外 部数据。 1. 1.在工作表中输入原始数据 （1）直接输入数据 文本型数据的输入 数值型数据的输入 输入日期时间 文本型数据的输入 在 Excel 中，文本可以是数字、空格和非数字字符的组 合。 在默认时，所有文本在单元格中均左对齐。 如果要在同一单元格中显示多行文本，可打开”格式|单元 格格式”对话框，选中“对

5、齐”选项卡中的“自动换行”复选 框。 如果要在单元格中输入硬回车，可按 ALT+ENTER 键。 有些数字如电话号码、车牌号等实际上是文本数据。 要 将数字设置为文本， 需先把空单元格设置为“文本 ”格式， 再输入数字。或者在数字前面添加英文单引号（），输入 “123”。 数值型数据的输入 输入数值时，单元格默认的是“常规”数字格式，Excel 会将数字显示为整数、小数，当数字长度超出单元格宽度时以 科学记数法，如输入“78901234”，在单元格显示 “7.89E+07”。 “常规”格式的数字长度为 11 位，其中包括 小数点和类似“E”和“+”这样的字符。 在Excel中，数字只可以为下列

6、字符： 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e。 Excel 将忽略数字前面的正号(+)，并将 单个句点视作小数点。 所有其他数字与非数字的组合均作文 本处理。在默认状态下，数字在单元格中为右对齐。 输入真分数时，应在分数前输入 0或空格， 如键入 0 1/2； 输入带分数时，整数与分数之间加一空格， 如 12 1/2表示12.5。 输入负数时应在负数前键入减号 -，或将其置于括号 ( )中， 如-12或（12）。 输入日期时间 Excel将日期和时间视为数字处理。默认状态下， 日期和时间项在单元格中右对齐。如果Excel不能识 别输入的日期或时间格

7、式，输入的内容将被视作文本， 并在单元格中左对齐。 输入日期可以采用以下形式（以输入2002年10月 1日为例）：02/10/01、 02-10-01 、01-OCT-02、 01/OCT/02。 输入时间可以采用以下形式（以输入19点30分为 例）：19:30、7:30PM、19时30分、下午7时30分其 中PM或P表示下午，AM或A表示上午，其中AM/PM 与分钟之间应有空格，否则当做字符处理。 （2）快速输入数据 记忆式输入 是指当输入的内容与同一列中已输入的内容相匹配时，系统将自动填写其他字 符。 选择列表输入 在选取单元格后，单击右键选择“从下拉列表中选择”命令或按Alt键，显 示一

8、个输入列表，再从中选择需要的输入项。 （3）利用“自动填充”功能输入有规律的数 据 自动填充根据初始值来决定以后的填充项，用鼠 标指向初始值所在单元格右下角的小黑方块(称为填充 柄)，此时鼠标指针更改形状变为黑十字，然后向右 (行)或向下(列)拖曳至填充的最后一个单元格，即可完 成自动填充。 自动填充分3种情况： 填充相同数据(复制数据) 填充序列数据 填充用户自定义序列数据 （4）利用命令导入外部数据 执行“数据|导入外部数据”菜单命令，可 以导入其他数据库(如Access、FoxPro、 Lotus123等)产生的文件，还可以导入文本文件。 数据有效性检查 “数据|有效性”，防止 用户输入

9、一些无效数据。 Excel的主要功能不在于它能显示、存储 数据，更重要的是对数据的计算能力，它允许 使用公式和函数对数据进行计算。 2. 2. 使用公式和函数计算数据 使用公式计算数据 公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。它以“=”开始，后面跟表达 式。 算术运算符 +（加）、-（减）、*(乘）、 /（除）、%(百分比）、(乘方） 关系运算符 =、=、=、 文本运算符（&) 引用运算符，：空格 引用运算符如何使用？ 引用运算符引用运算符含义含义示例示例 ：(区域运算符) 包括两个引用在内的 所有单元格的引用 SUM(A1：C3) ，(联合操作符) 对多个引用合并为一 个引用 SUM(A

10、1，C3) 空格(交叉操作符) 产生同时隶属于两个 引用的单元格区域的 引用 SUM(A1：C4 B2：D3) 【例4.1】有“公司员工工资表.xls”，使用公 式计算每位员工的实发工资。 使用函数计算数据 对于一些复杂的运算(如开平方根、求标准偏差等)， 如果由用户自己设计公式 来完成会很困难，Excel 2003提供了许多功能完备易于使用的函数，涉及财务、日 期和时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、信息等多方面。 2、在展开的函数、在展开的函数 列表中进行选择列表中进行选择 1、在需要使用、在需要使用 函数的单元格中函数的单元格中 输入输入“”号号 函数功能说明函数功能说

11、明 3 、选择或输入、选择或输入 函数参数函数参数 【例4.2】使用插入函数法统计“公司员工 工资表”中所有员工的基本工资、奖金、扣款 额和实发工资的平均值。 相对引用 当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变 化。 绝对引用 指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变。 混合引用 指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用。 公式和函数中单元格的引用地址 ： 【例4.3】绝对引用地址示例。在【例4.2】的 工作表最后添加一列“评价”，如果员工的实 发工资低于平均值则显示“低工资”，否则不 显示任何信息。 4.3.24.3.2编辑工作表 工作表的编辑主要包括

12、工作表中数据的编 辑，单元格、行、列的插入和删除，以及工作 表的插入、移动、复制、删除、重命名等。工 作表的编辑遵守“先选定，后执行”的原则。 Excel中有清除和删除两个概念，它们的区别 在于： 1. 1.工作表中数据的编辑 清除针对的是单元格中的数据，单元格本身仍保留在原位置 删除针对的是单元格，是把单元格连同其中的内容从工作表中删除 要替换目标单元格的数据，通过执行“编辑|剪切”或“编辑|复制”菜单命令，再 执行“编辑|粘贴”菜单命令实现，也可以利用“常用”工具栏中的相应按钮、编辑 快捷键或快捷菜单 要保留目标单元格的数据，在执行“剪切”或“复制”命令后，执行“插入|剪切单 元格”或“插

13、入|复制单元格”菜单命令 “选择性粘贴”命令 先选定数据，执行“编辑|复制”菜单命 令，再单击目标单元格，执行“编辑|选 择性粘贴”菜单命令，在“选择性粘贴” 对话框中进行相应设置 数据在输入时难免会出现遗漏，有时是漏掉一 个数据，有时可能漏掉一行或一列，这时可以 通过插入操作进行修改。 2.2.单元格、行、列的插入和删除 单元格、行、列的插入操作可以通过“插入”菜单中的相应命令实现 删除操作则可以通过执行“编辑|删除”菜单命令，在“删除”对话框中选择相应的 命令完成 如果一个工作簿中包 含多个工作表，可以使用 Excel提供的工作表管理 功能对工作表进行管理。 常用的方法是：在工作表 标签上

14、单击右键，在出现 的快捷菜单中选择相应的 命令。 3.3.工作表的插入、移动、复制、删除、重命 名 4.3.34.3.3格式化工作表 工作表的格式化主要包括格式化数据、调 整工作表的列宽和行高、设置对齐方式、添加 边框和底纹、使用条件格式以及自动套用格式 等。 要设置数据格式， 可以通过“格式|单元格” 菜单命令或右键快捷菜 单中的“设置单元格格 式”命令打开“单元格 格式”对话框，在“数 字”选项卡中完成。 1. 1.格式化数据 如果数据格式比较简单，可以直接通过“格式”工具栏对应的数据格式按钮来实现 v要取消数据格式可以通过执行“编辑|清除|格 式”菜单命令完成 通过“单元格格式”对话框中

15、的“字体”选项卡来对数据进行字符格式化 2.2.调整工作表的列宽和行高 设置每列的宽度和每行的高度是改善工作表外观经常用到的手段 调整列宽和行高最快捷的方法是利用鼠标来完成 要精确调整列宽和行高，可以通过“格式|列”、“格式|行”菜单中的相应命令执 行 3.3.设置对齐方式 输入单元格中的数据通常具有不同的数据类型，在Excel中不同类型的数据在单元 格中以不同的默认方式对齐 如果只需简单地把数据设置成左对齐、居中、右对齐，可以直接单击“格式”工具 栏字符格式化的相应按钮 如果数据的水平对齐方式和垂直对齐都要进行设 置，通过“格式|单元格”或右键快捷菜单中的 “设置单元格格式”命令打开“单元格

16、格式”对 话框，在“对齐”选项卡中进行相应设置 除了设置对齐方式，在选项卡中还可以对文本进行显示控制，有效解决文本的显示 问题 4.4.添加边框和底纹 选择相应的区域，打开“单元 格格式”对话框，在“边框” 选项卡中进行设置 v如果是添加简单的边框，可以直接单击“格 式”工具栏的“边框”按钮 通过“单元格格式”对话框的 “图案”选项卡来为工作表加 上背景颜色或图案 v如果只是添加简单的背景颜色，可以直接单 击“格式”工具栏的“填充颜色”按钮 【例4.4】对【例4.3】中的“公司员工工资表” 进行格式化：设置实发工资列小数位为1，加 千位分隔符和人民币符号“￥”；设置标题行 高为25，姓名列宽为

17、10；将A1：I1单元格区 域合并，标题内容水平居中对齐，标题字体设 为华文彩云、20号、加粗；工作表边框外框 为黑色粗线，内框为黑色细线；姓名所在行底 纹为黄色 效果如图所示： 5.5.使用条件格式 条件格式可以使数据在满足不同的条件 时，显示不同的格式。 【例4.5】对【例4.4】中的工作表设置条件格式： 将基本工资大于等于1500的单元格设置成蓝色、 加粗、倾斜、浅灰色底纹；基本工资小于500的单 元格设置成红色、加双下划线。其效果如图 6.6.自动套用格式 选定要应用 格式的工作表区 域，执行“格式| 自动套用格式” 菜单命令，打开 “自动套用格式” 对话框 4.4 4.4 制作图表

18、4.4.14.4.1创建图表 4.4.24.4.2编辑图表 4.4.34.4.3格式化图表 用图表来描述电子表格中的数据是Excel 的主要功能之一。Excel能够将电子表格中 的数据转换成各种类型的统计图表，更直观 地揭示数据之间的关系，反映数据的变化规 律和发展趋势，使我们能一目了然地进行数 据分析。 常用的图表类型有柱形图、条形图、饼 图、折线图、XY散点图等 创建图表有2种方式： 4.4.14.4.1创建图表 对选定的数据源直接按F11键快速创建图表 利用图表向导创建个性化图表，通过执行“插入|图表”菜单命令或单击“常用” 工具栏中的“图表向导”按钮来完成 图表向导之一：图表类型图表向

19、导之一：图表类型 1、选择图表类型、选择图表类型 2、选、选 择子图择子图 表类型表类型 3、单击、单击“下一步下一步” 进入步骤二对话框进入步骤二对话框 表向导将显示4个对话框分4个步骤来创建图表： 图表向导之二：图表源数据图表向导之二：图表源数据 1、选、选 择数据择数据 源区域源区域 2、选择、选择 行或列作行或列作 为系列为系列3、单击、单击 “下一步下一步” 进入步骤进入步骤3 对话框对话框 图表向导之三：图表选项图表向导之三：图表选项 3、单击、单击 “下一步下一步” 进入步骤进入步骤4 对话框对话框 1、输、输 入标题入标题 名称名称 2、输入、输入 分类轴分类轴 名称名称 1、

20、选择将图表插入当、选择将图表插入当 前工作表中或是新的前工作表中或是新的 工作表中工作表中 2、单击、单击“完成完成” 按钮，整个图按钮，整个图 表创建过程完表创建过程完 毕毕 图表向导之四：图表位置图表向导之四：图表位置 【例4.6】根据【例4.5】工作表中的姓名、基本工资、奖 金、实发工资产生一个簇状柱形图，如图所示，并嵌入到 工资表中，图表标题为公司员工工资表，X轴标题为员工 姓名，Y轴标题为元，显示图例靠上。图表建立好后，适 当改变大小，并移动到工作表中空白处。 4.4.24.4.2编辑图表 在创建图表之后，还可以对图表进行修 改编辑，包括更改图表类型和对图表中各个 对象进行编辑等。图

21、表中各个图表对象如图 所示。 对图表的编辑工作主要包括： 调整图表的位置和大小 更改图表类型 添加和删除数据 修改图表项 添加趋势线 设置三维视图格式 建立图表后，可以对图表的各个对象进行格式化。最常用的方法是，双击要进行格 式设置的图表项，在打开的格式对话框中进行设置。 4.4.34.4.3格式化图表 【例4.7】将【例4.6】中的簇状柱形图的图表标题 “公司员工工资表”设置为黑体、红色、12磅， 改变绘图区的背景为白色大理石。效果如图所示。 4.5 4.5 数据管理和分析 4.5.14.5.1建立数据清单 4.5.24.5.2数据排序 4.5.34.5.3数据筛选 4.5.44.5.4分类

22、汇总 4.5.54.5.5数据透视表 数据清单是Excel 工作表中单元格构成的矩形区 域， 即一张二维表，又称为数据列表。 它的特点有： 记录：数据清单中的每一行，第一行称为字段行。 字段：每一列称为字段，每一个字段的数据类型必 须相同。 数据清单中不允许有空行或空列，否则会影响Excel 检测和选定数据列表；不能有数据完全相同的两行 记录 一个数据清单占一个工作表，格式的修改不影响数 据清单。 什么是数据清单？如何建立数据清单？ 4.5.14.5.1建立数据清单 使用“数据| |记录单”命令以记录为单 位来输入数据及编辑 Excel可根据一列或多列数据按升序或降序对数 据清单排序。 1.简单排序 在数据清单中任选一列数据中的某一单元格 根据需要单击“常用”工具栏上的“升序”或“降序”按钮，即可完成 操作 如何对数据排序？ 4.5.24.5.2数据排序 2. 复杂排序 单击数据区域的任意单元格。 单击菜单“数据|排序”命令，打开 “排序”对话框。 选择“主要关键字”,“次要关键 字”“第三关