档案管理项目 投标方案（技术方案）

档案整理项目投标方案（技术方案）投标方案投标人名称：****有限责任公司地址：****号二楼联系人：****报告说明声明：本文内容信息来源于公开渠道，对文中内容的准确性、完整性、及时性或可靠性不作任何保证。本文内容仅供参考与学习交流使用，不构成相关领域的建议和依据。 71.1.工作内容 71.1.1.工作人员 71.1.2.工作人员职责 71.2.工作计划 91.2.1.实施工作计划 91.2.2.配套措施保障 2.1.项目实施总体思路 2.1.1.项目实施服务原则 2.1.2.项目依据及参考标准 2.2.归档、整理工作内容 2.2.1.拟题目 2.2.3.编页 2.2.5.更换目录 2.2.6.填写备考表 3.1.入库提卷 3.1.1.从档案室移交档案 3.1.2.将档案从档案库房的排、架上 3.1.3.对接收的档案按分类形成其电子、纸质目录 3.1.4.对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查 3.2.档案整理 3.2.1.档案实体记录 3.2.2.档案修复 3.2.3.扫描前整理 3.2.4.档案整理过程中注意的细节 3.3.档案扫描 3.3.1.档案扫描实施方法 3.3.2.扫描仪的选择 3.3.3.扫描过程中的注意事项 3.4.档案著录 3.4.1.标准的目录结构和文件夹的建立 3.4.2.建立目录数据库 3.4.3.按原目录著录 3.4.4.自拟目录著录 3.4.5.目录数据质量检查 3.4.6.数据库数据格式检验 3.4.7.目录册的形成和打印 3.5.图像处理 3.5.1.基本概念 3.5.2.对劣质图像采用的处理工艺 3.6.数据质检 3.6.1.基本概念 3.6.2.质量检验要点 3.6.3.数据验收 3.6.4.验收指标 3.7.数据挂接 3.7.1.汇总挂接 3.7.2.数据关联 3.7.3.数据备份 3.8.1.概述 393.8.2.案卷装订工作细则 3.8.3.案卷装盒细则 3.9.还卷 53 4.1.1.工作区域管理 534.1.2.实际操作管理 534.1.3.通讯及存储设备管理 4.1.4.工作日志管理 544.1.5.出入证使用管理 4.1.6.请销假制度管理 4.1.7.项目设备管理制度 4.1.8.档案实物管理 4.2.项目人员岗位责任制 4.2.1.日常行政管理制度 4.2.2.岗位责任制 4.2.3.巡回检查制度 4.2.4.档案追溯表制度 4.2.5.安全文明操作管理制度 4.2.6.项目验收管理规章制度 4.2.7.验收实施步骤制度 4.3.档案管理制度 4.3.1.档案保管制度 4.3.2.档案统计工作制度 4.3.3.档案归档制度 4.3.4.档案鉴定销毁制度 4.3.5.档案保密制度 4.3.6.档案利用制度 4.3.7.3.7档案安全管理制度 4.3.8.档案交接管理制度 4.4.保密管理 4.4.1.项目的档案整理安全保密、规范性要求 4.4.2.项目安全保密方案 4.4.3.安全保密性管理措施 5.1.总体要求 5.2.业务规划 5.2.1.绩效管理 5.3.资源管理 5.3.1.人力资源管理 5.3.2.财务管理 5.3.3.技术管理 5.3.4.基础设施管理 5.4.业务管理 5.4.1.合同管理 84 5.4.3.业务流程管理 5.5.安全管理 5.5.1.合规性管理 5.5.2.保密管理 875.5.3.风险管理 885.5.4.知识产权管理 5.5.5.环境管理 5.5.6.职业健康管理 5.6.培训管理 5.6.1.安全保密培训 5.6.2.项目实施前培训 5.6.3.项目实施中培训 5.7.进度保证措施 5.7.1.工期目标 5.7.2.工期保证体系 5.7.3.保证工期的措施 6.1.技术服务承诺 6.1.1.实时远程技术支持服务 6.1.2.热线电话 6.1.3.技术服务网站支持 6.1.4.售后服务人员上门服务 6.1.5.专人定期现场巡检服务 6.1.6.客户服务经理定期电话回访服务 6.2.服务质量控制标准 6.2.1.质量控制标准 6.2.2.档案整理质量标准 6.2.3.服务质量控制体系 6.3.服务质量管理体系 6.3.1.全流程管理 6.3.2.制度管理 6.3.3.人员管理 6.4.服务质量控制措施 第一章工作人员准备1).完成XX电力工程设计有限公司截止2021年底行政2).招投标全过程文件归档工作；3).完成年度工程设计项目(可研、初设、接入系统、4).完成京研公司年度合同文本归档工作及数字化归照等)。(2)、项目实设施准备：包括电脑、打印机、档案盒、(3)、需求详细调研：我司有着丰富的项目实施经验，2.1.项目实施总体思路项目执行技术标准及技术规范要完全符合国家和档案供电企业档案分类表(6-9大类)、《归档文件整理规则》能超过1000卷(含),超过1000卷的案卷应重新编制目录(2)装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件(3)装订时，左侧装订，应将“件”内的各页右侧与下侧(底边)对齐。3.1.入库提卷认的档案交接清单(完成清点登记)。按照扫描处理量明确交接周期和档案交接量(双方项目负责人签字，以保在施工过程中档案不损失、不丢失。)根据需要清点到盒(卷),不出现漏登记或重复登记。由查与用户提供的电子/纸质的接收清单在加工方的生产加3.2.档案整理类检查。在整理过程中同时记录档案的残、缺、漏、损页，并记录纸张的画幅大小和特性、档案的存储介质(照片、图表等)。导入用户方提供的档案电子目录，对照档案原件进用户方提供的档案目录著录原件，对照档案原件的目录(手写/印刷体)进行分件、录入和校对，建立电子文档并保档案的存储介质(照片等)、领导批示页、印章页给3.2.2.档案修复(可视档案实际情况选择此项工作)过程中需要拆卷的档案，要在确保档案原件安全的基础上，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，处理(压平或熨平等)后再进行扫描。目录册(案卷目录、文件目录)和档案的全宗目录。在用户要求下，可以对形成档案的目录册(案卷目录、文件目录)和档案的全宗目录进行打印、排版、装订形成档根据用户需要可以形成用户库存档案各种目录册的同在加工软件的档案整理模块中系统自动调用在接收环3.3.档案扫描扫描方式：根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案采用专业图纸扫描清楚的情况，可适当增加扫描的分辨率，但要保证图像清深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅致，也保证扫描图像可读，扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米，并且指印和黑线不能覆盖或影响正文内容。录，增加或调整标准目录，对档案原目录数据修数据，需填写更改资料，更改资料放入原案流程1:实时在屏幕上监控扫描全过程，遇有漏扫、重流程2:检查扫描件是否合乎要求，扫描图像必须与原流程3:扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左需求)。流程4:纸张较差档案扫描方案：由于进行数字化的档表单，登记扫描的页数。核对每份文件的实际扫描页数与原因和处理方法。字迹较浅(如铅笔字):如采用黑白二值扫描应调节扫描临界值(阈值),拉大字迹与原稿的反差。较薄纸张(如信纸、便笺纸),应在纸张下加入白色打入透明塑料薄膜内，调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、底灰较深的纸张(如草浆纸、油印纸),如采用黑白二值扫描应将扫描对比度及亮度适当调低，如采用灰度扫描，字迹较浅的资料(如铅笔字),如采用黑白二值扫描应调节扫描临界值(阈值),拉大字迹与原稿的反差，效果不如纸张幅面较长但幅宽不超过A3,可采用扫描仪长纸扫宽超过A3,则采用宽幅扫描设备进行扫描，或者分区扫描后件(OCR软件)智能识别的需要。文件或TIFF文件，以统一的保存格式为佳，电子文件的命扫描文档的数量和存储顺序应与原档案资料的数量和按照用户所提供的案卷目录和文件目录数据库结构与过专业技术把目录库与进行档案数字化加工的档案加工管行双机著录，建立档案目录数据库。保证条目信息正确性、录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。的案卷题名、文件名(主题名、副题名)、文号、正文、底和绝对页码(页数)等，应进行校对和修改。质量要求时，重新进行图像处理),档案顺序(页号)是否部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。如果档案页面存在部清除干净(在放大50%的情况下)由于印刷质量或纸张质量清晰度较低时，可提高图像的清晰度，修正原资料中存在进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字图像偏度不得大于3度，以达到视觉上基本不感觉偏斜保证处理完成的图像页面中不出现影响图像质量的杂3.6.数据质检进行对比，对扫描前图像页的标引与扫描后的图像页的编质检不合格的图像根据生成返扫工作单重新进行返工目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。3.6.4.验收指标文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽3.7.数据挂接理软件中的自动挂接功能将扫描图像信息与录入到档案管3.7.1.汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据3.7.2.数据关联一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档2装订方法将案卷文件从卷皮中取出码放整齐，顺序由上至下为：截取50厘米棉线并对折，用钩锥将棉线中端从案卷封两次后整理线头，线头长度一般不能超过3厘米。一次后纸张仍然超宽，可再次折叠。页数超过10页的文件需分批折叠，每批限量5张。大张图纸需折叠成为16开幅面，装订位置为图纸的左本案文件目录件数收文员来文员发文号页数备注123456789保险库号柜位号拟存至日期部门类别入库日期出库日期收件人签收年月日年月日档案内容登记簿类号案号内容备注归档日期号原文件编号内容摘要经办部门档号保存期限份数备注副本影本作废档案焚毁清册年月日焚档号收文号发文号简由档案起讫年月调卷单年月日No.类别文件内容摘要调卷部门调卷人用途期限自年月日起至年月日止计日号借出日期档号归还日期年月日备注保管人签章核准：主管：调阅人：阅档催还单您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则于月日前送还。档案室年月日档号文号名称借期送还期数量备注宗册档案名称或收发文号核批人借出日期年月日档号及件数日期年月日(经收人签章)共宗(件)卷宗名称：卷宗号：案目号名称中案止号存放位置楼层房间(柜)栏档号文号名称借期还期数量催单发出日期宗册第四章现场管理管理4.1.4.工作日志管理假)需提前三天向项目经理进行申请，经批准方可请假；项目经理的请假需提前三天向公司人事部门及采购人(用户)品(包括申报报废设备及用品)。数量要与接收时一致，如2)档案整理、著录等操作人员均需经专业职能培训和3)工作人员对所承担的工作流程应熟悉，重视操作规7)认真填报工作日志及记录，字迹要清晰，记录要完2)巡回检查中发现异常情况，应及时处理，若遇重大3)若遇异常情况，须跟踪观察，详细做好记录，并向4)做记录时，要求真实、准确、清晰，保持记录本的1)严格执行内部档案追溯表制度，每个环节均应签字4)客户抽检发生错误的由相关责任人处理，并给予一案上岗培训”,并取得相应“档案上岗证证”方能上岗担任为100%。号、责任者、日期、保管期限、页数等)正确率100%,其余字段错误率≤1%。甲方不再提供新的资料供整理。合格率达到到100%以上时，该批成果给予通过。如果赔偿金超过履约保证金总金额的；(1)提出验收申请我司项目组在做好档案实体等项目成果的验收准备将向采购人以书面的形式提出验收申请。采购人在接到我司(2)成果检验(3)质量问题修正(4)验收签字4.3.档案管理制度12、库房内要有严格的“八防”措施(防火、防潮、防控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控服务场所，需设安全管理员1名，负责所在工作场所的安全5、防盗、报警、监控装置应处于24小时工作状态，任门、窗、锁等)检查并做好记录，发现问题应及时汇报并采12、对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销4、查(借)阅档案人员，不得擅自摘抄、复印、照相、4.3.7.3.7档案安全管理制度1、成立公司安全领导小组，项目经理为第一责任人，4.4.保密管理4.4.1.项目的档案整理安全保密、规范性要求2.规范性：在发标方提供整理的软件环境中，中标方必4.4.3.安全保密性管理措施3.1组织保障措施目工作人员登记表》、工作人员身份证复印件，(每人一式一份)及骨干成员档案岗位资格证书复印件(部分人员一式一份)。档案保密安全教育，严格遵守《档案法》和《保密法》,对3.2技术保障措施3.3流程控制措施3.4现场管理控制钱包、磁盘(含U盘、软盘及硬盘等)、刻录光盘、手机、第五章档案管理工作规范1.3服务能力分为基本服务能力和特定服务能力两部1.5档案管理外包服务管理体系应按照PDCA(计划一实5.2.业务规划2.1.1我公司建立绩效管理体系，持续改进组织绩效，2.1.2我公司设定科学合理的组织绩效目标、部门绩效2.1.3我公司进行绩效辅导与沟通，了解组织绩效执行2.1.4我公司运用关键绩效指标(KPI)、平衡计分卡 (BSC)等方法对组织、部门、项目组和员工个人绩效进行2.1.5我公司实施绩效反馈，帮助部门、项目组、员工5.3.1.人力资源管理3.1.1我公司实行有效的人力资源管3.1.2我公司根据国家劳动法律法规，与员工签订书面3.1.3我公司根据客户需求和自身业务需要，确定每一3.1.4鉴于某些档案的保密性或特殊性，我公司对拟聘用的员工(尤其是可能接触到档案内容的员工)进行必要的3.1.5我公司对所有员工进行不少于5天的岗前培训，至少每年开展1次不少于1天的在岗培训。培训内容应该涵3.1.6我公司定期对所有员工的工作能力和绩效进行3.1.7我公司建立激励机制，激励员工为满足客户需求、3.1.8我公司开展员工职业生涯规划，为员工提供职业3.2.2我公司根据业务单元、服务项目的具体情况，确3.2.3我公司针对各项业务计划，估计服务交付成本，3.2.4我公司有效管理组织的各类资产，建立资产清单，3.2.5我公司进行服务交付的财务审计。3.2.6我公司可根据不同的合同类型和收费方式，采取3.2.7我公司增强财务风险意识，关注市场环境变化，3.3.1我公司加强技术管理，确保技术的有效性和充分3.3.2我公司掌握国家法律法规的要求，识别客户和自3.3.3我公司持续完善和改进现有技术，尽可能地降低3.3.4我公司积极学习、引入新技术，新技术引入、应用之前应该获得相关许可或通过相关评估。新技术应用后，3.4.1我公司配备、管理和维护提供服务所需的各种基础设施(包括硬件设施和软件设施),为顺利完成服务工作3.4.2我公司根据法律法规和标准的要求、客户的需求，3.4.3我公司根据基础设施建设方案，配置数量充足的3.4.4我公司对基础设施进行有效管理，记录其状态和3.4.5对于根据合同由发包方配备的基础设施，我公司不应要求发包方配备超出法律标准要求和实际业务需要的基础设施，以免增加发包方不必要的成本。5.4.业务管理4.1.2我公司收集和分析客户和市场信息，以更好地了4.1.3我公司在对客户做出承诺之前，应当确认组织现4.1.4我公司基于与客户约定的内容起草合同，明确合同应当涵盖的内容。合同内容至少应包括服务内容和范围、条款(也可单独签订保密协议)、知识产权归属和处理方式4.1.5我公司严格执行合同的交底工作，避免因相关人4.1.6我公司在商业条件发生变更时，分析变更的影响，4.2.6服务项目完成后，我公司进行顾客满意度调查，4.3.3我公司的标准作业程序遵循国家档案法律法规4.3.5我公司依据内外环境变化对业务流程实施动态5.5.安全管理5.1.2我公司识别适用于所在地域、所属行业及所开展5.1.3我公司采取必要行动，使自身所有活动遵从适用5.1.4我公司跟踪适用的法律法规的变更情况，并及时5.2.1我公司建立保密管理体系，确保客户的档案和其5.2.2我公司根据保密行政管理部门、档案行政管理部5.2.3我公司识别来自国家法律法规和相关方的要求，5.2.4我公司对组织内部关键岗位实行保密安全责任5.2.5我公司与员工签订书面的保密协议(或保密承诺书),要求员工承诺在工作过程中不摘抄、删改、复制、泄5.2.6我公司按GB/T22080、GB/T22081或与客户的合5.2.7我公司制定应急管理处置预案，响应突发的泄密5.2.8我公司支持和配合档案行政管理部门、保密行政5.3.2我公司按照GB/T24353以及与客户的合同约定实5.3.3我公司根据业务环境和业务内容，制定风险管理5.3.4我公司结合服务能力和业务现状，根据风险管理5.3.5我公司制定应急处置预案。风险事故发生时，我5.3.6风险事故发生后，我公司积极与客户沟通，共同5.4.1我公司建立和完善知识产权管理