如何应对外部审核

1、展辰新材料集团股份有限公司外审时注意事项如何应对公司各类型认证外部审查一.公司认证目的:搞认证，不是简单为了拿到一张证书，而是做到真正运行质量管理体系（包 括：9001、14001、OHSAS1800、CCC I型环境标志产品等认证），提高企业管 理绩效，增强市场竞争力，使市场认同，达到顾客满意，为公司带来效益。二、接受认证审核时，每一位员工必须要做到:1.2.3.4.5.6.知道应做什么事；知道如何做事；知道做事的依据；用记录证实所做的事；任何事都应形成循环（即P DCA模式：计划、实施、检查、改进）； 任何过程都有输入和输出。三、接受审核时应有的正常心态:1. 不怕出现不合格，发挥出最佳水

2、平；2. 尽可能减少不合格；3. 尽快纠正不合格，审核老师提出不合格应当即纠正，在审核老师离开之前完 成纠正和改进措施。四. 受审核人员在审核中的角色:1.20%听问题，听懂了才能回答对，没听懂就问审核老师，审核老师一般会换一 个角度询问，一定搞清楚所问的问题；2. 80%回答问题，回答时要谨慎。五. 接受审核时回答问题的基本原则是:1. 以公司质量管理体系文件为基础回答问题；2. 以工作的实际情况回答问题，以质量记录为依据来证明；3. 紧紧围绕提问的问题，不要扯太远，语言简单明了；4. 不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个质量管理体系。六. 回答问题时注意技巧:1. 只说自己的事，

3、不说别人的事;2. 只说该说的事；3. 用证据说明问题；4. 自信而又不失谦虚，多解释，不争论；5. 有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）七. 回答问题时应避免出现:1. 不懂装懂；2. 说别人的事；3. 所说的不符合事实，拿不出证据证明事实;4. 谋求帮助；5. 对其他部门或人员进行底毁；6. 争论不休不礼貌，可能会导致不好的结果。1.2.3.4.八. 在正式审核到来之前，怎样做一下突击改善: 对现场进行卫生整顿等清理工作；保证现场使用的文件为有效版本；每个部门进行自查自改；每位员工对照文件，熟悉工作职责；5.给每位员工适当减压，使员工有轻松的心情迎接审核，才能发挥出最佳水平。九.

4、对审核前的准备工作应如何开展1. 全体员工清醒地、主动地、轻松自如的迎接审核；2. 从各个方面体现一种与IS09000族国际标准精神一致的管理水平（包括后勤 安排）；3. 努力体现一种真诚追求提高管理水平，不单纯为了取证的思想境界；4. 使全体员工都注意体现谦虚认真的工作作风；5. 应坚决防止在审核中推卸责任、转移责任和不礼貌行为；6. 使全体员工轻松自如时入审核，不要施加太大压力。十.对文件进行清理和准备:1. 各部门管理和使用的文件应该整理，收起全部作废、不使用或与质量体系无 关的文件或记录；2. 使所有执行的文件和保存的记录按程序文件要求放到应到的位置；3. 为审核组准备两套质量手册和程

5、序文件；4. 各部门管理和使用的文件相对集中在各部门；5. 质量记录相对集中在责任管理部门或人员处；6. 进行中的记录按正常程序运作。1一.在审核进行过程中如何采取纠正行动:1. 力争在审核组离开前纠正不合格;2. 当天提出，尽可能当天纠正;3. 自己提方案，自己纠正；4. 经审核员确认可以接受。十二.在审核前对部门领导的要求:1. 了解管理方针和目标；2. 熟悉本部门的职责和相关的质量文件;3. 熟悉本部门与相关部门的工作接口；4. 熟悉对下属的工作要求和安排；5. 熟悉本部门的质量工作情况。十三.在审核前对文件管理人员的要求:1. 熟悉所管理的文件的范围;2. 熟悉文件管理程序；3. 熟悉

6、文件修改情况；4. 熟悉文件的归档；5. 随时拿出所需的文件。十四.在审核前对重要岗位，关键工序的工作人员的基本要求:1. 熟悉本岗岗位职责；2. 熟悉依据的规范、程序等;3. 熟悉使用的工具、设备等;4. 熟悉使用的统计方法；5. 经过培训，持证上岗。十五.在审核前对一般工作人员的基本要求:1. 熟悉本岗岗位职责；2. 熟悉规范、程序等从事工作所依据的文件；3. 熟悉工作中需要作的质量记录；4. 熟悉工作接口；5. 熟悉本组织的管理方针和目标；6. 熟悉IS0900Q IS014001 CCC十环认证等标准的基本知识。十六.每一位员工回答问题时的心态:1. 自信，相信所做的绝大部分是正确的;

7、2. 谦虚，承认个别情形会存在某些问题;3. 不推卸责任。十七.正式审核时审核员经常询问的问题:1. 开始正式审核前，一般情况会让您先介绍部门的职责（注：此时已经开始正式 审核，只是以另外方式探路）2. 提问过程中一般情况很少用是否字眼提问，通常以开放式提问问题：如您是如何;请问当产生不合格品时您如何处理？或请问您何时填写顾客投诉处理单？或请问您何时开展管理评审？等等，即遵循 5W （谁 Who何时When何地 Where为什么Why要做什么事 What） 1H （如何做How）方便其搜集证据3. 审核过程中审核员不会告诉您做的效果如何即不会做任何评价。在找资料时，审核员要什么，就找什么给他，

8、不要一下把一整本文件都给他， 这样会让审核员 发现很多的问题，正确的方法是要什么就拿什么，然后先递给本公司陪同人员看， 陪同人员发现问题应要求找另外一份给审核员看。当时如找不到资料应把审核员 的注意力引到其它有准备的方面，另一方面要积极寻找相关资料，在审核员结束 当天审核之前应将资料交给审核员； 十八.回答审核员时的基本要求:1. 以文件为基础；2. 以质量记录为依据;3. 以实际情况来证明。十九、企业形象注意事项1、公司及各部门简介准备，欢迎词（用公司办公楼液晶显示器）2、环境的整理，7S的加强，死角的清理。3、工作服、安全帽的着装要求，体现公司的精神面貌。二十、审核工作的配合：1、审核期间，被审核部门负责人及工作人员务必在场，直至审核结束。2、各级人员应认真回答审核人员提出的问题，切忌与审核员冲突，避免强辩，明显 的错误应谦虚接受。3、外部审核的每一位审核员，需安排一位主陪审员