天津经济技术开发区归档文件整理操作细则

1、天津经济技术开发区归档文件整理操作细则第一条 为规范归档文件整理工作，确保归档文件质量，维护机关、团体、企业、事业和其它社会组织历史的真实面貌，充分发挥档案的作用，有效地为社会各项工作服务和为国家积累史料，根据中华人民共和国档案法、归档文件整理规则（da/t22-2000）和机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定等有关行业标准，结合天津开发区文书档案管理实际，制定本细则。 第二条 本细则适用于本区各级机关、企业、事业和其它社会组织。第三条 本细则所称归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。本细则所称归档文件整理，是将归档文件以件为单位进行

2、装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。本细则所称件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位，它的形成是自然的、它的形式是单个独立成册的，它的效用是独立可用的。它是文件归档时的基本保管单位。归档时，每份文件为一件：（一）请示与批复、来文和复文原则上各为一件；（二）会议记录和会议纪要原则上各为一件；（三）文件的正文与历次修改稿各为一件；（四）一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、新闻报道稿等文件各为一件；（五）归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件。以下情况为一件：（一）正文与定稿、原件与复制件，由

3、于内容一致，归档时为一件；（二）正文与附件、转发文与被转发文，是一份文件不可分割的组成部分，必须为一件；（三）式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件。第四条 整理原则遵循文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第五条 质量要求（一）归档文件收集应齐全完整。本单位形成的文件是归档重点。（二）各单位要按照国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定及开发区档案馆的要求，制定出本单位的档案类目编号方案，并上报开发区档案馆审批。各单位档案类目编号方案主要内容包括：归档文件类目、归档文件主要内容和文书档

4、案保管期限。开发区文书档案类目编号方案具体格式参见附件1。（三）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等应符合档案保护及进馆档案装具具体要求。（四）按照开发区档案馆要求，各立档单位要求安装并使用开发区档案馆档案信息系统管理软件，以实行统一规范管理。第六条 整理方法（一）装订 1.装订原则：装订符合档案保管要求，便于利用。2.装订方法： （1）装订之前，应去除易锈蚀的金属物，超大纸张应予折叠。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。（2）装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在

5、后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单的，应放在文件的前面。文件的前后排列顺序是：阅办单、承办单、正文、发文稿纸、文件底稿。（3）装订前应将“件”内的各页按一定的方式对齐，便于将来翻阅利用。件内页数较少的推荐采用左上角用塑料曲别针夹住；件内页数较多的推荐采用左侧“两孔一线”装订法，使用塑料文件扣装订。已成册不易拆封且未使用易锈蚀的金属物装订的，无须另行装订。不宜装订的历史文献、珍贵档案、图表等，则直接装入卷盒内。（二）分类 开发区文书档案分类采用统一的方法：年度问题保管期限复式分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下再按问题分类，最后按保管期限分类。全宗内的分类方案应保持

6、相对稳定。1.按年度分类。以每年1月1日至12月31日为一个自然年度。（1）文件有多个时间特征一份文件可有成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。归档文件形成年度的确定方法：以文件签发日期（即落款日期）判断文件的所属年度。计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进等材料内容所指年度与文件形成年度不一致，统一按其形成年度归档。如：2000年形成的20012005年工作规划，应归入2000年度；2004年制定，2005年生效的法律法规，应归入2004年。（2）跨年度形成的文件对请示与批复、转发件与被转发件、会议、案件等跨年度形成的文件，统一在办结年度归档。如：下级单位2

7、005年12月写的请示，上级单位2006年1月收到，如将“请示与批复为一件”，则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2006年。2.按问题分类。即按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。一般参照本单位的职能设置类别。如：将本单位党支部、工会、团支部职能活动形成的归档文件划为“党群类”，各业务部门形成的归档文件划为“某某业务类”，行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”等等。3.按保管期限分类。即按照国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定内容，对归档文件按划定的保管期限进行分类。开发区文书档案保管期限2007年以前采用永久、长期、短期。2007年以后（含2007年档案）采用

8、永久、定期（30年、10年）。 （三）排列归档文件应在分类的最低一级类目内进行排列。1.不同保管期限的文件，需分别排列。2.不同问题的文件，按分类方案设置的问题序列排列。3.同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。4.因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明。在实际工作中应尽量避免这种情况。（四）编号归档文件应依据分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页的右上端空白处加盖统一刻制的归档章并填写相关内容，归档章中各项内容的位置不得打乱。填写归档章项目的书写材料应使用符合档案保护要求的字迹材料如碳素墨水等。归档章的项目为：全宗号、类目号、保管期限、

9、年度、件号。1.盖章要求： （1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页右上端的空白处；（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；（3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。 2.归档章具体栏目的填写：（1）全宗号：是档案馆给各个立档单位编制的代号。（2）类目号：根据各单位的档案分类编号方案上的类目号填写。（3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永久、长期、短期或永久、30年、10年，不可用“1、2、3”等代码表示。（4）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2007”，不必加“年”，也不能简化为“07”。（5）件号：即文

10、件的排列顺序号。用阿拉伯数字从个位数填写。归档章格式内容见附件2。（五）编目各单位要将每份文件根据开发区档案馆档案信息管理系统软件中的要求进行著录。归档文件著录内容包括全宗号、题名、分类号、主题词、责任者、文件编号、保管期限、密级、时间、年度、页数等项目。归档文件目录是由档案信息管理系统软件自动生成并打印完成的，它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准4型（长为297mm，宽为210mm）。归档文件目录一般打印三份，一份作为盒内目录放置于每个档案盒内最前面。另两份归档文件目录应装订成册，并制定目录封面（设置全宗名称、年度、保管期限等项目），一份

11、自己留存，一份交与档案馆。归档文件目录格式见附件3。（六）装盒装盒主要是根据归档文件目录，查找相应文件，并填写件号，并按件号顺序装入档案盒，填写档案盒脊背、加盖立档单位印章。1.装盒的具体要求：（1）不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。跨年度事由形成的文件，在某一年度整理归档的，就一起放入归档的年度中。（2）不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。2.档案盒格式（1）档案规格：采用由泰达图书馆档案馆统一要求的（长310、宽220、厚度40）规范化的档案卷盒、档案目录（a4纸）等装具材料。（2）档案盒封面一般要在档案盒封面上加盖立档单位印章的全称。（3）档案盒脊背在档案盒脊背上填写全宗号

12、、保管期限、年度、起止件号、盒号。全宗号按档案馆给各全宗单位下发的全宗号填写；保管期限按永久、长期、短期或永久、30年、10年填写；年度按本盒内所装文件的年度，用4位阿拉伯数字填写；起止件号用阿拉伯数字，从个位数开始竖向填写，中间用“|”连接，盒号就是本盒在同一年度、同一保管期限中的顺序号，从个位数开始，用阿拉伯数字填写。档案盒脊背填写格式见附件4。3.备考表备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。（1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。（2）整理人栏由负责整理该盒归档文件人员签名填写。（3）检查人栏由归档文件整理质量检查人签名填写。（4）日期栏应填写归档文件整理完毕的日期。备考表格式见附件5。 附件1 *单位文书档案分类编号方案样式一级类二级类三级类文件材料主要内容保管期限永久长期或30年短期或10年a党群工作1党务综合2组织3宣传4纪检5会工6委团附件2档号章样式及举例全宗号类目号保管期限年度件号b1c12永久199828附件3 档案目录封面样式归档文件目录（仿宋二号加粗）* 全 宗 名 称 开发区文教卫生局 （仿宋小二加粗） （仿宋三号）* 全 宗 代 码 b13 （仿宋小二加粗）