公司文件与资料控制程序

1、xxxxxxx有限公司文件与资料控制程序编 制文件编号rgl-qp-4.2-001受 控：审 核文件版号a/00批 准生效日期2010年9月1日非受控：修订状态版 本修订记录编 制审 核批 准生效日期a 首次发行2010年9月1日发放部门份 数签收记录发放部门份 数签收记录受控状态1.目的：对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所使用的文件和资料是现行的有效版本。2.适用范围：本程序文件适用于与质量体系有关的文件和资料，包括外来的有关资料和图样。3.职责：3.1品管部文控中心负责全厂各相关文件的发放、更改控

2、制及管理工作。3.2生产工程技术部负责技术文件的编制以及通知文控中心予以发放及旧版的回收。3.3各相关部门负责本部门所使用工作文件和资料的管理。3.4质量手册由管理者代表审核，总经理批准；程序文件由相应部门主管审核，管理者代表批准；计量检测方面的文件由品管部主管审批；工作文件由使用部门负责人审核，交副总经理或管理者代表批准。4.工作程序：4.1文件格式、类别、编号、状态之规定4.1.1本公司文件的基本格式包括页眉、页脚。页眉的内容主要包括公司名称、文件编号及版号、修改状态；页脚的内容主要包括编制人、审核人、批准人。文件名位于文件正文的前面。各部门文件编写时应尽量采用上述格式。 4.1.2公司质

3、量体系文件主要类别及其代号有：质量手册qm、程序文件qp、规定类文件ru、（含技术性文件、管理性文件、标准类文件）、质量计划qap、记录表格r、作业指导书wi等。a)本公司文件及编号格式如下：rgl 文件序号版本号a、by、z（仅限于质量记录版本之表示文件类别部门代号 瑞高利代号b)程序文件及质量手册编号格式如下：rgl 程序文件为文件序号、质量手册为版本号 程序文件对应要素，质量手册为编制、修改年份文件类别瑞高利代号c)本公司各部门代码如下：部门总经理室（总经办）管理者代表采购部市场部生产计划/生产部生产工程技术部(亦称工程部)产品开发设计部物料计划控

4、制部财务部代号mogdcgcdpc/scpepfmcfd部门品管部行政人事部沙发车间纸箱车间珍珠棉车间宝丽龙车间文控中心货仓部代号qcpsprpnpjasdcwhd)文件序号用“001、002、003”或“01、02”等表示。e)文件版本用a、b、c等大写字母表示。f)修改号用“00、01、02”表示。质量手册编号中无部门代号，文件序号采用本公司最新质量手册编著或更新的年份号表示，如本厂现采用的iso标准为2000版，2010年统一编著则本厂的第一版质量手册的编号为：rgl-qm-2010-a。4.1.3 工程资料、体系文件（质量手册、程序文件、规定类文件、作业指导书）、生产合同均为受控文件，

5、受控文件之正文均盖红色“受控文件”章，其中体系文件还须加盖“文件生效章”并在“文件生效章”空白处注明“领用部门代号-受控编号”，其它生产排期、一般通知类勿须受控，但须有领用人签名，以便更改时能即时通知到领用人员，另质量记录原稿应受控(具体按4.2.3要求进行)。4.2文件的编写4.2.1质量手册由管理者代表、qc部文控中心负责招集相关人员对质量体系进行诊断、策划后进行编制，由文控中心编写，再交管理者代表审核、总经理批准 后颁布实施。原件交文控中心保存并由文控中心分发至各个职能部门。程序文件由相关的职能部门负责人在管理者代表及文控中心负责人的指导下根据国家标准及公司运作的实际需要进行编写，由部门

6、主管或经理审核后交管理者代表批准生效。原件交文控中心保存并由文控中心分发至各个职能部门。4.2.2工作文件的编写由各部门指定熟悉相关工作的人员进行编写，部门主管审核，由部门经理或管理者代表批准后，原件交文控中心按需要进行分发，文控中心必须随时查核现场工作文件使用之有效版本。4.2.3记录表格作为一种特殊的工作文件，由需要部门或主管部门进行编制，其格式和内容应经本部门主管或经理审核（并在原件背面签名）后即可生效。原件统一保存于文控中心，各部门需用时到文控中心领取原件之复印件。必要时，应制定使用说明，指导表格填写人员正确使用表格。4.2.4当有必要编制质量计划时，由管理者代表组织各相关部门进行编写

7、。具体工作可由管理者代表委托文控中心进行：会议召开、资料收集整理、项目质量目标制定、文件起草、组织讨论、交由各部门相关人员审核后最终由管理者代表批准。原件交文控中心保存，并按需要进行分发。4.2.5品管部负责编写有关检验和试验规范、规程，统一试验、检测方法和检验规则。4.3文件的审批4.3.1质量手册由文控中心编制，报管理者代表审核、总经理批准;程序文件由各职能部门主管审核，管理者代表批准;4.3.2检验方法标准由品管部qe编写，由品管部主管负责审批; 4.3.3各生产车间或组的工作类文件由其负责人审核，其它部门工作类文件由其部门负责人审核、副总经理或管理者代表批准；4.3.4工程资料类除产品

8、流程图须由总经理批准外，其余如装配流程图等相关工程资料由生产工程技术部主管批准即可。4.4文件的发放4.4.1体系文件的发放由文件管理员视需要而定;4.4.2文件领用人在“文件发放记录”上签名领取注有分发号和加盖“受控文件” 印章的文件，每份受控文件只有唯一的分发号，便于识别和追溯。“受控文件”章加盖文件的某一空白位。4.4.3凡加盖“受控文件”印章的文件禁止复印，一经发现，应立即由文件管理人员收回并销毁，并视情节追究相关人员的责任;4.4.4当文件破损严重，影响使用时，文件的持有人应到文件管理员处交回破 损文件，更换新文件(分发号与原文件一致)，文件管理员及时销毁破损文件;4.4.5当文件持

9、有人丢失文件后，应办理重新申请领用手续，并在“文件领用申请表”上相应填写丢失原因(必要时附以书面检讨)，经相关部门领导签字审批后方可领取。文件管理员对补发的文件给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。4.4.6因工作需要非预期领用文件者，也可填写“文件领用申请表”经品管部主管批准后由文件管理员按要求发放。4.4.7对予相关工程资料及体系文件之外的技术资料的发放，可在资料的原件背后签名确认并注明份数，以便在资料更改时追溯至领用部门及份数进行回收及更新。4.4.8对于打板部之内部使用的参数指导资料可不需文控中心发放，但必须由打板部做好发放记录及修改版本控制，文控中心须随时予以监督，以保证现场使

10、用之资料为有效版本。4.5文件的更改4.5.1当文件需要更改时，应由文件更改提出人填写“文件更改申请单”，申请单内应说明更改原因，对重要技术参数的更改应有充分的论证，“文件更改申请单”经本部门负责人签字批准后，交原文件的批准部门。4.5.2文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其职责的人员审批;4.5.3文件更改批准后，应由原文件的拟制部门进行更改，文件更改时应注明更改标识和更改生效时间，文件管理员按原“文件发放记录”的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件并报废，对重要更改还应发放“文件更改通知单”告知文件使用人，发放之编号不变，只须更改生效日期。4.6文件换版

11、与作废4.6.1当文件经多次更改(修改号从0到9时)或需进行大幅度修改时，应进行换版，原版次文件作废，换发新版本（表格格式的修改直接更改版本号）;4.6.2作废的文件副本应由文件管理员按“文件发放记录”收回并销毁;4. 4.6.4对“保留资料”的使用范围应加以限制，仅用于解决遗留问题时参考对照，不能作为解决现实问题的依据;4.6.3对所有作废的原版文件的适当位置加盖“报废”章及“保留”字样后，进行留用存档;4.7文件的管理4.7.1文件经编制、审核、批准后，原版文件交文件管理员连同文件发放记录等相关记录一并存档(发放记录附文件后)， 为防止体系文件的丢失，所有体系文件须以电子文档的形式保存，并

12、由文件管理员进行归档和标识且所有文件均应有备份。4.7.2需临时借阅文件的人员，应填写“借阅申请单”，经文件管理部门负责批准后可借阅文件，借阅者应在指定日期内归还文件，到期不归还者由文件管理员收回。为防止文件丢失或损坏，原版文件一律不外借。4.7.3任何人不得在受控文件上乱涂乱改，更不得私自外借。4.7.4文件管理员应经常检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。4.8外来文件的控制4.8.1直接引用的各类外部文件、资料，由文件对口管理部门的负责人批准后方可使用，发放和管理办法参照内部文件的发放和管理办法执行。4.8.2文件的编制部门应注意查询相关国家标准、行业标准、国际标准和国外行业标准发布信息，及时修订过期的文件，保证公司所使用的标准文本为有效版本。4.8.3文件管理部门对发放到企业外部的受控文件(如外协加工单位的设计