江苏地税电子档案管理系统业务需求

1、1 江苏地税电子档案管理系统江苏地税电子档案管理系统 业务需求业务需求 江苏省地方税务局电子档案管理系统项目组江苏省地方税务局电子档案管理系统项目组 二一一年九月十六日 2 江苏地税电子档案管理系统江苏地税电子档案管理系统 .3 1 功能概述.3 1.1系统设计目标.3 1.2基本功能.4 1.3结构图.8 2 档案采集.8 2.1档案实时录入.19 2.2档案定期录入.22 2.3电子文件直接导入.29 2.4其他系统提取.30 3 归档管理.32 3.1归档前修改.33 3.2预归档管理.35 3.3归档管理.38 3.4 档案鉴定变更.42 3.5 档案销毁.43 4 档案利用.46 4

2、.1 档案查询.47 4.2 档案统计.51 4.3 调阅管理.53 6 系统管理.56 6.1 用户维护.57 6.2角色维护.57 6.3 岗位维护.57 6.4 代码维护.57 6.5 数据维护.57 6.6 系统参数.57 6.7 权限设置.58 附报表样式.59 3 江苏地税电子档案管理系统 联系人：汪名富（盐城文书资料备用库， 1 功能概述 电子档案管理系统是依托税源专业化管理为背景，以档案工作 服务税收工作、服务基层建设、服务领导决策为导向，以分类管理、 集中存储、即时共享为原则，以规范档案的采集传递、存储归档、 管理利用为内容，充分利用信息技术，建立的

3、集中、统一、规范、 高效电子化档案管理工作平台。 1.1 系统设计目标 电子档案包括文书档案、业务档案、考评档案、会计档案、声 像档案、实物档案、基建档案、设备档案，电子档案管理系统设定 档案采集、归档管理、档案利用、档案统计、调阅管理、鉴定销毁 等功能，按设定权限向系统内人员开放。具体设计目标为： 一、支持多渠道档案采集方式，含纸质档案的扫描录入，文本、 影像等电子文件导入； 二、对系统数据与纸质档案完整性进行校验，并向用户发出提 醒； 三、档案管理系统数据库要能够接收大集中系统下发库等相关 系统数据； 四、在涉税事项办理过程中，以电子档案替代纸质档案传递， 4 最大限度地缩短流转时间，提高

4、办税效率。 五、全面建立纳税人的一户式档案，为税源控管提供查询信息。 六、扎口管理档案调阅查询。 1.21.2 基本功能基本功能 一、档案采集功能。采集的方法有：系统提取法，电子文件导 入法，纸质档案扫描法。 系统提取法是指，对已确定为应该在电子档案管理系统归档的 档案类别，且该数据已经存放在别的数据库中，如大集中系统数据 库存放的纳税人税务登记和申报征收以及扫描录入的信息等，通过 接口程序进行提取并转化存储，使用时需显示该档案的原始样式， 如纳税人财务报表。需要提取的数据库有：大集中信息系统、公文 处理系统、24 小时自助办税服务系统。对大集中信息系统回流的申 报数据，如果是 ca 用户以

5、ca 登录申报的，需加 ca 标记。 电子文件导入法是指，将需要归档的电子文档以人工上传形式 导入系统，如年度工作总结、三个一流考核结果等，如果该文档由 于章印等原因必须以原件存储录入系统的，应使用纸质档案扫描法。 对实物档案或已经破损无法扫描的档案，用照相机照相后形成电子 文件导入。 纸质档案扫描法是指，对各种需要归档的纸质档案，以扫描仪 扫描的方式录入系统，在录入时需保持序号的唯一性与连续性，便 于后续归档，避免归档时出现重复整理工作。 5 二、档案查询功能。对录入系统的档案信息提供多种查询功能， 需要实现网络式查询、一户式查询、按身份证查询、全文检索查询、 题名模糊查询、综合查询、统计报

6、表查询、信息变更查询。 对各种查询方式均支持跨年度，其中一户式查询主要限于业务 类档案。 网络式查询是指，对各种渠道采集录入的档案，通过配置部门 和操作人员的权限，实现各操作人员在自己的权限范围内查阅和下 载档案内容，通过该查询权，取代纸质档案流转，对其中的业务类 档案，需要考虑信息共享的即时性。本功能主要通过后台配置获得， 不需要开发专门的模块。 一户式查询主要是指，对在大集中系统有税务管理码的纳税人， 凡是涉及该户纳税人的征管档案，不管属于哪个类别和哪个卷宗， 均应归集在一起，以税务管理码为归集要件，辅以其他组合查询条 件，方便查阅利用。对在大集中系统无税务管理码的纳税人，且该 事项又确需

7、单独归档的，如无证户的处罚事项等，可以为该户先行 设置档案管理码，其格式参照税务管理码，但要能够明确与税务管 理码进行区分，在后期补办大集中系统税务登记后，要能够对其由 人工干预进行替换。对以大集中系统通用户名义办理的税务事项， 视同该通用户为一户进行归集，但由于通用户名下发生的事项较多， 对通用户本身和其中的部分内容应允许加识别标记，如二手房契税 征收等资料。通过一户式查询，解决现有的税务管理档案未在一起 存放的问题，解决历史档案难以查询的问题。 综合查询是指，可对查询档案按类别实现横向和纵向查询，横 6 向查询是对存储在档案管理系统中的不同部门而相同分类的档案进 行查询。也可对某部门全年提

8、供的含各种类别的归档档案进行查询 统计，便于该部门了解自己的档案情况。也可以按设定的查询条件 进行复合查询。 按身份证查询。是对不同归档类别的档案中，涉及同一身份证 号的档案进行归集，辅以其他查询条件进行查询，如某身份证号在 前台开票多次，又或某身份证号在不同纳税人中被登记多次。通过 身份证查询方式，将同一自然人的相关涉税信息联系在一起，为评 估管理等税源控管部门提供参考信息。 全文检索查询是指，对录入档案管理系统的各种文件及附件资 料，提供全文检索功能，识别对象主要为现有计算机常用的规范字 库文字，对手写的文字或图形图像等，考虑目前识别率较低，暂不 作为检索对象。 题名模糊查询，对存储的档案

9、信息，按题名进行查询时，录入 查询条件中，需要支持以“*”号替代部分汉字的功能，但“*”需 在汉字中间出现。 统计报表查询是指，对按各种设定的档案类报表进行查询统计。 信息变更查询是指，对大集中系统历史变更信息回溯记录，便 于了解该纳税人的历史信息情况，包括对大集中系统的登记变更信 息（含应税财产登记信息） 、鉴定变更信息（包含临时与不监控） 、 管户状态信息回溯（如筹建期、非正常户、停复业等） 。 三、档案立卷功能。对不同的档案进行归档，对归档前需要审 7 核的提供预归档功能。 四、档案调阅功能。分本单位内部人员调阅和其他单位外部人 员调阅，外部人员调阅一般由档案部门管理人员负责。 五、提醒

10、功能。包括系统对档案完整性的校验提醒和对利用机 关的新增事项提醒。 档案校验提醒是指，对从大集中系统回流的数据，设定业务事 项和基本附件对应规则，由档案系统进行审核，产生资料短缺清单， 并作出提醒。如核定征收的纳税人应有定额通知书及送达回证，在 设定规则时要注意按季或按月等不同业务的时间要求。此项功能应 该在各档案实时录入和档案定期录入窗口实现，录入人员对录入档 案保存后，系统即校验发出提醒，要求其对校验提醒信息进行确认， 如果该项业务的确可以缺少某一附件资料，那么由录入人员点击确 认无误即可以结束，并不用再次提醒。 新增事项提醒仅限于业务档案，是指在录入人员录入档案后， 系统按照大集中系统对

11、应的管理机关权限，自动将该户信息推送到 该机关的待办信息中，该机关在点击查看或处理后不再出现在提示 信息中，对不需要提示的信息可采用批量处理的方法，如纳服中心 新办登记 20 户，在同一日扫描录入，那相应的管理分局提示栏，按 各自管理范围自动跳出相应户办登记的档案信息，而其他管理分局 不能看到非本管理范围信息，要注意对同级稽查局和评估分局、上 级机关应该开放该管理范围内的全部权限，但并非所有信息都推送 给他们，而是按照选择性推送，即在录入信息时出现需要同步推送 稽查或评估、日常检查的复选框，默认为不选择，如果需要的，如 8 注销登记，则选择评估局，此时录入的信息在管理分局和评估分局 的新增事项

12、提醒中应同步出现。对新增事项提醒需设置为两种方式， 即汇总和明细方式，一般情况下打开时为汇总方式，对汇总中的某 项内容点击可以打开相应明细，如果用户直接点击明细信息展示， 则将所有明细信息直接显示，两种模式下显示结果时均应以分类号 和录入时间作为默认排序方式，但对显示结果如果用户需要重新排 序，需要提供排序功能。 六、支撑、记录考核情况。一是利用档案系统为考核提供充分 的数据信息，尽量减少考核工作中的重复劳动，二是对考核过程和 结果形成的文档资料进行标注，录入档案系统，以用于查询，集中 反应考核工作的全貌，解决目前存在的考核档案散乱在各个部门， 难以综合利用的问题，本功能通过设立专门的分类目录

13、，然后通过 查询实现。 1.31.3 结构图结构图 电子档案管理系统 归 档 管 理 档 案 利 用 系 统 管 理 档 案 采 集 9 2 档案采集 档案采集是电子档案管理系统的首要环节，是按照档案管理要 求，通过例行的接收制度和专业的采集方法，将税务机关日常管理 中产生且需要归档的，分散在各部门、各相关责任人手中的档案， 著录电子档案管理系统的过程。包括各种纸质等有形档案录入及其 他电子文档转化存储。 根据录入方式的不同，将档案采集分为档案实时录入，档案定 期录入，电子文件直接导入，其他系统提取四类。 各种类型档案的著录管理，包括文件标引著录和案卷标引著录。 著录文件标引是对录入的信息，填

14、写档案著录特征字段。如对档案 类别、二级目录、保管期限和年度进行著录，对不需要归档的进行 剔除，对直接著录的，可直接进行添加。著录案卷标引是对案卷信 息和卷内文件信息进行著录，卷内顺序号按时间顺序自动生成。 在档案采集时，对已经录入过的同类型档案要进行提醒，尽量 避免重复采集。如果是挂接方式，在点击挂接后，由系统识别后进 行提示，在提示后，录入人员仍可以录入。 电子文档导入时要能够提示是否需要启动病毒自动扫描功能， 防止病毒侵入系统。 一、操作人员权限范围一、操作人员权限范围 电子档案系统管理员负责其他系统数据提取管理，纳税服务部 门的档案管理人员负责前台数据采集，档案部门管理人员负责本单 位

15、除纳税服务部门以外的部门档案采集工作，对其他需要此权限的 10 岗位也可由系统管理员直接配置。 二、结构图二、结构图 三、档案分类目录三、档案分类目录 第一级第一级第二级第二级第三级第三级 1.1.1党务工作 1.1党群工作 1.1.2工青团妇工作 1.2.1行政综合 1.2行政工作 1.2.2行政秘书 1.3.1人事任免 1.3人事教育 1.3.2教育培训 1.4纪检监察1.4.1纪检监察 1 文书 档 案 1.5业务1.5.1规划财务 2 档案采集 2.2 档 案 定 期 录 入 2.3 电子 文 件 直 接 导入 2.4 其 他 系 统 提 取 2.1 档 案 实 时 录 入 11 1.

16、5.2征管和科技发展 1.5.3税政法规 1.5.4风险识别 1.5.5税务检查 1.5.6数据管理 部门 工作 1.5.7内部审计 1.6其他文书1.6.1其他文书 2.1.1办理税务登记 2.1.2代扣代缴登记 2.1.3变更税务登记 2.1.4注销税务登记 2.1.5委托代征登记 2.1.6停复业管理 2.1.7非正常户管理 2.1.8个人信息管理 2.1.9外来经营报验登记及核销 2.1.10社保费登记管理 2.1.11税务登记验换证 2.1.12税务登记证件遗失补办 2.1.13项目登记 2.1.14项目变更登记 2 业务 档案 2.1登记管理 2.1.15项目注销登记 12 2.1

17、.16其他登记资料 2.2.1纳税申报 2.2.2延期申报 2.2.3延期缴纳税款 2.2.4催报催缴 2.2.5存量房交易 2.2.6三方协议签约资料 2.2申报征收 2.2.7其他资料 2.3.1发票资格管理 2.3.2指定企业印制发票 2.3.3发票领购 2.3.4纳税人自行开具发票 2.3.5发票验旧、缴销核销 2.3.6代开通用发票 2.3.7代开建筑业统一发票 2.3.8代开销售不动产发票 2.3.9代开货物运输发票 2.3发票管理 2.3.10其他发票资料 2.4.1个人所得税征收方式鉴定 2.4.2企业所得税征收方式鉴定 2.4.3货运自开票纳税人资格管理 2.4认定管理 2.

18、4.4货运代开票中介机构资格管理 13 2.4.5货运输业车辆（船舶）变更 2.4.6建筑业自开票纳税人资格管理 2.4.7销售不动产自开票纳税人资格管理 2.4.8其他相关资料 2.5.1外出经营证明开具管理 2.5.2外出经营证明核销管理 2.5.3开具个人所得税完税证明 2.5.4出具对外支付税务证明 2.5.5外国公司船舶运输收入免征营业税证明表 2.5.6资源税证明管理 2.5.7开具红字公路内河货物运输发票申请 2.5证明管理 2.5.8其他相关资料 2.6.1个人所得税报批类 2.6.2营业税报批类 2.6.3房产税报批类 2.6.4城镇土地使用税报批类 2.6.5土地增值税报批

19、类 2.6.6印花税报批类 2.6.7资源税报批类 2.6.8综合税种报批类 2.6.9企业所得税备案类 2.6税收优惠 2.6.10个人所得税备案类 14 2.6.11营业税备案类 2.6.12房产税备案类 2.6.13土地使用税备案类 2.6.14土地增值税备案类 2.6.15印花税备案类 2.6.16资源税备案类 2.6.17车船税备案类 2.6.18契税备案类 2.6.19耕地占用税备案类 2.6.20综合税种备案 2.6.21企业所得税优惠类 2.6.22 企业所得税资产损失税前扣除的确认（货币资产损 失） 2.6.23 企业所得税资产损失税前扣除的确认（非货币资产 损失） 2.6.

20、24企业所得税资产损失税前扣除的确认（投资损失） 2.6.25 企业所得税资产损失税前扣除的确认（其他资产损 失） 2.6.26其他优惠资料 2.7.1建筑业项目清算 2.7.2企业所得税后续管理2.7税源管理 2.7.3个人所得税后续管理 15 2.7.4企业所得税汇算清缴 2.7.5土地增值税清算 2.7.6欠税管理 2.7.7双定核定资料 2.7.8其他相关资料 2.8.1纳税评估 2.8.2日常检查 2.8.3税务稽查 2.8.4日常管理处罚资料 2.8.5税收保全资料 2.8.6税收强制执行资料 2.8监控管理 2.8.7其他监控管理资料 2.9.1退税管理 2.9.2代扣代缴手续费

21、管理 2.9.3纳税保证金退付管理 2.9.4纳税信用等级评定 2.9其他业务 2.9.5其他资料 3.1.1省级考核 3.1.2市级考核3.1 三个一流考 核 3.1.3县级考核3 考评 档案 3.2 税收执 法考核 3.2.1考核指标管理 16 3.2.2自动考核资料 3.2.3人工考核资料评议 3.2.4责任追究 3.3.1公务员考核 3.3日常考核 3.3.2其他日常考核 3.4 税收执法检 查 3.4.1税收执法检查 3.5其他考核3.5.1其他考核 4.1.1凭证 4.1.2财务报告4.1税收会计 4.1.3其他资料 4.2.1凭证 4.2.2帐簿 4.2.3财务报告 4.2经费会

22、计 4.2.4其他资料 4 会计 档案 4.3 其他会计档 案 4.3.1其他 5.1.1有实物照片存档 5.1.2无实物照片存档5.1照片 5.1.3其他照片 5.2.1有实物录像存档 5 声像 档案 5.2录像 5.2.2无实物录像存档 17 5.2.3其他录像 5.3.1有实物录音存档 5.3.2无实物录音存档5.3录音 5.3.3其他录音 5.4.1有光盘等实物存档 5.4软件 5.4.2无光盘等实物存档 5.5 非软件类光 盘 5.5.1非软件类光盘 5.6 其他声像档 案 5.6.1其他声像档案 6.1.1奖牌 6.1.2奖状 6.1.3奖杯 6.1.4锦旗 6.1.5证书 6.1

23、荣誉表彰 6.1.6其他实物 6.2.1办公桌 6.2.2会议桌 6.2.3椅子 6.2.4文件柜 6.2.5档案柜 6 实物 档案 6.2办公用品 6.2.6茶几 18 6.2.7沙发 6.3.1衣柜 6.3.2床（单人床、沙发床、双人床） 6.3.3书桌 6.3生活用品 6.3.4其他 6.4.1球桌 6.4.2跑步机 6.4.3举重器械 6.4体育用品 6.4.4其他 6.5图书档案6.5.1图书资料 6.6 其他实物档 案 6.6.1其他实物 7.1.1立项审批资料 7.1.2设计基础材料 7.1.3预算资料 7.1.4工程管理文件(施工、建设) 7.1.5决算资料 7.1.6竣工验收

24、资料 7.1.7相关证书资料 7.1新建 7.1.8监理报告 7.2.1招标资料 7 基建 档案 7.2维修 7.2.2竣工验收资料 19 7.3其他7.3.1其他基建档案 8.1.1计算机(台式、手提) 8.1.2服务器 8.1.3网络设备 8.1.4打印机 8.1.5扫描仪 8.1.6复印机 8.1.7一体机 8.1.8去湿机 8.1.9投影机 8.1.10空调（挂式、立式） 8.1.11碎纸机 8.1.12电视机 8.1.13照相机（摄像机） 8.1办公设备 8.1.14音响(调音设备) 8.2.1电梯 8.2.2厨房设备 8.2.3热水器 8 设备 档案 8.2其他设备 8.2.4其他

25、 对档案分类目录，需设定全省公共目录代码，各单位使用时不 能对代码单独进行维护，需要由省局统一发布维护，但对原代码进 行变更的，用原代码录入的档案，如果需要转换成新代码的，系统 20 应能够支持；由于目录过细，对三级以下的目录和各类档案的保管 期限，以附件形式另外提供；对目录层级太多，录入人员无法划清 的，原则上可按上一级目录先行录入，系统在查询时应予以支持； 对目录编码要设定良好的规则，确保编码不会出现重复。 2.1 档案实时录入 档案实时录入是指，对前台办理涉税事项过程中收集到的纸质 档案，由纳税服务部门人员或其他部门有权人员进行扫描录入电子 档案系统的过程。 一、操作人员权限范围一、操作

26、人员权限范围 由纳税服务部门人员或其他有权人员使用, 前台对工作量较大 的单位可设置专职档案管理员。 二、概要流程图二、概要流程图 前台收集的涉税资料 是否录入大 集中系统 录入电子档案系统进入大集中系统回流库 否是 三、业务规则三、业务规则 （一）前台人员在接到纳税人办理的税务事项时，同时接收纳 21 税人提供的相应纸质资料，具体资料要求按省局相关文件规定执行， 对收到的资料在当日录入电子档案管理系统。 （二）对在大集中系统已经扫描的纸质资料不再录入档案管理 系统，对未扫描录入大集中系统的重要资料要在档案管理系统中扫 描录入。 （三）对完成录入的纸质档案移交本部门档案管理人员送存档 案中心归

27、档。 （四）对已经录入电子档案管理系统但尚未向本部门档案管理 人员移交的档案由原录入人员在移交前进行修改，对已经移交本部 门档案管理人员，但尚未向档案部门移交的档案，由原录入人员将 需要修改的档案交本单位档案管理人员，由本单位档案管理人员进 行修改。 （五）对题名的编写规则要清晰明了，应将二级分类目录写进题 名，能够反应档案的主要内容和特点，让使用人易于读懂。 （六）对存量房交易等，需要增加房产交易编号、项目编号选项。 四、操作流程及界面要求四、操作流程及界面要求 系统提供录入操作界面。 界面提供查询、新增、修改、删除、暂存、生成序号、扫描、 编辑、返回功能按钮。 界面上部提供录入档案各要素字

28、段的组合区域，包含以下字段： 税务管理码、纳税人名称、录入日期起止、涉税事项类目等，具体 参见 2.2 第四项内容。对录入后的信息，确认已经不再修改时，点 22 击生成序号功能按钮，生成一流水号并可打印，录入人员将此流水 号打印信息随同附件向后道一起移送。 界面下部提供录入结果展示区域，按不同录入事项进行分行记 录。 查询按钮用于本岗位以往录入情况的查询。 支持扫描文件的重命名和在线打开功能。 删除操作时需要提示是否确认删除。 五、输出要求五、输出要求 提供打印预览和打印功能，支持将界面内容以 excel 格式导出， 支持以原录入文件格式进行导出。 2.2 档案定期录入 档案定期录入是指档案部

29、门管理人员或其他部门有权人员，对 各接收到的档案，进行扫描录入的过程。包括文书档案、业务档案、 考评档案、会计档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案 八种类型。 一、操作人员权限范围一、操作人员权限范围 由档案部门管理人员或其他部门有权人员使用，录入档案的范 围为除前台录入范围以外的所有应归档档案，以电子文件直接导入 和其他系统提取的档案除外。 二、概要流程图二、概要流程图 23 各部门移交档案中 心的待录入档案 档案中心管理人员录 入电子档案管理系统 其他部门人员录 入电子档案 移交档案中心管 理人员处理 三、业务规则三、业务规则 （一）档案部门人员在接到各部门向其移交的已经录入电子档

30、 案系统的档案后，对其办理交接手续，然后按归档规定进行处理。 （二）档案部门人员在接到各部门向其移交的需要录入档案后， 对其办理交接手续，然后按档案类别进行录入。 （三）非档案部门的有权录入人员，将本部门需要录入的档案 录入后，向档案部门进行移交。 （四）对不同类别的档案信息，操作人员需点击菜单中不同的 类型进行录入。 （五）对同一事项，办理时间跨度较长的，需要考虑其同一性， 在录入时可以附件追加形式处理。 （六）对录入的扫描件，要分行显示时要有微缩预览功能，在 单份上要增加鼠标右键直接复制、删除、替换功能，便于操作。 四、操作流程及界面要求四、操作流程及界面要求 系统按不同功能要求提供录入操

31、作界面，另外提供文件挂接功 能界面，其中对已经有税务管理码的纳税人，在输入管理码后，选 择档案类型即可进行挂接。 各录入界面需提供查询、新增、修改、删除、暂存、生成序号、 扫描、编辑、返回功能按钮。 界面上部提供录入档案各要素字段的组合区域，各不同录入界 24 面包含不同字段，对录入后的信息，确认已经不再修改时，点击生 成序号功能按钮，生成一流水号并打印，录入人员将此流水号打印 信息随同附件一并保存，便于日后归档。各界面字段信息具体如下： 文书档案录入界面中提供以下字段：所属机关、全宗号、年度、 保管期限、室编件号、分类号、档号、题名、文号、责任者、密级、 成文日期、载体数量、文本、附件标题、

32、组织机构代码、登记号、 备注、盒号、主办部门、协办部门、馆编件号、档案馆代号、电子 文档号、缩微号、文种、稿本、载体类型、载体规格、载体单位、 主题词、开放与控制、整理人、检查人、盒内说明、录入人、公开 权限、文档状态、归档日期、归档人、主文件、附文件。 基建档案录入界面应提供档案案卷录入和档案文件录入两个区 域。档案案卷录入区域中提供以下字段：所属机关、全宗号、年度、 保管期限、分类号、案卷号、档号、类目名称、目录号、案卷题名、 编制单位、密级、起始日期、终止日期、件数、总页数、备注、立 卷人、立卷日期、核查人、公开权限、文档状态、录入人、归档日 期、归档人，档案文件录入区域中提供以下字段：

33、全宗号、目录号、 分类号、案卷号、档号、保管期限、密级、公开权限、录入人、所 属机关、年度、卷内顺序号、页号、文件标题、文件编号、责任者、 编制日期、页数、备注、主题词、归档日期。 设备档案录入界面应提供档案案卷录入和档案文件录入两个区 域。档案案卷录入区域中提供以下字段：所属机关、全宗号、年度、 保管期限、分类号、案卷号、档号、类目名称、目录号、案卷题名、 25 编制单位、密级、起始日期、终止日期、件数、总页数、备注、立 卷人、立卷日期、核查人、公开权限、文档状态、录入人、归档日 期、归档人，档案文件录入区域中提供以下字段：全宗号、目录号、 分类号、案卷号、档号、保管期限、密级、公开权限、录

34、入人、所 属机关、年度、卷内顺序号、页号、文件标题、文件编号、责任者、 编制日期、页数、备注、主题词、归档日期。 声像档案录入界面应提供以下字段。 照片类：所属机关、全宗号、 年度、保管期限、分类号、案卷 号、档号、类目名称、公开权限、案卷题名、内容介绍、摄制人、 起始日期、终止日期、照片张数、底片张数、页数、密级、备注、 目录号、文档状态、录入人、归档日期、归档人； 录音类：所属机关、全宗号、年度、保管期限、分类号、档号、 目录号、案卷号、案卷题名、内容介绍、录制人、起始日期、终止 日期、带长、录放分钟、密级、参见号、备注、盒数、公开权限、 文档状态、归档日期、归档人； 录像类：所属机关、全

35、宗号、年度、保管期限、分类号、档号、 目录号、案卷号、案卷题名、内容介绍、录制人、起始日期、终止 日期、带长、录放分钟、密级、参见号、备注、盒数、公开权限、 文档状态、归档日期、归档人； 软件类和非软件光盘类：所属机关、全宗号、年度、保管期限、 分类号、案卷号、档号、类目名称、案卷题名、内容介绍、编制单 位、密级、起始日期、终止日期、件数、总页数、份数、备注、目 录号、立卷人、核查人、公开权限、文档状态、录入人、归档日期、 26 归档人。 业务档案录入界面应提供档案案卷录入和档案文件录入两个区 域。档案案卷录入区域中提供以下字段：所属机关、全宗号、年度、 保管期限、分类号、案卷号、档号、类目名

36、称、案卷题名、案件编 号、责任者、密级、文件件数、总页数、起始日期、终止日期、所 属期起、所属期至、备注、目录号、组织机构代码、税务管理码、 档案馆代号、立卷人、立卷日期、备考说明、公开权限、文档状态、 录入人、归档日期、归档人（检查、稽查） ；所属机关、全宗号、年 度、保管期限、分类号、案卷号、档号、类目名称、案卷题名、责 任者、密级、文件件数、总页数、起始日期、终止日期、所属期起、 所属期至、备注、目录号、组织机构代码、税务管理码、档案馆代 号、立卷人、立卷日期、备考说明、公开权限、文档状态、录入人、 归档日期、归档人，档案文件录入区域中提供以下字段：全宗号、 目录号、分类号、案卷号、档号

37、、保管期限、密级、公开权限、录 入人、所属机关、年度、税务管理码、页号、卷内顺序号、案件编 号、题名、文号、责任者、成文日期、载体数量、备注、文本等 （检查、稽查） ；全宗号、目录号、分类号、案卷号、档号、保管期 限、密级、公开权限、录入人、所属机关、年度、税务管理码、页 号、卷内顺序号、题名、文号、责任者、成文日期、载体数量、备 注、文本、组织机构代码、主题词、开放与控制、月份。 实物档案录入界面中提供以下字段：所属机关、全宗号、年度、 保管期限、分类号、案卷号、档号、实物形式、案卷题名、颁发时 间、颁发单位、密级、存放地点、参见号、备注、目录号、公开权 27 限、文档状态、录入人、归档日期

38、、归档人。 会计档案录入界面中提供以下字段：所属机关、全宗号、年度、 保管期限、分类号、案卷号、档号、案卷题名、单位、本册起止号、 起始日期、终止日期、张数、备注、目录号、密级: 、公开权限:、 文档状态、归档时间、录入人、归档日期、归档人。对会计档案中 的报表除了提供扫描录入方式外，还要设定将导入和查询功能，但 查询的权限由电子档案系统单独配置。 考核评价档案录入界面中提供以下字段：所属机关、全宗号、 年度、保管期限、室编件号、分类号、档号、题名、文号、责任者、 密级、成文日期、载体数量、文本、附件标题、组织机构代码、登 记号、备注、盒号、主办部门、协办部门、馆编件号、档案馆代号、 电子文档

39、号、缩微号、文种、稿本、载体类型、载体规格、载体单 位、主题词、开放与控制、整理人、检查人、盒内说明、录入人、 公开权限、文档状态、归档日期、归档人、主文件、附文件。 查询按钮用于本岗位录入情况的查询，支持扫描文件的重命名 和在线打开功能，删除操作时需要提示是否确认删除。 对案卷（件）级信息的特殊要求：文书档案案件录入时，案件 号不需录入，由系统按规则自动生成；业务档案案卷录入时也不需 要录入案卷号，由系统统一定期自动立卷，不需用户操作；在案卷 信息编辑界面中要提供文件上传功能，允许上传文件直接挂接。 对文件级信息的特殊要求：业务档案的文件录入因为没有相应 的案卷信息，因此只需要录入文件级可以

40、提供的信息部分，并且在 业务档案文件中，如果是由系统自动生成的部分，用户将不得删除 28 和修改。在文件信息编辑界面中，还要提供文件上传按钮，点击文 件上传按钮时打开文件选择对话框，选择浏览本地文件上传。 档案文件挂接要求：挂接是用户导入文件并与相应的档案信息 挂接的功能操作，系统需提供通用档案文件挂接界面和业务档案文 件挂接界面。考虑人工命名出错率高，对挂接命名的编号规则需要 简捷易行。 通用档案文件挂接界面：上部提供查询条件组合区域、查询按 钮，区域中提供以下字段，年度、目录、保管期限等的输入域，用 户输入相应的查询条件后，点击查询按钮，下部提供案卷查询列表 展示，每行记录提供单独的挂接按

41、钮，点击挂接按钮，进入相应记 录的文件上传界面。文件上传界面中，提供文件浏览选择按钮和相 应显示区域，以及上传按钮，用户选择了文件列表后，点击上传按 钮，触发上传操作，然后进入挂接结果显示界面。挂接结果界面中 显示挂接结果，分成功或失败，以及其他相关信息，并提供返回按 钮，点击返回时重新回到通用档案文件挂接初始化界面。 业务档案文件挂接界面：上部提供查询条件组合区域、查询按 钮，下部提供查询结果展示区域（案卷列表） ，每行记录提供单独的 挂接按钮和撤销挂接按钮；点击相应的挂接按钮后，进入业务档案 文件挂接明细界面；点击相应的撤销挂接按钮，进入业务档案文件 撤销挂接界面；业务档案文件挂接明细界面

42、上部提供查询条件组合 区域、查询按钮、挂接所有文件按钮、挂接选中文件按钮，界面下 部提供查询结果展示区域（文件级列表） 、对应每行记录的复选框、 全选复选框，查询条件组合区域中需提供年度、税务管理码、分类 29 号三项，点击查询按钮后触发查询操作，显示查询结果，选择需要 挂接的记录对应的复选框，点击挂接选中文件按钮时，系统自动根 据选择情况，将选中的文件进行挂接，进入挂接结果界面，点击挂 接所有文件按钮，则触发挂接所有文件操作，进入挂接结果界面； 业务档案文件撤销挂接界面与业务档案文件挂接界面相似，但挂接 所有文件按钮改为撤销所有挂接文件按钮、挂接选中文件按钮改为 撤销选中文件挂接按钮，触发的

43、操作为撤销文件挂接操作，操作后 进入挂接结果界面；挂接结果界面提供操作功能显示和操作结果显 示、返回按钮，点击返回按钮，系统回到功能首页。 五、输出要求五、输出要求 提供打印预览和打印功能，支持将界面内容以 excel 格式导出， 支持以原录入文件格式进行导出。 2.3 电子文件直接导入 电子文件导入是本单位各部门将日常工作中不需要纸质存档， 但也很重要的一些电子档案，如计划总结等，直接导入电子档案系 统的过程。 一、操作人员权限范围一、操作人员权限范围 赋予各部门操作人员，导入档案范围为本部门的重要档案，且 未经其他方式录入过电子档案系统，如 word 或 excel 文件等，对本 部门需要

44、以纸质等有形档案移交档案部门的档案不在本模块导入， 仍按纸质档案处理方式。 二、概要流程图二、概要流程图 30 各部门电子文件导入 电子档案管理系统 档案中心管理人员 审核归档 三、业务规则三、业务规则 （一）各部门对本部门经过整理的重要电子资料，向电子档案 系统进行导入，由档案部门负责审核归档。 （二）对以本方式导入的档案不需要提供纸质等有形档案存档。 （三）在审核前允许录入部门对其进行修改、删除，审核后不 允许录入部门自行修改。 （四）审核后，对审核人认为需要修改或删除的，原则上退回 原导入部门修改，但审核人也具有直接修改或删除权，对此类档案 修改在本模块直接进行，不适用“归档前修改”模块

45、。 四、操作流程及界面要求四、操作流程及界面要求 系统提供导入操作界面。界面提供查询、新增、修改、删除、 暂存、编辑、返回功能按钮。 界面上部提供录入档案各要素字段的组合区域。查询条件组合 区域中提供以下字段：所属机关、全宗号、年度、保管期限、分类 号、档号、类目名称、目录号、案卷题名、编制单位、密级、起始 日期、终止日期、件数、总页数、资料格式 31 （word、excel、jpeg） 、备注、立卷人、公开权限、文档状态、 录入人、归档日期、归档人等的输入域。 界面下部提供录入结果展示区域，按不同录入事项进行分行记 录。 查询按钮用于本岗位以往录入情况的查询，支持扫描文件的重 命名和在线打开

46、功能，删除操作时需要提示是否确认删除。 五、输出要求五、输出要求 提供打印预览和打印功能，支持将界面内容以 excel 格式导出， 支持以原录入文件格式进行导出。 2.4 其他系统提取 其他系统提取是指将其他信息系统相关数据，通过接口的形式 导入本系统。 一、操作人员权限范围一、操作人员权限范围 仅限电子档案系统管理员负责监控管理，提取过程由程序自动 执行。 二、概要流程图二、概要流程图 大集中回流库、公文处 理系统等其他系统 接口导入电子档案管理系统 系 统 管 理 员 监 控 32 三、业务处理流程和业务规则三、业务处理流程和业务规则 （一）其他系统包括大集中信息系统、公文处理系统、24

47、小时 自助办税服务系统、大集中影印系统、各单位原档案系统。具体导 入事项为纳税人的相关信息，如大集中系统的税务登记及变更，自 开票资格认定及变更、年审，发票领购、验旧信息，办理税收优惠， 纳税申报信息，涉及该户门临开票的信息等，对省内从事异地经营 的，对在报验地缴纳税费的记录要自动导出交给出具方，便于管理。 （二）在外网预申请界面，设定涉税资料扫描上报功能，让有 条件的纳税人将自身需要提供的资料先行扫描录入，通过接口提取 进入电子档案系统，前台人员对已经进入系统的资料只需要与纳税 人提供的实物资料进行核对即可，减少纳税人在前台办理时间和前 台税务人员扫描的压力。 （三）对大集中的影印扫描系统，

48、要考虑其已经实现的功能， 进行契合，一是避免出现让操作人员重复扫描同一事项的情况，二 是对影印系统扫描录入的数据要充分共享，如可考虑将部分扫描内 容直接存放在档案系统。 （四）为考虑连续性，对各市原有的档案系统或历史档案，可 根据各市不同的特点，由各市提出具体需求，经审核后进行导入， 此项接口导入为一次性，不需要按日提取数据。 （五）对需要日常性提取数据的接口程序应每天晚定时执行一 次，提取结果为新增的变动数据。 接口程序需要友好，不能对其他程序系统形成干扰。 33 （六）电子档案系统管理员应定期检查提取日志，并在系统中 留下监控查询痕迹。 （七）对大集中等其他系统提取的数据要增加标记，以便于

49、与 人工录入的相区别。 四、界面要求四、界面要求 系统提供提取日志查询界面，查询界面有提取类别、记录条数、 提取时间、监控人查看记录等内容。 五、输出要求五、输出要求 支持将界面内容以 excel 格式导出，支持以原录入文件格式进 行导出。 3归档管理归档管理 归档管理是档案管理中心人员对接收到的档案进行审核和归档， 以及归档后进行鉴定变更和到期销毁的管理过程，包括归档前修改、 预归档管理、归档管理、档案鉴定变更、档案销毁。 一、操作人员权限范围一、操作人员权限范围 仅限于档案部门管理人员使用，预归档范围包括文书档案、业 务档案和电子文件直接导入档案，对其他档案和已经预归档的档案 进行归档，对

50、归档前档案可以进行修改。 二、结构图二、结构图 3 归档管理 3.2 预 归 档 管 理 3.3 归 档 管 理 3.4 档案 鉴 定 变更 3.1 归 档 前 修 改 3.5 档 案 销 毁 34 3.1 归档前修改 归档前修改是对已经移交档案部门，且已经录入电子档案管理 系统，但尚未作归档处理的档案进行修改。 一、操作人员权限范围一、操作人员权限范围 仅限档案部门管理人员使用,修改范围为接收录入电子档案系统， 但尚未作归档处理的全部档案。对接收尚未录入电子档案管理系统 的档案提出修改，由原移交部门直接申请修改替换，不在本系统中 操作。 二、概要流程图二、概要流程图 35 审批人审批 审批意

51、见 修改电子档案 否 是 原部门提请修改 档案部门审核 结束 三、业务规则三、业务规则 （一）修改需要由原录入或原移交部门发起，有权岗位人员审 批后才能进行。 （二）对录入人员在录入过程中的修改在档案采集模块操作。 （三）修改范围为尚未作归档处理的全部档案。 （四）修改模式为对题名等档案要素进行修改，或对全部或部 分附件进行替换、删除等，替换原附件的需有原档案移交单位提供 的新的附件，修改人员不能对原录入档案内容本身进行修改。 （五）修改后的记录要与附件保持一致。 四、操作流程及界面要求四、操作流程及界面要求 系统提供修改操作界面，界面提供查询、增加、修改、删除、 暂存、扫描、编辑、返回功能按

52、钮。 界面上部显示档案各要素字段及附件，对各要素字段及附件的 内容可编辑、修改、保存。 对已经审批可以修改的记录，点击进行编辑修改，删除操作时 需要提示是否确认删除。 36 五、输出要求五、输出要求 提供打印预览和打印功能，支持将界面内容以 excel 格式导出， 支持以原录入文件格式进行导出。 3.2 预归档管理 档案预归档是对即将进入正式库的档案文件进行筛选、审核等 操作，主要完成文件的登记、催办、分发处理等，档案预归档含文 书档案和业务档案、电子文件直接导入档案。 一、操作人员权限范围一、操作人员权限范围 仅限于档案部门管理人员或其他授权人员使用，预归档范围包 括文书档案和业务档案、各部

53、门直接导入的电子文件。 二、概要流程图二、概要流程图 无。 三、业务规则三、业务规则 （一）档案部门管理人员，对文书档案和业务档案在立卷前进 行预归档。 （二）档案部门管理人员，对各部门直接导入的电子文件进行 审核，对需要修改或删除的点击退回处理，并注明审核意见。 （三）预归档主要完成对即将进入正式库的档案文件进行筛选、 修改、审核等操作功能。预归档的审核时间一般不超过十日，超过 后要有颜色变化进行警告。在审核时需要有提示框，提醒审核人员 确认与原件内容是一致的，便于分清责任。 （四）文书档案预归档主要是将公文处理系统中导入电子档案 37 管理系统的文件根据“全文标识”内容逐条录入分类号、判断

54、保管 期限、审核载体数量，并对题名内容不完整的进行补充修改。 （五）业务档案预归档主要是对批量挂接的文件逐个进行审核。 （六）预归档功能不能对查询形成制约，即只要录入结束的档 案应均可查询，而不是必须预归档后才能查询。 四、操作流程及界面要求四、操作流程及界面要求 提供文书档案预归档界面： 界面上部包括查询条件组合区域、查询按钮，预归档按钮，挂 接按钮，清理重复文书按钮；界面下部提供查询结果展示区域、复 选框；查询条件组合区域中提供年度，题名，文号等条件字段输入 区域，用户输入条件后，点击查询按钮，触发查询刷新查询结果展 示区域，在结果区域全文标识列表中，要求在线打开 word，excel 等

55、格式的文件。对于每个文件都要求有删除功能。在结果列表中的 每一条记录，都可以修改题名，保管期限，分类号，载体数量的数 据，点击保存按钮可以在界面上存储。最终点击预归档按钮，将保 存的界面级修改的信息导入到真实库现行文书档案中。对于保管期 限为零时，系统默认为无效数据，不予将数据导入真实库。点击挂 接按钮进入批量挂接界面，根据结果界面中的挂接号挂接相应的文 件信息。点击清理重复文书按钮，清除公文系统导入预归档中间库 中的重复数据。点击全选按钮，选中界面结果区域的所有记录，点 击删除按钮，删除所有界面选中的数据。 提供业务档案预归档界面： 38 界面上部包括查询条件组合区域、查询按钮、挂接按钮；界

56、面 下部提供查询结果展示区域、复选框、删除按钮、审核通过按钮、 提交审核人按钮、退回按钮；查询条件组合区域中提供类目、年度、 题名、文档状态、全宗号、税务管理码、月份、分类号、保管期限 等条件字段输入区域，用户输入条件后，点击查询按钮，触发查询 刷新查询结果展示区域。在查询结果展示记录中，点击相应的编辑 按钮，进入相应记录的批量挂接业务档案编辑界面，填写修改的信 息提供返回按钮，点击返回按钮，将返回查询界面。在查询结果展 示记录中，点击相应的删除文件按钮，确认删除操作提醒信息，则 删除挂接的的扫描件。点击全选按钮，选中界面结果区域的所有记 录，点击删除按钮，删除所有界面选中的数据。点击审核通过

57、按钮， 把选中符合档案要求的档案信息导入业务档案库。点击提交审核人 按钮，把选中档案信息提交给审核人审核。点击退回按钮，把选中 的不符合档案要求的档案信息退回给挂接文件的提交人，并填写退 回意见。 提供电子文件直接导入预归档界面： 界面上部包括查询条件组合区域、查询按钮，预归档按钮；界 面下部提供查询结果展示区域、复选框；查询条件组合区域中提供 年度，题名等条件字段输入区域，用户输入条件后，点击查询按钮， 触发查询刷新查询结果展示区域，在结果区域中，要能在线打开 word，excel 等格式的文件。对单个文件要有修改、删除、退回功 能，对批量文件要有删除、退回功能，对退回的要可以填写退回意 见

58、，并有退回处理方式，方式选择项为“修改、删除”两种。对于 39 保管期限为零时，系统默认为无效数据，不予将数据导入真实库。 查询条件组合区域中提供以下字段：所属机关、全宗号、年度、保 管期限、分类号、档号、类目名称、目录号、案卷题名、编制单位、 密级、起始日期、终止日期、件数、总页数、资料格式 （word、excel、jpeg） 、备注、公开权限、文档状态、录入人等 输入域。 五、输出要求五、输出要求 提供打印预览和打印功能，支持将界面内容以 excel 格式导出， 支持以原录入文件格式进行导出。 3.3 归档管理 档案立卷归档，是对具有保存价值的，已经进入电子档案管理 系统且处理完毕的档案文

59、件做立卷归档处理。归档后由档案部门保 存备查。 一、操作人员权限范围一、操作人员权限范围 仅限于纳税服务部门和档案部门管理人员使用，纳税服务部门 归档范围为自行归档的档案，其他档案一律由档案部门归档。 二、概要流程图二、概要流程图 40 采集录入 归档 系统直接立卷预归档 三、业务规则三、业务规则 （一）在系统中，除了系统自动导入的文书档案、电子文件直 接导入档案和所有业务档案以外的档案在著录时已经立卷，因此只 需做归档操作即可。 （二）对系统自动导入的文书档案、电子文件直接导入档案和 所有业务档案则需要由系统先根据设定的规则先立卷，然后再归档， 规则制定要结合录入时间顺序、分类号、密级、保管

60、期限等，保持 与录入时间吻合。对电子文件直接导入档案由于不存在纸质档案存 档，所以立卷时应该有明确标记以与其他卷相区分。 （三）在归档时间的明确上，各级税务机关应根据统一的档案 管理要求，分类别、分节点的组织定期归档，即将办理完毕的文件 档案由责任科室或个人整理、立卷后定期向档案管理中心实施移交。 在归档程序设计上要充分考虑各地的工作量，对工作量过大的可以 在平时设定归档方式。 （四）归档范围，凡是反映本级税务机关工作活动的、具有查 考利用价值的文件材料均属归档范围。 （五）归档档案的要求：原件归档，文件材料齐全、完整，文 件资料按其内容的联系，合并整理、立卷，对归档的文件材料要保 持它们之间