办公邮件使用礼仪规范

1、实用文档 办公邮件使用礼仪规范 电子邮件是我们日常办公不可或缺的交流方式， 如何规范地使用邮件， 了解 邮件使用的礼仪，对有效沟通、提高工作效率、营造文明的办公环境，有着重要 的作用。 1. 决定邮件的目的和内容 发邮件前，需要考虑内容是否适宜用邮件发送。 1.1 邮件适用范围： （1）正式工作报告； （2）部门之间事务往来； （3）通知； （4）知识推荐和信息传递； （5）没有见面交流条件的其他交流内容； （6）难以简单用口头表达说明清楚的其他事项。 1.2 不适用内容： （1）要求立即回应的紧急事务； （2）有不同观点的人需要参与讨论的内容； （3）不方便使用邮件呈现的其他内容，如：动画、

2、音频、视频等。 2. 邮件写作 2.1 收件对象 （1）收件人/TO:要受理这封邮件所涉及的主要问题， 理应对邮件予以回复 响应； （2）抄送人 / CC :只是需要知道邮件所说明事情，没有义务予以响应，有建 议时可回复； (3) 密送人/BCC:收信人不知道的收件对象。 2.1.1 收件对象排列顺序 收信人的排列需遵循一定的顺序规则: ( 1 )按部门排列； ( 2 )按职等职级从高到低排列。 2.1.2 注意事项 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人资源。 2.2 标题 / 主题 (1) 引起收件人的注意； (2) 告知邮件的主要内容； ( 3)让收件对象知其所以然。 2.2.1 注意事

3、项 (1) 空白标题是最失礼的，如果在未写明标题的情况下误发邮件，请追加 一封邮件表示歉意； ( 2)标题宜短不宜长； (3) 对外邮件标题应写明出处，例如: “来自丰诚公司 XXX 的邮件”； (4) 标题要能真实反映邮件的内容和重要性； ( 5)一封邮件尽可能只针对一个主题； ( 6)可适当使用大写字母、字符(如“！”)来突出标题，引起收件对象 厶厶、，I.、八 的注意； (7) 不可出现错别字和语句不通顺的地方。 2.3 称呼和问候 邮件开头要称呼收件人，开头结尾最好有问候语。 2.3.1 称呼 (1) 称呼是顶格第一行书写； (2) 同级、下级用亲切的称呼，昵称等均可； (3) 多人、

4、群体用统称，如各位、大家、 Dear All 等均可； (4) 上级用尊称(头衔、性别)，如 X总、Y经理、Z女士等均可。 2.3.2 问候语 ( 1)开头问候语，换行空两格书写； ( 2)非常正式的邮件，可用问候语“您好！”、“大家好！”等。 2.4 正文 ( 1)一般使用默认字体； ( 2)若收件对象不认识您，应先表明身份。可以是代表的企业名或您的姓 名，具体身份根据邮件的目的而采用； ( 3)正文应简明扼要，多用简单词汇和短句； (4) 清晰列出观点或事项：1, 2, 3; ( 5)合理提示重要信息，可以是加粗或者标红色，但尽量保证页面简洁， 不影响查阅； ( 6)如有附件，应在正文中提

5、示。如附件是特殊格式，应说明打开方式。 2.5 结尾 ( 1 )明确表明发件人的身份； ( 2)有些正式邮件(如信件、感谢函、邀请函)需落款：包括企业名(以 个人名义发送时可省略)、发件人职位姓名(代表企业身份时可省略)、时间； ( 3)如无需落款，我司统一采用个人签名档。 2.6 签名档 (1) 请使用市场部提供的统一版本； (2) 对内邮件需添加签名档； (3) 对外邮件已有落款时，无需添加签名档，否则一律使用统一的签名档。 2.7 附件 (1) 附件命名应能概括附件内容； (2) 附件数目不宜超过 4 个，超过 4 个应打包压缩； (3) 如附件过大，可压缩或转成 PDF格式，或发送稍小的图表或图片。 3. 邮件的发送 3.1 发送前的检查 ( 1)检查主题栏是否书写，有无错别字，标题能否概括邮件内容； (2) 收件人邮箱是否正确，收件人有无遗漏，收件人的顺序是否正确； ( 3)检查正文，是否有错别字或语句不通顺； ( 4)检查是否附上正确的附件。 3.2 发送时间 较紧急的邮件请勿在临下班前或者休息时间发送。 若必须发送， 可致电提醒 收件人查收。 4. 邮件的回复 (1)回复邮件时,可根据回复内容适当修改标题，请勿“ RE RE RE” 一大串； ( 2)回复邮件时，应删除附件，避免占用太多资源； (3) 避免将同一个主题的讨论