事业单位档案管理创新与改革探讨

1、 事业单位档案管理创新与改革探讨摘要：经济社会的发展和进步，带动了档案管理工作覆盖面的扩展。作为事业单位管理的重要组成部分，档案管理的改革也面临着前所未有的挑战。本文对当前事业单位档案管理的现状进行分析，从而探讨出相应的解决措施。关键词：事业单位 档案管理 现状分析 创新改革档案管理不仅能够保证整个行政事业单位协调、有序、高效的运行，更重要的是对单位自身的科学发展、社会精神文明的建设、人民群众正当权益的维护都有着重要的作用。当前随着改革的不断深入，事业单位档案管理原本存在的不足，慢慢的显现出来。事业单位档案管理应如何进行改革，才能促进其适应社会的发展，不被淘汰？针对这一问题，笔者就当前事业单位

2、档案管理的现状进行分析，进而探讨出相应的解决措施。一、做好事业单位档案管理工作的重要意义档案管理工作是一项基础性工作，它在作为事业单位工作查考依据的同时，也是生产生活的参考资料，最重要的是在单位与职工正当权益的维护中，可作为重要的凭证。另外，它也是提高事业单位工作质量和工作效率的必要条件。因此，它在事业单位管理中是不可或缺的一部分。科学规范的档案管理，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。做好档案管理工作对于每一个档案管理工作人员来说，是最主要的任务。若是没有意识到这个问题，那么就会在事业单位健康发展中埋下隐患。做好档案管理工作的意义有很多，主要有两个方面：从单位出发，单位领导可以根据所记录

3、的档案，及时、全面的掌握单位的整体情况，据此进行策略调整和制定；从社会各界出发，社会各界可依据维护历史真实面貌的档案，分析事业单位的业绩，分析情况，从而为选择合适机关进行合作奠定一定的基础。当今社会飞速发展，也加深了档案管理工作创新与改革的进程。只有勇于探索和尝试，才能适应社会的竞争，才能将本单位整体发展的状况和工作成果更全面、真实地反映出来。档案管理工作与单位其他方面管理的有机结合不仅可实现机关单位管理战略，还能提高单位的管理效率。总之，做好档案管理工作在促进地区经济社会全面发展的同时，还能让社会各界对本单位在市场经济中的形象认识更加深入。二、事业单位档案管理现状的分析1、对档案工作的不够重

4、视。一直以来，没有认清档案工作的重要性是行政事业单位的工作人员，从单位领导到职工本人普遍存在的现象。对于单位领导来说，因为档案工作是幕后工作，不能为单位产生直接的经济效益，而且在年度和任期考核中，上级领导也没有考虑把档案工作纳入其中，导致领导不重视档案管理的工作，缺乏强有力的监督，特别是在档案管理中需要的配备、硬件设施的投入，还有档案日常管理等方面。再有就是档案管理工作人员自身的问题。因没有认识到档案工作的重要性，因此责任心不强。在管理过程中，怀着只要不丢失、不泄密档案就算是完成了自己的责任。致使工作人员没有尽职尽责的收集、整理档案，然后一到年终便把不齐全、不规范的档案往柜中一堆便完事，致使档

5、案工作严重搁浅。最后就是干部职工个人，因他们认为档案工作与自身并没有什么必要的联系，因此在工作人员收集资料时，存在消极情绪，不愿意配合。在起草文件材料和填写相关资料时，存在应付心理，不规范的现象时有发生。对档案工作没有给予足够的重视，导致档案工作长期处于被动状态，规范化和标准化更是不会被谈及。2、档案人员业务素质欠缺。档案管理是一项专业性、技术性都很强的工作，因此，对档案人员专业素质的要求较高。如今人事制度的改革逐渐深入，包括调整机构及重组内部科室等多方面的原因，导致岗位变动。原有的、专业素质较高的档案管理人员被调走，而分配到档案管理部门的人员大多是生手，没有经过专门的培训，对档案的管理过程不

6、知晓，管理意识淡薄，存在着消极、懈怠的情绪。还有一些管理人员，不是因为业务不精就是因为责任心不强，在收集、整理、归档、装订等方面不够认真，常出现档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况。3、现代化管理设施较落后。科学技术的不断发展，促使科技手段的不断更新，计算机信息也逐渐深入到我们的生活和工作中。计算机水平的提高为我们提供了巨大的便利。然而在档案信息管理系统，由于没有及时、充分的认识和发挥先进技术手段的作用，所以没有将计算机技术广泛运用到档案管理中。更有一些单位的档案室的库房建造不规范，并将易燃的杂物堆放在里面，尘土飞扬，空气污浊不堪，档案现代化及档案保护设备配置基本不全。4、档案检索效

7、率较低。档案检索包括计算机检索与手工检索。相对于手工检索而言，计算机检索的效率较高，目前我国大多数事业单位采用的仍是手工检索。显然，档案检索的效率和档案的硬件设施具有很大的关系。为了提高档案检索效率，许多部门专门研发多种检索工具，认为检索效率与检索工具的数量呈正比。然而若是将检索工具设置的太细、过于繁琐，可能会出现搜索档案重叠的情况，反而不利于检索。因此检索效率的提高，在于检索工具的精益求精，而不是数量。三、事业单位档案工作改进措施1、建立健全档案工作规章制度。建立健全档案工作规章制度，是规范档案工作行为的一项基础建设。在建立健全过程中，要根据单位的工作特点，配合档案管理的需要，讲究合理性和可

8、操作性。另外，为了防止单位的上上下下对档案工作的不重视，规章制度中要制定既对单位领导有约束力又要对干部职工有强制性的条款。在制定规章制度过程中，要严格遵照国家标准，在允许的情况下，可根据行政事业单位规模、工作特点的不同，适当、灵活的调整其管理方式与制度规范，实现规范性和灵活性的有机结合。档案部门可根据以往的实践、探索和总结，建立起一套内容全面、结构完整、符合本单位实际的规章制度体系。2、提高档案管理人员的综合素质。无论技术再先进，也需要人来操作。因此做好档案工作，最重要的是人。针对岗位变动导致档案人员的综合素质显著降低这一情况，我们可以在岗位变动时，尽量减少档案部门的变动，稳定档案人员，保证档

9、案人员综合素质不降低。因为要档案工作是一项专业性、实践性和操作性都很强工作，若是不具备丰富的实践工作经验，档案管理工作特别是档案收集、管理的规范是很难达到要求。此外随着社会的发展，很多东西都在不断更替，档案管理人员应不断“充电”，加强学习更新自己原有的知识结构，提高综合素质。为了增强自己的责任感，还要加强自己的职业道德修养，树立正确的职业道德观念。作为一名档案管理人员，在具备扎实的专业理论知识的同时，还要熟练掌握信息技术，顺应时代的潮流，实现从理论型、实干型向技术型转变。3、增加经费投入与开发档案信息资源。大多数事业单位不是因为受到经济发展的制约就是因为规模较小，导致档案管理条件较差，近期内不

10、容易完善相关的基础设施。针对这种情况，主管部门在加强档案管理监督的同时，可主动向当地政府领导申请，给予一定的支持，协助并配合逐步完善档案工作条件及相应的设备，从而保证本单位的档案工作健康发展。而对于规模较大、有一定资金的单位，应致力于改善档案管理设备条件而主动投入足够的资金，这不仅能够保证档案保存的全面性，还能够增强档案管理人员的责任感，使自己树立正确的工作方法和态度。并积极思考，挖掘档案的信息资源，进而充分发挥档案的使用价值。对档案进行整理时，可根据单位的情况，将档案的保存形式转变为单展史、大事记汇编等。在档案中宣传和总结本单位的经验和业绩，可为领导制定策略作参考。通过报纸、网络等，在提高单

11、位知名度的同时，也可为社会提供有效的信息服务。4、加快档案现代化管理进程。做好档案管理工作，就必须把档案信息化列入工作日程。在档案部门配置信息化的基本设备的同时，档案人员的计算机管理知识也应随之进行培训。将先进的技术如光盘、缩微、声像等灵活应用到档案管理中。在这方面，国外的一些国家在档案信息化管理已趋于成熟。为了顺利的实现档案现代化管理，我们可根据本单位的需要，借鉴其先进的管理方法和经验。当今社会，事业单位档案管理正面临着新的机遇和挑战，走向市场经济的同时，也在向信息时代迈进。我们只有对档案工作存在的不足进行理性的总结和思考，才能为今后的发展制定出正确的政策。加快档案现代化管理进程，不仅能够有

12、效地发挥档案的利用工作，还能适应信息社会发展的需求，最重要的是能够最大限度地为本单位各项业务工作和社会服务。5、加强保密工作。保密工作对于档案管理是非常重要的。保密工作的档案主要包括两个方面：保管档案和保密档案。保管档案是对已有档案进行保存，在以后需要翻阅时能及时找到；而保密档案的档次比较高，因为在一定是时期内，它包含的内容是关乎国家安全和利益的，若是被泄露出去，对国家造成的危害是不可估计的。在对档案存放的库房的建筑选址、修建方面应严格根据国家的有关规定来进行。库房与办公室的门窗应比一般的门窗要牢固，且库房与办公室要有一定的距离，不能紧挨着，以免引起一些不必要的麻烦；然后，应由专人对库房进行管理，严格遵照库房管理规则，控制人员的进出；最后，因保管档案和保密档案所记载的内容轻重有别，所以应分开来保存,以免引起不必要的麻烦。参考文献：1 杨虹. 对事业单位档案管理的创新