办公室工作及公司体系的计划及建议

1、现在公司处在小型向中型化发展的企业之路上，作为办公室主任， 我的工作主要是行政人事及体系支援，结合目前企业的实际运作状态那么对我的工作思路，有以下几点考虑及建议。1.人事组织架构方面：首先，我们必须确认在组织建设中，哪些职位是目前紧缺和急需的，其次判断该职位是否属于高级管理，因为高级管理职位除必须配置相关资源外，还必须注重待遇问题， 如果是一般职位， 那么，在组织中，到底哪些岗位是目前需要完善的，所以，行政工作必须保障合理的人员资源能够到位。针对目前的招募工作， 我建议分三步， 共同组成我们需要的人事招募渠道。我们主要由于地域性限制， 一般采用网络招聘或电话面试，所以我们必须选择人流量大，信息

2、资源储备丰富，且服务质量好，知名度高的网站来制定我们需求的人力招募计划。高层管理的招募，一般采用网络发布，加自己猎头。（也可以内部提升或内部调拨，只要人员素质能够跟上）基层干部招募，建议采取内部提升及周边招募。而普通员工的招募除采取周边招募，学校用工或就业安置我们也可考虑。如果我们能保证做到， 缺乏职位能够配置合理人才，那么我们的工作计划就能保证顺利执行。人事行政系统的管理及完善：目前，公司急需建立符合国家劳动法的合同文本及相关人事资料，对于招募的，在职的人才必须建立相应完备的电子档案及名册，而且社会保险等与人事系统有关的资料都需要完备。而且，我们的培训计划必须展开，除制作我们公司的员工手册及

3、企业板报宣导以外，还要根据相应的行政指标及培训的内容进行适当的考核，以提升公司的整体素质及专业能力。因为，公司小型化，急需人才，那么，人才能够招募很容易，可是，留才，并给予人才相应的发展空间及平台， 就需要我们不仅从工作上，生活上给予无私的支持，还需要进行专业上的二次提升和转型。那么，我们的人才政策是：不一定找到非常对口的， 但是可以是适合培训和转型的，培训和团队组织领导者能够开拓， 图强的。能够将整体素质提升或具备短期内适应企业发展和贡献一定功绩的人才，我们可以不拘一格的吸纳。2.行政后勤的管理和支援。行政后勤管理能够保障公司的良好发展，节约企业成本，根据，我们公司的情况，我们必须制定符合我

4、们公司内部后勤管理办法，列如：电脑管理，宿舍管理，车队管理，食堂卫生管理等，并且，应该注重建设企业的行政外部联络关系，因为，今天的企业在市场中不是孤军作战，是围绕着地方法律，政府或市场的其他类原则进行竞争和生产，那么，一个良好的外联环境可以让企业发展更快的步入轨道。对于企业的行政支援，我们可以建立相关的计划及制度保证，列如：我们的人力需求，出差需求等等。一个良好的行政管理后勤系统能够保证企业的资源配置优化，而且能使成本缩减，除了提升自己的企业形象外，而且能够提升企业内部员工的凝聚力。那么如何能够提升我们自己的行政管理能力呢？我记得以前的一位企业家说过：如果我们不懂也不会创新， 那么我们可以借鉴

5、和学习， 找寻企业中的领头者或同行中优秀的管理者，虚心研究和学习， 放低姿态对我们来说没什么大不了的。如果，任何一家企业能够放下自己高傲的自尊，我相信，那么企业能够做大做强，就不是什么奇怪的事情了，事实上，不断的自我完善就是胜利的唯一法则。3.办公室的协调职能在企业日常管理中， 会出现很多非常繁琐的事情和突发事件，这就意味着作为办公室必须将很多事件收纳于自己的管理系统中，因此，一个良好的管理者及团队组成非常重要，除必要的资源合理配置外， 对于事件的处理方法，力度都十分需要思虑的，所以，协调是办公室日常做的头等大事，针对目前外贸的团队建设需求及财务软件的选择等，都是我们需要管理中的主要任务，所以

6、，每一件需要协调的事情都必须制定详细的计划表及进度跟踪，这样才能保证我们工作的顺利开展及公司的大政方针得到实施。 （办公室，或起码办公室这个名号，不适宜处理该项事务。 处理该项事务的人员及部门必须更加细节专业乃至全局化，这项功能可以归依到人力资源部门下的绩效考核组去处理，可以每月定时了解部门运做项目或工作，经协商沟通再文案化记录，届时再跟进了解。很有必要，可以试着开始运做。）4.外贸团队建设的几点考虑及建议：首先，蛇无头不行， 目前我们公司缺乏专业的国际贸易人才及具备一定外语技能的优秀人才，那么，我们必须找寻类似合适的人才，作为我们外贸团队的领头羊其次，我们找到合适的外贸领队后，根据他的规划及

7、我们即将面对的客户群体制定的团队建设计划进行招募和培训。在薪水或待遇方面，我们需要大度，没有必要去计较，如果对方真是人才或者手中有一定的客户源头，那么我们得不偿失，而且，在稳定客源的同时，我们还必须积极拓展外贸的窗口或客户。国内的内销也是我们将来必须要踏入的领域，我们除外贸的建设及坚持外，针对国内的市场开拓，我们也必须以人为本，积极拓展各省代理及技术支援， 展开各种营销活动和企划专案，争取在市场中占据一时之地。在企业的外贸策略上， 我建议是积极与大厂或国际的大集团进行资源供应捆绑，然后技术创新，开拓其他领域或产品面的同步多元化发展，同时，在市场销售中我们要积极注意市场风险及规避，稳步提升自己的

8、实力。5.公司体系的建设及完善公司目前的体系存在很多问题，简要介绍几点：1.目前公司品质系统培训及意识跟不上，无法匹配系统的执行。2.程序文件中描述与实际执行流程相差太多，文件需要修改，表单需要完善。3.公司内部内审员团队没有运作，系统自我查核及完善能力不足。4.没有根据实际状况和企业客户的需求制定符合发展的品质体系条款。5.缺乏文件控制及表单更新， 人员没有记录习惯， 记录保存追溯困难。主要需要改善 3 点：1.品质系统要有负责人，而且内审团队必须建设完善。2.制定年度内审计划及培训计划，展开文控管理及档案标识保存。3.根据客户要求，定期完善工艺流程，更新程序书和相关表单。做好了以上 3 点

9、，我们才能在ISO9000 体系完备的基础上，根据市场及客户的需求去做其它的系统，否则，我们基础不牢，将来很容易出现空中楼阁， 那样，我们损失将更大， 至于，其它小问题，我相信，在品质体系团队完善的情况下基本可以消除。所以，在我今后的工作中， 将紧紧围绕这 5 个基本点，和公司稳步发展，开拓市场的方针来进行行政和人事，外贸等工作，将努力把振兴华阳为已任，积极努力的贡献自己的光和热， 也许，在以后的工作中，的确存在很多的困难和问题，但是我们的价值就是要解决这些问题，让企业能够良性发展， 所以，我确信，我能够坚持，在今后的工作中，得到公司的支持和资源配置，我必将能稳定实施上述目标！以上，就是我近期的工作计划及思路，还请原谅不足之处，请指正！谢谢！报告人：郑鉴2008 年 12 月 13 日另：公司原先的组织架构及其组织职能说明极其重要，务必需要人力资源部门在充分理解的前提下承接着来，并且须要将该类文案整理好放在办公室显要之处， 凡是新来的员工甚至于对一些老员工，人力资源部专员都需要另其充分了解文案制度及其说明的精要之处。可以修缮，但推倒重来是没有出路的。中国企业的人力资源管理模式，甚至于说是中国企业的整个管理模式，其在宏观策略性提倡与微观技术性策应是相对失衡的，这很容易导致我们做的一些事难以执行下去。没有简明易懂可供执行