大型会议工作准备清单.xls

1、会会议议会会务务工工作作检检查查清清单单 环环节节工工作作模模块块工工作作任任务务具具体体内内容容责责任任人人时时间间节节点点 会会议议确确认认会议事由确定 会议名称赛玛特科技有限责任公司组织变革宣贯大会 姜元冰 会议时间2014年9月22日-9月23日 会议地点待定 会议室预订待定 与会人员集团各部门相关人员230人左右 会议议程 1,苏董发言 2.职能部门流程及制度宣贯 3. 运营管理中心流程及制度宣贯 4.运营管理中心誓师 5.集团全体员工誓师 主持人:卢娇阳 会会议议前前期期准准备备 准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表 会议通知撰写通知郭秀10.17 资料 准备与收集 电子版资

2、料，包括会议使用文档正式版、会 务指引（内部）、通讯录、签到表 淑钦,秀娟,黎明,袁园(礼仪)游洪 琼,杨云萌(签到) 10.17 储存 确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储 存到一定的文件夹，并告知相关人员 张念10.17 住宿住宿安排确定具体住哪儿，房间类型及个数游洪琼,徐渝10.21 餐饮 就餐形式、地 点确定 王英,刘小源10.18 文具 文具准备及领 取 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、 白板纸、激光笔、录音笔,桌牌制作 冯吉,黎明10.20 会场 会议室材料 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引 牌、座位牌、茶水 冯吉,张念10.20 会场布置 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬

3、挂；欢迎牌、 指引牌、座位牌是否到位 张念,冯吉,洪小东,义铭10.21 摄影摄影拍照与总办专业人员联系摄影事宜冯吉,张念10.22 人员报到 人员报到直接前往酒店报到游洪琼,杨云萌(签到)10.22 资料发放包括会议材料等10.22 会会议议会会务务工工作作检检查查清清单单 环环节节工工作作模模块块工工作作任任务务具具体体内内容容责责任任人人时时间间节节点点 会会议议第第一一天天工工 作作 设备设备就绪 检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、 网线等是否就绪 冯吉,张念10.21 会场检查会场情况 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢 迎牌、指引牌、座位牌、茶水 肖瑶,蒋苑霖10.21 电

4、脑与网络 笔记本电脑使 用协助 查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电 器，网线等,通知物业管理处接待人员协助 吕苗10.21 茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位游洪琼,杨云萌,刘小源10.22.23 摄影拍照现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况冯吉,张念10.22.23 会议记录会议记录录音笔录音，人员现场记录 麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人 卢娇阳10.22.23 会场收拾清洁整理会场 恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品 遗漏 张念,冯吉,洪小东,义铭10.22.23 午餐就餐地点指引带领与会人员就餐刘小源,王英10.22.23 会会议议后后期期工工

5、作作 宣传报道 宣传资料准备稿件撰写及照片整理冯吉10.27 宣传报道发布宣传报道秀娟,陈丹青10.29 会议纪要 纪要整理会议后尽早整理会议纪要蒋苑霖10.27 邮件发布经领导审阅后通过邮件发布张念10.29 后续工作跟进 会务费用结账 报销 对会务期间发生的费用进行结账报销王英,义铭10.23 会务工作总结 组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作 流程中出色之处及不足之处 工作任务跟踪 管理 针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理 是是否否完完成成 会会议议会会务务工工作作检检查查清清单单 是是否否完完成成 会会议议准准备备流流程程 环节序号工作任务 会议确认 1会议议题 2会议时间 3会

6、议地点 4参会人员 5会议内容 6会议议程 7主持人 前期准备 1下发会议通知 2准备会议横幅 3收集会议资料 4参会人员名单 5制作参会人员桌签 6安排参会人员的住宿 7预定参会人员的午餐 会议室准备 1悬挂横幅 2打印座次图 3摆放桌椅 4摆放桌签 5摆放水杯 6摆放纸笔 7测试电脑投影 8准备翻页笔 9测试音响 10测试麦克风 11准备茶水 12准备指示牌 13准备演讲台 14准备多余插线板 15安排拍照人员 16安排记录会议人员 17准备水果 会议开始 1提前检查设备 2把所有的电子设备打开，准备就绪 3设置会议室空调温度。 4会议期间每隔20分钟添加一次茶水 中场休息1及时添加茶水 会议结束 1及时打扫会议室卫生 2关闭电源 后期工作 1整理会议纪要 2发布会议纪要 3会议总结 具体准备 电子版、纸质版 接送、住宿地址 就餐形式、地点 白纸