EXCEL培训(刘发银制作).pps

1、MS Excel 培 训,制作： 刘 发 银 2003年9月16日,培 训 目 的,如何准确而高效地工作 学习使用更为复杂的公式及函数 设计简洁美观的数据表格 提高会计数据处理技能 发挥个人创造能力,目录,提高效率快捷键 格式设计 公式和函数 数据处理 其他：时间、文本、工具栏,提高效率快捷键,看看我们的键盘 在工作表或工作簿中移动和滚动的按键 用于输入数据的按键 设置数据格式的按键 编 辑 数 据 选择单元格、列或行的按键(1)、(2) 分级显示数据的按键 窗口、对话框和编辑框中的按键(1) 、(2) 用于工作表、图表和宏的按键,格 式 设 计,页 面 设 置,数据有效性,条 件 格 式,单

2、元格格式,公式函数,基本公式 工作表函数 错误跟踪 VBA函数,录入原则：永远不用鼠标,数据处理,排 序 筛 选 分类汇总 合并计算 数据透视表 使用名称 使用数组 循环引用 分 列 获取外部数据,其他,时间处理 文本处理 工具栏调整 关于安全 共享工作簿,看看我们的键盘,+ E 打开资源管理器 + D(或M) 清屏 + F 搜索,Alt + F4 关闭windows任务 Alt + Tab Windows任务切换 另外，可以自定义启动Excel的快捷键,在工作表或工作簿中移动和滚动的按键,按下完成 箭头键向上、下、左或右移动单元格 CTRL+ 箭头键移动到当前数据区域的边缘 CTRL+HOM

3、E移动到工作表的开头 CTRL+END移动到工作表的最后一个单元格（右下角） ALT+PAGE DOWN向右移动一屏 ALT+PAGE UP向左移动一屏 CTRL+PAGE DOWN移动到工作簿中下一个工作表 CTRL+PAGE UP移动到工作簿中前一个工作表 CTRL+F6 或 CTRL+TAB移动到下一工作簿或窗口 CTRL+SHIFT+F6 或 移动到前一工作簿或窗口 CTRL+SHIFT+TAB F5显示“定位”对话框 SHIFT+F5或CTRL+F显示“查找”对话框 SHIFT+F4重复上一次“查找”操作（等同于“查找下一个”） TAB在保护工作表中的非锁定单元格之间移动,用于输入数

4、据的按键,请 按如果要 ALT+ENTER在单元格中折行 CTRL+ENTER用当前输入项填充选定的单元格区域 TAB完成单元格输入并在选定区域中右移 CTRL+DELETE删除插入点到行末的文本 F4 或 CTRL+Y重复最后一次操作 F2 (SHIFT+F2)编辑单元格 (编辑单元格批注) CTRL+D (CTRL+R)向下填充 (向右填充) CTRL+F3 (F3)定义名称 (将定义的名称粘贴到公式中) CTRL+SHIFT+ENTER以数组公式形式输入公式 CTRL+A在公式中键入函数名后显示公式选项板 CTRL+K插入超级链接 SHIFT+F3将函数粘贴到公式中 F9 (CTRL+A

5、LT+F9)计算所有打开(活动)工作簿中的所有工作表 SHIFT+F9 计算活动工作表ALT+= （等号）插入“自动求和”公式 CTRL+; （分号） 输入日期 CTRL+SHIFT+: （冒号）输入时间 CTRL+SHIFT+“ （双引号）将上方单元格中数值复制到当前单元格 CTRL+ （左单引号）在显示单元格值和显示单元格公式间转换 CTRL+ （撇号）将上方单元格中公式复制到当前单元格 ALT+ 下箭头键显示“记忆式键入”列表,设置数据格式的按键,请按如果要 ALT+ （撇号）显示“样式”对话框 CTRL+1显示“单元格格式”对话框 CTRL+SHIFT+应用“常规”数字格式 CTRL+

6、SHIFT+$应用带两个小数位的“贷币”格式,括号为负数 CTRL+SHIFT+%应用不带小数位的“百分比”格式 CTRL+SHIFT+应用带两个小数位的“科学记数”数字格式 CTRL+SHIFT+#应用年月日“日期”格式 CTRL+SHIFT+应用小时和分钟“时间”格式，标明上午下午 CTRL+SHIFT+!应用这样的数字格式：-3,000,000.00 CTRL+SHIFT+ （分号）只选定当前选定区域中的可视单元格,分级显示数据的按键,请按如果要 ALT + SHIFT + 右箭头键对行或列分组 ALT + SHIFT + 左箭头键取消行或列分组 CTRL+8显示或隐藏分级显示符号 CT

7、RL+9隐藏选定行 CTRL+SHIFT+( （左括号）取消隐藏选定行 CTRL+0（零）隐藏选定列 CTRL+SHIFT+)（右括号）取消隐藏选定列,窗口、对话框和编辑框中的按键（1）,在窗口中按下完成 ALT+TAB切换到下一个程序 ALT+SHIFT+TAB切换到上一个程序 CTRL+ESC显示 Windows“开始”菜单 CTRL+W 或 CTRL+F4关闭活动工作簿窗口 CTRL+F5恢复活动工作簿窗口的大小 F6移动到已拆分工作簿的下一窗格 SHIFT+F6移动到已拆分工作簿的上一窗格 CTRL+F6切换到下一个工作簿窗口 CTRL+SHIFT+F6切换到上一个工作簿窗口 CTRL

8、+F7 执行“移动”命令（菜单栏中的工作簿图标菜单），或使用箭头键移动窗口 CTRL+F8执行“大小”命令（菜单栏中的工作簿图标菜单），或使用箭头键调整窗口的大小 CTRL+F9将工作簿窗口最小化为图标 CTRL+F10最大化或恢复工作簿窗口 PRTSCR将屏幕图像复制到剪贴板中 ALT+PRINT SCREEN将活动窗口的图像复制到剪贴板中,窗口、对话框和编辑框中的按键（2）,在对话框中按下完成 TAB移动到下一个选项或选项组 SHIFT+TAB移动到上一个选项或选项组 CTRL+TAB 或 CTRL+PAGE DOWN切换到对话框中的下一个选项卡 CTRL+SHIFT+TAB 或 CTRL

9、+PAGE UP切换到对话框中的上一个选项卡 ALT+ 下箭头键打开选定的下拉列表框 对话框中编辑框的按键 在编辑框中按下完成 HOME移动到内容的开始处 END移动到内容的末尾 CTRL+ 左箭头键向左移动一个字 CTRL+ 右箭头键向右移动一个字 SHIFT+ 左箭头键选定或取消选定左面的一个字符 SHIFT+ 右箭头键选定或取消选定右面的一个字符 CTRL+SHIFT+ 左箭头键选定或取消选定左面的一个字 CTRL+SHIFT+ 右箭头键选定或取消选定右面的一个字 SHIFT+HOME选定从插入点到开始处的内容 SHIFT+END选定从插入点到末尾的内容,用于工作表、图表和宏的按键,按下

10、完成 SHIFT+F11 或 ALT+SHIFT+F1插入新工作表 F11 或 ALT+F1创建使用当前区域的图表 ALT+F8显示“宏”对话框 ALT+F11显示“Visual Basic 编辑器” CTRL+F11插入 Microsoft Excel 4.0 宏工作表 CTRL+PAGE DOWN移动到工作簿中的下一个工作表 CTRL+PAGE UP移动到工作簿中的上一个工作表 SHIFT+CTRL+PAGE DOWN选择工作簿中当前和下一个工作表 SHIFT+CTRL+PAGE UP选择工作簿中的当前工作簿或上一个工作簿,单元格格式,单元格格式概述 单元格格式数字 单元格格式对齐 单元格

11、格式字体 单元格格式边框 单元格格式保护,对任何选定的单元格区域设置格式，只需对选定区域按鼠标右键或键盘快捷菜单：设置单元格格式，包括：,单元格格式概述,如右图 所有设置单元格格式只能对选定的范围起作用，即Excel的任何操作都必须有批定的对象 对选定的区域按鼠标右键或键盘菜单键 设置单元格格式(F)即可设置单元格格式 记住：不要选定：整个表、整行、整列来设置格式，否则会无谓加大文件长度,数据格式数字,此处只对“自定义数字格式”进行说明： 设定常用数字格式：Crtl+Shift+! 如：-12,345 对于七位发票号码654可以设置自定义格式：0000000显示：0000654 自定义格式顺序

12、：正数格式;负数格式;零格式;文本格式 如：#,#0;红色-#,#0;黄色0;蓝色 和0为数字占位符，为文本占位符，“，”（逗号）为千分位符号 d天，m 月，y 年，如：将2003-3-15显示成：今天是3月15日，用函数：=TEXT(单元格,“今天是m月d日”)或者自定义格式：今天是m月d日 *表示重复，如：*#,#0.00将数字前加满*号 为在不同工作表中使用自定义格式，只需把含自定义格式的单元格复制到其他工作表中就可以了。,数据格式对齐,对横向合并，一般不用“合并单元格”，用“水平对齐”中的“跨列居中” 对竖向合并，可以改变文字方向 对备注单元格，可以使用“缩小字体填充” 对大单元格应在

13、“垂直对齐”上选“居中”,数据格式字体,只有一句建议 对表格正文部分，大多数时候都不需要改变字体大小，只需要按缩放打印即可实现,数据格式边框,表格框内线一般用单线，外框一般用双线， 当然可以选择任意一种线型,数据格式保护,锁定即对单元格内容进行锁定，不允许修改（只有工作表被保护时才会生效） 隐藏即在保护工作表时，隐藏工作表中的公式,页面设置,可以在工具栏添加页面设置快捷键 任何页面设置，首先必须确定打印机和纸张类型 页边距：一般应选择水平居中，左右边距大多数情况下相等 垂直居中视情况选择 页眉/页脚：可以自定义页眉/页脚 工作表：顶端标题行和左端标题列 选项：视打印机是否支持 如：每张纸打印页

14、数双面打印等,数据有效性,可以任意定义序列或范围并通过菜单选择,条件格式,可以输入公式或数值 最多可以设三种条件格式，加无条件时的格式，即根据一个单元格的内容最多可自动设置四种格式,基本公式,1、原则上输入任何公式，仅使用键盘，才能提高速度 2、在单元格开始输入，按“+”、“-”、“=”时，EXCEL视同输入公式 3、对任一单元格，按 F2进入编辑状态，再按 F2 进入选择单元格 4、例如：输入 VLOOKUP 或者连接两个单元格 5、公司中可以使用名称 6、单元格的引用：绝对引用和相对引用，使用 F4 切换 7、对同一表、不同表、不同工作簿均以键盘方式引用,工作表函数,举例：,错误跟踪,对公

15、式或者函数的循环引用可能需要错误追踪，在“自定义工具栏”下选“循环引用”，即打开“循环引用”错误追踪的工具条 单元格错误类型： # 错误 宽度不够或者负日期 #VALUE! 错误 参数不正确，不能返回结果值 #DIV/O! 错误 不能被零整除（除数为零） #NAME? 错误 引用名称错误或引用不存在的名称 #N/A 错误 找不到值 #REF! 错误 引用不存在的单元格或区域 #NUM! 错误 参数错误，或者数值过大、过小 #NULL! 错误 不正确的单元格运算或引用,VBA函数,VBA即宏代码使用的函数，基本上是vb中使用的函数 VBA函数优先于工作表函数，如存在INT的VBA函数，则在宏中不

16、能使用相应的工作表函数：W 在宏代码中引用工作表函数的方法： =WorksheetFunction.Min(a,b,c),排序,1、建议：仅当单一表格，表头连续时，才能用工具条快速排序 2、对于有较复杂表头的表格，一定要选定范围后才能排序 3、用选定范围后排序，可针对任一局部排序，如华南区域客户 4、可以按行排序 5、对于不想改变最终顺序的表格，可以加入序号列后排序,筛选,1、选定一定范围后，可在相应的地方加入筛选按钮 2、使用自动筛选； 3、关于高级筛选：数据区、条件区 与条件、或条件 4、使用高级筛选获取不重复记录,分类汇总,1、坚持习惯：对选定范围

17、进行分类汇总 2、如何将未汇总的内容如型号复制下来 3、如何删除分类汇总 4、如何将分类汇总的结果复制到一个新表中 5、将汇总结果中的“汇总”样全部删除,合并计算,按列合并 按行合并 同时按行和按列合并,数据透视表,1、数据透视表一定要有全部的列名称 2、关于页、行、列选择 3、展开其中某项数据 4、关于表头合并：两个表头合成一个 5、关于时间的组合 6、关于数据更新：从数据源更新 如果仅仅是调整透视表结构，不涉及数据源,使用名称,1、使用名称的好处：一次改全部公式，如管理费用表 2、名称可以代替公式一部分或者区域一部分，甚至可以移动的区域 3、如：在集团会计报表中的管理费用-本月数 本月数=

18、offset(!F5,0,MONTH(管理费用!$A$2)-1) 4、用名称代替区域： 总收入=sum(b5:c100) 5、如何在名称中使用相对和绝对引用：使用 F2 功能键,使用数组,1、数组举例：=sum(b2:b100)*(c2:c100) 2、如前述，对绝对值求和：=sum(abs(b2:b300) 3、输入数组按：Ctrl + Shift +Enter 4、可以对数组定义一个名称，然后对名称引用,循环引用,分 列,1、分列有两种方式：分隔符号，固定宽度 2、使用“分隔符号”分列，可以使用Tal键分列，加空格、逗号等 3、使用“固定宽度”分列，即划线确定分列宽度，注意数据细节： 对文

19、本列前封顶，数字列由于一般靠右，前面可以截去一部分，后面应留有余地 4、数据“分列”在导入外部数数据时使用方式相同，可以混合使用，对容易分列的地方按“固定宽度”分列，在数据有错开的地方再按“分隔符号”分列,获取外部数据,1、获取外部数据方式：可以入的数据包括文本、DBF等，对MDB数据应从ACCESS中以EXCEL格式导出 2、处理ERP导出的报表数据(文本文件) 关于分列：如前述，可以使用两种方式分别处理 关于错行：如客户名称在客户代码的下一行，排序、错列、提升即可 3、处理营销系统导出的.SLK文本文件 导入的数据可以同时进行数据透视表的汇总，并进行时间的组合 4、以建立查询的方式导入外部数据，如：DBF、MDB等,时间处理,对于时间，系统保存的实际上是数字，只是格式不同罢了 比如昨天和今天的时间差就是1，1900年