房地产公司内部控制-合同管理-测试底稿

1、风风险险控控制制矩矩阵阵 公公司司名名称称：xxxx实实业业有有限限公公司司 流流程程名名称称：合合同同管管理理 子子流流程程名名 称称 控控制制目目标标及及对对应应风风险险 控控制制活活动动 控控制制目目标标 编编号号 控控制制目目标标 风风险险点点编编 号号 风风险险点点控控制制活活动动编编号号 合合同同管管理理 体体系系建建设设 与与职职能能设设 置置 con-co- 01 确保公司合同管 理工作规范、有 效地实施 con-r-01 公司没有制定合同 管理制度，没有对 合同管理职责进行 明确划分，合同管 理工作缺少规范工 作指引，导致合同 管理缺少归口管理 部门，合同管理不 规范。 co

2、n-ca-01 con-ca-02 合合同同订订立立 与与审审批批 con-co- 02 合理保证合同对 方当事人具备相 应的法律资质和 履约能力，满足 合同签订的需要 con-r-02 公司忽视被调查对 象的主体资格审查 ，对方当事人不具 有相应民事权利能 力和民事行为能力 ，或不具备特定资 质，或与无权代理 人、无处分权代理 人签订合同，导致 合同无效，或引发 潜在风险。 con-ca-03 con-co- 03 具备足够胜任能 力的人员参与合 同谈判，合同内 容符合企业的经 济利益 con-r-03 谈判策略、谈判方 案无效，或重大合 同没有吸收财务、 法务或其他专业技 术人员的参与，导

3、 致公司失去谈判主 动权，谈判结果严 重偏离公司预期。 con-ca-04 con-co- 04 合同的主体、内 容和形式合法， 合同内容符合企 业的经济利益 con-r-04 公司合同内容未经 恰当审核，可能导 致合同内容和条款 不完整、表述不严 谨、不准确，或存 在重大疏漏和欺诈 ，造成公司合法利 益受损。 con-ca-05 con-co- 05 合同文本的合法 、严密，合同内 容符合企业的经 济利益 con-ca-06 con-co- 06 企业按照规定的 权限和程序与对 方当事人签署合 同 con-r-05 由于公司对于公司 各类印章管理混乱 ，对于合同协议签 约的授权不当，导 致其

4、他人员盗用公 司名义签署合同的 风险。 con-ca-07 con-co- 07 印章得到妥善保 管，用章经过严 格审批 con-ca-08 合合同同订订立立 与与审审批批 合合同同执执行行 与与跟跟踪踪 con-co- 08 对合同双方的合 同履行情况实施 有效监控，确保 合同全面有效履 行 con-r-06 公司未对合同履行 情况进行有效监控 ，导致合同无法正 常履行，或未能及 时对已经或可能导 致企业利益受损情 况采取有效措施。 con-ca-09 con-ca-10 con-co- 09 按照合同规定付 款，及时催收到 期欠款 con-r-07 公司没有对合同结 算审批权限进行明 确规

5、定，结算流程 缺少规范性指引， 导致合同结算缺少 严格审批，实际结 算与合同条款不一 致，影响公司经济 利益。 con-ca-11 合合同同的的变变 更更或或解解除除 con-co- 10 按规定权限和程 序及时处理合同 变更与解除，维 护公司利益 con-r-08 对于发生的合同变 更/解除事项，公司 没有及时处理，导 致合同相关业务无 法顺利开展，影响 公司经济利益。 con-ca-12 合合同同纠纠纷纷 管管理理 con-co- 11 按规定权限和程 序及时处理合同 纠纷，维护公司 利益 con-r-09 公司对合同法律纠 纷处理不及时、或 处理程序不当，效 率低下，可能损害 公司利益、

6、信誉和 形象。 con-ca-13 合合同同档档案案 管管理理 con-co- 12 合同归档及时、 分类合理、内容 完整 con-r-10 公司未能加强合同 归档或借阅管理， 没有定期对合同进 行统计、分类和归 档，造成合同文本 遗失，或合同内容 外泄。 con-ca-14 con-co- 13 合同借阅申请经 过合理审批和登 记 con-ca-15 标标准准控控制制活活动动现现有有控控制制活活动动 企业确定合同归口管理部门，制定合同管理 制度以明确合同拟定、审批、执行等环节的 程序和要求。合同归口管理部门定期检查和评 价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施 ，促进合同有效履行，维护企业的

7、合法权益。 合合同同管管理理体体系系建建设设 公司计划部作为合同管理的归口管理部门，对合同的订立 、合同的审签、合同的履行与监督、合同变更与解除以及 合同档案管理事项等进行了规范，相应的流程已经潜入明 源系统。 合合同同管管理理职职能能设设置置 对于合同管理的归口部门，计划部尚未建立明确的部门职 能分工和岗位职责说明书，缺少规范化和固化的制度管理 。 合同签订前，合同归口管理部门通过搜集公开 资料或向合同对方索取资质文件等，充分了解 合同对方的主体资格、信用状况等有关内容， 并填写评估调查表等，提交合同业务部门 负责人审核，确保对方当事人具备履约能力。 合合同同相相对对方方资资质质调调查查 归

8、口管理部门经办人通过搜集公开资料或向合同对方索取 资质文件等，对合同对方当事人主体资格、资质信用状况 进行审查，确保对方当事人具备履约能力。经办人须要求 提供对方当事人的主体资格文件（法人为营业执照，自然 人及受托自然人为身份证（如代签合同的需提供经公证的 授权委托书），对原件进行查验，并留存复印件作为合同 附件一并归档（注：公证书需留存原件）。 对于一般业务合同，由合同归口管理部门经办 人根据标准合同或合同对方的投标书进行合同 谈判；对于影响重大、涉及较高专业技术或法 律关系复杂的合同，合同归口管理部门组织法 律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时 可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的

9、 重要事项和参与谈判人员的主要意见，形成 谈判会议纪要并经相关人员签字确认。 合合同同谈谈判判 初步确定拟签约对象后，由合同经办部门牵头，组织相关 人员根据拟定的谈判策略、谈判方案与对方进行合同谈判 。 对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同 ，合同经办部门邀请公司法律事务、财务等专业人员参与 谈判，必要时聘请外部专家参与相关工作。 控控制制活活动动 法律事务人员根据公司的实际经营需要，拟定 各类合同范本。合同范本经拟定或修改后，相 关部门就各自的职责范围对合同范本的内容进 行审核，对合同范本批注修改意见（如有）， 并形成会签意见。法务部文员将现行版本的合 同范本发到相关业务人员或

10、储存在办公系统下 ，并且及时删除旧版的合同范本。 对于非标准条款合同文本（如协议条款、补充 协议、对合同范本进行的定制修改、采用政府 或对方要求的其他合同范本等），业务人员根 据与对方谈判、协商的结果，草拟具体条款， 或将政府或对方要求的合同文本提至法务部进 行条款审核。重大合同或法律关系复杂的特殊 合同由法律部门参与起草。 合合同同文文本本拟拟定定 双方就合同主要条款协商一致后，由相关部门拟定/审查 合同文本。公司目前合同文本来源主要为以下两类类： 标准文本合同：根据集团公司设计的合同范本，计划部 设计一套标准的合同标准。经办人在完成合同初稿时，在 明源系统中发起合同报批工作流，经相关部门人

11、员（如财 务、法务等）会签，并按照公司现行的授权体系由管理层 （如部门负责人、分管领导、副总经理、总经理等）进行 审批。审批通过后，计划部会对合同范本进行版本编号， 并将电子版流转至业务部门供其使用。 非标准条款合同文本均须经过计划部法务专员的审核， 以防范合同的法律风险。 公司建立合同会审制度，组织财务部、法务部 、业务关联的相关部门对合同的主体、内容和 形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济 利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权 利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确 等进行审核，必要时对合同条款作出修改。合 同最终需要根据公司授权表的要求，报送至授 权人员进行审批。 合合同同审审

12、批批 所有的合同在最终签约前，须按要求分类别并根据现行的 授权体系，完成明源系统内的合同报批工作流（审批顺序 为部门负责人、合同审核岗、主管领导、分管领导、项目 部总经理、副总经理、常务副总、总经理、董事长等）。 若订立合同的条款内容牵涉到多个专业管理的，须进行内 部协商和沟通，进行会签。达成一致意见后方能签约。如 各专业归口部门就无法达成一致意见，则需提交总裁决定 。因情况紧急，来不及办理正常审批手续的合同，由经办 人填写纸质合同呈批件，直接上报审批，经总裁审批 同意后可先行执行，但事后仍须补办正常的合同会签及审 批手续。在补办手续时，应将合同报批件作为合同附 件一同上报。 正式对外订立的合

13、同，由公司法定代表人或由 其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签 署合同的，由公司法定代表人签署书面授权委 托书。 合合同同签签署署 正式对外订立的合同，由企业法定代表人或由其授权的代 理人签名，或由计划部加盖有关印章。授权签署合同的， 应当签署授权委托书。印章保管人员检查必要的审批手续 已完备的前提下，在合同上用章。 印章管理部门检查合同审批的完整性，核实无 误后，加盖公司公章或合同专用章。 合合同同用用章章 公司建立印章管理规定，明确公司公章、合同专用章 由人力资源部专人保管，印章保管设置“用印登记簿”（由 人力资源部印章管理专员统一制作），由保管员对使用印 章情况逐一登记备案。除了印章

14、保管人，其它人不允许使 用印章。正常的往来文件、经济活动需要使用合同专用章 ，首先须由承办部门领导提出意见，经总经理或总经理授 权副总经理以上领导签字批准后方可使用。对已经总经理 签发的文件和总经理直接在材料上签字的以公司名义递送 的材料，可直接由人力资源部印章管理员登记盖章。 合同正式生效后，合同归口管理部门经办人负 责对合同履行情况进行跟踪，对本人负责跟进 的合同进行履行情况总结。经办人员编制合 同履行情况表，详细记录合同的类型、名称 、金额、合同方、签订日期、生效日期及终止 日期等信息，由合同执行人根据合同的实际履 约情况及时更新，以实现对日常合同履行情况 的动态管理。合同经办部门负责人

15、每月定期对 合同履行情况表进行审核，并批示必要的 意见。 合合同同履履行行进进度度监监控控 xxxx公公司司计计划划部部作作为为整整个个公公司司的的合合同同档档案案归归口口部部门门，由由部部门门 负负责责人人指指定定专专人人建建立立合合同同管管理理台台帐帐，具具体体编编制制时时使使用用 excelexcel表表，按按照照不不同同项项目目分分类类整整理理，根根据据合合同同签签订订时时间间 连连续续编编制制，并并对对照照合合同同执执行行进进度度更更新新。但但是是目目前前由由于于合合同同 台台帐帐采采取取手手工工维维护护的的方方式式，且且未未建建立立定定期期由由部部门门负负责责人人检检 查查台台账账

16、准准确确性性和和完完整整性性的的工工作作机机制制。 每季度末，或至少每年年末，法务部评估合同 履行的情况。各业务部门提交合同履行情况 表后，法务部根据合同履行情况表，结 合实地检查方式对合同履行情况、合同纠纷情 况、存在的问题等进行调研，并在年度法务 调查报告中对各部门合同管理工作进行评估 总结，最后提交至公司管理层进行审阅。 合合同同履履行行定定期期评评估估 计划部每季度对重大合同履行情况进行评估与总结，部门 职员通过口头沟通、查阅文件资料以及实地考察等方式， 对履行过程中可能出现的重大风险点进行归纳，并给出法 务意见/提示，出具合同履行情况报告，详细说明本月已 履行完毕的合同执行情况及仍处

17、于履行期的合同进展情况 ，并对本期间未按合同约定履行的事项进行调查，说明原 因、提出处理建议。上报给相关部门负责人、分管领导、 副总经理、总经理等进行审阅。 收收款款： 收到客户交来的款项后，财务会计核算 人员收集相关单据，与合同条款或合同 台账进行核对无误后，编制记账凭证， 对收款进行账务处理。记账凭证提交至 会计主管或财务经理进行审阅。 付付款款： 由合同经办人员提供合同结算所需文档 材料，提出付款申请，按照公司财务 审批权限表获得审核批准后，形成 传阅/会签单，并提交至财务管理部。 财务管理部根据传阅/会签单、合同 和合同结算文档等材料，按合同规定的 支付时间、支付条件、支付方式和支付

18、金额等向合同对方付款。 合合同同结结算算 由合同经办人员提供合同结算所需文档材料，提出付款申 请，按照公司财务审批权限表，依次由财务部副经理 、付款审核员、财务部总经理、财务总监、总经理审批签 字，若金额超过500万需得到董事长签字审批，财务部根 据付款申请单、合同和合同结算文档等材料，按合同规定 的支付时间、支付条件、支付方式和支付金额等向合同对 方付款。 合同主办部门提出合同变更/解除申请的书面报 告并附上原合同，详细说明合同变更/解除的原 因（合同变更的，应对拟变更的内容作出详细 说明）。按照原合同审批权限，提交至相关领 导审核批准后，形成审阅/会签单。 合合同同变变更更或或解解除除 合

19、同变更的申请、审批、履行情况管理与合同拟定时的流 程一致，由相关部门在明源系统中提出合同变更/解除申 请，以合同呈批件的形式，经相关部门人员（如财务、法 务等）会签，并按照公司现行的授权体系由管理层（如部 门负责人、分管领导、副总经理、总经理等）进行审批。 发生合同纠纷时，合同经办人和对方协商并及 时生成合同纠纷报告，列明纠纷的原因并 向公司分管领导报告，同时知会公司法律人员 。法律人员了解有关纠纷情况，及时提出初步 处理方案和应急措施报公司分管领导审批执行 。合同纠纷发生后，公司法律人员根据纠纷的 性质和程度，或协商解决，或按合同提请仲裁 或诉讼。 合合同同纠纠纷纷处处理理 发生合同纠纷时，

20、合同经办人和对方进行初步协商，并知 会公司计划部法律咨询岗员工。法律人员了解有关纠纷情 况后，及时提出初步处理方案和应急措施，并向分管领导 做简单的案件口头说明；若纠纷上升到法律仲裁或讼诉， 法律咨询岗员工则需根据案件的复杂程度、纠纷性质等制 定案件意见书和撰写开庭提纲，上报公司总经理。 合同签章生效后交由专门人员按照公司确定的 规范对合同进行连续编号，登记在合同管理 台账中，并按合同的种类、部门、年限和重 要程度等在专用文件柜中将合同原件、合同审 批表和其他相关资料进行分类保管，对每一个 档案编制档案文件清单。 合合同同归归档档 合同文件由合同归口管理部门计划部自行保管，合同档案 室工作人员

21、对每一宗合同按照统一的编号方法对合同进行 连续编号，单独建档，编制档案清单，检查必要的文档是 否存在，最后按合同的种类、部门、年限和/或重要程度 进行分类保管。 经办部门填写合同借阅审批表，列明借阅 原因、借阅时间、借阅内容、借阅人并经所在 业务部门和分管领导审批。 合合同同借借阅阅 在合同材料的借阅管理中，缺少明确合同文件借阅的流程 与程序。实际操作中，由需要借阅合同材料的经办员仅需 在资料室的合同文件借阅登记表上登记即可，缺少部 门经理和合同归口管理部门经理审阅签字批准。 重重要要性性程程 度度 制制度度文文档档 责责任任部部门门及及岗岗 位位 控控制制形形式式执执行行频频率率 一般无无计

22、划部手工控制业务发生时 一般无无计划部手工控制业务发生时 一般无无计划部手工控制业务发生时 一般无无计划部手工控制业务发生时 控控制制活活动动 一般无xx合同计划部手工控制业务发生时 关键无系统合同呈批件计划部手工控制业务发生时 关键无xx合同计划部手工控制业务发生时 一般印章管理规定 无计划部手工控制业务发生时 一般无合同管理台帐计划部手工控制业务发生时 一般无合同履行情况记 录表 计划部手工控制每年 关键无无计划部手工控制业务发生时 关键无系统合同呈批件计划部手工控制业务发生时 一般无无计划部手工控制业务发生时 一般无合同管理台帐计划部手工控制业务发生时 一般无合同借阅登记表计划部手工控制

23、业务发生时 控控制制有有效效性性测测试试合合规规对对比比（企企业业内内部部控控制制规规范范及及配配套套指指引引） 测测试试底底稿稿编编号号测测试试结结论论条条款款规规定定内内容容 无无企业内部控制应用指 引第16号合同管 理 第四条 企业应当加强合同管理，确定合同归口管 理部门，明确合同拟定、审批、执行等环 节的程序和要求，定期检查和评价合同管 理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促 进合同有效履行，切实维护企业的合法权 益。 无无 无无企业内部控制应用指 引第16号合同管 理 第五条 企业对外发生经济行为，除即时结清方式 外，应当订立书面合同。合同订立前，应 当充分了解合同对方的主体资格、信用

24、状 况等有关内容，确保对方当事人具备履约 能力。 无无企业内部控制应用指 引第16号合同管 理 第六条 企业应当根据协商、谈判等的结果，拟订 合同文本，按照自愿、公平原则，明确双 方的权利义务和违约责任，做到条款内容 完整，表述严谨准确，相关手续齐备，避 免出现重大疏漏。 合同文本一般由业务经办部门起草、法律 部门审核。重大合同或法律关系复杂的特 殊合同应当由法律部门参与起草。国家或 行业有合同示范文本的，可以优先选用， 但对涉及权利义务关系的条款应当进行认 真审查，并根据实际情况进行适当修改。 合同文本须报经国家有关主管部门审查或 备案的，应当履行相应程序。 无无企业内部控制应用指 引第16

25、号合同管 理 第六条、第七条 企业应当根据协商、谈判等的结果，拟订 合同文本，按照自愿、公平原则，明确双 方的权利义务和违约责任，做到条款内容 完整，表述严谨准确，相关手续齐备，避 免出现重大疏漏。合同文本一般由业务经 办部门起草、法律部门审核。重大合同或 法律关系复杂的特殊合同应当由法律部门 参与起草。国家或行业有合同示范文本的 ，可以优先选用，但对涉及权利义务关系 的条款应当进行认真审查，并根据实际情 况进行适当修改。合同文本须报经国家有 关主管部门审查或备案的，应当履行相应 程序。 企业应当对合同文本进行严格审核，重点 关注合同的主体、内容和形式是否合法， 合同内容是否符合企业的经济利益

26、，对方 当事人是否具有履约能力，合同权利和义 务、违约责任和争议解决条款是否明确等 。企业对影响重大或法律关系复杂的合同 文本，应当组织内部相关部门进行审核。 相关部门提出不同意见的，应当认真分析 研究，慎重对待，并准确无误地加以记录 ；必要时应对合同条款作出修改。内部相 关部门应当认真履行职责。 con-t-010 企业内部控制应用指 引第16号合同管 理 第八条 企业应当按照规定的权限和程序与对方当 事人签署合同。正式对外订立的合同，应 当由企业法定代表人或由其授权的代理人 签名或加盖有关印章。授权签署合同的， 应当签署授权委托书。属于上级管理权限 的合同，下级单位不得签署。下级单位认 为

27、确有需要签署涉及上级管理权限的合同 ，应当提出申请，并经上级合同管理机构 批准后办理。上级单位应当加强对下级单 位合同订立、履行情况的监督检查。 con-t-020 企业内部控制应用指 引第16号合同管 理 第八条 企业应当按照规定的权限和程序与对方当 事人签署合同。正式对外订立的合同，应 当由企业法定代表人或由其授权的代理人 签名或加盖有关印章。授权签署合同的， 应当签署授权委托书 无无企业内部控制应用指 引第16号合同管 理 第九条 企业应当建立合同专用章保管制度。合同 经编号、审批及企业法定代表人或由其授 权的代理人签署后，方可加盖合同专用章 。 无无企业内部控制应用指 引第16号合同管

28、 理 第十一条 企业应当遵循诚实信用原则严格履行合同 ，对合同履行实施有效监控，强化对合同 履行情况及效果的检查、分析和验收，确 保合同全面有效履行。 合同生效后，企业就质量、价款、履行地 点等内容与合同对方没有约定或者约定不 明确的，可以协议补充；不能达成补充协 议的，按照国家相关法律法规、合同有关 条款或者交易习惯确定。 无无企业内部控制应用指 引第16号合同管 理 第十六条 企业应当建立合同履行情况评估制度，至 少于每年年末对合同履行的总体情况和重 大合同履行的具体情况进行分析评估，对 分析评估中发现合同履行中存在的不足， 应当及时加以改进。 con-t-030 企业内部控制应用指 引第

29、16号合同管 理 第十四条 企业财会部门应当根据合同条款审核后办 理结算业务。未按合同条款履约的，或应 签订书面合同而未签订的，财会部门有权 拒绝付款，并及时向企业有关负责人报告 。 con-t-040 企业内部控制应用指 引第16号合同管 理 第十二条 在合同履行过程中发现有显失公平、条款 有误或对方有欺诈行为等情形，或因政策 调整、市场变化等客观因素，已经或可能 导致企业利益受损，应当按规定程序及时 报告，并经双方协商一致，按照规定权限 和程序办理合同变更或解除事宜。 无无企业内部控制应用指 引第16号合同管 理 第十三条 企业应当加强合同纠纷管理，在履行合同 过程中发生纠纷的，应当依据国

30、家相关法 律法规，在规定时效内与对方当事人协商 并按规定权限和程序及时报告。 合同纠纷经协商一致的，双方应当签订书 面协议。合同纠纷经协商无法解决的，应 当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决 。企业内部授权处理合同纠纷的，应当签 署授权委托书。纠纷处理过程中，未经授 权批准，相关经办人员不得向对方当事人 作出实质性答复或承诺。 无无企业内部控制应用指 引第16号合同管 理 第十五条 合同管理部门应当加强合同登记管理，充 分利用信息化手段，定期对合同进行统计 、分类和归档，详细登记合同的订立、履 行和变更等情况，实行合同的全过程封闭 管理。 无无企业内部控制应用指 引第16号合同管 理 第十条

31、企业应当加强合同信息安全保密工作，未 经批准，不得以任何形式泄露合同订立与 履行过程中涉及的商业秘密或国家机密。 内内部部控控制制缺缺陷陷 控控制制缺缺陷陷 编编号号 内内控控缺缺陷陷缺缺陷陷描描述述 无无无 con-cd- 01 合同管理职能设置 不明确 对于合同管理的归口部门，计划 部尚未建立明确的部门职能分工 和岗位职责说明书，缺少规范化 和固化的制度管理。 无无无 无无无 无无无 无无无 无无无 无无无 无无无 无无无 无无无 无无无 无无无 con-cd- 02 缺乏对合同管理台 帐完整性和准确性 的检查机制 xx公司计划部作为整个公司的合 同档案归口部门，由部门负责人 指定专人建立

32、合同管理台帐，具 体编制时使用excel表，按照不 同项目分类整理，根据合同签订 时间连续编制，并对照合同执行 进度更新。但是目前由于合同台 帐采取手工维护的方式，且未建 立定期由部门负责人检查台账准 确性和完整性的工作机制。 con-cd- 03 合同借阅申请未经 过合理审批 在合同材料的借阅管理中，缺少 明确合同文件借阅的流程与程序 。实际操作中，由需要借阅合同 材料的经办员仅需在资料室的 合同文件借阅登记表上登记即 可，缺少部门经理和合同归口管 理部门经理审阅签字批准。 整整改改建建议议缺缺陷陷等等级级 无无 建议公司在如下几方面加强合同管理职能： 1.逐步制定并完善合同管理制度，明确规

33、 定作为合同管理的归口部门，计划部的职能分 工。 2.根据日常管理需求，在部门下设合理的员工 岗位，并编制明确的岗位说明书。根据每年岗 位变动情况，定期更新和重检部门职能与岗位 说明书。 3.从优化高效的角度考虑，公司可组织各部门 参加合同管理制度的学习，以加深相关人员对 合同管理工作的理解。 一般缺陷 无无 无无 内内部部控控制制缺缺陷陷 无无 无无 无无 无无 无无 无无 无无 无无 无无 建议xx公司在以下方面加强对合同档案的管理 ： 1.公司计划部定期对合同管理台账进行检查， 确保台账所记录的信息之完整性与准确性。检 查结果纳入合同管理岗位员工的绩效考核。 一般缺陷 建议公司尽快完善现

34、有的合同管理制度，对合 同文件借阅的流程与程序作出明确的要求，应 该包括但不限于以下方面： 1.借阅合同时经办人需要填写合同文件借阅 申请表，清楚地列明借阅原因、借阅时间、 借阅内容、借阅人等内容； 2.借阅申请须得到经办人部门经理以及合同保 管部门主管/经理的签字批准； 3.借阅的合同材料原件必须当天归还，如借阅 的合同涉及公司机密或敏感信息，应限制借阅 人只能翻阅不能复印； 4.合同保管职员应对每一宗借阅详情登记在 合同文件借阅登记表中，该表由合同保管部 门主管/经理定期进行复核。 一般缺陷 苏涛 集团管控范围，需不需 要管控。 资质调查报 告 谈判会议纪 要 外地子公司 项目合同， 财务

35、管理中 心； 广东公司： 琶洲项目： 内内部部控控制制有有效效性性测测试试底底稿稿 公公司司名名称称：xx实业有限公司 流流程程名名称称：合同管理 测测试试底底稿稿编编号号con-t-01 控控制制活活动动编编号号 con-ca-06 控控制制活活动动描描述述 合同审批 所有的合同在最终签约前，须按要求分类别并根据现行的授权体系，完成明源系 统内的合同报批工作流（审批顺序为部门负责人、合同审核岗、主管领导、分管 领导、项目部总经理、副总经理、常务副总、总经理、董事长等）。若订立合同 的条款内容牵涉到多个专业管理的，须进行内部协商和沟通，进行会签。达成一 致意见后方能签约。如各专业归口部门就无法

36、达成一致意见，则需提交总经理决 定。因情况紧急，来不及办理正常审批手续的合同，由经办人填写纸质合同呈 批件，直接上报审批，经总经理审批同意后可先行执行，但事后仍须补办正常 的合同会签及审批手续。在补办手续时，应将合同报批件作为合同附件一同 上报。 控控制制形形式式手手工工控控制制 执执行行频频率率业业务务发发生生时时 样样本本量量及及说说明明具具体体计计算算 因每年共发生x次合同审批事项，故样本量为y个。 测测试试程程序序 1、询问计划部负责人，了解合同审批程序是否与控制活动描述一致； 2、从计划部抽取合同及合同呈批件，检查是否经恰当审批。 测测试试属属性性（1）合同经部门负责人、合同审核岗、

37、主管领导、分管领导、项目部总经理、 副总经理、常务副总、总经理、董事长审批。 样样本本记记录录 样样本本（组组）量量日日期期编编号号名名称称 测测试试属属性性 不不合合格格属属性性说说明明 （1 1） 1 2 测测试试结结果果 测测试试说说明明 内内部部控控制制有有效效性性测测试试底底稿稿 达标 不达标 公公司司名名称称：xx实业有限公司 流流程程名名称称：合同管理 测测试试底底稿稿编编号号con-t-02 控控制制活活动动编编号号 con-ca-07 控控制制活活动动描描述述合同签署 正式对外订立的合同，由企业法定代表人或由其授权的代理人签名，或由计划部加盖有关 印章。授权签署合同的，应当签

38、署授权委托书。印章保管人员检查必要的审批手续已完备 的前提下，在合同上用章。 控控制制形形式式手手工工控控制制 执执行行频频率率业业务务发发生生时时 样样本本量量及及说说明明具具体体计计算算 因每年共发生x次合同签署事项，故样本量为y个。 测测试试程程序序 1、询问计划部负责人，了解合同签署的程序是否与控制活动描述一致； 2、从合同档案管理部门抽取相关合同报批件，检查是否根据控制活动的描述同时递交相关 审批资料； 3、从合同档案管理部门抽取相关合同，检查是否根据控制活动的描述加盖相应公章。 测测试试属属性性（1）授权签署合同已签署授权委托书； （2）合同文本已加盖相应公章。 样样本本记记录录 样样本本（组组）量量日日期期编编号号名名称称 测测试试属属性性 不不合合格格属属性性说说明明 （1 1）（2 2） 1 2 测测试试结结果果 测测试试说说明明 内内部部控控制制有有效效性性测测试试底底稿稿 达标 不达标 公公司司名名称称：xx实业有限公司 流流程程名名称称：合同管理 测测试试底底稿稿编编号号con-t-03 控控制制活活动动编编号号 con-ca-11 控控制制活活动动描描述述 合同结算 由合同经办人员提供合同结算所需文档