胜东社区-汤武-利用业务流程电子化促进胜东社区精细管理

1、利用业务流程电子化，促进胜东社区精细管理利用业务流程电子化，促进胜东社区精细管理刘冠国 张庆东 汤武 （胜东社区管理中心）摘 要 胜东社区管理中心在信息化建设中重视技术积累和技术储备，以“精细管理、信息创效”为宗旨，充分利用自身技术积累，以点带面，逐步拓展应用领域，促进本单位信息化建设持续稳步发展。采用项目建设中沉淀下来的基于XML的工作流引擎、表单服务和统一身份认证服务技术，完成了网络办公系统、合同管理、预算管理系统、干部请销假管理、专项资金管理和工会经费使用管理六个信息系统建设，实现了25个工作流程电子化。投产数年来，在社区生产经营、社区服务和日常管理等诸多领域中发挥了积极的作用，工作面貌

2、大为改观，工作效率、工作质量发生了质的飞跃；尤其在规范业务，精细管理方面发挥的作用更为突出。通过该项目的实施，部分业务流程得到优化、定型，更加规范化、标准化、精细化，收到了可观的经济效益和社会效益。同时，业务流程电子化也为胜东社区管理制度e化的深入开展进行有效的技术储备和经验积累。关键词 工作流引擎 ，统一身份认证， 作 者 汤武，联系电话E-mail：1. 引言1.1 背景胜利油田社区服务板块是为油田主业提供生活后勤服务的大本营。如何建设好社区，管理好社区，让居民的日子过得舒心，让前线职工无后顾之忧，这是摆在油田社区服务板块面前很重要的课题和

3、难题。在信息技术高速发展的今天，社区建设和其它任何行业一样也需要信息化.而且是更高标准的信息化。随着管理局社区改革的逐步深入，社区的费用补贴逐年降低，最终实现“零补贴”；与此同时，社区居民数量逐年增加，居民对生活质量的要求日益提高，势必造成社区运营成本的提高。费用增加和补贴减少的矛盾日益突出。整个油田呈现由“管理社区”向“经营社区”逐步转变的势态。在这种形势下，社区的信息化建设资金缩减已成定势。在这种严峻的形势下，胜东社区信息中心结合油田一体化、特色化、精细化管理的发展思路，根据自身具体情况，对信息化发展方向和运行模式进行了重大调整。明确了以信息化促进“精细管理、信息创效”为工作重心，采用“以

4、项目积累技术储备，以技术储备拓展应用领域”，的发展模式，“步步为营，滚动发展”，以较小的代价，谋取最大效益。1.2 概述2004年，胜东社区实施了网络办公系统建设项目。在完成网络办公系统既定设计的同时，借机完成了基于XML的工作流引擎和表单服务两个基础服务的研制。2005年，胜东社区承担了管理局社区经营管理系统的项目建设，应用基于XML的工作流引擎和表单服务技术，成功的实现了胜东社区合同管理、预算管理、水电气暖管理和专项资金管理四项业务，11个工作流程的电子化，同时研制出胜东社区统一认证服务平台。2007年，借助三项技术储备，完成了胜东社区工会经费管理系统建设，2009年，完成胜东社区科技干部

5、请销假管理系统建设。至此，胜东社区实现了7项业务，29个工作流的电子化管理，同时，实现了统一用户、统一授权， 统一登录。因管理局水电气暖专业化改革，水电气暖管理系统停止使用，其他系统应用至今。通过工作流程电子化，实现了工作流的规范化、标准化、精细化，大大提升了胜东社区精细化管理水平，取得了丰厚的经济效益和社会效益，同时，为胜东社区管理制度e化的深入开展进行有效的技术储备和经验积累。1.3 意义据统计，现代企事业单位运行中，70%以上的业务都是在特定的业务流程中完成。 “工作流”是现代企业组织活动中较为普遍和共性的问题。创建工作流引擎是“精细管理、信息创效”重要突破口之一，也是企业信息应用集成的

6、重要方面；表单服务是工作流电子化不可或缺的重要组成部分；统一认证是企业门户建设的重要组成部分，在企业信息化建设中占有相当重要的地位。业务流程电子化也是企业管理制度e化基础。业务流程电子化是促进管理规范化、精细化的有效途径。2. 工作流创建业务流程电子化并非是实际业务过程的简单仿真，更是一个规范化、标准化、精细化的工作流处理过程。首先要对实际工作流程进行详细的调查，然后进行分析、诊断，进一步理清关键控制节点和管理次序，并制订节点的控制方法，最后绘制出流程图。胜东社区经过充分调研，反复论证，从网络办公系统、合同管理、预算管理系统、干部请销假管理、专项资金管理和工会经费使用管理六项业务中梳理出25个

7、工作流程，明确指明工作流的关键环节，并应用信息技术，进行有效的管理控制，实现业务管理规范化、标准化、精细化。下面以预算管理系统为例，阐述工作流的创建过程。预算管理包括预算编制、指标分解、过程控制和预算分析4个部分。梳理出以下3个工作流程：（1）预算编制预算按年、季滚动编制，现金收支计划按月滚动编制。财务部门定制表格，同时提供与预算期相等时间的各预算单位的历史实际数据，以供编制者参考，各预算单位编制好预算，预算管理系统自动生成预算汇总表。如图2.1所示。图2.1预算编制流程图年度总预算的编制：社区的收入主要来自社区的各种收费和管理局费用补贴。社区年度总预算的编制首先由各三级单位、职能部门依据以往

8、物业管理、医疗卫生、托幼以及房租等收费历史数据和运行成本历史数据进行纵向和横向预测，形成社区部门预测预测明细表社区财务资产管理中心进行汇总、平衡调整，形成社区预算上报表。经社区预算委员会审批后，上报管理局财物资产部。年、季、月度算编制：由各三级单位、职能部门编制各自的年、季、月月算编制明细，报社区财务资产管理中心审核，经有关领导审批，形成各单位费用预算数据；（2）经营承包指标分解社区经营管理科依据管理局下达的社区年度费用补贴计划，参照有关历史数据和社区预算明细表等有关数据指标，进行社区年度经营承包指标分解，形成社区年度经营承包指标表。如图2.2图2.2预算指标分解流程图（3）预算执行过程控制包

9、括预算检查、调整、控制和分析，软件系统对突破预算的支出做到实时反映，提供提示、警告以及不得录入等多种选择。如图2.3所示图2.3 预算执行流程图（4）预算分析包括预算结果分析、问题揭示和预算业绩评价等，提供按月度、季度和年度的预算指标与实际数的对照分析，反映预算执行差额和差率。3. 技术实现3.1 工作流电子化的实现网络办公、合同管理、预算管理、干部请销假、专项资金管理和工会资金使用管理系统6个业务系统，利用工作流引擎的调用实现工作流电子化。在工作流引擎为应用系统提供了统一的标准接口WebService的SOAP接口，从而各应用系统与工作流引擎的交互提供了方便。（见图3.1）通过这些接口，应用

10、程序即可以把工作流引擎控制器需要的和关心的业务图3.1 应用程序、工作流引擎服务和表单服务调用关系数据传递进入引擎，同时可以读取工作流程执行时的相关数据，并依据这些数据进行应用程序的控制。表单服务模块通过WebService接口，提供表单定义的存储、管理、访问功能。其中通过存储和管理接口，表单设计工具和表单定义管理模块可以方便地进行表单的增添、删除、修改等管理任务；通过访问接口可以读取相应表单的定义，并解析表单定义，结合表单数据输出结果。3.2统一认证的实现业务系统采用统一认证服务，统一用户、统一授权， 统一登录。业务应用利用“统一认证服务”完成认证和授权等功能。如图4.17中，业务应用调用“

11、统一认证服务”进行登录，如图3中所示。业务应用每次需要身份验证和读取用户权限的时候，调用“统一认证服务”进行用户身份验证，如图3中所示。“统一认证服务”返回给业务应用用户账户名、用户在该业务中的权限列表、所属组织机构等信息，如图3.2中所示。图3.2各个业务系统与统一认证间的调用4、系统应用胜东社区工作流电子化的开发应用持续6年多的时间。大部分业务系统上线已达5至6年之久。这些信息系统在社区生产经营、社区服务和日常管理中发挥了积极的作用，尤其在规范业务，精细管理方面发挥的作用更加突出。通过该项目的实施，很多业务流程得到优化、定型，管理流程更加精细合理。截止到目前，网络办公系统累计处理文件800

12、0多个，合同管理系统处理合同文本约3000个，预算管理也有近5年的数据积累。初步统计，和传统管理相比较，完成这些业务，节约资金约200万元。实现了经济效益、管理效益的双重丰收。概括如下：（1）管理过程更加精细、透明应用工作流跟踪，可以方便、快捷地了解业务的执行情况和相关信息，促进精细管理，提高了工作的执行力；同时，减少了工作人员进行单调乏味且十分耗时的数据查找工作，提高了工作效率，降低了管理成本。如在传统收发文管理中，要了解流程执行和文件签阅情况是一件非常困难的事情。网络办公系统上线后，这些情况就会变得一目了然。再如应用专项资金管理、合同管理系统，社区领导和有关部门随时能够通过网络查询专项资金

13、使用进展状况和合同运行情况，管理更加透明，管理力度大大增强。其他业务情况类似。（2）管理节点控制更加精细、合理在工作流创建过程中，对业务流程的关键控制节点进行的优化，节点控制更加精细、合理。比如通过预算管理系统实施，预算管理更加精细，由原来的季度控制，实现了月度控制，增强了经营的“事中控制”力度，很大程度上避免了季末、年底费用超支的“事后”被动局面。经营管理状况得到有效改善。合同管理和专项资金管理挂钩，使先干活，在再签合同的不良现象得到明显遏制。（3）缩短业务处理时间，提高工作效率通过业务流程电子化，减少业务过程中不必要的中间状态，如等待时间、往返时间等，从而大大加快了流程处理速度，提高了工作

14、效率。合同管理系统的上线，给合同处理业务带来很大方便。以往为了办理一项合同，申请部门抱着各种表格、批文等资料，来来回回不知跑多少次，等待时间不知消耗多少，才能把事情办完。如今，不论是合同申请、履行结算，还是合同变更，申请部门只要在网上启动业务流程，业务及有关的资料就会按照预定顺序流转到各个部门，申请部门只要打开计算机就可以随时查询到事情的进展情况。（4）部分业务管理发生了更本性的改变在工会资金利用管理和科技干部请销假管理系统上线之前，一直沿用较为传统的管理模式。虽然有相关的管理制度可循，但条文过于笼统，没有严格工作流程控制，无法达到精细管理。很多事情，只要一个电话就可解决。两个系统上线以后，情况大为改观。通过流程创建和优化，各个环节得到有效的控制，薄弱环节管理得到加强。工会资金使用情况、科技干部在岗情况一目了然，业务运行井井有条。（5）大幅节约了业务运行成本工作流程电子化在节约成本节约方面效果更为明显。所有上线业务无不从中受益。胜东社区是管辖面积最大的社区，单位布局较为分散。很多单位地处偏远，取一次文件，递一个报告，找领导签一个字，往往需要往返几十公里的路程。以签订合同为例，3个流程跑下来，共需要18个签字。据统计，一个合同完成，平均需要