秘书——工作通知的写作.ppt

1、教学目标：通过理论知识精讲和实训，掌握通知的种 类和文体结构，能熟练地写作各类通知。 教学重点：1、掌握通知的种类和文体结构 2、掌握各类通知的实际写法 教学难点：1、通知的种类和文体结构 2、各类通知的实际写法 教学过程：熟悉理论熟悉例文理论精讲文例分 析写作训练 课时安排：理论教学0.5课时 复习训练1课时,一、通知的概念,通知是“适用于批转下级机关的公文， 转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达 要求下级机关办理和需要有关单位周知或者 执行的事项，任免人员”的公文。 “通知”一般为下行文或平行文。 通知被誉为公文中的“老黄牛”。是各级 党政机关、人民团体、企事业单位使用最多 的公文,二、

2、通知的种类,1、根据通知内容可以分为： 指示性通知，任免人员的通知，颁布、转发性 通知和会议通知,2、根据通知的性质、职能可以分为： 发布性通知，部署性通知，批转、转发性 通知和告知性通知,指示性通知：这是上级机关就某些事项、某项工作， 提出工作的具体原则、要求和安排，以让受文单位贯 彻执行的通知。这种通知的内容，多数不宜以命令或 意见行文。 任免人员的通知：即告知有关单位或个人人事任免的 通知。 颁布、转发性通知：又称颁布性通知。颁布本机关制 定的行政法规与规章、决定等公文使用。如国务院 办公厅关于发布的通 知；转发公文时使用。如国务院办公厅转发水利 部关于加强嫩江松花江近期防洪建设若干的通

3、知。 会议通知：即告知有关单位或人员参加会议的通知,熟悉例文,三、通知的文体结构,1、标题 通知的标题由制发机关、事由、文种三部分 组成。 需要注意的是，批转、转发通知的标题也是 由三要素组成。颁布、批转、转发性通知的标题内 又含有一个被批转或被转发公文的标题，是大标题 里包孕着一个小标题，这个小标题是作为大标题的 事由出现的。如果被转发、批转的公文是法规性文 件，则须在法规性文件名称上加上书名号,2、发文字号 为完全式。 3、主送机关 主送机关即受文对象，根据实际情 况，可以是一个或几个甚至所有的有关 单位。 普发性通知可省去主送单位。主送 机关是必须承办、执行和应当知晓该通 知的受文机关,

4、4、正文,正文一般由三部分构成。 通知事由，写明制发通知的理由、目的、依据或情况。 通知主体，即通知事项。要求主要受文机关承办、执行和应予知晓的事项。通知事项多数分条列项写出，条目分明。 通知的结尾，有三种常用写法：事项结束，全文就自然结尾；意尽言止，不单写结束语。 用习惯用语“特此通知”收尾，但前言和主体之间如用了“特作如下通知”作过渡语，则不宜在收尾处再用习惯用语。 用简要的文字再次明确主题或作必要的说明，以引起收文单位对该通知的重视,5.落款 在正文右下方写明发文机关名称，如果发文机关在标题中标明，落款时可以省略。 6.成文时间 写在落款之下,四、写作要求,1、指示性通知：须写明提出指示

5、的根据与指示 事项，内容要求明确具体。 2、任免人员的通知：要求写明批准的机关、 日期与被任免人员的职务、姓名。 3、颁布或转发性通知:要求在正文中简短地说 明所颁布或转发的公文的制发机关、制发(批准、生 效)日期与公文标题以及颁发或转发的目的、意义与 要求等。被颁布或转发的公文均为通知的附件，须 注明附件的序号与标题、件数,4、会议通知：要求写明召开会议的名称、目的、 议题、时间、会址、对参加会议人员的要求(如准备 发言、文件、论文、生活用品等)、注意事项以及筹 办会议单位名称、联系人、联系地址、电话号码、电 报挂号、会议食宿安排、去会址路线、接洽标志等。 有的通知后面还要附上入场凭证或请柬

6、等。 总之，要写得清楚、具体，对必须写明的项目 无一错漏，以保证会议按预定要求准时召开,分析例文,实训练习,一、下面是一篇存在毛病的会议通知。请分别指出其存在 的毛病,关于石化总公司召开开展增产节约、劳动竞赛会议的通知 各分公司、分厂、各车间党支部、总公司各直属部门： 为贯彻上级精神，提高总公司的工作效率和经济效益，培养广大职工的主人翁精神，经总公司董事会研究决定，在全公司范围内广泛开展增产节约、劳动竞赛活动。现将会议有关问题通知如下： 一、会议时间：10月4日至8日。 二、会议地点：总公司招待所。 三、与会人员：各分公司、分厂、总公司各直属部门主管生产的负责同志、工会主席等。 四、请各单位准

7、备好本单位开展劳动竞赛活动的经验材料，限5000字，报到时交给会务组。并请与会人员于10月4日前来报到。 石化总公司 年六月八日,附：参考答案,该通知存在的主要毛病有： 1、标题不规范，事由不准确。应改为“石化总公司关于召开布置开展增产节约、劳动竞赛会议的通知”。 2、主送单位党政未分不妥。总公司不能向各车间党支部下发通知。 3、文种承启语不规范。应改为“现将有关会议事项通知如下”。 4、与会人员不明确，不应加“等”字。 5、要求有歧义。会议是布置开展活动的，若带经验材料，也应该是带本单位“以往”开展增产节约、劳动竞赛活动的经验材料。 6、“10月4日前来报到”有歧义。应改为“10月4日上午8

8、：00到公司 招待所一楼总台报到”。 7、发文时间太早。 8、内容不够严密。如果与会人员单位离总公司很远，则还应补充说明会议食宿安排及费用,机关游泳池办证的通知 机关各直属单位： 机关游泳池定于6月1日正式开放，6月10日开始办理游泳证。请你们接此通知后，按下列规定，于元月三十日前到机关俱乐部办理游泳手续。 一、办证对象：仅限你单位干部或职工身体健康者。 二、办证方法：由你单位统一登记名单、加盖印章到俱乐部办理，交一张免 冠照片。 三、每个游泳证收费伍角。 四、凭证入池游泳，主动示证，遵守纪律，听从管理人员指挥。不得将此证 转让他人使用，违者没收作废。 五、家属游泳一律凭家属证，临时购买另票，

9、在规定的开放时间内入池。 俱乐部 年月日,二、下面是一篇存在毛病的工作通知，试指出存在的问题， 并写出修改稿,这则通知的主要毛病： 1、时间表述有矛盾，如：“机关游泳池定于6月1日正式开放，6月10日开始办理游泳证。请你们接此通知后，按下列规定，于元月三十日前到机关俱乐部办理游泳手续。” 2、正文第一段不符合通知的规范写法，如通知没有在开头用“请你们”这种写法，且缺少文种承启语。 3、语言表述有不规范、不准确处，如“家属证”等。有些句子逻辑颠倒，如“四、凭证入池游泳，主动示证”，前后句应调位。 4、正文内容与标题有矛盾，标题事由为“办证”，但正文“四”、“五”所写非办证事项,附：参考答案,参考拟文,关于机关游泳池办理游泳证的通知 机关各直属单位： 机关游泳池定于6月1日开始实行凭证入场制度。现将有关办证事项通知如下： 一、办证时间：5月2025日8：0016：00。 二、办证地点：机关俱乐部8楼808房。 三、办证对象：直属机关单位身体健康的干部、职工。办证者 需出具县级以上医院体检健康证明。 四、办证办法：各单位统一收齐办证者的健康证明、证件工本 及手续费（每人5元）、小一寸免冠照片1张，造表登记并加具公 章，派专人前来办理。 家属游泳证凭身份证、健康证在游泳场临时办理。 特此通知。 太阳神俱乐部 年月日,三、根据下面材料，拟写一份会议通知,全国市场营销协会决定于2010