《办公室6S管理》

1、整理课件,1,办公室 6S管理 执行标准,整理课件,2,内容： 一、何为“6S” 二、“6S”的含义 三、实施“6S”的好处 四、“6S”具体操作细节 五、用定点摄影促进改进,整理课件,3,一、何为“6S” “6S”实际是五个单词的简称，就是整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全，其日文的罗马拼音的第一个字母都是S，故称之为“6S,整理课件,4,二、“6S”含义整理：把所有的物品（硬件）分为两大类，与不要的，把不要的物品变卖、拆掉丢弃、清除。整顿：把要的物品分为几大类，经常使用；不经常使用的；长时间不使用的；按照 相应的明确规定摆放好，并加以标示。清扫：所有要的物品及场所不间断的进行扫，维持上述物

2、品和环境的较好的状态。清洁：经常性保持上述的行为结果,整理课件,5,素养：当上述的四大方面能够实现时，依靠公司的强制性法令或约束性制度，而是要求员工形成习惯化，员工都把那些方面看成自然而然的事，不做就会不适应，这便是素养。 安全：消除隐患，预防事故发生,整理课件,6,三、实施“6S”的好处,6S”有助于改变公司的形象。 “6S”有助于提高工作效率。 “6S”有利于节约有限的空间。 提高工具、机器设备的最大使用寿命。 实施“6S”对工作人员的身心健康有极大好处,整理课件,7,四.6S具体操作细节,一）整理的含义： 把所有的物品（硬件）分为两大类，要与不要的，把不要的物品变卖、拆掉、丢弃、清除。

3、内容及要求： 1、每半年对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部销毁。根据公司要求，必要文件上交行政人事资源管理部送档案室归档。 2、每半年对表单记录（包括电子文档）作盘点，根据公司要求，盘点后的有效表单记录上交行政人事资源管理部送档案室归档。 3、各部门对所辖区域的物品、设备、空间做盘点， 并区分其“要”和“不要”，分类如下,整理课件,8,4、依据必要品的使用频率和常用程度基准决定物品的“要”与“不要,5、“不要”物品经各部门经理判定后，集中报行政人事资源管理部报废,整理课件,9,二）整顿的含义： 把要的物品分为几大类，经常使用；不经常使用的；长时

4、间不使用的；按照相应的明确规定摆放好，并加以标示。 内容及要求： 普通办公桌 横式屏风 转角屏风 坐椅 报刊 文件资料 水吧 储藏间 铁皮柜 各种线路 个人物品 中心领导区 过道 墙面 门窗 暂放物品 会客区,整理课件,10,1.普通办公桌（1）桌面除公司购置的文件架-盘（外侧）、电话机（中间）、键盘（中）、显示器(内侧角)、鼠标、水杯(靠文件架)、台历、绿色盆栽除外无其他物品；人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态,整理课件,11,2）抽屉： 办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，集中放置右侧第一抽屉内；书本类可以放置右侧第二抽屉内；个人的参考资料、文件卷宗

5、、空白稿纸、各种表格及个人物品等，可放置第三抽屉；左侧有序的放置文件资料,整理课件,12,3）UPS电源放在主机上靠桌内侧；有主机台的可放置台内,4）垃圾篓：罩塑料袋，放置桌洞下右前角,整理课件,13,2.横式屏风：（1）内外侧不允许有任何张贴；桌面除笔筒、水杯、电话机、台历、绿色盆栽（从外至内依次内推）、键盘（中间）、显示器(内侧角)、鼠标外，无其他物品；人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态,整理课件,14,2）抽屉柜： 办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，集中放置右侧第一抽屉内；书本类可以放置右侧第二抽屉内；个人的参考资料、文件卷宗、空白稿纸、各种表格

6、及个人物品等，可放置第三抽屉；左边两层，可以按照类别整齐放置资料和材料,整理课件,15,3）主机和UPS电源(排插)竖式置桌内侧(靠墙处,4）垃圾篓：罩塑料袋，放置桌洞下左前角,整理课件,16,3.转角式屏风：（1）内外侧不允许有任何张贴；桌面除文件架(内侧)、文件盘(内侧)、显示器(中间)、电话(文件盘与显示器中间)、鼠标、绿色盆栽(外侧)、台历外(外侧) ，不允许放其他物品；人离开半小时以上应将桌面收拾成规定状态,整理课件,17,2）抽屉：放置屏风外侧角，办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，集中放置左侧第一抽屉内；书本类可以放置左侧第二抽屉内；个人的参考

7、资料、文件卷宗、空白稿纸、不常使用的文具及个人物品等，可放置第三抽屉内,整理课件,18,3）主机和UPS电源竖式置桌面下左侧,4）垃圾篓：罩塑料袋，放置桌下右前角,整理课件,19,4. 公司领导区：（1）桌面除公司购置的电话机、笔筒、台历、（右侧）显示器（右侧角）外无其他物品,整理课件,20,2）抽屉柜放置内侧，笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，集中放置左侧第一层抽屉内；资料可以放置左侧第二层抽屉内；空白稿纸、不常使用的文具等，可放置第三层抽屉内；键盘、鼠标、文件架(盘)放置于柜面，主机放置与抽屉柜中间。垃圾篓：罩塑料袋，置桌下右前角,整理课件,21,3）资料柜可放置办公桌后靠

8、墙处， 第一层放置文件夹资料（不能超过18个）， 第二层放置荣誉牌、纪念牌， 第三、四、五层放置书、个人常用的参考资料、文件卷宗,整理课件,22,5. 坐椅： 靠背坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，下班或离开半个小时以上，椅子应放回桌面下,整理课件,23,6.水吧： 饮水机放置指定的水吧，不得随意移动；水杯放置指定的水吧台，靠内墙成 一排或二排直线；茶 叶、咖啡、私人用品等按照顺序放置水吧台上下柜中。如无水吧的部门，可放置办公室最合适的角落,整理课件,24,7.铁皮柜： 靠墙放置，柜面可放置公司配发绿色花草 ，内放各部门在过去的 一个月或一周内使用的资料文件; 必须分类整齐，并加以标识

9、，明确责任人,整理课件,25,8.储藏间： 门口左侧靠墙处放置纯净水；门口左侧靠墙处放置铁皮文件柜；内左侧放置资料柜、铁皮文件柜；内右侧放置有序的杂用品,整理课件,26,9.电脑线、网线、电话线有序的固定放置，无乱接 线现象。 10.桌下不得堆积杂物。 11.过道：保持畅通，不得占道放置任何物品，地面保持干净、清爽。 12.墙面：无乱张贴，乱挂现象。 13.门窗：无乱张贴现象，严禁放置任何物品于窗台上,整理课件,27,14.暂放物品：如样品、材料等，合理定位，有序放置，并标识责任人及放置时间。 15.个人物品：如外衣手袋等，请置于第三抽屉内或水吧柜中，严禁随意放在办公桌椅上。 16.报刊：阅读

10、完后必须上报架,或放入办公桌内。 17.会客区：桌椅定位摆放，桌面保持干净整洁。人员离开后将桌面收拾成规定状态，椅子归位。 18.文件、资料管理：文件夹标签统一标识（标签上方为公司标记，其下方字体（黑体）由电脑制作。文件纸采用4号打印纸,整理课件,28,三）清扫含义： 所有要的物品及场所不间断的进行打扫，维持上述物品和环境的较好的状态 。 清扫内容及要求： 公司专门的保洁人员，对公共区域（如通道、楼梯等）负责清扫，个人清扫区域：桌面、桌下、电脑、传真机、复印机、打印机等等。 清扫基准-对象-清扫标准要求-周期-清扫时间 1. 个人区域 桌面干净整洁、桌下面无垃圾、无杂物遗落、及时清理垃圾桶内垃

11、圾，每天5分钟清扫(每天下班后5分钟,整理课件,29,2. 办公设备主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢，每周一次 (每周五、六下班前15分钟)。 3. 文件资料归档 文档桌面、电脑中不能有失效文件，重要文件必须设置密码，当你离开半小时以上必须锁定桌面，避免无关人员看到机密文件；根据公司实际情况，超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订送行政人事资源管理部归档。无破旧的卡片、册子、档案、报刊等，无无用的手稿与工作无关的文件,整理课件,30,四）清洁的含义： 经常性保持上述的行为结果。 内容及要求： 彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。 清洁的主要内容 (1)有无文件档案管理制度

12、； (2) 有无依照档案制度将文件归档； (3) 本部门重点目标管理有无目视化； (4) 供应开水(水吧)处有无标识清扫责任人； (5) 有无指定书库、书架维护负责人,整理课件,31,五）素养的含义： 当上述的四大方面能够实现时，不是依靠公司的强制性法令或约束性制度，而是要求员工形成习惯化，员工都把那些方面看成自然而然的事，不做就会不适应，这便是素养。 素养内容及要求： 1.遵守员工守册、公司日常管理规定 2.养成良好的行为习惯（礼仪、着装等）， 提升个人品质,整理课件,32,六）安全的含义： 内容及要求： 1、下班前关闭电器设施(电脑、空调、饮水机、电灯等）电源 2、检查重要文件柜是否处于关

13、闭状态 3、检查门窗是否关闭,整理课件,33,五、用定点摄影促进改进,什么是定点摄影？ 定点摄影主要是通过对现场情况的前后对照和不同部门的横向比较，给各部门造成无形的压力，促使各部门做出整改措施。仅仅将定点摄影简单地理解为拍照是错误的，这表明推行者并没有掌握定点摄影的精髓,整理课件,34,如图，在定点摄影的运用过程中，每个车间、每个部门只需要贴出一些有代表性的照片，并在照片上详细标明以下信息：车间主任是谁、现场的责任人是谁、违反了6S管理的什么规定。这样，就能将问题揭露得清清楚楚，这对存在问题的部门产生的整改压力是相当大的。改善前的现场照片促使各个部门为了本部门形象与利益而采取解决措施，而改善后的现场照片能让各部门的员工获得成就感与满足感，从而形成进一步改善的动力,整理课件,35,过去,现在,整理课件,36,定点摄影充分利用了各部门与员工的竞争心