2015年电大专科-纸质版-办公室管理形成性考核册答案

1、纸质版】办公室管理形成性考核册答案办公室管理作业 1第一、第二章)、单选选择题1、 B2、3、A4、C5、A6、 A7、8、C9、B10、A二、判断题1.V 2.V3.V4.V5.X6.X7.V8.V9.V10.X三、简答题1、简答办公室的主要特点。P5 (说明：这表示要参考教材第 5页的内容，下同)(I) 辅助性：办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅助 性。办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下， 充分发挥自 己的辅助管理职能，当好领导的参谋和助手。(2) 综合性：办公室是各种专业知识和技能相互交叉运作的部门； 办公室工作也是一项综合性的工作办公室工作是多元化的(3) 服务性：

2、服务性是办公室工作的本质属性。办公室的设立与工作的开展，首先是为了适应各级各类机关领导工作的需要， 为领导工 作提供辅助性的服务，同时也要为各部门和基层提供服务。2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。P8善谋：能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务；要 “参”到点子上，“谋”到关键处，往重谏言技巧，学会把握职场环 境的运作方法， 一是个性与共性协调统一， 二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合 3、简述办公室设备使用规范。 P16(1) 必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按 照使用说明书的要求进行操作。(2) 必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除

3、非是 配置给个人专用或指定公用的办公设备。( 3)注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。( 4)未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处 理私人事务(5)办公设备的使用环境温度为 5C至35C，相对湿度为20%至 85%，湿度过低时需用加涅器，温度过高时需用除湿器，并放在距办 公设备 5 米左右的有效影响距离内。( 6)如果办公设备不处于下作状态，应及时切断电源。( 7)使用电脑时要做到；不要让阳光改射电脑，以免机壳老化，不 要随意放置茶水，以免碰翻杯子弄温电脑，造成短路；不要在开机状 态下插拔各种电缆， 以免烧坏接口； 不要在软盘驱动器工作指示灯亮 着的时候抽取其中的软盘

4、不要在运行程序还没有回到 DOS 指示的 情况下匆匆关机；不要使用来历不明的软件，防止病毒浸入，并且要 配备必要的杀毒软件， 定期或经常地对电脑进行保护性杀毒； 不要在 病毒入侵时使用电脑， 除非有特殊的自我防护错施 不要白己随意处 理电脑硬件故障 不要将电脑交给非专业人士修理， 如有必要应全程4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。 P20 储藏间或物品柜要上锁，确保安全。 储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。 在储藏间或物品拒放置物品时， 必须清楚地加标签， 以便迅速找到 物品和标明新物应放置的地方； 新物品置干旧物品的下而或后面； 先 来的物品先发出， 体积大、分量重的物品放置在最下

5、面， 以减少危险， 小的物品、常用的物品应放在前而，易干找寻和领取；办公耗材和打 印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到 储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。 办公用晶应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境 中，将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。 订立物品发放制度，确定物品发放人。办公室管理作业 2（第三、第四章）一、设计题调研工作大体上可分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和完成阶段，请对调研工作的三个阶段进行详细设计。 P341调研工作的准备阶段(l) 准备调研内容： 确定调研课题：领导提出、有关部门确定、调查者自选。 选题要求：既要

6、注重现实意义，又要具有前瞻性.既要注重领导和群众关注的当前工作和社会生活中的重点、 热点、难点问题， 又要注重易被公众忽略而又十分重要的冷门问题。 选题原则；价值原则、可行原则、适量原则、新颖原则。( 2)调研课题的审定： 一般调研课题由机关单位或者授权调研部门的领导审定批准重 点调研课题可以采取申报、委托或招标等形式，经专家评审、领 导批准来确定。( 3)成立调研小组，确定调研人员： 成立调研小组时要考虑的因素包括，成员应具备良好的政治业务 素质；有调研需要的专业能力或专家成员有丰富的调研经验； 注意新老搭配，以便成员相互取长补短少而精，避免人浮于事。( 4)调研任务前的准备工作：学习和掌握

7、与课题相关的党和国家的方针、政策、规定等；查阅 与课题相关的研究成果和文献资料；学习与课题相关的自然科学 和社会科学知识；了解与课题相关的背景资料。( 5)明确调研各阶段的任务和要求： 调研的初期，要求明确调研对象的性质和发展方向。 调研的成长期，应当明确如何使调研对象进一步发展，主要是理清思路、摆明措施 调研的成熟期，应当讲清楚如何使事物进一步完善提高。 调研的末期，拟定调研提纲。调研提纲的内容，主要包括调研 的目的要求，调研的对象、范围和方式方法，调研的时间、步骤 和过程，调研的人员组织与注意事项，调研经费的预算等。 2调研工作的实施阶段实施阶段是调研工作的中心阶段。 其实施步骤为： 确定

8、调查方法， 搜集、整理调研材料，综合分析调研材料。(I) 调查方法主要包括全面调查法、重点调查法、典型调查法、 抽样调查法、问卷调查法、观察法、试点调查法、开会调查法、 访谈法、网络调查法、 BS( Brain-storming 头脑风暴)法、专家调 查法、哥顿法等。小提示：各调查方法常综合、交替使用。( 2)搜集、整理调研材料，要求全面、系统、丰富、充分、多多、人三占益善。( 3)认真分析调研材料，综合提炼调研成果。 3调研工作的完成阶段 本阶段的主要工作是撰写调研报告，其中包含确定主题、选用材 料、拟写提纲、按纲写作，修改定稿五个步骤。(I) 确定主题：主题要正确、新颖、鲜明、集中、有一定

9、高度。( 2)选用材料一：材料要具有典塑性、生动性、新颖性，多样性 和准确性等特点。3)拟写提纲：注意观点和材料，大纲和细目的统一，如“导引案例一案例1”。(4) 按纲写作：如表3-1所示。(5) 修改定稿：检查所用资料是否有误、观点是否明确、语言是否流畅、有无错别字、标点使用准确与否等。*3-1调瞬报告版面繪构棋式标駆分加标题和取标观厲卩帀测幽)前言也叫导祐，介绍调研目的*區因*时间、地点、对钦范田.调査方法擦正文正文开兵有开门见山、结论处行、提出问翹等方上4论述皓鞫有埶式、横式、纵横式等槪括全兗t形贱结论.提出肴法和程役附仲也括数据汇总表*原蛤赛料、背晟林料.更要的工作技术报告零调硏时间二

10、、案例分析题*示例分析秘书李敏每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打 印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱， 公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作， 以维护办公环境的整洁。秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回 型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将 办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小 王很少参与清理和维护公用区域， 也常将公用资源如电话号码本、打 孔机、档案夹等锁进自己的办公桌， 常常使别人找不到， 影响了工作。 秘

11、书小刘上班匆匆忙忙， 接待室的窗台布满灰尘， 办公桌上堆得 满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常 用的 “访客接待本 ”也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更 无暇顾及他处。* 点评：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有 序，直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。 一个良好的工作环境， 有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。可见，李 敏符合要求；小王的工作存有误区；小刘工作不合要求。* 工作程序加强对日常环境的管理， 营造一个令人神静心怡的工作环境， 是 公司秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。秘书对日常环境的管理包括 3 个方面的内

12、容，即个人工作区的环 境管理，上司办公室的环境管理，日常公务活动区的环境管理。1. 保持你所参与的公共区域整洁（1）要保持上司会客室和会议室的清洁，在来访客人离开及会 议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。（2）正确使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备， 保持周边的整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。（3）对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意 清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放归原处，保持 整洁有序。（4）注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通 道等方面存在的有碍健康和安全的隐患， 并及时提出建议或通知有关 人员进行整改。2. 保持你的上司的

13、工作环境的整洁 （1）经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐， 文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。（2）每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、 测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。（3）经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资 料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。（4）对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝， 保持其美观和生机 ;对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的 浊物，保持水质的清洁。（5）上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。（6）经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有 关人员进行处理，时刻保

14、持良好的状态。3. 整理个人工作环境办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间， 所以在布置自己的办 公桌时，既要使自己感觉舒适，又要保持桌面上有条不紊。有了整齐 清洁的办公环境，不仅可以提高工作效率，还有助于提升专业形象， 甚至还会因此而受到同事欣羡的眼光， 并成为典范， 对办公室人际关 系也有意想不到的益处。（1）办公桌的必备物品及其整理摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的。比如记录纸、铅笔、 文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需 要的用品，应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。 电话。 电脑。 参考书。 文具用品盒。 文件夹。 办公桌抽屉。（2）整理办公桌的技巧要想快速治理

15、办公桌的混乱局面， 营造出高效率的办公环境， 以采取以下 5 个步骤： 将不常用的东西转移到其他的地方。 清理过期的文件。 注意你的电脑显示器。 充分利用办公空问。 清理旧的阅读材料 办公室管理作业3 （第五、第六章）一、单选选择题1. A2.C3.C4.C5.C6.B7.D8.D9.C10.C二、判断题1. X 2. X 3. V 4.V 5.V 6. V 7.V 8.X 9.V 10.X三、简答题1、简要回答公文写作的五部曲。P105公文说什么领悟核心思想内容是在什么背景下产生的 f内容是 怎么表达的f是否符合国家公文格式标准。第一步，公文说什么，领悟领导意图；要求准确、全面地提炼领导意图

16、，增加“贴近度”。第二步，领悟核心思想，站在领导角度考虑问题。第三步，内容是在什么背景下产生的，关键把握常用思维方法：模式 化思维方法，对象化思维方法，辩证思维方法，散点思维方法，求同 存异思维方法。第四步，内容是怎么表达的，关键是牢记拟写公文的要素及要求：格 式，公文的包装；主题，公文的灵魂；材料，公文的血肉；结构，公 文的骨骼；语言，公文的细胞。目的明确，行文有据；主旨单一，内 容合法；文字表达准确、鲜明、简练、得体。第五步，符合国家公文格式标准一党政机关公文格式（GB/T9704一 2012）。总之，找好角色定位与行文角度；清晰拟写公文是受领导之命，代机 关立言。代拟公文：要认准领导的身

17、份和职位特征；对外发文：要考 虑收发文机关的地位特征，区别文稿应用范围，内外、上下有别。2、简要回答起草请示的“五步棋” 。 P110 起草请示的思维模式沿着以下“五步棋”思路走(1) 因为什么请示一一对于原因、目的的说明。(2) 请示什么问题一一提出请示的主题内容。(3) 怎样解决问题一一提出解决问题的建议或方案。(4) 请求上级回复结尾用语的使用。(5) 有无附件需要说明一一根据需要确定附件的使用与否。3、简述公文校对工作要求。 P127答：可答P127倒数第6行的内容；也可以参考下面的内容： 首先，要看文稿的标题是否准确，如有的将请示、报告混淆，通报、 通告混淆等情况； 也有时不注意标题

18、中的词语前后颠倒； 文件的标题 是否缺项(单位加事由加文种) 。第二，查看公文发文字号中的年份是否用六角号括起来的，因为 一般人不太注意这些地方， 在实际使用中， 这个括号的用法可谓是五 花八门，有用方括号的 ，有用这种的【】，也有用圆括号的() 。这 都不对，一定要使用国家标准规定的六角括号，这才是正确的。 第三，在审稿时遇到文稿有序号的，一定要全文上下通看一遍，看一看前后序号的使用有没有问题， 要全文检查核对一下， 是否前后统 有无断号、重号。第四，文稿中数字方面出错比较常见， 如有的文稿开头讲说有五个方 面，可能后面只讲了四个方面；也有的讲话稿开头说讲“两个问题” 实际后面是三个问题；

19、另外有人名字的也要仔细检查核对， 是否有差 错，人数是否有出入。第五，文稿中的时间，即年月日，不论是正文中，还是文末落款处， 出现这种时间就要认真审核是否有误， 特别是每年的年初， 这个时段 的文稿在年份上最容易出错， 一不留神就会弄错， 所以一定要记得核 对。第六，注意文中的标点符号。在公文文稿中，对于常用的标点符号通 常情况下也是有统一的规定， 按照规范要求， 在公文中正确使用标点 符号。常见的错误主要表现为：有的文件以“为 , 。 ”为开头，这 里的句号应该为逗号。有的在“第一” 、“首先”等序号后边该用逗号 的用了顿号，有的在序号加括号如（ 1）（ 2）后边不该再加标点的加 了顿号。还

20、有不注意标点的人一逗到底；也有在修改时只修改文字， 没有注意到标点符号。第七，文稿中的错别字。在公文文稿中，如果出现错别字，在这种情 况下，将会影响公文的严谨性和权威性。撰写公文文稿要一丝不苟， 完稿之后需要进行审核。在文字输入方面，五笔、拼音应用比较广泛， 在用五笔进行输入时，通常情况下容易产生形状相似的错字， 而用拼 音输入法则容易产生同音别字。在审稿时要有针对性的进行审核，以 提高工作效率。第八，有的固定语句一般都是观点性的，所以使用必须准确，审稿时 要特别留心；另外要看的是文章的首尾是否呼应； 标题和结尾用语是 否对应，例如请示的结尾要对应“请批复”，报告的结尾要对应“请 审示”等等。

21、第九，再要注意的是文稿中的人名、地名、专业名词、计量单位、技 术术语（遇有不确定的，要请教或咨询有关专业人员）、符号等是否 准确。第十，公文的纸张尺寸、字体字号、字距行距等排版格式是否符合规 范要求，在审核过程中，需要通篇看一看文中是否存在不符合规范的 地方。在有的文稿中，同一级小标题的字体、段落间行距出现不一致 的情况，这种情况是复制文件的过程中，没有对文件格式进行调整造 成的。所以说审稿不能急于求成，要静下心来，不厌其烦。否则一旦疏忽大意，出现差错，便会带来不可挽回的后果4、简答电子公文处理过程的五个环节。 P143电子公文处理过程可分为五个部分（电子公文的生命周期）（1）创建：根据一定的

22、规则建立电子公文。（2）办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。（3）交换；按始发者意图进行跨系统的公文传递。（4）归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公 文予以存储。（5）销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。办公室管理作业4 （第七、第八章）一、填空题常用礼貌用语七字诀:与人相见说“您好” 仰慕已久说“久仰” 向人询问说“请问” 求人办事说“拜托”问人姓氏说“贵姓”长期未见说“久违”请人协助说“费心”麻烦别人说“打扰”问人住址说“府上”求人帮忙说“劳驾”请人解答说“请教”求人方便说“借光”请改文章说“斧正” 得人帮助说“谢谢” 老人年龄说“高寿”

23、 请人接受说“笑纳” 希望照顾说“关照” 请人赴约说“赏光” 需要考虑说“斟酌” 言行不妥“对不起” 宾客来到说“光临”客人入座说“请坐” 中途先走说“失陪”接受好意说“领情” 祝人健康说“保重” 身体不适说“欠安” 送人照片说“惠存” 赞人见解说“高见” 对方来信说“惠书” 无法满足说“抱歉” 慰问他人说“辛苦” 等候别人说“恭候”陪伴朋友说“奉陪” 请人勿送说“留步”求人指点说“赐教” 向人祝贺说“恭喜” 看望别人说“拜访” 欢迎购买说“惠顾” 归还物品说“奉还” 自己住家说“寒舍” 请人谅解说“包涵” 迎接客人说“欢迎” 没能迎接说“失迎”临分别时说“再见” 送人远行说“平安”二、简答题1、简述公共关系的三大构成要素及其原则。 P167(1)公共关系的三大构成要素包括：社会组织主体；公众 客体；传播手段。( 2)公共关系的原则：公众利益至上，实事求是，互惠互利，双向 沟通，始终如一，开拓创新，整体统一。2、提高会议质量的主要方法和措施。 P148(